Postać harmonogramów czasu pracy

W stanowisku z dnia 31 października 2019r. MRPiPS wyjaśniło, że „katalog dokumentów składających się na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określa przepis § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym wymienia się m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy, oraz szereg innych dokumentów i wniosków dotyczących czasu pracy. Katalog ten ma charakter zamknięty i nie obejmuje rozkładów czasu pracy danego pracownika, które, jak wynika z art. 129 § 3 k.p., mogą być sporządzane w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc i są przekazywane pracownikowi co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który zostały sporządzone. Należy podkreślić, że rozkłady czasu pracy (w tym sporządzane w formie elektronicznej) nie stanowią części akt osobowych pracownika, jak również nie są zaliczane do pozostałej dokumentacji w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy. Nie są one zatem częścią dokumentacji pracowniczej i jako takie nie muszą, zdaniem resortu, spełniać wspomnianych wymagań przewidzianych w Kodeksie pracy oraz powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dla dokumentacji pracowniczej, w szczególności określonych w rozdziale 3 i 4 ww. rozporządzenia”. 

 

Oznacza to w praktyce, że tylko ewidencja czasu pracy i wymienione w par. 6 pkt 1 rozporządzenia dokumenty muszą spełniać wymagania dotyczące dokumentów w postaci elektronicznej. Harmonogramy czasu pracy mogą więc być nadal przechowywane w plikach Excel lub w różnych aplikacjach, których nie trzeba dostosowywać do wymagań w zakresie elektronizacji wprowadzonych 1 stycznia 2019 r.