• W wyroku z dnia 08 maja 2019r. TS UE (sprawa nr C-194/18) uznał, że przeniesienie portfela klientów i zmiana podmiotu ich obsługującego też może prowadzić do przejścia pracowników i nie można z góry wykluczyć takiej ewentualności. Przejście choćby części klientów do nabywcy może doprowadzić również do transferu pracowników zajmujących się ich obsługą.

W polskiej praktyce wiele firm, które nabywają portfel klientów i zamierzają ich obsługiwać własnymi pracownikami, w ogóle nie zajmuje się tematem przejęcia pracowników. W świetle omawianego orzeczenia jest to działanie ryzykowne. Powszechnie pokutuje przeświadczenie, że przejście pracowników jest skutkiem tylko przeniesienia składników majątkowych – np. fabryki, części przedsiębiorstwa itp. Coraz więcej biznesów jest oderwanych od materialnych i namacalnych składników przedsiębiorstwa. Trzeba brać to pod uwagę, zwłaszcza w przypadku działalności organizacji typu Centra Usług Wspólnych (CUW, SSC).

• Sąd Najwyższy w składzie siedmiu sędziów w uchwale z dnia 11 grudnia 2019r. (sygn. akt III UZP 7/19) uznał, że organ rentowy może wybrać płatnika składek jako podmiot zobowiązany do zwrotu świadczenia pobranego nienależnie przez świadczeniobiorcę. Zdaniem sądu, w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300) nie ma żadnej kolejności, według której organ rentowy musi dochodzić zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. W szczególności nie jest to uzależnione od tego, czy ZUS uprzednio wyczerpał wszelkie dostępne możliwości wyegzekwowania ich od ubezpieczonego.

W orzecznictwie często dotychczas podnoszono, że płatnik pozostaje poza stosunkiem ubezpieczenia społecznego, który jest podstawą odpowiedzialności za nienależnie pobrane świadczenia. Sąd Najwyższy nie zgodził się z tym poglądem.

Przepisy związane z praktycznym stosowaniem Ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) przysparzają czasem problemów interpretacyjnych. Nie inaczej jest w kwestii zasad dotyczących ustalenia przeciętnego zatrudnienia dla potrzeb ZFŚS za rok 2019.

MRPiPS w stanowisku z dnia 09 grudnia 2019r. wskazało, że „sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do celów socjalnych nie uległ zmianie”.
Nie jest więc prawdziwą opinia (z jaką można się było spotkać), że ze względu na dwie różne kwoty bazowe obowiązujące w 2019 r. do naliczania odpisu faktyczne przeciętne zatrudnienie należy także wyliczyć odrębnie dla dwóch okresów: od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r., a także od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r.

Często przychodzi się zmierzyć z tym pytaniem organizacjom, które przejmują innych pracowników lub same są przejmowane przez innego pracodawcę.

Na ten temat wypowiedziało się również MRPiPS w stanowisku z dnia 05 listopada 2019r. wydanym dla DGP, gdzie wskazano, że „w przypadku, o którym mowa w art. 23.1 k.p., albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 powołanego wyżej rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). W takim przypadku dokumentacja przejmowanych pracowników przekazywana nowemu pracodawcy powinna być przekazana w takiej samej postaci, w jakiej była ona prowadzona i przechowywana w dniu transferu u pracodawcy przejmowanego(…).Należy zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy oraz ww. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników, należy do pracodawcy (…).Uwzględniając powyższe, dopuszczalne wydaje się, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych, dla określonej grupy pracowników w postaci papierowej (może to dotyczyć np. papierowej dokumentacji urlopowej pracowników przejętych przez nowego pracodawcę w trybie art. 23.1 k.p.), a dla innej, określonej grupy pracowników (np. dotychczasowych pracowników pracodawcy przejmującego) w postaci elektronicznej lub odwrotnie”. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że dokumentacja nie może być prowadzona do pewnej daty w jednej postaci, a później w innej postaci, gdyż musi spełniać wymagania m.in. integralności. Jeśli zatem pracodawca chciałby po przejęciu pracowników z innego zakładu pracy prowadzić ich dokumentację w innej formie niż jego poprzednik, to konieczne jest przekształcenie postaci wszystkich dokumentów nią objętych.

Jak wiadomo, temat RODO w praktyce biznesowej budzi wiele pytań. Jednym z często zadawanych jest to: „Czy RODO wymaga aktualizacji danych gromadzonych w ramach ZFŚS?”

Do kiedy trzeba zrobić przegląd zbioru danych?

Przepisy RODO zostały wdrożone do krajowej praktyki w zakresie ZFŚS za pomocą nowelizacji przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, które weszły w życie 04.05.2019 roku. Zgodnie z nowym art. 8 ust. 1d, pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych zebranych w toku przyznawania świadczeń i ulgowych usług dla osób uprawnionych, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane. Oznacza to, że pierwszy taki przegląd powinien być wykonany do końca 2019 roku.

Jaki jest zakres weryfikacji?

Kwestią otwartą pozostaje zakres takiej weryfikacji; przepis nie wskazuje bowiem, czy chodzi tu o cały zebrany przez pracodawcę materiał, często obejmujący wiele lat funkcjonowania Funduszu, czy jedynie dane pobrane w 2019 roku?

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) stoi na stanowisku, że 1) przeglądy takie należy realizować corocznie, począwszy od 2019 roku, oraz że 2) to pracodawca ma ustalić zakres przeglądu biorąc pod uwagę cele gromadzenia tych danych, wynikające z ustawy o ZFŚS. Te cele to reguły dotyczące zasad udostępnienia pracodawcy danych osobowych przez osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS (w tym zakresie przewidziano formę oświadczenia z możliwością pobierania dodatkowych zaświadczeń lub oświadczeń o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego). UODO stwierdził również, że analizie powinna być poddana cała zgromadzona przez pracodawcę dokumentacja (stanowisko UODO z 6 grudnia 2019 r. wydane w odpowiedzi na zapytanie DGP).

Jak długo przechowywać dane ZFŚS podlegające ochronie RODO?

Dodatkowo, pod uwagę brać trzeba okres przez który dane takie mogą lub nawet powinny być przez pracodawcę przechowywane (retencja danych).

Chodzi tu przede wszystkim o czas konieczny do przyznania świadczeń z ZFŚS, ale dodatkowo, o okres uzasadniony dochodzeniem praw lub roszczeń. Dla przypomnienia: przyjmuje się, że okres przedawnienia roszczeń z tytułu świadczeń socjalnych wynosi 3 (trzy) lata od ich wymagalności (art. 291 kp). Do tego dochodzi kwestia podatków i ZUS. Świadczenia socjalne są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS, a część z nich jest także nieopodatkowana, co uzasadnia przechowywanie dokumentów z nimi związanych do czasu przedawnienia zobowiązań publicznoprawnych z wymienionych tytułów, czyli do upływu 5 (pięć) lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności PIT.

Podsumowanie

Jak zatem wszystkie związane z tym obowiązki wyglądają w skrócie?

a) minimalizujemy pobierane dane osobowe, ograniczając je do tych naprawdę niezbędnych (art. 5 RODO),

b) przeglądamy archiwa ZFŚS i sprawdzamy, które z posiadanych danych są nam potrzebne dla obrony przed roszczeniami osób uprawnionych         (do 3 lat) a których potrzebujemy dla celów ewentualnej kontroli zobowiązań publicznoprawnych (5 lat); dane nie-potrzebne usuwamy,

 c) zmieniamy na przyszłość praktykę Komisji Socjalnych; to znaczy: zaprzestajemy przyznawania świadczeń w oparciu o samo „zatwierdzenie   wniosku” podpartego plikiem dokumentów otrzymanych od pracownika, a w miejsce tego zwyczaju, zaczynamy opisywać motywy przyznania     świadczenia w uzasadnieniu decyzji o przyznaniu środków z ZFŚS; dokumenty źródłowe po wykorzystaniu zwracamy pracownikowi, bez   przechowywania kopii przez pracodawcę.

Liczba cudzoziemców osiedlających się w Polsce stale rośnie. Wielu z nich decyduje  się na zmianę pracy i samodzielne poszukiwanie zatrudnienia w Polsce. Z punktu widzenia pracodawcy, zatrudnienie osoby już przebywającej w Polsce może znacząco przyspieszyć procedury związane z pozyskaniem pracownika. Pozwala to na ominięcie długotrwałych  procedur wizowych oraz wyeliminować ryzyko związane z udzieleniem cudzoziemcowi odmowy wjazdu do Polski.

Poniżej, przedstawiamy kilka elementów, na które należy zwrócić uwagę, nawiązując współpracę z cudzoziemcem już zamieszkałym w Polsce.

Weryfikacja i przechowywanie dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce

Pracodawca przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca ma obowiązek zweryfikować legalność pobytu cudzoziemca w Polsce. W tym celu, żąda od cudzoziemca przed rozpoczęciem pracy przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w RP. Ponadto, pracodawca ma obowiązek przechowywana kopii tego dokumentu przez cały okres zatrudnienia.

Karta pobytu a dostęp do rynku pracy

Posiadanie przez cudzoziemca karty pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy”  nie oznacza co do zasady, iż cudzoziemiec ma prawo do swobodnego wykonywania pracy na terytorium Polski (bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę). Kartę pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy” wydaje się m.in. osobom, którym udzielono zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Cudzoziemiec posiada wtedy prawo do wykonywania pracy ale na warunkach wskazanych w treści decyzji – zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. W takiej sytuacji, przed rozpoczęciem wykonywania pracy na rzecz nowego pracodawcy, konieczne jest uprzednie uzyskanie dokumentu legalizującego pracę na rzecz tego podmiotu

Prawo do wykonywania pracy przez cudzoziemca należy weryfikować w oparciu o posiadaną przez niego decyzję pobytową. Istnieje katalog decyzji, których posiadacze mogą podejmować pracę w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę przewidziano np. dla  cudzoziemców będących małżonkami polskich obywateli i posiadających zezwolenia na pobyt czasowy udzielone w związku z zawarciem małżeństwa z obywatelem Polski, posiadających zezwolenie na pobyt czasowy wydane w celu połączenia się z rodziną, czy w celu kształcenia się na studiach.

Zmiana pracodawcy wymaga nowego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

Cudzoziemiec przebywający w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę ma obowiązek poinformować wojewodę, który wydał decyzję o utracie pracy na rzecz podmiotu, który wskazano w zezwoleniu na pobyt i pracę. Ma na to 15 dni roboczych. W dalszej kolejności powinien on złożyć nowy wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Dodatkowa umowa z cudzoziemcem

Cudzoziemiec co do zasady musi posiadać zezwolenie na pracę, jeśli wykonuje pracę w RP na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba znajduje się w Polsce. Tym samym, każda umowa zawierana z cudzoziemcem powinna być objęta stosownym zezwoleniem na pracę. Z punktu widzenia przepisów legalizujących pracę cudzoziemca, świadczenie usług w ramach umowy zlecenia traktowane jest na równi z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy. Dlatego wszelkie umowy przewidujące dodatkowe obowiązki po stronie cudzoziemca generują konieczność uzyskania dodatkowego zezwolenia na pracę lub zmiany posiadanego zezwolenia.

Cudzoziemcy w Polsce – statystyka

Według danych publikowanych przez Urząd do spraw Cudzoziemców, aktualnie w Polsce przebywa na podstawie dokumentów uprawniających do pobytu (nie licząc wiz) ponad trzysta osiemdziesiąt jeden tysięcy pełnoletnich cudzoziemców. Zdecydowaną większość z nich stanowią obywatele państw trzecich (pochodzący spoza UE, EOG i Szwajcarii), przebywający w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy (ponad dwieście dwadzieścia tysięcy). Na podstawie dokumentów legalizujących pobyt w sposób umożliwiający podjęcie wykonywania pracy bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę, takich jak zezwolenia na: pobyt stały, pobyt rezydenta długoterminowego UE czy pobyt członka rodziny obywatela UE przebywa w Polsce niemal sto tysięcy cudzoziemców.

Cudzoziemcy Ci przebywają już w Polsce z zamiarem dłuższego pobytu – dla uzyskania zezwoleń na pobyt musieli oni wykazać przed właściwym wojewodą, że mają zamiar i możliwość przebywania w Polsce przez okres przekraczający trzy miesiące. Tym samym, w powyższych danych nie uwzględniono osób przebywających w Polsce na podstawie wiz, w ramach ruchu bezwizowego, ani na tzw. stemplu potwierdzającym złożenie wniosku o udzielenie im zezwoleń na pobyt czasowy.