MRPiT w stanowisku z 18 lutego br. wskazało wyraźnie, że w skierowaniach na badania profilaktyczne pracodawcy nie powinni wskazywać, że kierowany na nie pracownik jest niepełnosprawny. Nie ma bowiem podstaw prawnych do takiego działania.

Resort jednak zauważa że to „osoba odbywająca wstępne badanie lekarskie powinna poinformować lekarza medycyny pracy o posiadaniu orzeczenia o niepełnosprawności.

Lekarz medycyny pracy przeprowadzający badanie prawdopodobnie uzyskał taką informację w trakcie wywiadu lekarskiego. Należy zatem domniemywać, że wydane orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie uwzględnia umiarkowany stopień niepełnosprawności badanego. Oznaczałoby to, że posiadana niepełnosprawność nie ma wpływu na zdolność do wykonywania pracy na tym stanowisku. Należy podkreślić, że pracodawca nie ocenia stanu zdrowia pracownika. Pracodawca nie ma uprawnień do informowania w skierowaniu na badania profilaktyczne lekarza medycyny pracy np. o stopniu niepełnosprawności pracownika”.

W stanowisku z dnia 26 lutego 2021r. MRPiT uznało, że co prawda dane o przynależności związkowej są danymi szczególnej kategorii (tzw. dane wrażliwe) w rozumieniu art. 9 RODO i powinny być odpowiednio zabezpieczone przez pracodawcę, będącego administratorem takich danych, to jednak są argumenty przemawiające za przechowywaniem w aktach osobowych dokumentów dotyczących potrąceń składek związkowych.

W stanowisku czytamy, że „pisemne dokumenty zawierające zgodę pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia określonych należności  (w tym zgodę na potrącanie składki związkowej) powinny być, zdaniem resortu, przechowywane w części B akt osobowych. Oprócz oświadczeń  i dokumentów literalnie wyszczególnionych w par. 3 pkt b2 rozporządzenia, w części B akt osobowych pracownika należy bowiem gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty dotyczące ‘przebiegu zatrudnienia’. Także ewentualne uznanie, iż dokument zawierający pisemną zgodę pracownika na pobieranie przez pracodawcę z jego wynagrodzenia składki związkowej i przekazywanie go na rachunek wskazany przez ZOZ stanowi dokument związany ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentująca pracownika ZOZ (co również nie wydaje się pozbawionym podstaw) skutkowałoby przechowywaniem tego dokumentu we wspomnianej wyżej części akt osobowych pracownika”.

MRPiT zwraca jednocześnie uwagę na odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych osobowych, a zwłaszcza tych szczególnych kategorii. W efekcie wszystkie osoby, które mają dostęp do akt personalnych, powinny mieć rozszerzone upoważnienia do przetwarzania danych osobowych o dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.

W stanowisku z dnia 05 marca 2021r. MRPiT wyjaśniło, że „przepisy kodeksu pracy oraz ww. rozporządzenia nie narzucają formy (pisemnej lub elektronicznej) ani postaci (papierowej lub elektronicznej) tego dokumentu. Skierowanie powinno być opatrzone podpisem pracodawcy, na co wskazuje wzór skierowania. Nie ma przeciwwskazań, aby własnoręczny podpis został zastąpiony elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Spotykaną praktyką jest, zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19, własnoręczne podpisywanie skierowania przez pracodawcę, a następnie przesyłanie go pracownikowi w formie zeskanowanego dokumentu. Dobrą praktyką byłoby więc także uzgodnienie przez pracodawcę z ośrodkiem medycyny pracy formy lub postaci skierowania (…).Warto jednak podkreślić, że skierowanie to w określonych przypadkach może stanowić dowód w sprawie (np. w związku z wypadkiem przy pracy pracownika), warto zatem zadbać, aby skierowanie nie budziło wątpliwości pod względem autentyczności. […]”.

W stanowisku z dnia 05 marca 2021r. MRPiT wyjaśniło, że „zgodnie z art. 36 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku. Z przepisu tego wynika więc kolejność działań przy obliczaniu stawki zasiłku chorobowego przysługującej za jeden dzień, tzw. stawki dziennej zasiłku chorobowego. Zatem po obliczeniu kwoty, która jest podstawą wymiaru zasiłku chorobowego, kwotę tę dzieli się przez 30, a następnie mnoży się przez odpowiednią stawkę procentową przysługującego zasiłku chorobowego, tj. odpowiednio 80%, 100% albo 70%. Zaokrąglenie wyniku do 1 gr według ogólnych zasad następuje na każdym etapie obliczeń, tj. po podzieleniu przez 30, a następnie po obliczeniu stawki procentowej zasiłku. Tak obliczona kwota jest stawką dzienną zasiłku chorobowego”.

W stanowisku z dnia 08 marca 2021r. UODO uznał, że „na podstawie ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o gwarancjach wolności sumienia i wyznania osoby należące do kościołów i innych związków wyznaniowych, których święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, mogą na własną prośbę uzyskać zwolnienie od pracy lub nauki na czas niezbędny do obchodzenia tych świąt, zgodnie z wymogami wyznawanej przez siebie religii (art. 42 ust. 1). Szczegółowe zasady udzielania takich zwolnień regulują przepisy rozporządzenia (…) z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie zwolnień od pracy lub nauki osób należących do kościołów i innych związków wyznaniowych w celu obchodzenia świąt religijnych nie będących dniami ustawowo wolnymi od pracy.

Zgodnie z tym rozporządzeniem pracownik należący do kościoła lub innego związku  wyznaniowego, którego święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, prośbę o udzielenie zwolnienia od pracy powinien zgłosić pracodawcy co najmniej 7 dni przed dniem zwolnienia. Pracodawca zawiadamia pracownika o warunkach odpracowania zwolnienia nie później niż 3 dni przed dniem zwolnienia.

Z brzmienia ww. przepisów wynika, że ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy i – co za tym idzie – w sytuacji gdy pracownik taki wniosek złoży, pracodawca jest nim związany. Wystarczającą podstawą do udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy w celu obchodzenia świąt jest wniosek pracownika. Pracodawca nie może żądać od pracownika składania oświadczenia o wyznaniu”.

• Rzecznik generalny TSUE w przedstawionej opinii z dnia 25 lutego 2021r. (w sprawach połączonych C-804/18 i C-341/19) uznał, że pracodawcy mogą wprowadzać wewnętrzne reguły neutralności w pracy, czyli zakazujące zatrudnionym noszenia jakichkolwiek symboli religijnych. Jeśli są stosowane równo wobec wszystkich, bez względu na wyznanie, nie dyskryminują zatrudnionych. Do sądów krajowych (w konkretnych sprawach) będzie należało badanie, czy wewnętrzne reguły są stosowane w taki sam sposób wobec wszystkich zatrudnionych. Wewnętrzne polityki mogą też różnicować uprawnienia – dopuszczać noszenie małych, dyskretnych oznak, a zabraniać jedynie tych dużych i ostentacyjnych. Jeśli pracodawca nie wprowadził reguł nakazujących neutralność, nie może ona żądać od pracownika zdjęcia np. krzyżyka, bo nie odpowiada to klientowi przedsiębiorstwa (naraża się na zarzut dyskryminacji).

• W wyroku z 17 marca 2021 r. (sprawa C 585/19) Trybunał Sprawiedliwości UE wskazał że art. 3 dyrektywy  2003/88/WE z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy; Dz.Urz. z 2003 r., L 299, s. 9, nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia, by każdy pracownik był uprawniony do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Użycie określenia „każdy pracownik” przemawia za tym, że przepis ten stosuje się w odniesieniu do osoby, bez względu na to, czy zawarł on jedną czy kilka umów z zatrudniającym (równolegle).

Przyjęcie odmiennej wykładni, czyli zasady, że norma  odpoczynku odnosi się odrębnie do każdej z umów zawartej z ty samym pracodawcą, byłaby sprzeczna z celem dyrektywy. Pracodawcy mogliby obchodzić przepis ochronny, bo godziny uznane za okres odpoczynku w ramach jednej umowy mogłyby stanowić czas pracy w ramach innego kontraktu.

TSUE doprecyzował jednak, że dotyczy to etatów, a nie innych umów łączących strony. Jednocześnie trybunał uznał za niedopuszczalne pytania prejudycjalne dotyczące przypadków, gdy jedna osoba zawiera kilka umów o pracę, ale z różnymi podmiotami (czy w takim przypadku też należy liczyć normę w stosunku do osoby, a nieoddzielnie dla każdego kontraktu).

• W wyroku z 21 stycznia 2021 r. (III PSKP 3/21) SN uznał, że podporządkowanie zatrudniającemu nie stanowi przesłanki właściwej tylko stosunkowi pracy. W samych stosunkach pracy istnieje szereg sytuacji, w których nie występuje taki element zależności pracownika. Zatrudnienie rozumiane jest więc szeroko, ze względu na różne formy świadczenia pracy i zarobkowania. Oznacza to, że umowa zlecenia nie wyłącza określonej kontroli i podporządkowania zatrudniającemu.

SN wskazał, że „z art. 22 § 1 i § 11 k.p. nie wynika domniemanie stosunku pracy w każdej sytuacji, gdy zatrudniony wykonuje osobiście pracę zorganizowaną przez zatrudniającego, a nawet przy jego kontroli oraz kierownictwie”.

Wyrok jest kolejnym przejawem dostrzeżenia i akceptacji pozapracowniczych form zatrudnienia, a co za tym idzie uelastycznienia rynku pracy.

Od pewnego czasu w mediach branżowych z zakresu HR i prawa pracy pojawiają się informacje dotyczące tzw. „sygnalistów” oraz zmian, jakie organizacje będą zobowiązane wdrożyć w związku z koniecznością ochrony takich osób. Wymogi te wynikają z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Choć na chwilę obecną w polskim porządku prawnym brak jest przepisów krajowych dotyczących tej kwestii, to jednak przepisy te muszą być wkrótce wprowadzone ponieważ datą graniczną w kontekście wdrożenia dyrektywy jest 17.12.2021 r. Do tego momentu państwa członkowskie zostały zobligowane do wprowadzenia przepisów krajowych niezbędnych do wykonania postanowień nowej regulacji unijnej.

Nieco opóźnione wejście w życie dotyczy mniejszych podmiotów z sektora prywatnego – zatrudniających od 50 do 249 pracowników; ci pracodawcy wdrażają procedury związane z tzw. whistleblowingiem do 17.12.2023 r.

Zanim pojawią się polskie przepisy krajowe, w ramach tego opracowania przedstawiamy zarys wymogów związanych z „sygnalistami”, wynikający z samej Dyrektywy. Naszym zamierzeniem jest zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych danych, które mogą pomóc w przygotowaniu organizacji do nowych wymogów.

Do grupy podmiotów obowiązanych do implementacji systemów zgłaszania nieprawidłowości zalicza się zarówno podmioty z sektora prywatnego, jak i publicznego.

Dolną granicą ilościową zatrudnianych pracowników w sektorze prywatnym zobowiązującą do wdrożenia whistleblowingu jest minimum 50 pracowników.

Dyrektywa dotyczy zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń w zakresie regulacji prawnych UE w kwestii m.in.:

• zdrowia publicznego, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych,
• bezpieczeństwa żywności i pasz, produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska,
• ochrony konsumentów,
• zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• możliwe jest rozszerzenie tej listy przepisów przez państwa członkowskie w ustawach krajowych.

Celem dyrektywy jest wprowadzenie w przepisach krajowych regulacji zakazujących działań odwetowych i prób podejmowania działań odwetowych wobec sygnalistów, m.in. w takich formach jak:

• zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia lub równoważnych środków;
• degradacji lub wstrzymania awansu;
• przekazania obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy;
• wstrzymania szkoleń;
• negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
• przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia;
• dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
• nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
• nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony;
• szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
• umieszczenia na „czarnej liście” na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
• wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
• odebrania licencji lub zezwolenia;
• skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.

Osobami, które dokonują zgłoszenia nieprawidłowości, pracując w sektorze prywatnym lub publicznym i uzyskały informacje o naruszeniach, czyli tzw. sygnalistami mogą być m.in.:

• pracownicy
• kandydaci w procesie rekrutacji oraz osoba, której stosunek pracy z danym podmiotem już ustał (były pracownik)
• dostawcy, kontrahenci
• osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek
• akcjonariusze oraz wspólnicy spółek prawa handlowego
• członkowie organów: nadzorujących, administracyjnych i zarządzających przedsiębiorstwami
• wolontariusze i stażyści, bez względu na to, czy otrzymują wynagrodzenie, czy nie.

Polski prawodawca wraz z implementacją nowej unijnej regulacji powinien rozstrzygnąć, czy także zgłoszenia anonimowe będą procesowane w ramach działalności systemów whistleblowingowych.

Zanim w Polsce wejdą w życie krajowe przepisy dotyczące sygnalistów, można podjąć czynności przygotowawcze / inwentaryzacyjne w zakresie istniejących narzędzi i kanałów dokonywania zgłoszeń funkcjonujących w Firmie, a tym:

zweryfikować, czy istnieją w firmie procedury zgłoszeniowe (jakie)? Polityka zgłaszania nieprawidłowości powinna obejmować m.in.:

• sposób przekazywania zgłoszenia,
• osobę odpowiedzialną za jego odbiór,
• sposób prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
• podmioty zobowiązane do przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
• sposób opracowania wniosków z przeprowadzonego postępowania wewnętrznego.

sprawdzić, czy istniejące narzędzia, to jest kanały i procedury zgłoszeniowe spełniają wymogi Dyrektywy, tj. obejmują takie elementy:

• kanały przyjmowania zgłoszeń zostały zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
• potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
• wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego działu właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
• podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział;
• podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;
• rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
• zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

  dokonując oceny jw. warto zwrócić uwagę, że:

• zgłoszenia telefoniczne uznawane są za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantują anonimowości, nie pozwalają na przesyłanie dowodów, brak kontaktu zwrotnego, generują koszty jej utrzymywania, nie zapewniają możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
• formularze na stronie www uznawane są za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantują anonimowości (adres IP), nie umożliwia dwukierunkowej komunikacji, nie można informować zgłaszającego o postępach w dochodzeniu ani dopytać o szczegóły, brak możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
• dedykowany email firmowy lub strony trzeciej uznawany jest za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantuje anonimowości (adres IP), brak zaufania do strony trzeciej, jeżeli zgłoszenie jest jawne, brak możliwości rzetelnego potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
• „czarna skrzynka” również uznawana jest za archaiczny kanał komunikacji ponieważ nie umożliwia dwukierunkowej komunikacji, brak możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia.

sprawdzić, czy planowane są w tym zakresie działania z edukacji wewnętrznej i szkoleń; choć temat jest niezwykle delikatny i wrażliwy, to dla skutecznego wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości niezbędne jest jasne przedstawienie jego celu w organizacji, zapoznanie pracowników z jego działaniem, przedstawienie mechanizmów ochrony osób zgłaszających, a także osób wskazanych w zgłoszeniu oraz narzędzi pozwalających na poufność całego procesu oraz zachowanie bezstronności osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń.

rozważyć wprowadzenie rozwiązań narzędziowych i wyznaczenie osób właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, celem przygotowanie się do wymogów polskich przepisów implementujących Dyrektywę.