Choć pracownicy często zmieniają dziś pracę, to jednak ich firmowe adresy e-mail mają niekiedy „własne życie” i funkcjonują w systemach firmowych na długo po tym, jak o ich właścicielu wiele osób zdążyło już zapomnieć. Taki właśnie przypadek stał się przedmiotem analizy UODO. Na swej stronie internetowej Urząd opublikował komunikat w sprawie używania imiennego adresu e-mail byłego pracownika. W stanowisku tym czytamy m.in.: „Jeśli pracodawca nadal posiada aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, który był przypisany do niego w trakcie pełnienia obowiązków, to pozostaje nadal administratorem tych danych (…).Jeśli komunikat obejmuje informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to w ocenie Prezesa UODO tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych (…). Dane byłego pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów”.