Pracodawca może wprowadzić monitoring, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Ustawodawca przewidział jednak kilka wyłączeń.  Co do zasady, rejestracją obrazu nie można obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Warto zaznaczyć, że nagrania obrazu mogą być przetwarzane jedynie do celów, dla których zostały zebrane. Okres ich przechowywania wynosi 3 miesiące od dnia nagrania. Wyjątkowo okres przechowywania może zostać wydłużony, jeśli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. Po upływie okresu przechowywania, nagrania powinny zostać zniszczone.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Każdy pracownik powinien zostać o nich poinformowany na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.

Na pracodawcy ciążą obowiązki informacyjne związane z rejestracją obrazu. Ma on obowiązek uprzedniego poinformowania pracowników o zastosowaniu monitoringu – nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto, powinien nie później niż jeden dzień przed rozpoczęciem prowadzenia monitoringu, oznaczyć pomieszczenia monitorowane w sposób jasny i czytelny.