W stanowisku z dnia 04 lutego 2019r. GIP odniósł się do sposobu wykonania dyspozycji par. 8 rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą przechowywaną w postaci papierowej, m.in. przed zniszczeniem i uszkodzeniem, w szczególności poprzez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym dokumentacja ta jest przechowywana, odpowiedniej wilgotności i temperatury.

W przedstawionym stanowisku GIP uznał, że należy w tym przypadku zastosować wytyczne zawarte w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284).

Zgodnie z par. 6 ust. 1 tego rozporządzenia w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia. Wynoszą one: dla wilgotności względnej – od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/‒ 5%, dla temperatury ‒ od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni.

Powyższe parametry powinny być brane pod uwagę przez pracodawców przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, a ich weryfikacja będzie następowała w ramach postępowania kontrolnego prowadzonego przez inspektora pracy.

Uwaga: podobną interpretację przedstawiło  MRPiPS
w stanowisku z dnia 01 lutego  2019r.