Jednym z warunków wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej w przypadku pracodawców u których nie działają związki zawodowe, będzie uprzednie skonsultowanie tegoż regulaminu z przedstawicielami pracowników. Chociaż alternatywą dla regulaminu jest zawieranie indywidualnych porozumień w tym względzie z pracownikami, to jednak rozwiązanie to w przypadku ich znacznej liczby może okazać się trudne w realizacji i w zarządzaniu.

Zgodnie z projektowanym przepisem, „jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.” Konsultacja ta będzie zatem warunkiem uznania legalności wprowadzenia regulaminu i wynikających z niego świadczeń (np. ryczałtów), co może być np. przedmiotem kontroli PIP lub organów podatkowych.

Z przepisu tego wynika kilka obowiązków, jakie ciążyć będą na pracodawcy. Po pierwsze, konieczne będzie wyłonienie przynajmniej dwóch przedstawicieli pracowników. Po drugie, ich wyłonienie musi nastąpić w sposób przyjęty w firmie; mogą to być wybory, choć w mniejszych organizacjach mogą to być również oświadczenia o chęci podjęcia się pełnienia tej funkcji przez kilku pracowników przy jednoczesnym oświadczeniu o braku chęci do zaangażowania się złożonych przez pozostałych.

Oznacza to, że przed rozpoczęciem prac nad wdrożeniem regulaminu pracy zdalnej pracodawca powinien upewnić się, czy firma dysponuje przedstawicielami pracowników, którzy mogliby przeprowadzić proces konsultacji treści nowego dokumentu w imieniu pozostałych zatrudnionych; bez takiej reprezentacji, wprowadzenie regulaminu nie będzie możliwe i pracodawcy pozostanie jedynie opcja zawierania indywidualnych porozumień z pracownikami świadczącymi pracę zdalną.

Dotychczas funkcjonujące u pracodawców dokumenty regulujące pracę zdalną (zarządzenia, ogłoszenia, obwieszczenia, a nawet odpowiednie zapisy w regulaminach pracy) ale wprowadzone w innym trybie (bez konsultacji z przedstawicielami pracowników) utracą w tej sytuacji podstawę do swego funkcjonowania i będą musiały być zastąpione nowymi dokumentami, wprowadzonymi zgodnie ze znowelizowanymi przepisami. Wyjątek dotyczyć będzie regulacji dotyczących telepracy wprowadzonej na mocy przepisów kodeksu pracy – w tym przypadku wolno je będzie stosować jeszcze przez sześć miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji.