Praca zdalna i kontrole trzeźwości

Sejm przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej i kontroli trzeźwości. W jej wyniku:

 

  • uchylona zostanie praca zdalna na podstawie tzw. ustawy covidowej;
  • przepisy dotyczące badania trzeźwości wejdą w życie w terminie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw;
  • przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie po 2 miesiącach od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

 

Obecnie ustawa trafi do Senatu a następnie Prezydenta. Nowe przepisy przewidują następujące obowiązki i procesy (w zestawieniu poniżej wskazaliśmy główne wątki):

 

Kontrola trzeźwości:

 

  1. Podstawa: pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

 

  1. Metody badań: kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie; badanie polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo 3 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (brak możliwości wprowadzenia warunku bezwzględnej trzeźwości, mimo postulatów pracodawców w tym zakresie; zgodnie z obowiązującymi przepisami badany na obecność alkoholu jest uznawany w Polsce za trzeźwego, jeśli wynik nie przekracza 0,2 promila).

 

  1. RODO: konieczne będzie zaktualizowanie procedur RODO, ponieważ pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania, oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku (gdy jest taka potrzeba wynikająca z celu badania) lub przez czas do zatarcia kary porządkowej (w związku z ukaraniem karą porządkową).

 

  1. Kontrole trzeźwości: wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w regulaminie pracy.

 

  1. Niedopuszczenie do pracy: pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy; na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (Policja).

 

  1. Kontrola antynarkotykowa: jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu; zasady są analogiczne jak dla kontroli antyalkoholowych; szczegółowe warunki badań będą określane w rozporządzeniach wykonawczych.

 

Praca zdalna:

 

Definicja pracy zdalnej: zgodnie z nową definicją, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Praca zdalna nie obejmuje in. prac szczególnie niebezpiecznych.

 

Obowiązki pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany w czasie pracy zdalnej:

  • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
  • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  • pokryć inne koszty niż koszty określone jw. a bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub poleceniu;
  • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

 

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w Kodeksie pracy (warunki bhp, zasady ergonomii).

 

Pokrycie kosztów. W przypadku korzystania przez pracownika z prywatnego sprzętu, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą; ewentualnie można go zastąpić ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ekwiwalent i ryczałt nie stanowią przychodu pracownika.

 

Formy wprowadzenia: praca zdalna może nastąpić:

  • jako uzgodnienie przy zawieraniu umowy o pracę,
  • jako uzgodnienie w trakcie zatrudnienia; uzgodnienie w trakcie zatrudnienia może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej;
  • na polecenie pracodawcy (w czasie pandemii, w czasie stanu nadzwyczajnego, gdy zapewnienie warunków BHP w miejscu pracy nie jest możliwe z powodu siły wyższej); warunkiem jest to, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

 

Praca zdalna na wniosek uprawnionych: praca zdalna będzie możliwa również na wniosek uprawnionych pracowników, czyli:

  • pracownicy w ciąży,
  • pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
  • pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • pracownika – małżonka albo pracownika – rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
  • pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
  • pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia.

Wnioski pracowników uprawnionych firmą będzie zobowiązana uwzględnić, chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takiej sytuacji o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca poinformuje pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Decyzja pracodawcy w tym zakresie będzie ostateczna.

 

Wdrożenie zasad pracy zdalnej: tryb wprowadzenie zasad pracy zdalnej zależy od tego, czy w firmie działają związki zawodowe:

  • jeżeli w firmie działają związki zawodowe, to wprowadzenie zasad następuje → w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy; jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia;
  • jeżeli w firmie nie działają Związki Zawodowe, to → pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy;
  • dodatkowo można zasady określić w poleceniu pracy zdalnej lub indywidualnie uzgodnić je z pracownikiem (porozumienie stron).

 

Opracowanie regulaminów. W porozumieniu / regulaminie pracy zdalnej będą musiały się znaleźć takie informacje:

  • określenie grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego kosztów pracy;
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • zasady kontroli w zakresie bhp;
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

 

Porozumienia stron: uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej w formie porozumienia zawartego pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, wymagać będzie określenia miejsca świadczenia pracy i charakteru pracy – tj. czy praca będzie wykonywana wyłącznie zdalnie, czy też hybrydowo. Ponadto w treści porozumienia należy określić środki bezpośredniego porozumiewania na odległość lub w inny sposób. Można także doprecyzować np. możliwość wykorzystywania do pracy narzędzi posiadanych przez pracownika.

 

Cofnięcie pracy zdalnej: pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem; podobnie, w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę; w takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

 

W przypadku pracy zdalnej wprowadzonej porozumieniem stron, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

 

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia. W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej, informacja o warunkach zatrudnienia, którą pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi w oparciu o art. 29 § 3 k.p., będzie musiała obejmować ponadto:

    1. określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
    2. wskazanie osób lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej

 

Szkolenie BHP i ocena ryzyka. W przypadku pracy zdalnej ustalanej przy zawieraniu umowy o pracę, szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

 

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

 

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

 

RODO. Pracodawca będzie zobowiązany do określenia procedur ochrony danych osobowych, a także – o ile okaże się to niezbędne – przeprowadzenia instruktaży i szkoleń. Pracownik zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych i zobowiązania do ich przestrzegania jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia pracy zdalnie.

 

 Lista dokumentów. Lista dokumentów których opracowanie może być konieczne w związku z         wprowadzaniem pracy zdalnej obejmować będzie przede wszystkim:

  •  ocenę ryzyka,
  • potwierdzenie przez pracownika zapoznania się ze zaktualizowaną oceną ryzyka,
  • regulamin pracy zdalnej / wzór porozumienia będącego uzgodnieniem wykonywania pracy zdalnej,
  • zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia o dodatkowe informacje właściwe dla pracy zdalnej,
  • wzór wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej,
  • wzór polecenia pracy zdalnej oraz wzór oświadczenia o warunkach lokalowych i technicznych,
  • procedura ochrony danych osobowych lub jej aktualizacja,
  • informacja o zasadach ochrony danych przekazywanych pracownikowi zdalnemu oraz o przeprowadzenia instruktażu i szkoleń z tego zakresu,
  • wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych i zobowiązaniu do ich przestrzegania.

 

Praca zdalna okazjonalna. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Do takiej pracy nie stosuje się niektórych przepisów dotyczących pracy zdanej (tryb zlecania, konieczność uzgodnień ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, uzupełnienie informacji dodatkowej, obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia sprzętu oraz wypłat ekwiwalentu lub ryczałtu, zasady bhp).