Z wyjaśnienia UODO opublikowanego na stronie internetowej www.uodo.gov.pl wynika, że przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy. Jest to zatem stanowisko analogiczne do zajmowanego przez ten Organ przed wejściem w życie RODO.

W wyjaśnieniu tym czytamy, „(…) dane biometryczne to dane szczególnej kategorii, które mają sensytywny charakter i podlegają nadzwyczajnej ochronie prawnej. Mogą one być przetwarzane tylko w wyjątkowych sytuacjach (art. 9 ust. 2 RODO) (…). Jeśli chodzi o sektor zatrudnienia, to przetwarzanie danych biometrycznych regulują przepisy prawa pracy. Nie dają one podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji czasu pracy. Zgodnie z art. 221b Kodeksu pracy szczególne kategorie danych, w tym dane biometryczne (art. 9 ust. 1 RODO), mogą być przetwarzane:

• za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy tych osób,
• wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Oznacza to, że istnieją dwie sytuacje, w których pracodawca może legalnie przetwarzać dane zaliczane do szczególnej kategorii (…).

Pracodawca zatem, wykorzystując dane biometryczne pracownika do rejestracji czasu pracy, naruszyłby zasady określone w RODO (art. 5 ust. 1). W szczególności przetwarzałby dane wbrew zasadzie legalności (lit. a), ograniczenia celu (lit. b) oraz minimalizacji danych (lit. c), ponieważ nie byłby w stanie wykazać, dlaczego i na jakiej podstawie prawnej przetwarza dane biometryczne pracowników do celów związanych z weryfikowaniem ich obecności w pracy”.

Tym samym, że rozważając wprowadzenie biometrii jako elementu systemu ewidencji czasu pracy należy zastanowić się nas możliwością zaprojektowania systemu w taki sposób, aby było możliwe wykazanie „zgody” udzielonej „z inicjatywy” pracowników korzystających z systemu.