W stanowisku z dnia 26 lutego 2021r. MRPiT uznało, że co prawda dane o przynależności związkowej są danymi szczególnej kategorii (tzw. dane wrażliwe) w rozumieniu art. 9 RODO i powinny być odpowiednio zabezpieczone przez pracodawcę, będącego administratorem takich danych, to jednak są argumenty przemawiające za przechowywaniem w aktach osobowych dokumentów dotyczących potrąceń składek związkowych.

W stanowisku czytamy, że „pisemne dokumenty zawierające zgodę pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia określonych należności  (w tym zgodę na potrącanie składki związkowej) powinny być, zdaniem resortu, przechowywane w części B akt osobowych. Oprócz oświadczeń  i dokumentów literalnie wyszczególnionych w par. 3 pkt b2 rozporządzenia, w części B akt osobowych pracownika należy bowiem gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty dotyczące ‘przebiegu zatrudnienia’. Także ewentualne uznanie, iż dokument zawierający pisemną zgodę pracownika na pobieranie przez pracodawcę z jego wynagrodzenia składki związkowej i przekazywanie go na rachunek wskazany przez ZOZ stanowi dokument związany ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentująca pracownika ZOZ (co również nie wydaje się pozbawionym podstaw) skutkowałoby przechowywaniem tego dokumentu we wspomnianej wyżej części akt osobowych pracownika”.

MRPiT zwraca jednocześnie uwagę na odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych osobowych, a zwłaszcza tych szczególnych kategorii. W efekcie wszystkie osoby, które mają dostęp do akt personalnych, powinny mieć rozszerzone upoważnienia do przetwarzania danych osobowych o dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.