Dołączanie dokumentów elektronicznych do papierowej dokumentacji pracowniczej

W stanowisku z dnia 25 lutego 2021r. MRPiT uznało, że „jeżeli, zgodnie ze swoim wyborem, pracodawca prowadzi np. całość dokumentacji pracownika w postaci papierowej, to w przypadku np. wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę dokonanego w formie elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego dokument zawierający oświadczenie woli pracodawcy w tym zakresie, po przekształceniu jego postaci na papierową, powinien zostać dołączony do pozostałej dokumentacji papierowej i w takiej postaci być przechowywany (…).W przypadku, gdy pracodawca, który prowadzi np. całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, dołączył do niej dokument papierowy wytworzony wskutek zmiany postaci dokumentu elektronicznego na papierową, przepisy nie zobowiązują go do dalszego, równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej, tj. elektronicznej”.

 

Uwaga: o ile można się zgodzić na wykonanie wydruku np. wypowiedzenia podpisanego kwalifikowanym podpisem, aby umieścić taki dokument w części C akt osobowych pracownika, to już przechowywanie go tylko w takiej formie jest raczej nie do zaakceptowania. Z punktu widzenia prawa cywilnego dokumenty z podpisami kwalifikowanymi powinny być przechowywane elektronicznie i jako takie przedkładane przed sądem ze względu na domniemania dowodowe wynikające z unijnego rozporządzenia e-IDAS dotyczącego podpisów elektronicznych (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 910/2014 z 23 września 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE; Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73). Zatem np. usunięcie takiego dokumentu elektronicznego – w ślad za stwierdzeniem MRPiT, że nie ma obowiązku równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej – naraża pracodawcę na ryzyko procesowe i nie jest przez nas zalecane.