Dokumentowanie uprawnień do dodatkowego urlopu

Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim stanowisku z 18 czerwca br. uznał, że ustawodawca nie uregulował w żaden sposób kwestii weryfikacji przez pracodawcę posiadania przez pracownika statusu działacza opozycji antykomunistycznej, który uprawnia do dodatkowego urlopu (30 maja 2021 r. zaczął obowiązywać art. 12a  ustawy z 20 marca 2015 r. o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych z powodów politycznych przyznający osobie uprawnionej dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 5 dni roboczych w roku kalendarzowym).

 

W stanowisku tym czytamy m.in., że „zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nimi pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (par. 6). Z przepisów dotyczących prowadzenia akt pracowniczych nie wynika, aby stanowiły one o kopiowaniu określonych aktów, np. decyzji, i włączaniu ich do akt pracowniczych. Są to zatem przepisy, na podstawie których pracodawca, jako administrator danych, musi ocenić, czy zakres danych gromadzonych przez niego w dokumentacji pracowniczej nie wykracza poza cel tego przetwarzania. Musi przestrzegać, aby dane były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (minimalizacja danych) – art. 5 ust. 1 lit. c RODO”.