Nowe przepisy: doręczenia elektroniczne pism urzędowych i sądowych dla firm

1. Data wejścia w życie i wpływ na prawo pracy

O dnia 01.10.2021 w stosunku do przedsiębiorców wpisanych do KRS zacznie obowiązywać Ustawa z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Choć sama ustawa zacznie obowiązywać nieco wcześniej, to jednak od października nakłada ona na organizację obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i przyporządkowania do niego skrzynki doręczeń. Adres do doręczeń elektronicznych będzie wpisany do nowego rejestru publicznego – bazy adresów elektronicznych. Poniżej przesyłamy kilka podstawowych informacji związanych z nowymi przepisami.

Nowa formuła e-doręczeń pism urzędowych będzie mieć znaczenie w pierwszym rzędzie dla relacji firmy z organami administracji rządowej, np. w postępowaniach administracyjnych toczących się z udziałem pracodawcy (postępowania kontrolne, postępowania z zakresu legalizacji pracy i zatrudnienia, itp.) a także na sprawy sądowe, choć tu akurat obowiązek ten dotyczyć będzie Sądów, prokuratur i Policji w terminie późniejszym (dopiero od 01.10.2029). ZUS zobowiązany będzie stosować nowe zasady doręczeń od 01.01.2022.

2. Cel nowej ustawy o e-doręczeniach

Założeniem Ustawy jest wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji w sprawach urzędowych (sprawy administracyjne, sprawy sądowe, itp.), czyli bez konieczności nadawania ich na poczcie lub na dzienniku podawczym w wersji „papierowej”. Wedle założeń, elektroniczna wymiana korespondencji powinna skrócić czas przesyłania pism i listów, przyczynić się do oszczędności polegających na ograniczeniu kosztów wydruku, kopertowania, czasu pracy pracowników, przyspieszenia komunikacji pomiędzy firmami a urzędami oraz sądami.

3. Kto będzie realizować usługę?

Do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie zobowiązany operator wyznaczony. W okresie przejściowym, czyli do dnia 31.12.2025 r., obowiązki operatora wyznaczonego będzie pełnić Poczta Polska S.A.; później rynek ma być uwolniony.

4. Sposób realizacji usługi

Adres do doręczeń elektronicznych to nie jest adres poczty elektronicznej (adres e-mail). Adres do doręczeń elektronicznych to niepowtarzalny adres elektroniczny, dzięki któremu będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie nadawcy przed wysłaniem danych oraz adresata przed dostarczeniem danych.

Zgodnie z nową Ustawą, utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje na dwa sposoby:

1. albo na podstawie wniosku zainteresowanej organizacji, składanego online, albo
2. automatycznie po otrzymaniu przez właściwego ministra danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Do czasu gdy system doręczeń elektronicznych nie będzie spójny z systemem KRS/CEIDG, pierwszy z w/w sposobów będzie bardziej pewny.

W celu zapewnienia korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego Poczta Polska S.A. będzie mogła wykorzystywać elektroniczne skrzynki na e-PUAP do dnia 30.09.2029 r. Sama usługa Poczty Polskiej nie jest jeszcze w tym zakresie aktywna, w związku z czym na chwilę obecną nie ma jeszcze możliwości zakładania skrzynek dla organizacji.

5. Wpis adresu do bazy danych

Adres do doręczeń elektronicznych powinien zostać wpisany do bazy adresów elektronicznych, czyli rejestru publicznego prowadzonego przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. W bazie adresów elektronicznych będą dostępne wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych powiązane z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego obowiązek doręczania korespondencji na ten adres.

6. Administrator skrzynki doręczeń

Firmowy profil skrzynki dla e-doręczeń wiąże się z wyznaczeniem w firmie osoby do pełnienia roli „administratora skrzynki doręczeń”. Aktywacja adresu skrzynki doręczeń wymagać będzie uwierzytelnienia tego administratora.

Rola tego administratora polegać będzie na:

• aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• wysyłania i odbierania korespondencji,
• zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,
• konfigurowania skrzynki doręczeń,
• wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji jw.

7. Przygotowania

Choć nowy system doręczeń wchodzi w życie za kilka miesięcy, już teraz można przygotować się do wymogów wynikających z konieczności jego wdrożenia:

• sprawdzić czy istnieją zasady obiegu dokumentów urzędowych i sądowych w firmie (Recepcja, osoby zainteresowane),
• sprawdzić czy istnieją zasady rejestrowania dokumentów urzędowych i sądowych w firmie,
• ustalić, kto będzie pełnić funkcję „administratora skrzynki doręczeń”; być może konieczna będzie zmiana treści umowy o pracę i/lub zakresu obowiązków;
• ustalić, czy osobami uprawnionymi do zarządzania skrzynka będzie miał wyłącznie „administrator” czy również inne osoby,

W stanowisku z dnia 30 grudnia 2020r. UODO wyjaśnił, że „dokumenty dotyczące posiadania określonych uprawnień pracownika, np. prawo jazdy w przypadku kierowcy zawodowego, są związane z posiadaniem odpowiednich kwalifikacji zawodowych uprawniających do wykonywania pracy określonego rodzaju. Pracodawca ma więc prawo żądać okazania tych dokumentów zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i osoby będącej już jego pracownikiem (art. 221 § 1 pkt 5 oraz § 4 Kodeksu pracy), Przedmiotową kwestię należy także rozstrzygać w oparciu o przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności należy dokonać oceny, czy przepisy te dopuszczają włączanie do akt określonych dokumentów. Uznać zatem należy, że jeżeli pracodawca – dla realizacji określonych przepisów regulujących wykonywanie określonych zawodów – ma obowiązek zweryfikować posiadanie odpowiednich kwalifikacji, a przepisy szczególne oraz przepisy prawa pracy nie dają podstawy prawnej do przechowywania w aktach osobowych kopii ww. dokumentów stwierdzających posiadanie tych kwalifikacji, wówczas pracodawca powinien w aktach załączyć oświadczenie pracownika z informacją, że otrzymał określone dokumenty do wglądu”.

W stanowisku z dnia 20 stycznia 2021r. MRPiT  wskazało, że „wskutek wspomnianego wyżej transferu następcą prawnym dotychczasowego pracodawcy w konkretnym stosunku pracy z przejmowanym pracownikiem staje się wprawdzie nowy pracodawca (następuje przekształcenie podmiotowe pracodawcy), jednakże sukcesja uniwersalna, która jest następstwem takiego transferu powoduje, że m.in. w kontekście stosowania regulacji art. 25¹ K.p. powinien być on traktowany, zdaniem resortu, jako ta sama strona tego stosunku pracy, ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami (…).Powyższy pogląd podziela także Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy, z którym ministerstwo przeprowadziło konsultacje w sprawie„.

W stanowisku z dnia 22 stycznia 2021r, MRPiT uznało,  że każdy przepis tzw. specustawy  (w tym art. 15gf) powinien być oceniany przez pryzmat celu uchwalenia tej ustawy, czyli zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W szczególności, jeśli pracodawca ponosi negatywne konsekwencje finansowe związane z wystąpieniem COVID-19 i w związku z tym jest zmuszony np. ograniczyć zatrudnienie, to powinien mieć także prawo do zwolnienia się ze zobowiązań (wypłaty odszkodowań), jakie niesie za sobą zawarta z pracownikiem umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Natomiast stosowanie wyżej wymienionego rozwiązania przez stronę zobowiązaną do wypłaty odszkodowania, które nie ma żadnego związku z celem ustawy (np. przez pracodawcę, którego sytuacja finansowa nie uległa zmianie wskutek wystąpienia COVID-19), wydaje się pozbawione podstaw prawnych – wskazało MRPiT.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli sam przepis specustawy nie przewiduje ograniczeń co do jego stosowania (jak art. 15gf, który wskazuje,
że w okresie pandemii pracodawca może wypowiadać umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, czyli według literalnego brzmienia każdy pracodawca), to jednak barierą jest w tym względzie cel uchwalenia ustawy. Za każdym razem pracodawca musi sprawdzić, czy jego działanie (np. wypowiedzenie zakazu konkurencji) jest uzasadnione zapobieganiem lub przeciwdziałaniem COVID-19 lub wywołaną przez niego sytuacją kryzysową.

W stanowisku z dnia 28 stycznia 2021r. MRPiT doprecyzowało swoje wcześniejsze stanowiska (z dnia 24 listopada 2020r. oraz 31 grudnia 2020r.) dot. możliwości udzielania urlopu wypoczynkowego pracownikom na kwarantannie.  Zdaniem resortu:

• Stanowisko z dnia 24 listopada 2020r. (patrz nasz Biuletyn „Aktualności w prawie pracy”
  z grudnia 2020), w którym uznało, że udzielenie urlopu wypoczynkowego w trakcie odbywania przez pracownika kwarantanny jest niedopuszczalne, zachowuje aktualność w odniesieniu do sytuacji, w których pracownik objęty kwarantanną nie wykonuje pracy w trybie zdalnym;
• Stanowisko z dnia 31 grudnia 2020r., w którym nie wykluczono skorzystania przez pracownika uprawnień pracowniczych, w tym urlopu wypoczynkowego, dotyczy wyłącznie przypadku udzielenia urlopu wypoczynkowego w trakcie wykonywania pracy zdalnej na kwarantannie.

Powyższy pogląd jest zbieżny ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy Państwowej Inspekcji Pracy, z którym resort przeprowadził konsultacje w tej sprawie.

Pracownik, zgodnie z art. 229 par. 2 kodeksu pracy, musi odbyć badania kontrolne w przypadku, gdy jego niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwała dłużej niż 30 dni.

W stanowisku z dnia 26 stycznia 2021r. MRPiT wyjaśniło, że  do okresu 30 dni niezdolności do pracy spowodowanej chorobą:

• nigdy nie wliczamy okresu kwarantanny
  i nie ma znaczenia, czy w jej trakcie była wykonywana praca zdalna, czy też nie; kwarantanna jest bowiem odosobnieniem osoby zdrowej.

• wliczamy okresy izolacji w warunkach domowych, o ile nie była w ich trakcie wykonywana praca zdalna; jeżeli natomiast podczas obowiązkowej izolacji w warunkach domowych pracownik będzie pracował w tym czasie za zgodą pracodawcy, to okres ten nie powinien być wliczany do okresu niezdolności do pracy.

• zawsze wliczamy okresy izolacji odbywanej w izolatoriach lub w szpitalach.

W Dzienniku Ustaw z 25 stycznia 2021 r. pod poz. 159 opublikowano ustawę z dnia 21 stycznia 2021r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (…). Wprowadziła ona zmiany m.in. w ustawie z dnia 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (Dz. U. z 2020 r. poz. 1777), w tym dodając do niej art. 9a. Powołany przepis obowiązuje od 26 stycznia br. Zgodnie z jego ust. 1 pkt 1, w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii honorowemu dawcy krwi, który oddał krew lub jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, przysługują uprawnienia, o których mowa w art. 9 tej ustawy, z tym że wymiar zwolnienia od pracy oraz zwolnienia od wykonywania czynności służbowych przysługuje w dniu, w którym oddał krew lub jej składniki, oraz w dniu następnym.

• TSUE w wyroku z dnia 26 stycznia 2021r. (sprawa C-16/19) wskazał, że zasada równego traktowania wynikająca z unijnego prawa ma na celu ochronę niepełnosprawnego pracownika przed jakąkolwiek dyskryminacją z uwagi na dysfunkcję zdrowotną nie tylko w porównaniu z osobami, które są zdrowe, ale też w odniesieniu do innych niepełnosprawnych pracowników. Dlatego wspomniana reguła może być stosowana do oceny różnego traktowania podwładnych wewnątrz grupy pracowników niepełnosprawnych. Odmienne traktowanie części grupy pracowników z dysfunkcjami zdrowotnymi może stanowić przejaw dyskryminacji bezpośredniej.

• Sąd Okręgowy w Olsztynie w wyroku z dnia 29 stycznia 2021 r. (sygn. akt IVPa 79/20) uznał, że w związku z pandemią pracodawca ma prawo pytać zatrudnionych o pobyt za granicą. Kłamstwo w takiej sytuacji jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych i uzasadnia rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. W ustnych motywach wyroku wskazano, że w istocie sprawa ta dotyczy rozważenia, jakie wartości mają pierwszeństwo w ochronie (prywatność pracownika czy dbałość o życie i zdrowie zatrudnionych w okresie pandemii). Sąd okręgowy przychylił się do stanowiska zawartego w orzeczeniu sądu I instancji. Potwierdził też, że w okolicznościach związanych z epidemią wirusa SARS-CoV-2 pracodawca ma prawo wymagać od zatrudnionych, aby przekazywali informacje, które mają pomóc w zapewnieniu bezpieczeństwa
innym osobom.