Z wyjaśnienia UODO opublikowanego na stronie internetowej www.uodo.gov.pl wynika, że przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy. Jest to zatem stanowisko analogiczne do zajmowanego przez ten Organ przed wejściem w życie RODO.

W wyjaśnieniu tym czytamy, „(…) dane biometryczne to dane szczególnej kategorii, które mają sensytywny charakter i podlegają nadzwyczajnej ochronie prawnej. Mogą one być przetwarzane tylko w wyjątkowych sytuacjach (art. 9 ust. 2 RODO) (…). Jeśli chodzi o sektor zatrudnienia, to przetwarzanie danych biometrycznych regulują przepisy prawa pracy. Nie dają one podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji czasu pracy. Zgodnie z art. 221b Kodeksu pracy szczególne kategorie danych, w tym dane biometryczne (art. 9 ust. 1 RODO), mogą być przetwarzane:

• za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy tych osób,
• wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Oznacza to, że istnieją dwie sytuacje, w których pracodawca może legalnie przetwarzać dane zaliczane do szczególnej kategorii (…).

Pracodawca zatem, wykorzystując dane biometryczne pracownika do rejestracji czasu pracy, naruszyłby zasady określone w RODO (art. 5 ust. 1). W szczególności przetwarzałby dane wbrew zasadzie legalności (lit. a), ograniczenia celu (lit. b) oraz minimalizacji danych (lit. c), ponieważ nie byłby w stanie wykazać, dlaczego i na jakiej podstawie prawnej przetwarza dane biometryczne pracowników do celów związanych z weryfikowaniem ich obecności w pracy”.

Tym samym, że rozważając wprowadzenie biometrii jako elementu systemu ewidencji czasu pracy należy zastanowić się nas możliwością zaprojektowania systemu w taki sposób, aby było możliwe wykazanie „zgody” udzielonej „z inicjatywy” pracowników korzystających z systemu.

Zgodnie z art. 98 tzw. Tarczy 2.0., nieodebranego pisma, którego termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w tych stanach oraz przed upływem 14 dni od dnia ich zniesienia (poza wyjątkami, które nie dotyczą stosunku pracy).

Dla pracodawców oznacza to istotne utrudnienia w skutecznym przekazywaniu oświadczeń woli w czasie pandemii, zwłaszcza gdy pracownik unika odbioru przesyłek, czyli podczas zwolnień.

Uwaga: Zanim wprowadzono ten przepis, wystarczyło, że pracodawca wysłał wypowiedzenie umowy o pracę pocztą za potwierdzeniem odbioru na ostatni przekazany przez pracownika adres zamieszkania. Nawet gdy przesyłki nie udało się prawidłowo doręczyć, za chwilę złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy uznawało się moment, w którym adresat miał możliwość zapoznania się z przesyłką (najpóźniej jest to ostatni możliwy dzień odbioru przesyłki wskazany na powtórnym awizo).

UODO udostępnił również swoje stanowisko w sprawie wykonywania testów na COVID-19. Wynika z niego, że Pracodawca może zlecać zatrudnionemu badanie na koranawirusa i zapoznawać się z jego wynikami, jeśli taką decyzję w jego przypadku wyda główny inspektor sanitarny (GIS).

Bez decyzji GIS firma może finansować badania zatrudnionym, którzy chcą się im poddać, ale nie ma prawa zapoznać się z ich wynikami. Jej korzyści są wówczas ograniczone.

Firmy mogą więc jedynie liczyć na to, że w razie pozytywnego wyniku testu pracownik otrzyma np. decyzję o izolacji/kwarantannie.

W stanowisku z dnia 05 maja 2020r.  (strona: uodo.gov.pl) prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uznał, że pracodawca może mierzyć temperaturę pracownikom lub zbierać oświadczenia o stanie ich zdrowia wyłącznie w przypadku, w którym główny inspektor sanitarny wydał decyzję nakładającą na niego taki obowiązek.

Prezes urzędu wskazał, że bez wątpienia dane dotyczące zdrowia pracowników stanowią szczególną kategorię informacji, która z zasady podlega ochronie. Zaznaczył jednak przy tym, że obowiązujące przepisy dotyczące danych osobowych, w tym RODO, nie zakazują ich pozyskiwania i przetwarzania. Co więcej, jest to możliwe ze względu na klauzulę interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego, a z taką sytuacją mamy do czynienia obecnie.

Nie ma jednak mowy o tym, by pracodawca z własnej inicjatywy podejmował decyzję o wprowadzeniu obowiązkowych pomiarów bądź składaniu oświadczeń. By wprowadzić środki tego typu, konieczna jest podstawa prawna. W tym zakresie UODO zaznaczył, że na podstawie ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374) głównemu inspektorowi sanitarnemu przyznano wiele uprawnień – w tym do wydawania decyzji nakładających obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych. Ta regulacja może stanowić podstawę prawną, potrzebną do przetwarzania przez pracodawców szczególnych danych.

Stanowisko to spotkało się z szeroką krytyką ze strony organizacji pracodawców a także prawników, jednak na chwilę obecną pozostaje oficjalnym stanowiskiem Urzędu.

W związku z ogłoszeniem stanu epidemii – zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Pracy – wprowadzone zostały nowe zasady funkcjonowania PIP. W myśl § 10 rozporządzenia Ministra zdrowia z 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, w okresie stanu epidemii wykonywanie zadań przez urząd administracji publicznej lub jednostkę organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym może podlegać ograniczeniom polegającym na wykonywaniu wyłącznie zadań niezbędnych do:

• zapewnienia pomocy obywatelom,
• określonych zadań przez ten urząd lub jednostki w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów.

Zgodnie z informacją GIP zamieszczoną na stronie internetowej urzędu w okresie stanu epidemii czynności kontrolne przeprowadzane przez inspektorów pracy powinny być ograniczone wyłącznie do:

• przypadków bezpośredniego zagrożenia życia i zdrowia pracowników,
• badania śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych wypadków przy pracy.

Ponadto w okresie epidemii zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają prawo uzyskiwać od PIP wszelkie informacje z zakresu prawnej ochrony pracy oraz bhp – zarówno w formie telefonicznej, jak i pisemnej.