Koszty pracy zdalnej – nowelizacja Kodeksu pracy

Zgodnie z planowanymi zmianami w kodeksie pracy w zakresie pracy zdalnej, przepisy wyraźnie będą zobowiązywać pracodawcę do pokrywania określonych kosztów jej wykonywania.

 

Nowelizacja zakłada, że pracodawca będzie zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z: instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Dodatkowo, pracodawca powinien ponosić inne koszty niż koszty określone powyżej, bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w regulaminie, poleceniu, albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.

 

Pokrycie tych kosztów przewidziane została w dwóch scenariuszach: 1) ekwiwalent lub 2) ryczałt.

 

Ekwiwalent, jak sama nazwa wskazuje, musi odzwierciedlać faktyczną wartość poniesionych kosztów. Oznacza to, ze pracodawca musiałby sprawdzać co miesiąc jakie realne wydatki ponosi pracownik w obszarach określonych powyżej aby następnie zrekompensować je pracownikowi, wedle rzeczywistych kwot pokrywanych przez pracownika.

 

Ryczał to z góry ustalona kwota, płatna w kolejnych miesiącach. W takim scenariuszu do ustalenia byłaby ilość dni pracy zdalnej w określonym odcinku czasu dla danego pracownika, aby proporcjonalnie naliczyć kwotę podlegająca wypłacie w danym miesiącu (na wypadek gdyby ilość pracy zdalnej była zmienna). Projekt nowelizacji kodeksu pracy nie zawiera żadnego mechanizmu ani wzorca, który mógłby sugerować, w jaki sposób należy podejść do ustalenia czy też określenia wysokości ponoszonych kosztów. Projektowana zmiana zdaje się wskazywać, że chodzi o odniesienie się do kosztów ponoszonych przez konkretną osobę, a nie do uniwersalnego wzorca. Powstanie zatem pytanie, czy pracodawca będzie miał możliwość wyliczenia jednej kwoty ryczałtu uniwersalnej dla wszystkich pracowników zatrudnionych zdalnie, czy też będzie musiał stworzyć rodzaj kalkulatora który uwzględniając rodzaje kosztów ponoszonych przez pracownika będzie przeliczać wysokość ryczałtu w odniesieniu do konkretnej osoby i wydatkowanych przez nią kwot. Co istotne, wewnątrzzakładowe regulacje mają określać nie samą wysokość ryczałtu, ale zasady jego ustalania. Aktualizacja wysokości ryczałtu z powodu zmian cen usług będzie bowiem możliwa bez konieczności wprowadzania zmian w firmowych przepisach.

Koszty zwrócone pracownikowi, ekwiwalenty i ryczałty pozostające w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy zdalnej nie będą stanowiły przychodu z tytułu zatrudnienia. Tym samym będą wolne od PIT i składek.