Jakiś czas temu wspominaliśmy, że w planach prac legislacyjnych Rządu znajduje się wzmianka o planowanych wzrostach stawek za tzw. kilometrówkę za używanie przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych.

Zgodnie jednak z ostatnimi informacjami DGP, Rząd podjął decyzję o odłożeniu tej nowelizacji w czasie do uchwalenia zmian w ustawie o transporcie drogowym. Oznacza to, że waloryzacja tych stawek nie będzie dokonana w najbliższej przyszłości.

Od 01.01.2023 wprowadzona zostanie podwyżka diet w delegacji na terenie kraju do 45 zł (o 7 zł więcej niż w dniu dzisiejszym). Również stawki diet i limitów za nocleg w podróży zagranicznej zostaną w większości przypadków zwaloryzowane.

Począwszy od 01.09.2022 obniżeniu podlegają limity wynagrodzenia, które mogą „dorobić” osoby pobierające świadczenia ZUS. Zgodnie z nowymi stawkami, jeżeli osoba taka zarobi ponad 70% przeciętnego wynagrodzenia – czyli 4309,40 zł, to zostanie im zmniejszona emerytura lub renta. Dodatkowo, gdy kwota zarobków przekroczy 130% przeciętnego wynagrodzenia – czyli 8003,20 zł, to nastąpi zawieszenie świadczenia. Zasada jest również taka, że limity te nie dotyczą emerytów  którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny. Kolejna, kwartalna aktualizacja wskaźników, nastąpi od 01.12.2022.

• Rzecznik generalny Trybunału Sprawiedliwości UE (z 14 lipca 2022 r.) w stanowisku z dnia 14 lipca 2022r. (sprawa C-392/21) uznał, że jeśli z badania wzroku wynika, iż zatrudniony przy monitorze ekranowym musi korzystać ze specjalnych akcesoriów korekcyjnych – a nie tylko tych zwykłych – to pracodawca powinien zrekompensować ich koszt (jeśli służą poprawie na potrzeby wykonywania pracy). Co istotne, prawo do takich specjalnych akcesoriów – zdaniem rzecznik – nie zależy od tego, czy praca bez nich nie byłaby możliwa (w domyśle wystarczy, że ułatwią one zatrudnionemu wykonywanie obowiązków, ograniczą pogarszanie się wzroku itp.). Przeciwna interpretacja byłaby niezgodna z prewencyjnym celem dyrektywy (ochrona zdrowia pracowników). Z tych samych powodów nieracjonalne byłoby wymaganie, aby prawo do specjalnych akcesoriów przysługiwało tylko wówczas, gdy uszkodzenie wzroku byłoby spowodowane pracą przy ekranie (w domyśle wyłącznie z tej przyczyny).

Uwaga: Wyrok i dokonana w opinii interpretacja w praktyce będą mieć znaczenie także dla polskich pracowników, bo krajowe przepisy w omawianym względzie są ogólne. Wskazują jedynie, że pracodawca jest obowiązany zapewnić okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

• W wyroku z dnia 7 lipca 2022 r, (sprawy połączone C 257/21 i C 258/21) Trybunał Sprawiedliwości UE uznał, że w układzie zbiorowym można przewidzieć np. wyższy dodatek dla osób, które pracują nocą nieregularnie (jeśli jest to obiektywnie uzasadnione). Przepisy unijne nie są w tym względzie przeszkodą. Dodatek za pracę w porze nocnej nie jest bowiem objęty zakresem stosowania dyrektywy 2003/88 dotyczącej czasu pracy (nie może zostać uznany za przejaw stosowania prawa Unii w rozumieniu Karty praw podstawowych).

TSUE podkreślił, że ogranicza się ona do uregulowania niektórych aspektów organizacji czasu pracy w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (wyjątkiem jest jedynie zagwarantowanie corocznego płatnego urlopu). Tym samym nie ma ona zasadniczo zastosowania do wynagrodzenia zatrudnionych (co potwierdzono m.in. w wyroku trybunału z 9 marca 2021 r., sprawa C 344/19).

• W wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 2 czerwca 2022 r. w sprawie C-587/20 HK/Danmark i HK/ Privat czytamy, że ustalenie granicy wieku do zajmowania określonego stanowiska lub do awansu jest przejawem dyskryminacji w zatrudnieniu. Pracodawca nie może wprowadzać tego rodzaju ograniczeń, gdyż zgodnie z zasadą równego traktowania nie można ustanawiać ograniczeń dyskryminujących kandydata lub pracownika ze względu na wiek. Ustalenie kryterium wieku stanowi ograniczenie w dostępie do zatrudnienia, a także ma negatywny wpływa na przebieg procesu rekrutacji lub awansu. Trybunał pokreślił także, że ustalenie takiego ograniczenia nie może być uzasadnione szczególnym charakterem stanowiska lub sposobem wyboru na nie.

Uwaga: wyrok Trybunału potwierdza, że pracodawca nie może używać wieku jako kryterium przy ustalaniu, kto może zajmować określone stanowisko lub kto może awansować. Nawet szczególny charakter danego stanowiska lub sposób obsadzania danej roli (np. wybory) nie usprawiedliwiają stosowania ograniczeń wiekowych. Polskie przepisy mówią wprost, że pracodawca musi równo traktować pracowników w zakresie m.in. nawiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia oraz awansu w szczególności bez względu na kryterium wieku.

• Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 04 sierpnia 2022r. uznał (sygn. akt II SA/Wa 542/22), że pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe po zakończonym naborze z uwagi na ewentualne roszczenia z tytułu dyskryminacji. Tym samym podważył niekorzystną dla firm wykładnię Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

UODO opierał się na swojej interpretacji przepisów przedstawionej w październiku 2018 r. („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”). Zgodnie z nią pracodawcy powinni usuwać informacje o kandydatach niezwłocznie po zakończeniu naboru, chyba że np. aplikujący wyraził zgodę na ich przetwarzanie w celu wzięcia udziału w kolejnych, przyszłych rekrutacjach. Warszawski WSA nie podzielił tego stanowiska. Uznał, że przechowywanie takich danych jest uzasadnione interesem pracodawców i uczestników naboru, bo w razie zarzutów dyskryminacji są one niezbędne do porównania sytuacji kandydatów i zweryfikowania, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (z uwagi np. na płeć lub wiek).

Zgodnie z postanowieniami ustawy o PPK, ważność deklaracji pracownika o rezygnacji z PPK wygasa ostatniego dnia lutego roku, w którym obowiązuje automatyczny zapis do PPK; w przypadku najbliższego „autozapisu” jest to dzień 28 lutego 2023 r.

W związku z tym, pracodawcy powinni:

• poinformować pracowników którzy zrezygnowali z PPK o zbliżającym się wygaśnięciu ważność ich oświadczenia i wznowieniu „autozapisu”; informacja powinna być przekazana do końca lutego roku, w którym obowiązuje „autozapis”, przy czym osoby 55+ powinny być poinformowane o tym, że objęcie ich „autozapisem” będzie możliwe tylko wówczas, gdy do końca lutego złożą w firmie odpowiedni wniosek;

• w braku przeciwnej deklaracji od pracowników, wznowić wpłaty do PPK za wszystkich uczestników PPK, również dla tych, którzy wcześniej złożyli deklaracje o rezygnacji z PPK oraz

• „zapisać do PPK” osoby, które deklaracje o rezygnacji z PPK złożyły jeszcze przed zawarciem w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, a następnie dokonywać wpłat za te osoby.

Obowiązek zapisania do PPK i dokonywania związanych z tym rozliczeń ten nie istnieje w przypadku gdy uczestnicy PPK lub osoby zatrudnione złożą wcześniej kolejną deklarację o rezygnacji z PPK. Deklaracja taki wywołuje skutek z chwilą jej złożenia; oznacza to, że firma zaprzestaje naliczania, pobierania i przekazywania do PPK wpłat z chwilą otrzymania zawiadomienia od pracownika, a w przypadku złożenia go przed zapisaniem pracownika do PPK, wówczas obowiązki te w ogóle nie powstaną.

Przepisy dotyczące automatycznego zapisywania do PPK dotyczą osób w wieku między 18 a 55 lat życia; dla osób 55+ obowiązują odrębne zasady.

W związku z pracami parlamentarnymi związanymi z wprowadzeniem dla pracodawców ustawowej możliwości kontroli trzeźwości pracowników, warto przyjrzeć się wnioskom wynikającym z projektowanego Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Zgodnie z tymi projektowanymi przepisami, kontrola winna być przeprowadzana:

• przy użyciu urządzenia elektronicznego dokonującego pomiaru stężenia alkoholu w wydychanym powietrzu, z użyciem ustnika („analizator wydechu”); badanie wydychanego powietrza może być przeprowadzone przy użyciu analizatora wydechu niewyposażonego w cyfrową prezentację wyniku pomiaru, a także bez użycia ustnika, jeżeli producent analizatora wydechu przewiduje taki sposób jego eksploatacji; przy czym jeżeli badanie analizatorem bezustnikowym wykaże obecność alkoholu w wydychanym powietrzu, niezwłocznie przeprowadza się badanie analizatorem wydechu z ustnikiem;

• ustnik podlega wymianie każdorazowo przed przeprowadzeniem pomiaru;

• opakowanie ustnika należy otwierać w obecności osoby badanej;

• badania nie przeprowadza się przed upływem 15 minut od chwili zakończenia spożywania alkoholu, palenia wyrobów tytoniowych, w tym palenia nowatorskich wyrobów tytoniowych, palenia papierosów elektronicznych lub używania wyrobów tytoniowych bezdymnych przez osobę badaną;

• w przypadku dokonania pomiaru oraz uzyskania wyniku ponad 0,00 mg/dm³, dokonuje się niezwłocznie drugiego pomiaru;

• w przypadku dokonania pierwszego pomiaru oraz uzyskania wyniku ponad 0,00 mg/dm³, dokonuje się drugiego pomiaru po upływie 15 minut;

• na żądanie osoby badanej, wynik badania wynoszący ponad 0,00 mg/dm³ należy zweryfikować przez dokonanie dwóch pomiarów; drugiego pomiaru dokonuje się niezwłocznie po dokonaniu pierwszego pomiaru;

• w przypadku dokonania pierwszego pomiaru i uzyskania wyniku równego lub większego od 0,10 mg/dm³, a w drugim pomiarze wyniku 0,00 mg/dm³, dokonuje się niezwłocznie trzeciego pomiaru tym samym analizatorem wydechu. Jeżeli wynik trzeciego pomiaru wynosi 0,00 mg/dm³, to badanie nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu;

• z badania przeprowadzonego przez organ analizatorem wydechu wskazującego na obecność alkoholu w organizmie osoby badanej sporządza się protokół obejmujący szereg danych dotyczących badania i osoby badanej.

Zgodnie z projektem Rozporządzenia, środkami działającymi podobnie do alkoholu są:

• opioidy;
• amfetamina i jej analogi;
• kokaina;
• tetrahydrokanabinole;
•  benzodiazepiny

Badania na obecność w/w środków obejmują m.in. badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego (nieinwazyjne pobranie próbek śliny i umieszczeniu ich w urządzeniu do oznaczania metodą immunologiczną środków działających podobnie do alkoholu, zgodnie z instrukcją obsługi tego urządzenia).

Mając na względzie wymogi procedury opisanej w Rozporządzeniu, po wejściu w życie opisanych zmian konieczne będzie zweryfikowanie Regulaminów pracy i procedur kontroli antyalkoholowych, o ile takie były w firmie wprowadzane, i dokonanie niezbędnych aktualizacji.

W czasie przygotowywania dokumentów koniecznych dla rozstania z pracownikiem (oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę) niekiedy można spotkać się z propozycją, aby jednocześnie w tym samym dokumencie uregulować z Pracownikiem kwestie finansowe związane z roszczeniami jakie firma może mieć względem zwalnianego (np. kwota odszkodowania za zniszczone mienie). Zwykle rozwiązanie to miałoby polegać na dodaniu zapisu, że pracownik przyjmując wypowiedzenie akceptuje potrącenie z wynagrodzenia określonej kwoty.

Praktyka taka może być podważona; zgodnie z orzecznictwem sądowym (Sąd Rejonowy dla Warszawy Pragi-Południe w Warszawie, sygn. akt VI P 125/19), niedopuszczalne jest zawarcie oświadczenia o potrąceniu w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę. W rozpoznawanej sprawie sąd przyjął argumentację pracownika, że jego wolą nie była zgoda na potrącenie, a jedynie przyjęcie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Wobec tego sąd uznał, że pracownik nie wyraził zgody na potrącenie.

Sąd podkreślił również, że roszczenie pracodawcy najpierw musi stać się wymagane, czyli firma powinna wezwać pracownika do zapłaty określonej i udokumentowanej kwoty, a dopiero w razie braku zapłaty w określonym terminie, wierzytelność taka stawałaby się wymagalna i można byłoby regulować ja w drodze potrącenia

Od pewnego czasu systematycznie informujemy Was o planowanych zmianach w Kodeksie pracy; m.in. dotyczących pracy zdalnej, kontroli trzeźwości czy grupy przepisów klasyfikowanych zbiorczo jako „work – life balance”. Nowelizacja była zapowiadana na sierpień 2022 w związku z wejściem w życie odpowiednich Dyrektyw UE.

Tymczasem wg najnowszych informacji, dopiero w połowie września 2022 wznowione zostaną parlamentarne prace nad projektem wprowadzającym do Kodeksu pracy przepisy o pracy zdalnej i umożliwiające kontrolę trzeźwości pracowników. Pracodawcy wskazują m.in. na potrzebę doprecyzowania zasad ustalania ryczałtu oraz konieczność zapewnienia dłuższego terminu na wprowadzenie zmian (vacatio legis). Tym samym, prawdopodobny staje się termin 01.01.2023 jako data wejścia w życie planowanych rozwiązań w tym zakresie; nie jest to jednak kwestia przesądzona.

Jednym z przepisów co do którego organizacje pracodawców zgłosiły najwięcej zastrzeżeń, są zasady ustalania ryczałtu związanego z pracą zdalną. Zgodnie z projektowanym przepisem kodeksu pracy, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ponieważ ryczałt ten nie będzie przychodem podlegającym opodatkowaniu, może być atrakcyjny dla firm, przy czym z pewnością przyjęte zasady określania jego wysokości będą przedmiotem zainteresowania Urzędów Skarbowych. W szczególności może to dotyczyć zasad ustalania tego ryczałtu w zależności od ilości dni pracy zdalnej (wysokość ryczałtu zmienna w zależności od ilości dni pracy zdalnej w danym miesiącu) albo w związku z nieobecnościami w pracy (proporcjonalności), a ewentualnie nawet ustalania jego wysokości na zasadach rozliczania wg stawek dziennych, za dni świadczenia pracy.

Osobnym procesem legislacyjnym są objęte zmiany dotyczące przepisów klasyfikowanych zbiorczo jako związane z Dyrektywami „work – life balance” (zmiany w umowach terminowych, zmiany w informacjach dodatkowych dla pracowników, dodatkowe urlopy związane rodzicielskie, itp.). Zgodnie z najnowszym projektem tych zmian, opublikowanym na stronach rządowych w dniu 08.08.2022, nie uległ zmianie termin wejścia w życie nowych przepisów liczony od dnia ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. W praktyce więc termin wejścia w życie ustawy będzie uzależniony od daty zakończenia całego procesu legislacyjnego.

Zgodnie z planowanymi przez Rząd pracami legislacyjnymi na III kwartał 2022 roku, pracodawcy wkrótce maja uzyskać prawo do zwrotu pracownikom koszty korzystania z samochodów prywatnych dla celów służbowych, innych niż z napędem spalinowym.

Zgodnie z informacją zawartą w wykazie prac legislacyjnych, projektowana zmiana ma na celu wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych z napędem elektrycznym lub hybrydowym, ale także napędzanych wodorem, czy zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii. Obecne przepisy uwzględniają jedynie pojazdy spalinowe.

Jak sygnalizowaliśmy w poprzednich „Aktualnościach”, rozpoczęły się prace nad nowelizacją Ustawy w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, w zakresie uprawnień stron samego sporu jak i procedury (planowane było m.in. wprowadzenie badania legalności sporu zbiorowego przez Sąd).

Zgodnie z informacjami publikowanymi przez DGP (m.in. 16.08.2022), na chwilę obecną prace zostały jednak wyhamowane, m.in. z uwagi na wątpliwości strony związkowej co do trybu procedowania samego projektu zmian jak i zastrzeżeń Ministerstwa Sprawiedliwości co do mozliwości wprowadzenia szybkiej procedury sądowej dla orzekania w takich sprawach. Zgodnie z projektem sąd miałby na to 14 dni w postępowaniu nieprocesowym, kolejne siedem dni przysługiwałoby na złożenie ewentualnej apelacji, a II instancja też musiałaby rozpatrzyć sprawę w ciągu dwóch tygodni.

Dalsze rozbieżności między organizacjami pracodawców a związkami zawodowymi dotyczą m.in.:

• doprecyzowania zasad ogłoszenia strajku (związki powinny zadbać, by było ono skuteczne) oraz tworzenia protokołów rozbieżności w razie braku porozumienia na etapie rokowań lub mediacji;
• konieczności precyzyjnego określenia spraw, które mogą być przedmiotem sporu zbiorowego, bo stworzenie otwartego katalogu (co zakłada pierwotny projekt rządowy) wywoła wątpliwości praktyczne;
• brak przepisów o tzw. pracodawcy rzeczywistym; chodzi o to, aby zatrudnieni w podmiotach o strukturze holdingowej mogli prowadzić spór np. ze spółką matką, a nie spółką córką, która jest formalnym pracodawcą, ale w praktyce nie decyduje o warunkach pracy i wynagradzania,
• brak zgody na wprowadzeniem dziewięciomiesięcznego maksymalnego okresu prowadzenia sporu.

Coraz częstszym zjawiskiem jest praca zdalna świadczona również zza granicy. Choć rozwiązanie takie może rodzic pewne komplikację w zakresie podlegania ZUS oraz PIT, to jednak są pracodawcy którzy mimo wszystko decydują się na tę formę zatrudnienia.  

W przypadku gdy pracownik świadczący pracę zdalną z terenu innego kraju zachoruje, zasady postępowania ze zwolnieniami L4 są nieco inne niż w przypadku polskich dokumentów. W przypadku polskich zwolnień dokumentem uprawniającym pracownika do wynagrodzenia z powodu choroby jest elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) lub wydruk odpowiedniego formularza z systemu PUE ZUS. Prawo do wynagrodzenia zostanie zachowane również w przypadku wystawienia odpowiednika tych dokumentów przez lekarza za granicą. Problemem jaki się pojawia w praktyce jest natomiast to, że nie istnieje żaden zintegrowany lub ogólnodostępny system, który pozwoliłby na wgląd do takich zagranicznych zwolnień lekarskich lub na automatyczne uzyskanie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku na tej podstawie.

Niezbędne jest zatem posiadanie i przedłożenie pracodawcy dokumentu w wersji papierowej i tylko taki dokument stanowi podstawę usprawiedliwienia nieobecności w pracy i wypłaty odpowiedniego wynagrodzenia.

Polskie przepisy określają zasady wystawiania dokumentów L4 w tym daty jego wystawiania (maksymalnie do 3 dni wstecz z pewnymi wyjątkami); może się jednak okazać, że przepisy wg których zaświadczenie zagraniczne zostało wystawione, regulują te sprawy odmiennie; w takim przypadku wydaje się, że należy jednak ocenić zwolnienie w zakresie daty ważności przez pryzmat polskich a nie zagranicznych przepisów.

Informacja o niezdolności do pracy powinna być przekazana pracodawcy niezwłocznie, m.in. zgodnie z zapisami regulaminu pracy (jeżeli został przyjęty), a samo zwolnienie dostarczone w formie papierowej.

Niekiedy zdarza się sytuacja, że pracownik przebywający na L4 chce wcześniej wrócić do pracy; powstaje wówczas pytanie, jak zmienić wystawione wcześniej zwolnienie?

Przepisy regulują na wprost jedynie procedurę prostowania błędów i omyłek w zaświadczeniach lekarskich (np. w razie wpisania błędnych dat, omyłek pisarskich); w takim przypadku praktykuje się unieważnianie („anulowanie”) zaświadczenia wystawionego wadliwie i ponowne wystawienie zaświadczenia prawidłowego. Procedura skracania okresu zwolnienia w związku z odzyskaniem zdolności do pracy nie została natomiast uregulowana ustawowo.

Z uwagi na konieczność wykluczenia ewentualnych pomyłek, przyjmuje się, że sposób postępowania powinien być podobny, czyli również w tym drugi wypadku należy zaświadczenie lekarskie unieważnić i wystawić nowe, ze skróconym okresem niezdolności do pracy. Różnica w obu tych scenariuszach będzie natomiast taka, że w przypadku błędów pisarskich lub oczywistych omyłek  można odstąpić od ponownego badania pacjenta, to w tym drugim przypadku, oceniając zdolność do pracy, badanie takie powinno być przeprowadzone.

Zgodnie z orzeczeniem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 7 lipca 2022r. w sprawie o sygn. C 377/21, liczenie stażu pracy pracownika może być uzależnione od wymiaru jego etatu, o ile przepisy lokalne (krajowe) to dopuszczają.

Oznacza to, że polskie przepisy kodeksu pracy są korzystniejsze dla pracowników wszędzie tam, gdzie nakazują identyczne traktowanie obu grup pracowników Przykładowo, długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę jest ustalana tak samo dla obu grup pracowników.

Jednak co ciekawe, Trybunał zwrócił uwagę, że reguła proporcjonalnego liczenia uprawnień pracowników w zależności od wymiaru etatu sama w sobie nie jest nierównym traktowaniem i może być opuszczone ustawodawstwem krajowym; przykładowo odniesione zostało to do ewentualnych zakładowych reguł naliczania premii (wg podejścia, że pracownik zatrudniony na pół etatu otrzymuje jedynie połowę premii). Trudno jednak przewidzieć jak w przypadku sporu taka zasada byłaby potraktowana w świetle polskich przepisów zakazujących dyskryminacji i nierównego traktowania pracowników, które podwyższają standard ochrony pracowników w stosunku do przepisów unijnych.

• Sąd Rejonowy w Olsztynie w wyroku o sygn. akt IV P 363/21 uznał, że naruszenie przez pracownika obowiązku noszenia w miejscu pracy maseczki w sytuacji, gdy firma wydała zarządzenie o takim obowiązku, jest podstawą do nałożenia kary porządkowej upomnienia na pracownika. Sąd podkreślił też, że zgodnie z kodeksem pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Sąd powołał się na orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym w celu ochrony pracownika przed zarażeniem wirusową chorobą zakaźną zakład opieki zdrowotnej ma obowiązek zastosowania wszelkich dostępnych środków organizacyjnych i technicznych (I PKN 584/99 i III CK 652/04).

Sąd nie analizował przy tym, czy pracownica była gorzej traktowana niż osoby, które okazały zaświadczenie o zaszczepieniu. Nie wnikał też, czy pracodawca ją przymuszał do przekazywania danych wrażliwych. Przyznał natomiast, że powódka swoim zachowaniem naruszyła przepisy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, a pracodawca skutecznie i zasadnie nałożył na nią karę upomnienia.

Na chwilę obecną, w związku z trwającym stanem zagrożenia epidemicznego, możliwe było orzekanie o niepełnosprawności bez osobistego stawiennictwa na komisji lekarskiej.

W związku ze zmianą Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 26 marca 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności, od 13 września 2022 r. komisje orzecznicze wrócą do osobistego badania i wydawania orzeczeń po osobistym stawiennictwie na komisję lekarską.

Wnioski o wydanie orzeczeń o niepełnosprawności złożone przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, czyli przed 13 września 2022 r., będą rozpatrywane tak jak dotychczas w stanie zagrożenia epidemicznego, czyli bez konieczności osobistego stawiennictwa na komisji.

W naszym ostatnim wydaniu „Aktualności” pisaliśmy o podwyżkach diet z tytułu podróży służbowych (pierwszych od 9 lat). Tymczasem jak się okazuje, nie jest to ostatnie słowo Rządu w tym zakresie, ponieważ z uwagi na rosnąca inflację kolejna runda podwyżek – do 45 zł – zaplanowana jest na 01.01.2023; tak przynajmniej wynika z projektu zmiany rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dodatkowo, planuje się wzrost diety i limitów na nocleg w zagranicznej podróży służbowej, które nie były zmieniane od marca 2013 r. Zgodnie z tabelą stanowiącą załącznik do projektowanego rozporządzenia, kwoty diet wzrosną dla 31 państw, natomiast kwoty limitów na nocleg – dla 42 państw.

Przepisy o pracy zdalnej nadal nie zostały uchwalone, natomiast ciekawą propozycję w tym zakresie zawiera projekt ustawy wprowadzającej to rozwiązanie do kodeksu pracy.

Otóż uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić nie tylko przy zawieraniu umowy o pracę, ale również w trakcie zatrudnienia; w tym ostatnim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Nowelizacja wyłącza w tym zakresie stosowanie przepisu art. 29 § 4 kp, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Innymi słowy, uzgodnienie dokonane w trakcie trwania zatrudnienia – mimo że oznacza zmianę umowy o pracę – nie wymaga formy pisemnej.

W praktyce oznacza to brak konieczności podpisywania uciążliwych aneksów do umowy o pracę, zaś samo uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić w każdej innej formie niż forma pisemna, w tym również za pośrednictwem wiadomości e-mail, komunikatorów internetowych czy nawet SMS. Ważne aby ta komunikacja była natomiast udokumentowana.

Na obecnym etapie, przed wejściem w życie projektowanych zmian, można natomiast zastanowić się, jakie formy komunikacji będzie preferować firma, aby prowadzić i zabezpieczyć dokumentację w zakresie polecenia pracy zdalnej, wniosków o stosowanie pracy zdalnej, uzgodnienia warunków pracy zdalnej, oświadczenia pracownika dotyczącego spełnienia warunków świadczenia pracy zdalnej czy też wniosku o zaprzestanie stosowania pracy zdalnej.

Otwartą kwestią pozostaje jednak to, w jaki sposób pracodawcy powinni dokumentować uzgodnienie miejsca pracy przez pracownika, a dokładnie, czy uzgodnienie ma być dołączane do akt pracowniczych, czy też może gromadzone w pozostałej dokumentacji, w wybranej przez pracodawcę formie. Na chwile obecną – mając na względzie dotychczasową linię interpretacyjną Ministerstwa – jeżeli pracodawca prowadzi akta osobowe w wersji papierowej, a otrzymuje dokument w postaci elektronicznej, to powinien go wydrukować i poświadczyć za zgodność z przedłożonym dokumentem, a następnie umieścić w części B akt pracowniczych, chyba że przepisy ulegną w tej kwestii zmianie (prace parlamentarne nad nowelizacją nadal trwają).

Na linii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz związków zawodowych trwa wymiana opinii w sprawie „prawa do bycia offline” dla pracowników. Dyskusja ta wynika z rezolucji w sprawie prawa do bycia offline którą przyjął Parlament Europejski w dniu 21 stycznia 2021 r. (niewiążąca). Kwestia ta została też ujęta w programie prac europejskich partnerów społecznych na lata 2022–2024.

W swej opinii Ministerstwo przypomniało, że zatrudniony nie musi pozostawać w kontakcie z szefem po zakończeniu dniówki, jeśli ten ostatni nie zlecił mu pracy w nadgodzinach lub dyżuru.

Tym samym zdaniem strony rządowej k.p. już teraz wystarczająco chroni prawo podwładnych do bycia offline (niekontaktowania się z pracodawcą). Trzeba jednak liczyć się z tym, że odpowiednie przepisy w tym względzie będzie chciała w najbliższej przyszłości wprowadzić UE

Zgodnie z planami rządu, od 1 stycznia 2023 roku minimalne wynagrodzenie za pracę ma wzrosnąć z obecnych 3010 zł do 3383 zł, a od dnia 1 lipca 2023 r. – do 3450 zł.
Stawka godzinowa też wzrośnie dwukrotnie: od 1 stycznia 2023 r. – 22,10 zł, a od 1 lipca 2023 r. – 22,50 zł. Obecnie wynosi 19,70 zł.
Projekt rozporządzenia w tych kwestiach został już wpisany do prac legislacyjnych.

Rząd przedstawił do konsultacji propozycje zmian w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych. Zgodnie z przedstawionym uzasadnieniem do projektowanych zmian (https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12361950/katalog/12895602#12895602), podstawowymi celami tych propozycji są:

• odejście od enumeratywnego określenia przedmiotu sporu zbiorowego co spowoduje, że ustawa będzie określać zasady wszczęcia, prowadzenia i zakończenia sporu zbiorowego pracy, który zgodnie z zaproponowaną definicją będzie sporem osób wykonujących pracę zarobkową z pracodawcą lub pracodawcami o zbiorowe prawa lub wolności związkowe, a także o zawodowe, ekonomiczne lub socjalne zbiorowe interesy lub prawa, związane z wykonywaniem pracy; tak więc spór będzie mógł być prowadzony we wszelkich sprawach zbiorowych, w których związki zawodowe reprezentują osoby wykonujące pracę zarobkową;

• wprowadzenie wymogu wyłaniania reprezentacji organizacji związkowych niezbędnej do wszczęcia i prowadzenia sporu zbiorowego; proponuje się wprowadzenie obowiązku zawiązywania koalicji związków w trwającym sporze; w tym kontekście proponuje się zastosowanie standardów, przewidzianych w odniesieniu do wyłaniania reprezentacji, które mają zastosowanie do negocjowania i zawierania układów zbiorowych pracy, wprowadzenie trybu powiadamiania o zgłoszonych żądaniach w celu wspólnego prowadzenia rokowań; w razie braku porozumienia co do wspólnej reprezentacji – warunkiem prowadzenia rokowań będzie uczestniczenie w niej co najmniej jednej organizacji reprezentatywnej;

• pracodawca będzie miał co najmniej siedem dni na spełnienie żądań zgłoszonych przez związek zawodowy (teraz ma na to minimalnie trzy dni);

• przy zgłoszeniu swych postulatów związek może też poinformować, że w razie nieuwzględnienia żądań ogłoszony zostanie strajk, ale nie będzie można go ogłosić przed upływem 21 dni od przedstawienia postulatów (obecnie 14 dni);

• wprowadzenie sądowej kontroli legalności referendum strajkowego; dotychczasowe przepisy nie przewidują możliwości badania legalności sporu ani strajku; wobec rezygnacji z określenia przedmiotu sporu, badanie zgodności zgłoszonych żądań z ustawą nie będzie konieczne, niemniej – jak pokazuje praktyka –zasadne jest wprowadzenie możliwości kontroli legalności przeprowadzenia głosowania w sprawie ogłoszenia strajku (referendum strajkowe);

• określenie czasu trwania prowadzenia sporu do 9 miesięcy – z możliwością dodatkowego wydłużenia o 3 miesiące; w tym okresie spór powinien się zakończyć opracowaniem odpowiednich dokumentów lub po jego upływie – będzie wygasał z mocy prawa;

• wprowadzenie tzw. mediacji prewencyjnej;

• zmiany w samej procedurze strajku (m.in. w zakresie sposobu określania listy stanowisk, na których niedopuszczalne jest prowadzenie strajku, tj. proponuje się, aby pracodawca określił taki wykaz w uzgodnieniu z działającymi u niego organizacjami związkowymi; ogłoszenie strajku powinno nastąpić co najmniej na siedem dni przed jego rozpoczęciem a nie na pięć dni przed jak obecnie, do czasu uprawomocnienia się postanowienia sądu w sprawie badania legalności referendum strajkowego nie będzie można rozpocząć strajku, itp.).

Projekt ustawy przekazano do konsultacji organizacjom pracodawców i stronom związkowym; z uwagi na zakres zmian należy spodziewać się, że nowelizacja nieprędko zostanie uchwalona.

Od 28.07.2022 zmianie ulega wysokość diety przysługującej w czasie krajowej podróży służbowej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia; zostanie ona podwyższona o 8 zł (do 38 zł). Obecna wysokość diety (30 zł) obowiązuje od 1 marca 2013 r.

Zmiana wysokości diety wpłynie też na inne świadczenia związane z delegacjami służbowymi. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 7,60 zł (obecnie 6 zł), a ryczałt za nocleg (gdy firma nie zapewnia bezpłatnego) – 57 zł (obecnie 45 zł). Z kolei zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej niż 760 zł za jedną dobę hotelową (obecnie 600 zł).

W przypadku gdyby regulamin wynagradzania u danego pracodawcy odwoływał się do niższych stawek w sposób bezpośredni (wskazanie kwot) trzeba pamiętać o zaktualizowaniu regulaminu.

Zgodnie z projektem zmian do Kodeksu pracy, pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy będzie mógł raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Nie dotyczyłoby to pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika. Odpowiedzi na wniosek pracownika pracodawca będzie udzielał w postaci papierowej lub elektronicznej, „biorąc pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku”. W razie nieuwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika o przyczynie odmowy.

Wg projektu nowelizacji, brak udzielenia odpowiedzi w terminie 1 miesiąca albo brak jej uzasadnienia zagrożony będzie grzywną.

MRiPS w stanowisku z dnia 20 czerwca 2022r. uznało, że „(…) w ocenie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej analiza treści przepisów ustawy (…) zarówno w sferze ustalania prawa pracownika do korzystania z funduszu jak i zasad przyznawania świadczeń socjalnych przemawia za przyjęciem, iż wprowadzanie do regulaminu zfśs przesłanki stażowej (kryterium zarówno ogólnego stażu jak i zakładowego) oraz rodzaju zatrudnienia warunkujących to prawo budziłoby zasadnicze wątpliwości prawne.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 2 pkt 5 ww. ustawy o zfśs, definiującym krąg osób uprawnionych, prawo do korzystania z funduszu posiada pracownik, przy czym przepis ten nie zawiera żadnych dodatkowych warunków wstępnych. Oznaczałoby to, że pracownik nabywa prawo do korzystania z funduszu z chwilą nawiązania stosunku pracy (art. 2 K.p.), bez względu na rodzaj zatrudnienia oraz okres zatrudnienia”.

W opublikowanym wyroku SN z dnia 13 kwietnia 2022r. (sygn.. akt II PSKP 87/21) wynika, że pracodawcy już teraz mają nie tylko prawo, a wręcz obowiązek badać trzeźwość pracowników. Sąd Najwyższy potwierdził to w wyroku w sprawie kierowcy autobusu komunikacji miejskiej.

Zdaniem SN, „można przyjąć, iż pracodawca prowadzący zakład komunikacji miejskiej ma prawo i obowiązek wiedzieć czy pracownik kierowca nie jest w stanie po spożyciu alkoholu. Dla tej wiedzy pracodawca może zaproponować pracownikowi poddanie się badaniu testerem (alkomatem). Jeśli pracownik odmawia, to pracodawca może wymagać tym bardziej takiego sprawdzenia. Jednak pracownik może ponownie odmówić, ale wówczas to na pracowniku spoczywa ciężar dowodu, że nie jest w stanie po spożyciu alkoholu. W przeciwnym razie może nie być dopuszczony do pracy i utracić wynagrodzenie (art. 80 k.p.). Brak ustawowego uregulowania obowiązku pracownika poddania się prewencyjnej kontroli na trzeźwość potwierdza, że ustawodawca ma na uwadze, że pracownik jest odpowiedzialnym podmiotem w stosunku pracy, co nie wyłącza adekwatnej oceny przez pracodawcę zachowania pracownika w aspekcie dalszego jego zatrudnienia jako kierowcy w komunikacji miejskiej. W ocenie składu, w zależności od postawy pracownika i stanowiska pracodawcy, „sankcja” w przypadku odmowy poddania się badaniom na trzeźwość powinna być stopniowalna, czyli poczynając od niedopuszczenia do pracy łączonego z utratą wynagrodzenia za pracę wobec braku pewności pracodawcy co do trzeźwości pracownika, z możliwością w dalszej kolejności wypowiedzenia umowy o pracę, gdy taka postawa pracownika dezorganizuje pracę albo rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. w sytuacji nietrzeźwości i ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków”.

Uwaga: zdaniem komentatorów, zasadniczą wadą tego wyroku jest pominięcie wzbudzającej największe kontrowersje kwestii ochrony danych osobowych. W razie sporu z prezesem UODO na tle badań trzeźwości pracowników wyrok ten nie będzie podstawą linii obrony dla pracodawcy. Ponadto wyrok SN nie daje podstawy do tego, by każdy pracodawca mógł wyrywkowo i prewencyjnie badać trzeźwość pracowników, bez uprzedniego uzyskiwania ich zgody. Uchyla jednak drzwi do możliwości wykonywania takiego badania albo oczekiwania, że pracownik mu się podda w pewnych, uzasadnionych sytuacjach i poszczególnych gałęziach gospodarki, choćby tak jak w tym przypadku badania trzeźwości kierowcy zatrudnionego w przedsiębiorstwie komunikacji miejskiej.