Jak wygląda prowadzenie dokumentacji pracowniczej przy przejściu zakładu pracy?

Często przychodzi się zmierzyć z tym pytaniem organizacjom, które przejmują innych pracowników lub same są przejmowane przez innego pracodawcę.

 

Na ten temat wypowiedziało się również MRPiPS w stanowisku z dnia 05 listopada 2019r. wydanym dla DGP, gdzie wskazano, że „w przypadku, o którym mowa w art. 23.1 k.p., albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 powołanego wyżej rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). W takim przypadku dokumentacja przejmowanych pracowników przekazywana nowemu pracodawcy powinna być przekazana w takiej samej postaci, w jakiej była ona prowadzona i przechowywana w dniu transferu u pracodawcy przejmowanego(…).Należy zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy oraz ww. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników, należy do pracodawcy (…).Uwzględniając powyższe, dopuszczalne wydaje się, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych, dla określonej grupy pracowników w postaci papierowej (może to dotyczyć np. papierowej dokumentacji urlopowej pracowników przejętych przez nowego pracodawcę w trybie art. 23.1 k.p.), a dla innej, określonej grupy pracowników (np. dotychczasowych pracowników pracodawcy przejmującego) w postaci elektronicznej lub odwrotnie”. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że dokumentacja nie może być prowadzona do pewnej daty w jednej postaci, a później w innej postaci, gdyż musi spełniać wymagania m.in. integralności. Jeśli zatem pracodawca chciałby po przejęciu pracowników z innego zakładu pracy prowadzić ich dokumentację w innej formie niż jego poprzednik, to konieczne jest przekształcenie postaci wszystkich dokumentów nią objętych.