Nowe przepisy: doręczenia elektroniczne pism urzędowych i sądowych dla firm
Nowe przepisy: doręczenia elektroniczne pism urzędowych i sądowych dla firm
- Data wejścia w życie i wpływ na prawo pracy
O dnia 01.10.2021 w stosunku do przedsiębiorców wpisanych do KRS zacznie obowiązywać Ustawa z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Choć sama ustawa zacznie obowiązywać nieco wcześniej, to jednak od października nakłada ona na organizację obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i przyporządkowania do niego skrzynki doręczeń. Adres do doręczeń elektronicznych będzie wpisany do nowego rejestru publicznego – bazy adresów elektronicznych. Poniżej przesyłamy kilka podstawowych informacji związanych z nowymi przepisami.
Nowa formuła e-doręczeń pism urzędowych będzie mieć znaczenie w pierwszym rzędzie dla relacji firmy z organami administracji rządowej, np. w postępowaniach administracyjnych toczących się z udziałem pracodawcy (postępowania kontrolne, postępowania z zakresu legalizacji pracy i zatrudnienia, itp.) a także na sprawy sądowe, choć tu akurat obowiązek ten dotyczyć będzie Sądów, prokuratur i Policji w terminie późniejszym (dopiero od 01.10.2029). ZUS zobowiązany będzie stosować nowe zasady doręczeń od 01.01.2022.
- Cel nowej ustawy o e-doręczeniach
Założeniem Ustawy jest wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji w sprawach urzędowych (sprawy administracyjne, sprawy sądowe, itp.), czyli bez konieczności nadawania ich na poczcie lub na dzienniku podawczym w wersji „papierowej”. Wedle założeń, elektroniczna wymiana korespondencji powinna skrócić czas przesyłania pism i listów, przyczynić się do oszczędności polegających na ograniczeniu kosztów wydruku, kopertowania, czasu pracy pracowników, przyspieszenia komunikacji pomiędzy firmami a urzędami oraz sądami.
- Kto będzie realizować usługę?
Do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie zobowiązany operator wyznaczony. W okresie przejściowym, czyli do dnia 31.12.2025 r., obowiązki operatora wyznaczonego będzie pełnić Poczta Polska S.A.; później rynek ma być uwolniony.
- Sposób realizacji usługi
Adres do doręczeń elektronicznych to nie jest adres poczty elektronicznej (adres e-mail). Adres do doręczeń elektronicznych to niepowtarzalny adres elektroniczny, dzięki któremu będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie nadawcy przed wysłaniem danych oraz adresata przed dostarczeniem danych.
Zgodnie z nową Ustawą, utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje na dwa sposoby:
- albo na podstawie wniosku zainteresowanej organizacji, składanego online, albo
- automatycznie po otrzymaniu przez właściwego ministra danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Do czasu gdy system doręczeń elektronicznych nie będzie spójny z systemem KRS/CEIDG, pierwszy z w/w sposobów będzie bardziej pewny.
W celu zapewnienia korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego Poczta Polska S.A. będzie mogła wykorzystywać elektroniczne skrzynki na e-PUAP do dnia 30.09.2029 r. Sama usługa Poczty Polskiej nie jest jeszcze w tym zakresie aktywna, w związku z czym na chwilę obecną nie ma jeszcze możliwości zakładania skrzynek dla organizacji.
- Wpis adresu do bazy danych
Adres do doręczeń elektronicznych powinien zostać wpisany do bazy adresów elektronicznych, czyli rejestru publicznego prowadzonego przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. W bazie adresów elektronicznych będą dostępne wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych powiązane z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego obowiązek doręczania korespondencji na ten adres.
- Administrator skrzynki doręczeń
Firmowy profil skrzynki dla e-doręczeń wiąże się z wyznaczeniem w firmie osoby do pełnienia roli „administratora skrzynki doręczeń”. Aktywacja adresu skrzynki doręczeń wymagać będzie uwierzytelnienia tego administratora.
Rola tego administratora polegać będzie na:
- aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
- wysyłania i odbierania korespondencji,
- zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,
- konfigurowania skrzynki doręczeń,
- wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji jw.
- Przygotowania
Choć nowy system doręczeń wchodzi w życie za kilka miesięcy, już teraz można przygotować się do wymogów wynikających z konieczności jego wdrożenia:
- sprawdzić czy istnieją zasady obiegu dokumentów urzędowych i sądowych w firmie (Recepcja, osoby zainteresowane),
- sprawdzić czy istnieją zasady rejestrowania dokumentów urzędowych i sądowych w firmie,
- ustalić, kto będzie pełnić funkcję „administratora skrzynki doręczeń”; być może konieczna będzie zmiana treści umowy o pracę i/lub zakresu obowiązków;
- ustalić, czy osobami uprawnionymi do zarządzania skrzynka będzie miał wyłącznie „administrator” czy również inne osoby,