Na temat monitoringu PUODO na swojej stronie internetowej wypowiadał się wielokrotnie; ponownie tą tematykę, uzupełniając o kwestie monitoringu poczty elektronicznej, poruszył w swym oficjalnym stanowisku wydanym i opublikowanym na początku sierpnia 2020.

Monitoring wizyjny. PUODO w swej publikacji zwraca uwagę na fakt, by dane osobowe przetwarzane w celu  zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, były przetwarzane wyłącznie w tym celu.

Obszar nadzoru może obejmować teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy.

PUODO zwraca więc uwagę m.in. na:

• zastosowanie technologii które umożliwiają maskowanie obszarów, które nie są istotne dla obszaru objętego nadzorem;
• obowiązek wyciszenia dźwięku, którego rejestracja (w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa) może zostać uznana za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną ale również i karną;
• nie poddanie się przez administratorów pokusie wykraczania poza cel dla jakiego monitoring został zamontowany, tj. wykorzystywania zapisów z monitoringu w celu oceny jakości wykonywanej pracy przez pracowników.

Monitoring poczty elektronicznej. Pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, w sytuacji gdy jest to niezbędne w jego ocenie do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ponadto, kontrola ta nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 22³ Kodeksu pracy).

Dodajmy jednak, że możliwość dostępu do służbowego konta pracownika i skorzystanie z tej możliwości nie zawsze musi wiązać się z monitoringiem rozumianym w rozumieniu art. 22³ kodeksu pracy. Jeżeli administrator danych nie będzie w przypadku dostępu do konta systematycznie i dla pełnej lub konkretnej grupy pracowniczej kontrolował wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, to nie będziemy mieli do czynienia z monitoringiem poczty elektronicznej pracownika a jedynie z tzw. kontrolą celową, która rządzi się już zupełnie innymi prawami a wiąże również z obowiązkami z obszaru RODO.

Monitoring podsumowanie. PUODO zwraca szczególną uwagę na obowiązki jakie wiążą się z wdrożeniem każdej z form monitoringu tj.:

• wypełnianie obowiązków pracodawcy wynikających z art. 22² Kodeksu pracy tj. zamieszczenie informacji o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy;
• wypełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do osób których dane są przetwarzane wynikającego z art. 13 RODO, czyli m.in.  podanie swojej nazwy, adresu, obszaru oraz celu monitorowania, okresu przetwarzania danych, czy też wskazać ewentualnych odbiorców danych;
• oznakowania pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.