W najnowszym Newsletterze kierowanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych do Inspektorów Ochrony Danych [08/2020] szeroko omówiona została kwestia języka komunikacji w sprawach ochrony danych osobowych.

Kwestia ta dotyczy m.in. pytania, w jakim języku należy realizować obowiązek informacyjny wobec Klientów, jeżeli zagraniczna firma mająca oddziały w Polsce, posługuje się językiem angielskim? UODO nie rozsądza języka komunikacji w przypadku zagranicznej firmy mającej oddziały w Polsce, posługującej się w komunikacji wewnętrznej np. językiem angielskim, czy niemieckim. W takiej sytuacji administrator dla każdej z kategorii osób której dane przetwarza powinien przeanalizować na ile jego komunikaty kierowane do tych osób są przejrzyste i zrozumiałe. Zgodnie z art. 12 RODO administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji. Chodzi o informacje podawane w przypadku zarówno zbierania danych od osoby, której dane dotyczą (art. 13 RODO), jak również gdy dane osobowe pozyskiwanie są w inny sposób (art. 14 RODO). Ponadto zasada przejrzystości jest wymagana, aby prowadzić z wszelką dbałością komunikację w sprawie przetwarzania (na mocy art. 15–22 i 34).

Jakiego języka użyć w komunikacji z pracownikami? Jeśli pracownicy firmy nie posługują się językiem polskim, a zrozumiałą formą przekazu jest dla nich komunikacja w języku angielskim, zasadnym jest, aby administrator przekazywał im wymagane informacje również w języku angielskim. Należy jednak pamiętać, że ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (dalej:  ustawa o języku polskim), ustanawia wymóg używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy (w art. 7 ust. 1), jeśli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym – ponieważ dotyczy to stosunków z zakresu prawa pracy – przekazanie przez administratora odpowiednich informacji w języku angielskim nie zwalnia go z przekazania tych samych informacji również w języku polskim.

W jakim języku prowadzić dokumentację administratora danych? Zgodnie z art. 24 ust. 2 RODO, jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, środki, o których mowa w ust. 1, obejmują wdrożenie przez administratora odpowiednich polityk ochrony danych. RODO nie narzuca wprost formy, w tym języka, w jakim mają być sporządzone owe polityki – jednak dokumentacja przetwarzania danych osobowych w firmie działającej na terenie Polski powinna być prowadzona w języku polskim, co nie wyklucza również innego języka, jeżeli jest on używany w relacjach wewnętrznych firmy. Mając na uwadze cel jakiemu mają służyć wspomniane polityki, sporządzenie ich wyłącznie w języku angielskim może być niewystarczające dla wykazania przez administratora, funkcjonującego w ramach polskiego porządku prawnego, zgodności z RODO.

W jakim języku komunikować się z organem nadzorczym? Ponieważ art. 5 ust. 1 ustawy o języku polskim stanowi, że podmioty wykonujące zadania publiczne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokonują wszelkich czynności urzędowych oraz składają oświadczenia woli w języku polskim, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, to komunikacja administratora z organem nadzorczym jest również prowadzona w języku polskim.