Jak przygotować organizację na nowe wymagania prawne?

Zanim w Polsce wejdą w życie krajowe przepisy dotyczące sygnalistów, można podjąć czynności przygotowawcze / inwentaryzacyjne w zakresie istniejących narzędzi i kanałów dokonywania zgłoszeń funkcjonujących w Firmie, a tym:

 

zweryfikować, czy istnieją w firmie procedury zgłoszeniowe (jakie)? Polityka zgłaszania nieprawidłowości powinna obejmować m.in.:

  • sposób przekazywania zgłoszenia,
  • osobę odpowiedzialną za jego odbiór,
  • sposób prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
  • podmioty zobowiązane do przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
  • sposób opracowania wniosków z przeprowadzonego postępowania wewnętrznego.

 

sprawdzić, czy istniejące narzędzia, to jest kanały i procedury zgłoszeniowe spełniają wymogi Dyrektywy, tj. obejmują takie elementy:

  • kanały przyjmowania zgłoszeń zostały zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
  • potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
  • wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego działu właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
  • podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział;
  • podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;
  • rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
  • zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

 

  dokonując oceny jw. warto zwrócić uwagę, że:

  • zgłoszenia telefoniczne uznawane są za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantują anonimowości, nie pozwalają na przesyłanie dowodów, brak kontaktu zwrotnego, generują koszty jej utrzymywania, nie zapewniają możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
  • formularze na stronie www uznawane są za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantują anonimowości (adres IP), nie umożliwia dwukierunkowej komunikacji, nie można informować zgłaszającego o postępach w dochodzeniu ani dopytać o szczegóły, brak możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
  • dedykowany email firmowy lub strony trzeciej uznawany jest za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantuje anonimowości (adres IP), brak zaufania do strony trzeciej, jeżeli zgłoszenie jest jawne, brak możliwości rzetelnego potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
  • „czarna skrzynka” również uznawana jest za archaiczny kanał komunikacji ponieważ nie umożliwia dwukierunkowej komunikacji, brak możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia.

 

sprawdzić, czy planowane są w tym zakresie działania z edukacji wewnętrznej i szkoleń; choć temat jest niezwykle delikatny i wrażliwy, to dla skutecznego wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości niezbędne jest jasne przedstawienie jego celu w organizacji, zapoznanie pracowników z jego działaniem, przedstawienie mechanizmów ochrony osób zgłaszających, a także osób wskazanych w zgłoszeniu oraz narzędzi pozwalających na poufność całego procesu oraz zachowanie bezstronności osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń.

rozważyć wprowadzenie rozwiązań narzędziowych i wyznaczenie osób właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, celem przygotowanie się do wymogów polskich przepisów implementujących Dyrektywę.