Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów potwierdzających uprawnienia pracownicze

Zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w aktach osobowych, prowadzonych w postaci papierowej, pracodawca przechowuje odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

 

W literaturze przedmiotu pojawiają się opinie, że ze względu na zasadę minimalizacji danych, pracodawca nie powinien przechowywać w części B akt osobowych dokumentów takich jak: świadectwa szkolne czy świadectwa pracy, gdyż mają one służyć jedynie potwierdzeniu jego uprawnień, zatem powinien mu wystarczyć wgląd do nich.

 

W stanowisku z dnia 14 października 2021r. MRiPS wyjasniło, że “(…) Zatem w przypadku np. oświadczenia pracownika, iż w jego posiadaniu znajdują się wspomniane wyżej dokumenty, które mogą mieć wpływ na uprawnienia w ramach trwającego stosunku pracy, pracodawca mógłby zażądać przedstawienia przez pracownika tych dokumentów (świadectw) do wglądu, w celu potwierdzenia ewentualnego prawa do określonego uprawnienia/świadczenia. Decyzja co do sposobu udokumentowania faktu przedstawienia przez pracownika takich dokumentów (informacji wynikających z ich treści) należy do pracodawcy. Przepisy nie zawierają bowiem szczegółowych regulacji w tym zakresie. Wydaje się, że sposobem takim mogłoby być np. sporządzenie stosownej adnotacji w części B akt osobowych pracownika.”.