Przepisy o pracy zdalnej nadal nie zostały uchwalone, natomiast ciekawą propozycję w tym zakresie zawiera projekt ustawy wprowadzającej to rozwiązanie do kodeksu pracy.

Otóż uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić nie tylko przy zawieraniu umowy o pracę, ale również w trakcie zatrudnienia; w tym ostatnim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Nowelizacja wyłącza w tym zakresie stosowanie przepisu art. 29 § 4 kp, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Innymi słowy, uzgodnienie dokonane w trakcie trwania zatrudnienia – mimo że oznacza zmianę umowy o pracę – nie wymaga formy pisemnej.

W praktyce oznacza to brak konieczności podpisywania uciążliwych aneksów do umowy o pracę, zaś samo uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić w każdej innej formie niż forma pisemna, w tym również za pośrednictwem wiadomości e-mail, komunikatorów internetowych czy nawet SMS. Ważne aby ta komunikacja była natomiast udokumentowana.

Na obecnym etapie, przed wejściem w życie projektowanych zmian, można natomiast zastanowić się, jakie formy komunikacji będzie preferować firma, aby prowadzić i zabezpieczyć dokumentację w zakresie polecenia pracy zdalnej, wniosków o stosowanie pracy zdalnej, uzgodnienia warunków pracy zdalnej, oświadczenia pracownika dotyczącego spełnienia warunków świadczenia pracy zdalnej czy też wniosku o zaprzestanie stosowania pracy zdalnej.

Otwartą kwestią pozostaje jednak to, w jaki sposób pracodawcy powinni dokumentować uzgodnienie miejsca pracy przez pracownika, a dokładnie, czy uzgodnienie ma być dołączane do akt pracowniczych, czy też może gromadzone w pozostałej dokumentacji, w wybranej przez pracodawcę formie. Na chwile obecną – mając na względzie dotychczasową linię interpretacyjną Ministerstwa – jeżeli pracodawca prowadzi akta osobowe w wersji papierowej, a otrzymuje dokument w postaci elektronicznej, to powinien go wydrukować i poświadczyć za zgodność z przedłożonym dokumentem, a następnie umieścić w części B akt pracowniczych, chyba że przepisy ulegną w tej kwestii zmianie (prace parlamentarne nad nowelizacją nadal trwają).