Na temat monitoringu PUODO na swojej stronie internetowej wypowiadał się wielokrotnie; ponownie tą tematykę, uzupełniając o kwestie monitoringu poczty elektronicznej, poruszył w swym oficjalnym stanowisku wydanym i opublikowanym na początku sierpnia 2020.

Monitoring wizyjny. PUODO w swej publikacji zwraca uwagę na fakt, by dane osobowe przetwarzane w celu  zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, były przetwarzane wyłącznie w tym celu.

Obszar nadzoru może obejmować teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy.

PUODO zwraca więc uwagę m.in. na:

• zastosowanie technologii które umożliwiają maskowanie obszarów, które nie są istotne dla obszaru objętego nadzorem;
• obowiązek wyciszenia dźwięku, którego rejestracja (w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa) może zostać uznana za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną ale również i karną;
• nie poddanie się przez administratorów pokusie wykraczania poza cel dla jakiego monitoring został zamontowany, tj. wykorzystywania zapisów z monitoringu w celu oceny jakości wykonywanej pracy przez pracowników.

Monitoring poczty elektronicznej. Pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, w sytuacji gdy jest to niezbędne w jego ocenie do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ponadto, kontrola ta nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 22³ Kodeksu pracy).

Dodajmy jednak, że możliwość dostępu do służbowego konta pracownika i skorzystanie z tej możliwości nie zawsze musi wiązać się z monitoringiem rozumianym w rozumieniu art. 22³ kodeksu pracy. Jeżeli administrator danych nie będzie w przypadku dostępu do konta systematycznie i dla pełnej lub konkretnej grupy pracowniczej kontrolował wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, to nie będziemy mieli do czynienia z monitoringiem poczty elektronicznej pracownika a jedynie z tzw. kontrolą celową, która rządzi się już zupełnie innymi prawami a wiąże również z obowiązkami z obszaru RODO.

Monitoring podsumowanie. PUODO zwraca szczególną uwagę na obowiązki jakie wiążą się z wdrożeniem każdej z form monitoringu tj.:

• wypełnianie obowiązków pracodawcy wynikających z art. 22² Kodeksu pracy tj. zamieszczenie informacji o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy;
• wypełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do osób których dane są przetwarzane wynikającego z art. 13 RODO, czyli m.in.  podanie swojej nazwy, adresu, obszaru oraz celu monitorowania, okresu przetwarzania danych, czy też wskazać ewentualnych odbiorców danych;
• oznakowania pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

PUODO 27/07/2020 opublikował na swojej stronie internetowej stanowisko dotyczące publikowania wyników pracy pracowników, które powoduje konieczność rewizji systemów premiowania pracowników we wskazanym w opinii PUODO kontekście.

Pracodawca może pod pewnymi warunkami wywieszać w zakładzie pracy najlepsze wyniki dotyczące wydajności pracy, które były oparte na jego indywidualnej ocenie.

PUODO zwraca uwagę, na praktykę upubliczniania efektów pracy pracowników, która może narazić pracowników na stygmatyzację i naruszać ich dobra osobiste.

Zgodnie z art. 11¹ Kodeksu pracy (k.p.), pracodawca musi szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, natomiast  art. 11² tej ustawy wskazuje, że pracownicy powinni być równo przez niego traktowani. Unikać należy więc sytuacji, które by te dobra naruszały bądź prowadziły do dyskryminacji pracowników. Ponadto pracodawca, stosując przepisy wynikające z RODO, powinien poświęcić szczególną uwagę zasadom minimalizacji danych i ograniczenia celu. To oznacza, że dane osobowe, które pozyskał od pracownika w celu zawarcia stosunku pracy, nie powinny być wykorzystywane w innych celach.

System premiowania, tzw. KPI, nie powinien dawać możliwości identyfikacji pracowników z indywidualnymi ocenami. Pracodawca mógłby np. wyróżnić parę osób z najlepszymi wynikami, tak by jednocześnie nie doszło do ujawnienia kto uzyskał te najgorsze. Dlatego nie należy upubliczniać wyników oceny pracowników w dostępnym dla wszystkich miejscu, pokazujących, który z nich najlepiej pracował, a który najgorzej sobie radził.

Takie stanowisko oznacza tym samym rewizję Rejestrów Czynności Przetwarzania  i w przypadku gdy system premiowania ujęty był np. w proces nazwany „wykonanie umowy pracowniczej”  wyłączenie procesu np. pn. „realizacja systemu oceny pracowniczej i premiowania, tzw. KPI” z wszystkimi konsekwencjami dot. analizy ryzyka dla przetwarzania danych osobowych  w tym zakresie. Przetwarzanie danych osobowych pracowników na potrzeby sprawnego i efektywnego funkcjonowania zakładu pracy pracodawca może oprzeć na uzasadnionym interesie administratora. Pracodawca musi wykazać w takiej sytuacji, że jego interes ma charakter nadrzędny wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Powinien również zastanowić się czy nie może polepszyć wydajności i jakości pracy wykorzystując inne narzędzia, mniej ingerujące w prywatność pracownika – uważa PUODO.

Warto przy okazji podkreślić, że problem nie dotyczy jedynie pracowników, ale też osób na umowach B2B. Czy w tym przypadku „pracodawcy” wolno więcej (w końcu prawo do poszanowania dóbr osobistych ma każdy z nas – nie tylko osoba zatrudniona na umowę o pracę)? Tego stanowisko PUODO nie rozstrzyga.

W najnowszym Newsletterze kierowanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych do Inspektorów Ochrony Danych [08/2020] szeroko omówiona została kwestia języka komunikacji w sprawach ochrony danych osobowych.

Kwestia ta dotyczy m.in. pytania, w jakim języku należy realizować obowiązek informacyjny wobec Klientów, jeżeli zagraniczna firma mająca oddziały w Polsce, posługuje się językiem angielskim? UODO nie rozsądza języka komunikacji w przypadku zagranicznej firmy mającej oddziały w Polsce, posługującej się w komunikacji wewnętrznej np. językiem angielskim, czy niemieckim. W takiej sytuacji administrator dla każdej z kategorii osób której dane przetwarza powinien przeanalizować na ile jego komunikaty kierowane do tych osób są przejrzyste i zrozumiałe. Zgodnie z art. 12 RODO administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji. Chodzi o informacje podawane w przypadku zarówno zbierania danych od osoby, której dane dotyczą (art. 13 RODO), jak również gdy dane osobowe pozyskiwanie są w inny sposób (art. 14 RODO). Ponadto zasada przejrzystości jest wymagana, aby prowadzić z wszelką dbałością komunikację w sprawie przetwarzania (na mocy art. 15–22 i 34).

Jakiego języka użyć w komunikacji z pracownikami? Jeśli pracownicy firmy nie posługują się językiem polskim, a zrozumiałą formą przekazu jest dla nich komunikacja w języku angielskim, zasadnym jest, aby administrator przekazywał im wymagane informacje również w języku angielskim. Należy jednak pamiętać, że ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (dalej:  ustawa o języku polskim), ustanawia wymóg używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy (w art. 7 ust. 1), jeśli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym – ponieważ dotyczy to stosunków z zakresu prawa pracy – przekazanie przez administratora odpowiednich informacji w języku angielskim nie zwalnia go z przekazania tych samych informacji również w języku polskim.

W jakim języku prowadzić dokumentację administratora danych? Zgodnie z art. 24 ust. 2 RODO, jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, środki, o których mowa w ust. 1, obejmują wdrożenie przez administratora odpowiednich polityk ochrony danych. RODO nie narzuca wprost formy, w tym języka, w jakim mają być sporządzone owe polityki – jednak dokumentacja przetwarzania danych osobowych w firmie działającej na terenie Polski powinna być prowadzona w języku polskim, co nie wyklucza również innego języka, jeżeli jest on używany w relacjach wewnętrznych firmy. Mając na uwadze cel jakiemu mają służyć wspomniane polityki, sporządzenie ich wyłącznie w języku angielskim może być niewystarczające dla wykazania przez administratora, funkcjonującego w ramach polskiego porządku prawnego, zgodności z RODO.

W jakim języku komunikować się z organem nadzorczym? Ponieważ art. 5 ust. 1 ustawy o języku polskim stanowi, że podmioty wykonujące zadania publiczne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokonują wszelkich czynności urzędowych oraz składają oświadczenia woli w języku polskim, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, to komunikacja administratora z organem nadzorczym jest również prowadzona w języku polskim.

W dniu 10.08.2020 Europejski Komisarz ds. Sprawiedliwości Didier Reynders i Sekretarz ds. Handlu USA Wilbura Rossa wydali oświadczenie w którym informują, iż Departament Handlu USA i Komisja Europejska rozpoczęły dyskusje mające na celu ocenę możliwości udoskonalenia ram ochrony prywatności UE-USA w celu zastosowania się do wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 16 lipca w sprawie Schrems II, gdzie w orzeczeniu stwierdzono, że ramy te nie stanowią już ważnego mechanizmu przekazywania danych osobowych z Unii Europejskiej do Stanów Zjednoczonych.

„[…]Nasze partnerstwo wzmocni ochronę danych i będzie promować większy dobrobyt dla prawie 800 milionów naszych obywateli po obu stronach Atlantyku” – czytamy w oświadczeniu dostępnym na stronie internetowej Komisji Europejskiej.

Zgodnie z art. 3 ust. 10 z dnia 19 czerwca 2020 r. o dodatku solidarnościowym przyznawanym w celu przeciwdziałania negatywnym skutkom COVID-19 (Dz.U. poz. 1068; dalej: ustawa) czas pobierania takiego dodatku wlicza się do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień pracowniczych.

Ustawa wprowadza jednocześnie dwa wyjątki od tej zasady – okresu pobierania dodatku solidarnościowego nie zalicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego (ale: okres pobierania dodatku solidarnościowego wlicza się u wszystkich pracodawców do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego), ani do stażu pracy określonego w odrębnych przepisach, wymaganego do wykonywania niektórych zawodów.

Tak więc służby kadrowe w zakładowym stażu pracy będą musiały uwzględniać nowy okres wynoszący maksymalnie trzy miesiące.

W stanowisku z dnia 25 czerwca 2020r. MR oraz MRPiPS wyjaśniły, że „wprowadzony art. 15ge ust. 3 przewiduje, że: „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, (…) nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, (…) ustalających wyższą wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określa ta ustawa. W takim przypadku stosuje się wysokość odpisu na ten fundusz określoną w tej ustawie”.

Z treści powołanej regulacji i wprowadzonego wyrażenia: „nie stosuje się” wynikałoby, iż ma ona charakter stanowczy. Oznacza to, że u pracodawców przedsiębiorców objętych tym rozwiązaniem nie będą stosowane układowe lub regulaminowe postanowienia o wyższej niż przewiduje ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 5) wysokości odpisu na zfśs z mocy wprowadzanej regulacji. Pracodawcy ci powróciliby zatem do stosowania ustawowych wskaźników naliczania odpisu. Wprowadzony bowiem przepis art. 15ge ust. 3, jako rozwiązanie szczególne wyłączające stosowanie u niektórych pracodawców postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania wprowadzonych na pod-stawie art. 4 ustawy o zfśs, miałby pierwszeństwo stosowania przez tych pracodawców, co oznaczałoby obowiązek stosowania przez nich, z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r., tzn. od dnia 24 czerwca br. wysokości odpisu na zfśs, zawartych w ustawie o zfśs”.

W stanowisku z dnia 30 czerwca 2020r. MRPiPS uznało, że „wejście w życie powołanych regulacji będzie skutkować także potrzebą dostosowania przez pracodawców objętych tymi przepisami naliczenia odpisu na zfśs na 2020 r. do obowiązującego stanu prawnego w tym zakresie, co skutkuje także koniecznością korekty równowartości środków z tego tytułu, przekazywanych na rachunek bankowy zfśs”.

Korekty odpisu standardowo dokonuje się z końcem roku, tj. przelicza się go w stosunku do średniorocznej liczby zatrudnionych. Jednakże rozliczenia środków w związku ze zmianą wysokości odpisu na podstawie tarczy 4.0 można dokonać już wcześniej. Najlepiej zrobić to przed drugą ratą odpisu, która jest płatna do 30 września – może się bowiem okazać, że nie tylko nie trzeba będzie nic płacić, ale też otrzyma się zwrot części środków.

W stanowisku z dnia 15 lipca 2020r. MRPiPS wyjaśniło, że “art. 15gd ust. 1 zawiera zwrot »jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia«. Sugerowałoby to, że chodzi w tym przypadku o przepisy zawarte w ustawach jako aktach powszechnie obowiązujących. W tych bowiem aktach prawnych występują przepisy, natomiast akty wewnątrzzakładowe zawierają postanowienia. Przyjęcie odwrotnej wykładni, zgodnie z którą pod terminem »przepisy« należy również rozumieć postanowienia układów zbiorowych i innych porozumień zbiorowych, mogłoby doprowadzić do ograniczenia wolności rokowań i ingerencji w istniejące autonomiczne źródła prawa pracy.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie jest autorem powyższej regulacji, zatem nie jest właściwe do udzielenia odpowiedzi, czy w założeniu projektodawcy wprowadzone ograniczenia miały mieć zastosowanie również do świadczeń wypłacanych na podstawie aktów wewnątrzzakładowych (układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania) i umów o pracę. Wprowadzona maksymalna wysokość odprawy, odszkodowania oraz innego świadczenia wypłacanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, odnosi się odrębnie do poszczególnych świadczeń”.

W dniu 24 lipca br. Sejm przyjął ustawę o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz nie-których innych ustaw. Ustawa generalnie wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

M.in. zgodnie ze zmienionymi przepisami firma będzie mogła polecić zatrudnionemu wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego świadczenia (tzw. praca zdalna) w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz przez trzy miesiące po ich odwołaniu.

• W wyroku z dnia 25 czerwca 2020r. (połączone sprawy: C 762/18 oraz C 37/19) TSUE uznał, że zatrudniony, który został bezprawnie zwolniony i następnie przywrócony do pracy, musi mieć zagwarantowane prawo do płatnego urlopu za okres od zwolnienia do przywrócenia. Nie może jednak go żądać od pierwotnego pracodawcy, jeśli w tym czasie podjął etat w innej firmie (bo doszłoby do kumulowania płatnego wypoczynku).
  • Uwaga: powyższy wyrok ma istotne znaczenie dla polskich pracowników, bo do tej pory sądy na podstawie polskich przepisów odmawiały im urlopu lub ekwiwalentu za okres między bezprawnym zwolnieniem a przywróceniem do pracy. Teraz będą musiały uwzględniać interpretację TSUE, co może wymusić nowelizację kodeksu pracy.

•  W wyroku z dnia 30 czerwca 2020r. (sygn. akt I NSNp 3/19) SN wskazał, że wysokość wynagrodzeń może być przejawem dyskryminacji w zatrudnieniu, gdy pracodawca przy ich ustalaniu bierze pod uwagę niedozwolone kryterium, które nie ma obiektywnego związku z pracą. Wg SN, „ciężar udowodnienia naruszenia zakazu dyskryminacji jest podzielony między pracownika a pracodawcę. Dopiero gdy pracownik przytoczy okoliczności, które uprawdopodobnią, że był traktowany mniej korzystnie od innych, ale też, że zróżnicowanie było spowodowane niedozwoloną przyczyną, na praco-dawcę spada ciężar udowodnienia, że nierówne traktowanie było obiektyw-nie usprawiedliwione”.