Nowe przepisy: doręczenia elektroniczne pism urzędowych i sądowych dla firm

Nowe przepisy: doręczenia elektroniczne pism urzędowych i sądowych dla firm

 

  1. Data wejścia w życie i wpływ na prawo pracy

 

O dnia 01.10.2021 w stosunku do przedsiębiorców wpisanych do KRS zacznie obowiązywać Ustawa z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Choć sama ustawa zacznie obowiązywać nieco wcześniej, to jednak od października nakłada ona na organizację obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i przyporządkowania do niego skrzynki doręczeń. Adres do doręczeń elektronicznych będzie wpisany do nowego rejestru publicznego – bazy adresów elektronicznych. Poniżej przesyłamy kilka podstawowych informacji związanych z nowymi przepisami.

 

Nowa formuła e-doręczeń pism urzędowych będzie mieć znaczenie w pierwszym rzędzie dla relacji firmy z organami administracji rządowej, np. w postępowaniach administracyjnych toczących się z udziałem pracodawcy (postępowania kontrolne, postępowania z zakresu legalizacji pracy i zatrudnienia, itp.) a także na sprawy sądowe, choć tu akurat obowiązek ten dotyczyć będzie Sądów, prokuratur i Policji w terminie późniejszym (dopiero od 01.10.2029). ZUS zobowiązany będzie stosować nowe zasady doręczeń od 01.01.2022.

  1. Cel nowej ustawy o e-doręczeniach

 

Założeniem Ustawy jest wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji w sprawach urzędowych (sprawy administracyjne, sprawy sądowe, itp.), czyli bez konieczności nadawania ich na poczcie lub na dzienniku podawczym w wersji „papierowej”. Wedle założeń, elektroniczna wymiana korespondencji powinna skrócić czas przesyłania pism i listów, przyczynić się do oszczędności polegających na ograniczeniu kosztów wydruku, kopertowania, czasu pracy pracowników, przyspieszenia komunikacji pomiędzy firmami a urzędami oraz sądami.

 

  1. Kto będzie realizować usługę?

 

Do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie zobowiązany operator wyznaczony. W okresie przejściowym, czyli do dnia 31.12.2025 r., obowiązki operatora wyznaczonego będzie pełnić Poczta Polska S.A.; później rynek ma być uwolniony.

  1. Sposób realizacji usługi

 

Adres do doręczeń elektronicznych to nie jest adres poczty elektronicznej (adres e-mail). Adres do doręczeń elektronicznych to niepowtarzalny adres elektroniczny, dzięki któremu będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie nadawcy przed wysłaniem danych oraz adresata przed dostarczeniem danych.

 

Zgodnie z nową Ustawą, utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje na dwa sposoby:

  1. albo na podstawie wniosku zainteresowanej organizacji, składanego online, albo
  2. automatycznie po otrzymaniu przez właściwego ministra danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

 

Do czasu gdy system doręczeń elektronicznych nie będzie spójny z systemem KRS/CEIDG, pierwszy z w/w sposobów będzie bardziej pewny.

 

W celu zapewnienia korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego Poczta Polska S.A. będzie mogła wykorzystywać elektroniczne skrzynki na e-PUAP do dnia 30.09.2029 r. Sama usługa Poczty Polskiej nie jest jeszcze w tym zakresie aktywna, w związku z czym na chwilę obecną nie ma jeszcze możliwości zakładania skrzynek dla organizacji.

 

  1. Wpis adresu do bazy danych

 

Adres do doręczeń elektronicznych powinien zostać wpisany do bazy adresów elektronicznych, czyli rejestru publicznego prowadzonego przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. W bazie adresów elektronicznych będą dostępne wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych powiązane z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

 

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego obowiązek doręczania korespondencji na ten adres.

 

  1. Administrator skrzynki doręczeń

 

Firmowy profil skrzynki dla e-doręczeń wiąże się z wyznaczeniem w firmie osoby do pełnienia roli „administratora skrzynki doręczeń”. Aktywacja adresu skrzynki doręczeń wymagać będzie uwierzytelnienia tego administratora.

 

Rola tego administratora polegać będzie na:

  • aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
  • wysyłania i odbierania korespondencji,
  • zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,
  • konfigurowania skrzynki doręczeń,
  • wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji jw.

 

  1. Przygotowania

 

Choć nowy system doręczeń wchodzi w życie za kilka miesięcy, już teraz można przygotować się do wymogów wynikających z konieczności jego wdrożenia:

  • sprawdzić czy istnieją zasady obiegu dokumentów urzędowych i sądowych w firmie (Recepcja, osoby zainteresowane),
  • sprawdzić czy istnieją zasady rejestrowania dokumentów urzędowych i sądowych w firmie,
  • ustalić, kto będzie pełnić funkcję „administratora skrzynki doręczeń”; być może konieczna będzie zmiana treści umowy o pracę i/lub zakresu obowiązków;
  • ustalić, czy osobami uprawnionymi do zarządzania skrzynka będzie miał wyłącznie „administrator” czy również inne osoby,