Forma umowy z cudzoziemcem

W ostatnim czasie otrzymujemy wiele zapytań do-tyczących sposobu zawierania umowy z cudzoziemcem; a konkretnie, czy można zawrzeć umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną o świadczenie usług w formie elektronicznej (z podpisami kwalifikowanymi) lub poprzez wymianę wiadomości email / dokumentów z ze-skanowanymi podpisami (forma dokumentowa)?

 

W przypadku cudzoziemców kwestie tą rozstrzyga Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji za-trudnienia i instytucjach rynku pracy która wprowadza zasadę, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, od którego jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca.

 

Z kolei art. 90d ust. 1 mówi, że w przypadku po-wierzenia pracy cudzoziemcowi zwolnionemu z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajdują się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej. W tym ostatnim przypadku podmiot, który nie dopełni formy pisemnej podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł.

 

Oznacza to, że umowa z cudzoziemcem musi być zawarta: a) na piśmie z podpisami własnoręcznymi, „tradycyjnymi” (tzw. „mokry pod-pis”), b) w formie elektronicznej z podpisami elektronicznymi kwalifikowanymi, którymi musi dysponować zarówno podmiot zatrudniający jak i cudzoziemiec.

 

 

Oznacza to, że nie jest dopuszczalne zawarcie umowy i powierzenie na jej podstawie pracy cudzoziemcowi poprzez wymianę maili, wymianę dokumentów z zeskanowanymi podpisami, wiadomości SMS, itp.

 

Możliwe do zastosowania są jedynie dokumenty umowy podpisane własnoręcznie lub z podpisami elektronicznymi kwalifikowanymi (co z oczywistych względów stanowi utrudnienie w relacjach z cudzoziemcami, którzy przeważnie ich nie posiadają).
Jest to odstępstwo od ogólnych zasad wynikających z kodeksu pracy, gdzie przewidziany jest tryb zawierania umowy w „formie pisemnej” lub „na piśmie”, ale dodatkowo przewidziana jest możliwość jednostronnego potwierdzenia warunków zatrudnienia przez pracodawcę.
Jest to również zaostrzenie zasad wynikających z kodeksu cywilnego, zgodnie z którymi wykonywanie umów zlecenia / o świadczenie usług może być realizowane