Od 1 października 2018 roku wejdzie w życie obowiązek nie tylko składania, ale również sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie w postaci elektronicznej.

Zgodnie z art. 19 e ust 1 znowelizowanej ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, roczne sprawozdania finansowe, ale także już wcześniej powołane dokumenty takie jak sprawozdania z badania (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu), odpisy uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i o podziale zysku lub pokryciu straty (zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, Dz.U. z 2018 r. poz. 395) będzie trzeba przesyłać za pośrednictwem ministerialnego systemu teleinformatycznego.

Zgłoszenie wyżej wskazanych dokumentów opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na wymóg, aby zgłoszenie opatrzyła podpisem osoba, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze. W związku z tym, w razie, gdy żadna z wyżej wskazanych osób nie posiada numeru PESEL, trzeba będzie rozważyć złożenie wniosku o nadanie numeru PESEL lub dokonanie zmiany składu zarządu. Co ważne, wprowadzone rozwiązania wyłączają możliwość zgłoszenia sprawozdania finansowego do KRS za pośrednictwem pełnomocnika procesowego.

Elektroniczne poświadczenie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty następuje z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego.

Zgłoszenie podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Po pozytywnej weryfikacji złożonego wniosku oraz zakończeniu postępowania rejestrowego, wszystkie sprawozdania finansowe zamieszczone zostaną  w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), skąd następnie będą przesyłane za pośrednictwem tego samego systemu do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa (Sekretarza Stanu) Krajowej Administracji Skarbowej