Czy dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych danych pracownika, pozyskanych w zgodzie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania, ale do przetwarzania których obecnie pracodawca nie jest upoważniony?

W stanowisku z dnia 25 czerwca 2018 r. MRPiPS wyjaśniło, że: “(…) Zdaniem MRPiPS takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących
w skład dokumentacji pracowniczej,
jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. Taki sam pogląd prezentują przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych podczas prac legislacyjnych prowadzonych nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679.”

Powyższe wyjaśnienie znajdzie zastosowanie do wszelkich dokumentów „historycznych” znajdujących się w aktach osobowych. Analogiczne stanowisko w tej sprawie prezentował Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w piśmie z dnia 16 lipca 2015 r. rozstrzygającym omawianą kwestię w poprzednim stanie prawnym. Jak wówczas wyjaśnił:  “(…) Ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można, bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach, w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. Jak zostało zresztą zauważone w pytaniu, dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków.