• W wyroku z dnia 23 sierpnia 2022 r. ( sygn. akt II PSKP 93/21) SN wskazał, że odwołanie się pracownika do sądu nie wzmacnia uzasadnienia jego zwolnienia. SN wyjaśnił, że „podjęcie przez pracownika profesjonalnej obrony przed rozwiązaniem stosunku pracy nie może działać na korzyść pracodawcy. Jeżeli pracownik przygotował się do procesu i już w pozwie przedstawił określone wnioski dowodowe, do czego zresztą obliguje go proces cywilny, to tym zachowaniem nie uwiarygodnił wskazanych w oświadczeniu woli pracodawcy przyczyn prowadzących do rozwiązania umowy o pracę”.

• W wyroku z dnia 11 października 2022 r. ( sygn. akt I PSKP 77/21) SN uznał, że pracodawca przy typowaniu kandydatów do zwolnienia ma obowiązek nie tylko brać pod uwagę obiektywne kryteria związane z ich stażem pracy i doświadczeniem zawodowym, lecz także uwzględniać ich sytuację prywatną. Kryteria odnoszące się do osobistej sytuacji pracownika, jak z jednej strony stan i obowiązek utrzymania rodziny, zwłaszcza samotne wychowywanie dzieci czy niepełnosprawność, z drugiej zaś strony posiadanie innych źródeł dochodów czy łatwość w znalezieniu nowego zatrudnienia, powinny być brane pod uwagę jedynie pomocniczo. Niemniej jednak wybór pracownika do zwolnienia może być uznany za sprzeczny z zasadami współżycia społecznego, gdy sytuacja osobista tego pracownika jest znacznie gorsza niż pozostałych osób zatrudnionych na stanowiskach objętych redukcją.

Zdaniem sądu, przed wytypowaniem pracowników do redukcji należy sprawdzić, jaka będzie ich sytuacja materialna po zwolnieniu, by nie okazało się, że po wypowiedzeniu umowy znajdą się w znacznie gorszej sytuacji niż osoby, które zachowały pracę, w tym emeryci.

• W wyroku z 8 grudnia 2022 r. (sygn. akt I NSNc 575/21) Izba Kontroli Nadzwyczajnej i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego stwierdziła, że gwarantowana konstytucyjnie wolność gospodarcza nie ma charakteru absolutnego i może być ograniczona ze względu na ważny interes publiczny. W sprawie powódka przeszła pozytywnie rozmowę kwalifikacyjną, przedstawiając się i będąc postrzeganą jako kobieta, jednak legitymowała się dowodem osobistym, z którego wynikało, że jest mężczyzną. Odmówiono jej wydania damskiego stroju służbowego, wskazując, że powinna otrzymać strój korespondujący z danymi w dokumencie tożsamości. W wyroku za okoliczność dyskryminującą uznano odmowę wydania stroju zgodnego z tożsamością płciową powódki. Ostatecznie są przyznał jej odszkodowanie.

W stanowisku z dnia 22 grudnia 2022r. MRiPS wyjaśniło, że „(…) okres łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą nie musi obejmować pełnych tygodni. Gdy powstała w wyniku wydłużenia wymiaru urlopu rodzicielskiego część urlopu rodzicielskiego nie odpowiada wielokrotności tygodnia, jest ona udzielana w dniach, a niepełny dzień pomija się. (…)„.

Zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wyrażonym w stanowisku z dnia 06 grudnia 2022r., badania okresowe tracą aktualność także w przypadku przedłożenia przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności. Czytamy w nim m.in.: „jeżeli w trakcie trwania stosunku pracy pracownik przedstawi pracodawcy orzeczenie o niepełnosprawności, to zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, pracodawca powinien potraktować to jako informację o zmianie stanu zdrowia pracownika. Informacja taka, w ocenie resortu, w pełni uzasadnia konieczność przeprowadzenia wcześniejszego badania lekarskiego. W wyniku badania profilaktycznego może się bowiem okazać, że stan zdrowia pracownika pogorszył się na tyle, że może to wpłynąć na dalsze wykonywanie przez niego dotychczasowej pracy na danym stanowisku”.

W Dzienniku Ustaw z dnia 23 grudnia 2022 r. pod poz. 2750 opublikowano rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2022 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy. Rozporządzenie określa wzór statystycznej karty wypadku przy pracy, sposób i terminy jej sporządzania i przekazywania do właściwego urzędu statystycznego. Nowy wzór statystycznej karty wypadku przy pracy, o symbolu Z-KW, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2023 r. Do wypadków przy pracy zgłoszonych przed tym dniem stosuje się przepisy dotychczasowe.

W DU  z 2023r. poz.5 zostało opublikowane Rozporządzenie MI z dnia 22 grudnia 2022r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W Rozporządzeniu nadano nowa treść par. 2 Rozporządzenia bazowego jak następuje:

„Par. 2. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego:
  1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
• dla motocykla – 0,69 zł,
• dla motoroweru – 0,42 zł.”.

Zmiany weszły w życie z dniem 17 stycznia 2023r.

W 2023 r. wynagrodzenie w oparciu, o które ustala się odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, tak jak w 2022 r., wynosi 4.434,58 zł (Mon. Pol. z 2020 r. poz. 195). Tak wynika z ustawy z dnia 4 listopada 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 (ustawa ta została opublikowana w Dz. U. z 2022r. poz. 2666).

Konsekwencją powyższego, w 2023 r. na takim samym poziomie jak w 2022 r. pozostała wysokość świadczenia urlopowego wypłacanego w maksymalnej kwocie, o którym mowa w ustawie o Funduszu.

Od 1 stycznia 2023 r. przepis art. 41 ust. 5 ustawy o emeryturach pomostowych  otrzymał nowe brzmienie, zmienione ustawą z dnia 9 marca 2022 r. o zmianie ustawy o emeryturach pomostowych… (Dz. U. poz. 755). Obecnie płatnik składek jest obowiązany powiadomić zatrudnionych pracowników o treści wykazu stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz o wpisie lub odmowie dokonania wpisu do ewidencji.

Do 31 grudnia 2022 r., na mocy art. 41 ust. 5 ustawy o emeryturach pomostowych, płatnik był obowiązany powiadomić pracowników o dokonaniu wpisu do ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Zgodnie z nowymi przepisami od 1 stycznia 2023 r. inspektorzy mogą już nakazać umieszczenie pracownika w ewidencji osób wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykreślenie go z ewidencji oraz sporządzenia korekty wpisu. Ale to nie wszystko. Do zadań inspektorów należy też kontrola wykazu stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Mogą oni nakazać pracodawcy umieszczenie w nim danego stanowiska, wykreślenia go z wykazu oraz sporządzenie korekty wpisu. Zakwalifikowanie stażu pracy do tej kategorii jest o tyle ważne, że daje podstawy do ubiegania się o prawo do emerytury pomostowej.

Tak wynika z nowelizacji ustawy o emeryturach pomostowych, która obowiązuje od 20 kwietnia 2022 r., ale regulacja nowych kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy zaczyna obowiązywać dopiero teraz.

Zgodnie z opublikowanym niedawno projektem nowelizacji przepisów w sprawie dokumentacji pracowniczej, informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania, wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, pracodawca będzie przechowywał w dodawanej części E akt osobowych pracownika. w tej sprawie został właśnie opublikowany.

Sejm rozpoczął prace nad kolejnymi zmianami w Kodeksie pracy; tym razem w zakresie wdrożenia dwóch unijnych dyrektyw: 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz 2019/1158w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (nazywanej work-life balance).

Pierwsza z nich dotyczy przede wszystkim informowania o warunkach zatrudnienia (w szerszym zakresie niż dotychczas).

Druga zaś obejmuje zmiany w obszarze uprawnień rodzicielskich i ma na celu zachęcenie do równego dzielenia się obowiązkami opiekuńczymi.

Przykładowe zmiany wprowadzane nowelizacją, to:

• rozszerzenie zakresu informacji dodatkowej do umów o pracę, co wymusi konieczność aktualizacji formularzy stosowanych w budowaniu kat osobowych,
• umowy na okres próbny; czas, na jaki zostaną zawarte, ma zależeć od długości umowy na czas określony, jaką firma będzie chciała podpisać z zatrudnionym po okresie próbnym; to z kolei będzie miało wpływ na proces rekrutacji;
• nowe rodzaje urlopów,
• rozszerzenie przepisów antydyskryminacyjnych; skorzystanie przez pracownika z jakichkolwiek uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy nie może być podstawą niekorzystnego traktowania oraz powodować negatywnych konsekwencji; to z kolei może wymusić zmianę regulaminów pracy w których załącznikiem był wyciąg przepisów o niedyskryminacji w obecnym brzmieniu;
• warunki powrotu po urlopie wychowawczym; taka osoba powinna zostać zatrudniona na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby nie korzystała z urlopu; oznacza to, że jeżeli były np. systemowe podwyżki w firmie, to one też będą dotyczyć takiej powracającej osoby; do tej pory dotyczyło to tylko osób korzystających np. z urlopu macierzyńskiego;
• szkolenia; czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika będzie wliczał się do czasu pracy.

Nowe przepisy mają wejść w 21 dni od ogłoszenia.

W dniu 30.01.2022 Prezydent podpisał Ustawę z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, dalej zwana nowelą.

Wprowadza ona do Kodeksu pracy przepisy dotyczące:

• przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz kontroli pracowników na obecność w ich organizmie środków działających podobnie do alkoholu (takimi środkami zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Zdrowia są opioidy, amfetamina i jej analogi, kokaina, tetrahydrokanabinole, benzodiazepiny);
• pracy zdalnej;
• uczestnictwa pracowników w programach zdrowotnych lub programach polityki zdrowotnej w ramach badań profilaktycznych.

Wymienione w pierwszym i trzecim myślniku regulacje będą obowiązywały już po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia noweli, natomiast przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia noweli w Dzienniku Ustaw.

Zgodnie z niedawno opublikowanym uzasadnieniem do jednego orzeczenia Sądu Najwyższego dotyczącego doboru pracowników do zwolnienia w ramach przeprowadzanych zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników, Sąd ten wskazał, że pracodawca przy typowaniu kandydatów do zwolnienia ma obowiązek nie tylko brać pod uwagę obiektywne kryteria związane z ich stażem pracy i doświadczeniem zawodowym, lecz także uwzględniać ich sytuację prywatną. Kryteria odnoszące się do osobistej sytuacji pracownika, jak z jednej strony stan i obowiązek utrzymania rodziny, zwłaszcza samotne wychowywanie dzieci czy niepełnosprawność, z drugiej zaś strony posiadanie innych źródeł dochodów czy łatwość w znalezieniu nowego zatrudnienia, powinny być brane pod uwagę jedynie pomocniczo. Niemniej jednak wybór pracownika do zwolnienia może być uznany za sprzeczny z zasadami współżycia społecznego, gdy sytuacja osobista tego pracownika jest znacznie gorsza niż pozostałych osób zatrudnionych na stanowiskach objętych redukcją. Zdaniem Sądu, pracodawca nie może prawidłowo wytypować do zwolnienia pracownika z najkrótszym stażem, pozbawiając go źródła utrzymania, a pozostawiając na etatach, choćby niepełnych, osoby z prawem do świadczenia z ZUS, które po zwolnieniu nadal miałyby źródło utrzymania.

Od 17.01.2023 zmianie ulegają koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego: o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł, natomiast powyżej 900 cm³ – 1,15 zł;
• dla motocykla – 0,69 zł,
• dla motoroweru – 0,42 zł.

W terminie do 10 stycznia organizacje zakładowe i międzyzakładowe muszą powiadomić pracodawców o tym, ilu mają członków. Jeśli firma uzna, że podana liczba jest zawyżona, sprawę rozstrzygnie sąd.

Informację o liczebności organizacji związkowej pracodawca powinien otrzymać od niej dwa razy w roku. Do 10 stycznia według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku i do 10 lipca według stanu na 30 czerwca roku bieżącego. Obowiązek ten wynika z ustawy o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 854).

W informacji nie podaje się natomiast osób, które są członkami więcej niż jednej ZOZ u danego pracodawcy i zostały uwzględnione w informacji od innej organizacji. Nie wymienia się w niej też imion i nazwisk członków.

W przypadku międzyzakładowej organizacji związkowej uwzględnia się osoby zatrudnione u wszystkich pracodawców objętych jej działaniem.

Zgodnie z planami kontroli PIP na 2023 rok, szczególnej weryfikacji poddane zostaną następujące obszary działalności pracodawców:

• kontrole i działania prewencyjne dla sektora budowlanego (w tym place budowy),
• kontrole zagrożeń chemicznymi czynnikami środowiska pracy,
• wzmożony nadzór nad zakładami pracy różnych branż w których występuje szczególnie duże ryzyko zawodowe związane z wysokimi przekroczeniami norm czynników szkodliwych dla zdrowia oraz wysokimi wskaźnikami wypadkowości.

Pozostałe obszary planowanych kontroli obejmą zwłaszcza:

• legalność zatrudnienia cudzoziemców,
• handel w niedziele,
• czas pracy i wypłaty wynagrodzeń,
• umowy cywilnoprawne,
• proces kwalifikowania przez pracodawcę prac jako wykonywanych w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• praca zdalna.

Zgodnie z planami kontroli PIP na 2023 rok, szczególnej weryfikacji poddane zostaną na-stępujące obszary działalności pracodawców:

❖ kontrole i działania prewencyjne dla sektora budowlanego (w tym place budowy),
❖ kontrole zagrożeń chemicznymi czynnikami środowiska pracy,
❖ wzmożony nadzór nad zakładami pracy róż-nych branż w których występuje szczególnie duże ryzyko zawodowe związane z wysokimi przekroczeniami norm czynników szkodliwych dla zdrowia oraz wysokimi wskaźnikami wy-padkowości.
Pozostałe obszary planowanych kontroli obejmą zwłaszcza:
❖ legalność zatrudnienia cudzoziemców,
❖ handel w niedziele,
❖ czas pracy i wypłaty wynagrodzeń,
❖ umowy cywilnoprawne,
❖ proces kwalifikowania przez pracodawcę prac jako wykonywanych w szczególnych warun-kach lub o szczególnym charakterze,
❖ praca zdalna.

• Trybunał Sprawiedliwości UE w orzeczeniu z 7 lipca 2022 r. (połączone sprawy C-257/21 i C-258/21) wyjaśnił, że dyrektywa o niektórych aspektach organizacji czasu pracy nie ma zastosowania do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Reguluje ona bowiem kwestie organizacji czasu pracy, ale jedynie w zakresie związanym z zapewnieniem bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (tj. np. minimalne okresy odpoczynku dobowego). Tym samym zasadniczo nie ma ona zastosowania do wynagrodzenia pracowników. Jak zauważa Trybunał, kwestia ta obecnie jest wyjęta z harmonizacji na poziomie unijnym.

Uwaga: orzeczenie Trybunału jest godne uwagi, gdyż potwierdza zasadę, że wynagrodzenie za nadgodziny, a zwłaszcza różnicowanie stawek wynagrodzenia, jest co do zasady poza zakresem regulacji prawa unijnego. Wyrok może stanowić ostrzeżenie dla wszystkich, którzy źródeł niemal każdego uprawnienia pracowniczego poszukują w prawie Unii Europejskiej, by w oparciu o to prawo próbować wygrać swoją sprawę.

• Europejski Trybunał Praw Człowieka w wyroku z 13 grudnia 2022 r., wydanym w sprawie Florindo de Almeida Vasconcelos Gramaxo przeciwko Portugalii (skarga nr 26968/16) uznał, że co prawda geolokalizator w firmowym samochodzie stanowi ingerencję w prawo do poszanowania prywatności pracownika, ale jest to ingerencja legalna, proporcjonalna i uzasadniona, co oznacza, że nie narusza ona praw podstawowych przewidzianych w Konwencji – zwłaszcza gdy skarżący wiedział, że w jego aucie został zainstalowany geolokalizator. Zdaniem Trybunału, pracodawca poprzez montaż GPS realizował uprawniony cel, jakim jest ochrona własnych interesów majątkowych przed nadużyciami.

W dniu 01.01.2023 wchodzi w życie Rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 9 grudnia 2022 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy, które określa nowy wzór karty wypadku przy pracy, o symbolu Z-KW.

Główne zmiany to:

• możliwość przekazywania karty na portal sprawozdawczy Głównego Urzędu Statystycznego w postaci elektronicznej (a więc np. za pośrednictwem e-maila);
• wprowadzenie dodatkowej pozycji, gdzie wpisuje się, czy wypadek wydarzył się w związku z wykonywaniem pracy zorganizowanej w formie zdalnej lub telepracy;
• doprecyzowanie jednostek lokalnych (w odniesieniu do zakładu, oddziału, filii pracodawcy);
• rozbudowana lista rodzajów urazów będących skutkiem wypadku (i przyporządkowanych do nich kodów) – dotychczas było ich 14, teraz jest już 32;
• nowy układ formularza i nowe używane definicje, objaśnienia, klasyfikacje i oznaczenia kodowe.

Do końca lutego 2023 r. pracodawcy będą musieli poinformować zatrudnionych, że zostaną zapisani do PPK, a także poinstruować ich o możliwości rezygnacji z takiej formy oszczędzania (dopiero po 01 marca 2023r.).

Nie są to co prawda nowe przepisy, ale warto przypomnieć, że w 2023 r. czeka nas pierwszy od początku obowiązywania ustawy automatyczny zapis do PPK. Przypomnijmy, że kolejne grupy zatrudnionych były z mocy prawa obejmowane PPK, a dopiero składając odpowiednią deklarację, można było z oszczędzania w PPK zrezygnować. Deklaracje te obowiązują jednak tylko cztery lata, po czym podmiot zatrudniający ma obowiązek rozpoczęcia odprowadzania wpłat na PPK. Jak wynika z art. 27 ust. 5 ustawy o PPK, co cztery lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację, o ponownym dokonywaniu wpłat za tego uczestnika. Dokonywanie wpłat rozpoczyna się od 1 kwietnia, chyba że uczestnik PPK ponownie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, składając podmiotowi zatrudniającemu odpowiednią deklarację. W 2023 r. mechanizm ten będzie miał zastosowanie po raz pierwszy. Do 28 lutego 2023 r. pracodawca musi więc poinformować pracowników o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK.

Wartość współczynnika urlopowego w 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu niedziel, świąt i dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, wynosi 20,83. W 2022 r. współczynnik urlopowy dla zatrudnionego na pełny etat wynosił 20,92. Nowy obowiązujący w 2023 r. współczynnik stosuje się przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, do którego pracownik nabył prawo w ciągu 2023 r., bez względu na to czy jest to urlop za bieżących rok, czy zaległy (§ 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego… (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

W stanowisku z dnia 13 grudnia 2022r. MRiPS wskazało, że „zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. W tej części należy więc przechowywać dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzającej pracę zdalną jako stałe rozwiązanie, które zastąpi przepisy tzw. specustawy covidowej dotyczące pracy zdalnej i przepisy K.p. dotyczące telepracy – miejsce przechowywania dokumentów związanych z wykonywaniem pracy w tej formie nie ulegnie zmianie. Znowelizowane jednak zostanie ww. rozporządzenie w taki sposób, że w katalogu (otwartym) dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych pracownika dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy zostaną zastąpione dokumentami dotyczącymi wykonywania pracy zdalnej”.

Biuro Informacji Głównego Inspektoratu Pracy w stanowisku z dnia 1 grudnia 2022 r. w sprawie rozliczania godzin nadliczbowych (UNP:GIP-22-70559, GIPGBI.0701.143.2022.3  uznało, że w przypadku osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy także mogą występować nadgodziny średniotygodniowe, a ponadto godziny ponadwymiarowe.

W przytoczonej interpretacji czytamy m.in. co następuje: „Przepisy prawa pracy nie posługują się pojęciem godzin nadliczbowych występujących w przestrzeniach międzydobowych. W związku z wątpliwościami odnośnie do sposobu rozliczania pracy w przestrzeniach przypadających między dwiema dobami pracowniczymi, Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 13 września 2013 r. zajął następujące stanowisko: ‘Kodeks pracy przewiduje dwie normy czasu pracy: dobową (8 godzin) i tygodniową (przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym). Skoro zatem praca wykonywana w określonych godzinach nie może być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa na dobę, bowiem nie przypada w dobie pracowniczej, a między kolejnymi dobami pracowniczymi, to powinna być ona rozliczona jako praca nadliczbowa wynikająca z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy’. W związku z przytoczonym stanowiskiem ministerstwa w przypadku wystąpienia tego typu nadgodzin należy pracownikowi wypłacić 100-proc. dodatek do normalnego wynagrodzenia. Pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy obowiązują te same normy czasu pracy, które dotyczą pracowników świadczących pracę w pełnym wymiarze (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym). Oznacza to, że pracownikowi zatrudnionemu na część etatu za pracę powyżej ustalonego wymiaru, ale niewykraczającą poza normy określone w art. 129 par. 1 k.p. nie będzie z mocy prawa przysługiwał żaden dodatek do wynagrodzenia. Ustawodawca wymaga jednak, aby strony ustaliły w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151.1 par. 1 (art. 151 par. 5 k.p.). Limit godzin ponadwymiarowych, którego przekroczenie będzie uprawniać pracownika do dodatku przysługującego za pracę w godzinach nadliczbowych, można wskazać w odniesieniu do etatu (np. praca powyżej 7/8 etatu), liczby godzin pracy w okresie rozliczeniowym, liczby godzin pracy w tygodniu i wreszcie liczby godzin pracy w ramach doby pracowniczej.  (…).Wpływ wykonywania pracy w tzw. przestrzeniach międzydobowych przez pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy na prawo do dodatku w oparciu o art. 151.1 par. 1 k.p. będzie zatem uzależniony od poczynionego przez strony zapisu w umowie. Przykładowo, jeżeli strony ustalą, że dodatek do wynagrodzenia będzie przysługiwał po przepracowaniu 7 godzin na dobę, to wykonywanie pracy w przestrzeni, której nie można zakwalifikować do żadnej doby pracowniczej, nie będzie skutkowało obowiązkiem wypłaty takiego dodatku przez pracodawcę. Jeżeli jednak strony zawrą w umowie o pracę zapis, zgodnie z którym pracownik nabędzie prawo do dodatku do wynagrodzenia po przekroczeniu określonej liczby godzin ponadwymiarowych w okresie rozliczeniowym, to nie ma powodu, aby praca wykonywana w przestrzeniach międzydobowych miała być w takim limicie nieuwzględniana. Prawo do dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach ponadwymiarowych każdorazowo zależy zatem od indywidualnych ustaleń między pracodawcą a pracownikiem i sposobu, w jaki strony określiły liczbę godzin ponadwymiarowych uprawniających do stosownego dodatku”.

Ochrona stosunku pracy nie zależy od pozytywnego ukończenia takiego szkolenia. Trwa zawsze przez 12 miesięcy, nawet w przypadku, gdy zostanie ono przez żołnierza przerwane – tak wynika ze stanowiska Ministerstwa Obrony Narodowej z dnia 30 listopada 2022r. Czytamy w nim m.in.: „Jak stanowi art. 304 ust. 2 ustawy, od dnia poinformowania pracodawcy o terminie rozpoczęcia szkolenia, o którym mowa w art. 143 ust. 2 pkt 1, do dnia jego zakończenia oraz w okresie trwania szkolenia, o którym mowa w art. 143 ust. 2 pkt 2, a także przez okres 12 miesięcy od dnia jego zakończenia, pracodawca nie może rozwiązać ani wypowiedzieć stosunku pracy z osobą odbywającą to szkolenie. Przepisy art. 303 ust. 1 i 3 stosuje się odpowiednio. W ocenie prawników Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji rzeczony okres 12 miesięcy szczególnej ochrony stosunku pracy dotyczy wszystkich przypadków zakończenia szkolenia specjalistycznego, niezależnie od tego, czy jego przyczyną było zrealizowanie programu szkolenia, przerwanie służby przez żołnierza, czy też nastąpiło z przyczyn od żołnierza niezależnych, np. zwolnienia z tej służby wskutek ustalenia przez wojskową komisję lekarską niezdolności do służby wojskowe”.

Sejm przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej i kontroli trzeźwości. W jej wyniku:

• uchylona zostanie praca zdalna na podstawie tzw. ustawy covidowej;
• przepisy dotyczące badania trzeźwości wejdą w życie w terminie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw;
• przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie po 2 miesiącach od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

Obecnie ustawa trafi do Senatu a następnie Prezydenta. Nowe przepisy przewidują następujące obowiązki i procesy (w zestawieniu poniżej wskazaliśmy główne wątki):

Kontrola trzeźwości:

1. Podstawa: pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

2. Metody badań: kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie; badanie polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo 3 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (brak możliwości wprowadzenia warunku bezwzględnej trzeźwości, mimo postulatów pracodawców w tym zakresie; zgodnie z obowiązującymi przepisami badany na obecność alkoholu jest uznawany w Polsce za trzeźwego, jeśli wynik nie przekracza 0,2 promila).

3. RODO: konieczne będzie zaktualizowanie procedur RODO, ponieważ pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania, oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku (gdy jest taka potrzeba wynikająca z celu badania) lub przez czas do zatarcia kary porządkowej (w związku z ukaraniem karą porządkową).

4. Kontrole trzeźwości: wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w regulaminie pracy.

5. Niedopuszczenie do pracy: pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy; na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (Policja).

6. Kontrola antynarkotykowa: jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu; zasady są analogiczne jak dla kontroli antyalkoholowych; szczegółowe warunki badań będą określane w rozporządzeniach wykonawczych.

Praca zdalna:

Definicja pracy zdalnej: zgodnie z nową definicją, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Praca zdalna nie obejmuje in. prac szczególnie niebezpiecznych.

Obowiązki pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany w czasie pracy zdalnej:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż koszty określone jw. a bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub poleceniu;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w Kodeksie pracy (warunki bhp, zasady ergonomii).

Pokrycie kosztów. W przypadku korzystania przez pracownika z prywatnego sprzętu, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą; ewentualnie można go zastąpić ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ekwiwalent i ryczałt nie stanowią przychodu pracownika.

Formy wprowadzenia: praca zdalna może nastąpić:

• jako uzgodnienie przy zawieraniu umowy o pracę,
• jako uzgodnienie w trakcie zatrudnienia; uzgodnienie w trakcie zatrudnienia może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej;
• na polecenie pracodawcy (w czasie pandemii, w czasie stanu nadzwyczajnego, gdy zapewnienie warunków BHP w miejscu pracy nie jest możliwe z powodu siły wyższej); warunkiem jest to, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna na wniosek uprawnionych: praca zdalna będzie możliwa również na wniosek uprawnionych pracowników, czyli:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika – małżonka albo pracownika – rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
• pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia.

Wnioski pracowników uprawnionych firmą będzie zobowiązana uwzględnić, chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takiej sytuacji o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca poinformuje pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Decyzja pracodawcy w tym zakresie będzie ostateczna.

Wdrożenie zasad pracy zdalnej: tryb wprowadzenie zasad pracy zdalnej zależy od tego, czy w firmie działają związki zawodowe:

• jeżeli w firmie działają związki zawodowe, to wprowadzenie zasad następuje → w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy; jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia;
• jeżeli w firmie nie działają Związki Zawodowe, to → pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy;
• dodatkowo można zasady określić w poleceniu pracy zdalnej lub indywidualnie uzgodnić je z pracownikiem (porozumienie stron).

Opracowanie regulaminów. W porozumieniu / regulaminie pracy zdalnej będą musiały się znaleźć takie informacje:

• określenie grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego kosztów pracy;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bhp;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Porozumienia stron: uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej w formie porozumienia zawartego pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, wymagać będzie określenia miejsca świadczenia pracy i charakteru pracy – tj. czy praca będzie wykonywana wyłącznie zdalnie, czy też hybrydowo. Ponadto w treści porozumienia należy określić środki bezpośredniego porozumiewania na odległość lub w inny sposób. Można także doprecyzować np. możliwość wykorzystywania do pracy narzędzi posiadanych przez pracownika.

Cofnięcie pracy zdalnej: pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem; podobnie, w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę; w takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku pracy zdalnej wprowadzonej porozumieniem stron, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia. W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej, informacja o warunkach zatrudnienia, którą pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi w oparciu o art. 29 § 3 k.p., będzie musiała obejmować ponadto:

1. 1. określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
   2. wskazanie osób lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej

Szkolenie BHP i ocena ryzyka. W przypadku pracy zdalnej ustalanej przy zawieraniu umowy o pracę, szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

RODO. Pracodawca będzie zobowiązany do określenia procedur ochrony danych osobowych, a także – o ile okaże się to niezbędne – przeprowadzenia instruktaży i szkoleń. Pracownik zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych i zobowiązania do ich przestrzegania jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia pracy zdalnie.

 Lista dokumentów. Lista dokumentów których opracowanie może być konieczne w związku z         wprowadzaniem pracy zdalnej obejmować będzie przede wszystkim:

•  ocenę ryzyka,
• potwierdzenie przez pracownika zapoznania się ze zaktualizowaną oceną ryzyka,
• regulamin pracy zdalnej / wzór porozumienia będącego uzgodnieniem wykonywania pracy zdalnej,
• zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia o dodatkowe informacje właściwe dla pracy zdalnej,
• wzór wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej,
• wzór polecenia pracy zdalnej oraz wzór oświadczenia o warunkach lokalowych i technicznych,
• procedura ochrony danych osobowych lub jej aktualizacja,
• informacja o zasadach ochrony danych przekazywanych pracownikowi zdalnemu oraz o przeprowadzenia instruktażu i szkoleń z tego zakresu,
• wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych i zobowiązaniu do ich przestrzegania.

Praca zdalna okazjonalna. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Do takiej pracy nie stosuje się niektórych przepisów dotyczących pracy zdanej (tryb zlecania, konieczność uzgodnień ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, uzupełnienie informacji dodatkowej, obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia sprzętu oraz wypłat ekwiwalentu lub ryczałtu, zasady bhp).

W stanowisku z dnia 15 listopada 2022r. MRiPS uznało, że w przepisy nie zawierają  regulacji, iż wymiar czasu pracy w trakcie łączenia urlopu rodzicielskiego i wydłużonej jego części musi być taki sam. W stanowisku czytamy m.in.:

„(…) zgodnie z art. 182 (1e) Kodeksu pracy pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. Natomiast w myśl art. 182 (1f) Kodeksu pracy w przypadku łączenia przez pracownika korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, wymiar urlopu rodzicielskiego ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części. Pracownik może też łączyć korzystanie z części urlopu rodzicielskiego powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy. Nie ma przy tym zastrzeżenia, że wymiar czasu pracy podczas łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą i wymiar czasu pracy podczas łączenia wydłużonego urlopu rodzicielskiego z pracą powinien być jednakowy. Pracownik może łączyć urlop rodzicielski z pracą na 1/4 etatu, a jego wydłużenie z pracą na 1/2 etatu. (…)„.

W stanowisku z dnia 26 października 2022r. MRiPS wyjaśniło, że wniosek o kopię może dotyczyć dowolnie wskazanej grupy dokumentów, np. zaświadczenia ze szkoleń odbytych przez pracownika. Powyższe stanowisko jest bardzo praktyczne, bo nie będzie utrudniało współpracy na linii pracownik – dział personalny i nie będzie wymuszało występowania o większe zbiory, gdy pracownik potrzebuje kilku konkretnych dokumentów.

Jak wyjaśniono, „zgodnie z art. 94.12 k.p. pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo uprawnionych osób, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (…). W związku z powyższym, pracownik może złożyć wniosek o wydanie dokumentacji, a pracodawca ma obowiązek ten wniosek uwzględnić. We wniosku, zdaniem MRiPS, pracownik może wskazać, że jest zainteresowany uzyskaniem kopii całości swoich akt osobowych (część A,B.C i D), lub też ich części, np. poprzez wskazanie poszczególnych dokumentów. Zatem wniosek o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej może dotyczyć także dowolnie wskazanej grupy dokumentów, np. zaświadczeń ze szkoleń”.

Od 29.11.2022 roku zmianie ulegają przepisy Rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które powszechnie jest stosowane przez pracodawców w celu ustalania należności z tytułu podróży służbowych (nowe stawki dla poszczególnych krajów – diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach).

Dodatkowo, od 01.01.2023 rozporządzenie przewiduje, że dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

❖ W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 23 marca 2022 r. (sygn.. akt I PSK 222/21) czytamy, że chociaż pracodawca może zwolnić pracownika w trybie art. 52 k.p. jeżeli ten ciężko naruszy swoje podstawowe obowiązki pracownicze, to jednak nawet jeśli podwładny naruszy jakiś podstawowy obowiązek (np. związany z usprawiedliwianiem nieobecności, tak jak to miało miejsce w przedmiotowej sprawie), nie oznacza to automatycznie, że naruszenie ma ciężki charakter tj. że pracownik działał ze złą wolą albo był rażąco niedbały – zwłaszcza gdy pracodawca wcześniej tolerował jego błędy i nie zwracał na to uwagi.

• Nie można uzasadniać dyskryminacji ze względu na orientację seksualną, powołując się na swobodę wyboru kontrahenta. Tak uznała rzecznik generalna Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Rzecznik generalna TSUE wydała opinię 8 września 2022 r. Sprawa toczy się pod sygnaturą C-356/21 i dotyczy pytania polskiego sądu o interpretację unijnej dyrektywy 2000/78/WE o równym traktowaniu w zakresie zatrudnienia i pracy. Sąd pytał, czy przepisy polskiego prawa krajowego, które pozwalają na odmowę zawarcia umowy z osobą samozatrudnioną ze względu na jej orientację seksualną, są zgodne z dyrektywą. Chodzi przede wszystkim o art. 5 pkt 3 polskiej tzw. ustawy równościowej (Ustawa z dnia 03 grudnia 2010r. o wdrożeniu niektórych przepisów UE w zakresie równego traktowania DU z 2010r. poz. 1700) , który ogranicza swobodę wyboru kontrahenta tylko ze względu na płeć, rasę, pochodzenie etniczne i narodowość.

Rzecznik generalna uznała, że polskie przepisy są niezgodne z prawem unijnym. Jej zdaniem unijna dyrektywa zabrania przedsiębiorcom uwzględniania orientacji seksualnej przy wyborze kontrahenta. W swojej opinii rzecznik generalna wskazała, że unijna dyrektywa znajduje zastosowanie zarówno do zatrudnienia pracowniczego, jak i do pracy na własny rachunek. Zdaniem rzecznik generalnej wskazane jest przyjmowanie szerokiej definicji „pracy na własny rachunek”. Definicja ta powinna obejmować każdą sytuację, w której jednostka świadczy pracę osobiście, zarabiając w ten sposób na życie.

• W wyroku z dnia 11 stycznia 2022 r. (III USK 398/21) Sąd Najwyższy odniósł się do problematyki kwalifikacji umów w przypadku gdy typ umowy jest kwestionowany (np. przez ZUS w zakresie rozstrzygnięcia składkowego). W konkretnej sprawie, ZUS wydał decyzje dotyczące kilku ubezpieczonych, w których uznał, że stosunek prawny pomiędzy nimi a płatnikiem nie był umową o dzieło. W konsekwencji ZUS uznał, że osoby te podlegały z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i nakazał opłacenie należnych składek.

Sąd wskazał, że w razie wątpliwości co do rodzaju zawartej umowy należy ustalić, cechy której z nich przeważają w treści i sposobie jej wykonywania. Dopiero wówczas, gdy umowa poddawana analizie (w swej treści, a zwłaszcza w sposobie wykonywania) wykazuje z jednakowym nasileniem cechy wspólne dla co najmniej dwóch różnych wzorców umownych, o jej typie (rodzaju) decyduje zgodny zamiar stron i cel umowy, który może (ale wcale nie musi) wyrażać się  także w nazwie umowy. Istotne (pomocne) przy kwalifikacji takiej umowy jest też uwzględnienie okoliczności towarzyszących jej zawarciu.

W przypadku gdy firma nie może prowadzić działalności (produkcyjnej, usługowej) z powodu przerw w dostawach mediów koniecznych do jej prowadzenia (energia elektryczna, gaz, itp.), powstaje pytanie o skutki takiego blackoutu w zakresie prawa pracy.

W takim przypadku, konsekwencje te to przede wszystkim:

• niezawiniona przez pracownika przejściowa niemożliwość świadczenia pracy traktowana jest jako przestój, przy czym aby taki pracownik nabył prawo do wynagrodzenia, musi pozostawać w gotowości do świadczenia pracy (w firmie, w domu pod telefonem). Pracodawca może powierzyć pracownikowi na czas przestoju inną odpowiednią pracę na podstawie art. 81 § 3 k.p., czyli zgodną lub zbliżoną do jego kwalifikacji. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego możliwość powierzenia pracownikowi innej, odpowiedniej pracy w razie przestoju, nie jest ograniczona żadnym kalendarzowym terminem, może więc trwać dłużej niż trzy miesiące w roku kalendarzowym i może towarzyszyć jej obniżenie wynagrodzenia pracownika w porównaniu z wynagrodzeniem pobieranym przez pracownika poprzednio (wyrok z 17 stycznia 1978 r., I PRN 178/77), nie niżej jednak od wynagrodzenia gwarancyjnego (wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną).

• jeżeli przerwy w dostawach będą z góry znane, pracodawca może tak ustalić czas pracy pracowników, aby w miarę możliwości uniknąć lub ograniczyć straty produkcji i koszty związane z wynagrodzeniami pracowników; możliwe jest również wydłużenie okresu rozliczeniowego i to nawet do 12 miesięcy w celu zapewnienia większej elastyczności w organizacji pracy.

• zmiana organizacji czasu pracy może wymagać zmiany grafików; kodeks pracy nie przewiduje możliwości zmiany grafiku, to dopuszczalność jego zmiany „w nadzwyczajnych przypadkach” jest akceptowana przez PIP o ile jest przewidziana w Regulaminie Pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika); jeżeli zatem Regulamin nie przewiduje takich przypadków jak przerwy w dostawie energii, warto uzupełnić go na wypadek takiego scenariusza.

Zgodnie z projektowana treścią zmienionego art. 229 kodeksu pracy, lekarz medycyny pracy będzie mógł skierować na dodatkową diagnostykę osobę, która przyszła na wstępne, okresowe lub kontrolne badanie pracownicze.

Dodatkowe badania mają być dobrowolne. Wszystko wskazuje także na to, że będą też mogły odbywać się w godzinach pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Badania profilaktyczne mogą dotyczyć najczęściej występujących w Polsce chorób, którym łatwiej przeciwdziałać przy wczesnej diagnozie, takich jak nowotwory, cukrzyca, choroby układu krążenia

GIP w stanowisku z dnia 07 października 2022r. (znak: GIP-GBI.0701.116.2022.3)  wyjaśnił, że „(…) jeżeli w ramach badań profilaktycznych lekarz medycyny pracy skierował pracownika na badania specjalistyczne lub odesłał pracownika do lekarza leczącego w celu uzyskania zaświadczenia o zakończeniu leczenia (dotyczy badań kontrolnych…), to za czas nieobecności w pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. (…)„.

Oznacza to, że  pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia za cały okres wykonywania badań okresowych/kontrolnych, w tym oczekiwania na badania specjalistyczne lub inne wymagane przez lekarza medycyny pracy, obliczonego na zasadach określonych w  § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… – Dz. U. z 2017 r. poz. 927.

Niedziela na potrzeby przepisów o czasie pracy została zdefiniowana w art. 1519 par. 2 ustawy z 26 czerwca1974 r. – Kodeks pracy z 2022 r. poz. 1700. Zgodnie z tym przepisem za pracę w niedzielę i święto w przypadkach, o których mowa w art. k.p., uważa się pracę wykonywaną pomiędzy godz. 6 w tym dniu a godz. 6 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.

MRiPS w stanowisku z dnia 08 lipca 2022r. w sprawie definicji niedzieli w przepisach o czasie pracy  doprecyzowało, że różne godziny niedzieli muszą spełniać jedną regułę, a mianowicie początek niedzieli musi przypadać kalendarzowo w tym dniu, a więc granicą, do której można się cofnąć jest godz. 0.00 wyznaczająca kalendarzowo początek niedzieli. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przykładowo zanegowało więc wprost możliwość ustalenia niedzieli od godz. 22 w sobotę do godz. 22 w niedzielę.

Pogląd  taki poparł GIP w stanowisku z dnia 28 lipca 2022r. w sprawie pracy w niedzielę wskazując, że „w przepisie ustawodawca wskazał, że pracodawca może ustalić inną godzinę rozpoczęcia pracy w niedzielę, nie zaś inny dzień (sobota)”.

Główny Inspektorat Pracy wskazał przy tym, że błędna  definicja niedzieli może w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy będzie skutkować skierowaniem do pracodawcy wystąpienia, aby zweryfikował rozumienie niedzieli. Sam fakt takiej definicji doby niedzielnej nie pociąga za sobą odpowiedzialności wykroczeniowej, ale ta może mieć miejsce wtedy, gdy nieprawidłowa definicja niedzieli pozbawi pracownika dodatków za nadgodziny w zamian za pracę w niedzielę czy spowoduje ich zaniżenie.

Okres obowiązywania obostrzeń (ograniczeń, nakazów i zakazów, w tym obowiązek noszenia maseczek w szpitalach i aptekach i innych placówkach służby zdrowia) związanych z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego będzie przedłużony z 31.10.2022 do 31.12.2022.

Jednym z warunków wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej w przypadku pracodawców u których nie działają związki zawodowe, będzie uprzednie skonsultowanie tegoż regulaminu z przedstawicielami pracowników. Chociaż alternatywą dla regulaminu jest zawieranie indywidualnych porozumień w tym względzie z pracownikami, to jednak rozwiązanie to w przypadku ich znacznej liczby może okazać się trudne w realizacji i w zarządzaniu.

Zgodnie z projektowanym przepisem, „jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.” Konsultacja ta będzie zatem warunkiem uznania legalności wprowadzenia regulaminu i wynikających z niego świadczeń (np. ryczałtów), co może być np. przedmiotem kontroli PIP lub organów podatkowych.

Z przepisu tego wynika kilka obowiązków, jakie ciążyć będą na pracodawcy. Po pierwsze, konieczne będzie wyłonienie przynajmniej dwóch przedstawicieli pracowników. Po drugie, ich wyłonienie musi nastąpić w sposób przyjęty w firmie; mogą to być wybory, choć w mniejszych organizacjach mogą to być również oświadczenia o chęci podjęcia się pełnienia tej funkcji przez kilku pracowników przy jednoczesnym oświadczeniu o braku chęci do zaangażowania się złożonych przez pozostałych.

Oznacza to, że przed rozpoczęciem prac nad wdrożeniem regulaminu pracy zdalnej pracodawca powinien upewnić się, czy firma dysponuje przedstawicielami pracowników, którzy mogliby przeprowadzić proces konsultacji treści nowego dokumentu w imieniu pozostałych zatrudnionych; bez takiej reprezentacji, wprowadzenie regulaminu nie będzie możliwe i pracodawcy pozostanie jedynie opcja zawierania indywidualnych porozumień z pracownikami świadczącymi pracę zdalną.

Dotychczas funkcjonujące u pracodawców dokumenty regulujące pracę zdalną (zarządzenia, ogłoszenia, obwieszczenia, a nawet odpowiednie zapisy w regulaminach pracy) ale wprowadzone w innym trybie (bez konsultacji z przedstawicielami pracowników) utracą w tej sytuacji podstawę do swego funkcjonowania i będą musiały być zastąpione nowymi dokumentami, wprowadzonymi zgodnie ze znowelizowanymi przepisami. Wyjątek dotyczyć będzie regulacji dotyczących telepracy wprowadzonej na mocy przepisów kodeksu pracy – w tym przypadku wolno je będzie stosować jeszcze przez sześć miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji.

Zgodnie z projektowana treścią art. 67³¹ § 9 kodeksu pracy, w razie wypadku przy pracy zdalnej pracodawca będzie miał takie same obowiązki, jak wobec pracownika stacjonarnego. Będzie więc zobowiązany przestrzegać zapisów art. 234 k.p. oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (DzU nr 105, poz. 870).

Mimo że zdarzenie nastąpi w czasie pracy zdalnej, pracodawca zobowiązany będzie podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie oraz ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyny wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom.

Pracodawca będzie również prowadzić postępowanie wypadkowe, z ta jednak różnicą, że zamiast oględzin miejsca zdarzenia na terenie firmy, oględzinom poddane zostanie pomieszczenie w którym wykonywana jest praca zdalna, zaś pracownik powinien to pomieszczeń do oględzin udostępnić. Zgodnie z projektem, oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Oględziny dotyczą zarówno mieszkania pracownika jak i każdego innego miejsca z którego pracownik świadczy pracę zdalną (np. hotel). Zespół powypadkowy może jednak odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości. Oznacza to, że w niektórych (prostszych) przypadkach zespół wypadkowy może poprzestać np. na oględzinach zdjęć z miejsca zdarzenia lub okazaniu tego miejsca na wideokonferencji; jednak w sprawach bardziej skomplikowanych kluczowe będzie przeprowadzenie bezpośrednich oględzin, bez środków porozumienia się na odległość.

Zgodnie z komunikatem PIP wydanym w odpowiedzi na zapytanie DGP, „w związku z rozszerzeniem zakresu działania Państwowej Inspekcji Pracy o ściganie wykroczenia z art. 108 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (art. 10 ust. 1 pkt 14b ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy), w roku 2023 przedmiotem kontroli będzie również objęta dodatkowo kwestia nakłaniania osoby zatrudnionej lub uczestnika Pracowniczych Planów Kapitałowych do rezygnacji z oszczędzania w Pracowniczych Planów Kapitałowych.”

Zgodnie z art. 108 ustawy o PPK ten, kto jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

W dniu 04.11.2022 roku odbyło się kolejne posiedzenie Podkomisji stałej do spraw nowelizacji Kodeksu pracy oraz Kodeksu postępowania administracyjnego; prace nad nowelizacją w zakresie pracy zdalnej praktycznie dobiegły końca.

W przyjętym projekcie nie uległy zmianie ogólne przepisy dotyczące zasad ustalania ryczałtu rekompensującego koszty wykonywania pracy zdalnej przez pracownika; nadal to na pracodawcy spoczywać będzie ciężar ustalenia z pracownikiem wysokości tej kwoty, mimo postulatów organizacji pracodawców, aby Rząd określił w przepisach konkretne kwoty (na wzór zasad obowiązujących chociażby przy podróżach służbowych). Intencją wnioskodawców było ustalenie tej kwoty „odgórnie” aby uniknąć ryzyka związanego z kontrolami ze strony US i ZUS kwot ustalanych przez pracodawców, ponieważ kwoty te nie będą stanowić przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT. Wadliwe uregulowanie zasad zwrotu tych kwot będzie zatem wiązało się z ryzykiem przekwalifikowania części z nich jako stanowiących podstawę wymiaru podatku oraz wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Pojawiły się natomiast propozycje zmian w zakresie zasad sporządzania oceny ryzyka. Zgodnie z dotychczasowym projektem nowelizacji, dopuszczalne było pewne uproszczenie w zakresie przygotowywania takiej oceny; wg projektowanego przepisu „pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej”. Tymczasem PIP zawnioskował o zmianę tego zapisu w tym kierunku, aby usunąć z niego sformułowanie „uniwersalną” co będzie skutkować koniecznością wykonywania ocen ryzyka osobno dla każdego stanowiska pracy. Przyjęcie takiej wersji skutkować może – w ocenie niektórych komentatorów – koniecznością sprawdzania przez pracodawcę warunków do wykonywania pracy zdalnej w domu każdego pracownika wykonującego taką pracę.

Trwają prace organów UE nad projektem Rozporządzenia ustanawiającego zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji („Akt w sprawie sztucznej inteligencji”). Zgodnie z motywem 36 tego projektu, „systemy sztucznej inteligencji wykorzystywane w obszarze zatrudnienia, zarządzania pracownikami i dostępu do samozatrudnienia, w szczególności do rekrutacji i wyboru kandydatów, do podejmowania decyzji o awansie i rozwiązaniu stosunku pracy oraz do przydzielania zadań, monitorowania lub oceny osób pozostających w umownych stosunkach pracy, należy również klasyfikować jako systemy wysokiego ryzyka”.

Oznacza to, ze firma korzystająca z takich systemów będzie musiała wdrożyć odpowiedni system zarządzania ryzykiem związanym z korzystaniem z takich systemów. Obejmuje on m.in. następujące etapy:

• identyfikację i analizę znanego i dającego się przewidzieć ryzyka związanego z każdym systemem sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka;

• oszacowanie i ocenę ryzyka, jakie może wystąpić podczas wykorzystywania systemu sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka zgodnie z jego przeznaczeniem i w warunkach dającego się racjonalnie przewidzieć niewłaściwego wykorzystania;

• przyjęcie odpowiednich środków zarządzania ryzykiem.

Opublikowano projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnych aut, motocykli i motorowerów.

Proponowane stawki to:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł (obecnie 0,5214 zł),
• dla samochodu osobowego pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,038 zł (obecnie 0,8358 zł);
• dla motocykla – 0,69 zł (obecnie 0,2302 zł);
• dla motoroweru – 0,42 zł (obecnie 0,1382 zł).

Rozpoczęły się negocjacje między Europejską Konfederacją Związków Zawodowych a Business Europe, czyli Konfederacją Europejskiego Biznesu, których celem jest opracowanie nowych przepisów gwarantujących pracownikom prawo do bycia offline po godzinach pracy. W przypadku pozytywnego zakończenia negocjacji, opracowane regulacje staną się projektem dyrektywy jaka zostanie przedłożona do przejęcia przez właściwe organy EU. Zgodnie z przepisami, czas na prowadzenie takich negocjacji to 9 miesięcy, chyba że partnerzy społeczni zdecydują o jego przedłużeniu.

Prawo do odłączenia się zatrudnionych od pracy po godzinach ma dotyczyć nie tylko zatrudnionych wykonujących prace w formule zdalnej, lecz także tych świadczących pracę stacjonarnie, którzy korzystają ze służbowego e-maila i telefonu. Chodzi o to, by taki pracownik miał zagwarantowane prawo do odłączenia się od wiadomości, pytań i zamówień napływających takimi kanałami.

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt Ustawy o aktywności zawodowej (numer projektu UD399). Zgodnie z propozycjami ustawodawcy, firmy będą mogły uzyskać fundusze finansowe na utworzenie stanowiska pracy zdalnej.

Warunkiem wsparcia będzie  miejsce zamieszkania i wykonywania obowiązków zawodowych przez zatrudnionego, które musi być na terenie zagrożonym marginalizacją.

Zgodnie z projektem, górną granicą dofinansowania będzie dwukrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Grupy pracowników, które miałyby być objęcie projektem, są:

• osoby do 30 roku życia,
• osoby do 40 roku życia które wychowują małoletnie dzieci,
• osoby sprawujące opiekę nad osobami zależnymi.

Inne zmiany proponowane tym projektem to m.in. przepisy dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego; projekt zakłada wprowadzenie ubezpieczenia zdrowotnego dla osoby nie mającej innego tytułu do tego ubezpieczenia. Rozwiązanie to ma na celu umożliwienie uzyskania uprawnień do świadczeń zdrowotnych przez osoby nieaktywne zawodowo i niezarejestrowane w urzędzie pracy (osoby bezrobotne) bez konieczności rejestracji w Urzędach Pracy.

• Trybunale Sprawiedliwości UE w Luksemburgu w sprawie C-344/20 orzekł, że regulamin pracy, zakazujący noszenia widocznych symboli religijnych, światopoglądowych lub duchowych, nie jest przejawem dyskryminacji bezpośredniej, jeśli jest stosowany w sposób ogólny i bez rozróżnienia wobec ogółu pracowników.

W rozpatrywanej sprawie, kandydatka do pracy nie została do niej przyjęta ponieważ nie zadeklarowała, że będzie przestrzegać zakazu noszenia nakryć głowy zgodnie z polityka obowiązującą w firmie.

Zgodnie z orzeczeniem trybunału, postanowienie regulaminu pracy, które zakazuje pracownikom wyrażania poprzez wypowiedzi, ubiór lub w inny sposób, swoich przekonań religijnych, światopoglądowych lub politycznych, bez względu na ich charakter, nie stanowi przejawu bezpośredniej dyskryminacji „ze względu na religię lub przekonania” względem pracowników, którzy pragną korzystać z wolności religii i sumienia poprzez widoczne noszenie symbolu lub stroju wynikającego z nakazów religijnych, jeśli to postanowienie jest stosowane w sposób ogólny i bez rozróżnienia, nie wprowadza odmiennego traktowania ze względu na kryterium nierozerwalnie związane z religią lub przekonaniami. Z drugiej strony, wewnętrzna regulacja może być przejawem nierównego traktowania pośrednio opartego na religii lub przekonaniach, jeśli pozornie neutralny obowiązek w rzeczywistości stawia osoby wyznające określoną religię lub mające określone przekonania w niekorzystnej sytuacji.

• NSA w wyroku z dnia 27.09.2022 roku, sygn. akt II FSK 49/20, potwierdził, że wydatki firmy na procedury legalizacji pracy i pobytu pracowników obcokrajowców, nie stanowią przychodu tych pracowników.

Wydatki o których mowa to zwykle koszty pozwolenia na pracę, tłumaczenia niezbędnych dokumentów na język polski, koszty karty stałego pobytu czy wiz pracowniczych. Ponieważ zwykle koszty te są ponoszone poprzez pracodawców zamierzających pozyskać nowego pracownika, to znaczy,  że są ponoszone w ich interesie, pomimo tego, ze od strony proceduralnej strona postepowań jest pracownik.

Sąd Administracyjny zanegował stanowisko organów skarbowych wychodzących z założenia że jest to przychód pracownika i potwierdził ostatecznie, że wydatki takie są ponoszone w interesie firmy, a zatem nie są przychodem pracownika i nie powinny być doliczane przez firmę jako płatnika do wynagrodzenia pracownika.

Rząd przyjął rozporządzenie przedłużające do dnia 31 października 2022 r. obowiązywanie aktualnych ograniczeń, nakazów i zakazów związanych ze stanem zagrożenia epidemicznego (m. in. obowiązek zakrywania, przy pomocy maseczki, ust i nosa w budynkach, w których jest prowadzona działalność lecznicza, oraz w aptekach).

Do krajowego porządku prawnego nadal nie zostały implementowane dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE):

• 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17); termin upłynął 17 grudnia 2021,
• 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE L 186 z 11.07.2019, str. 105); termin upłynął 1 sierpnia 2022 oraz
• 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE L 188 z 12.07.2019, str. 79); termin upłynął 2 sierpnia 2022

Prace legislacyjne są na następującym etapie:

• nie wpłynął jeszcze do Sejmu projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa Unii; jest on dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) – nr z wykazu UC101 i pozostaje na etapie opiniowania. Obecnie stosowanie zasad ochrony sygnalistów należy więc opierać na dyrektywie, co nie pozostaje bez znaczenia dla ich egzekwowania.
• projekt nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzający zmiany wynikające z dwóch pozostałych dyrektyw również nie wpłynął jeszcze do Sejmu – znajduje się na stronie RCL (nr z wykazu UC118).

Obok ustaw wdrażających wymienione dyrektywy od dłuższego już czasu trwają prace nad wprowadzeniem do Kodeksu pracy regulacji związanych z pracą zdalną oraz kontrolą trzeźwości pracowników. Są one najbardziej zaawansowane, tzn. ustawa zmieniająca Kodeks pracy w tym zakresie (druk nr 2335, dostępny na stronie internetowej www.sejm.gov.pl), po pierwszym czytaniu, jest opiniowana przez Komisję Nadzwyczajną do spraw zmian w kodyfikacjach.

Opublikowane zostało Rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r.

Od 1 stycznia 2023 r. minimalne wynagrodzenie za pracę będzie wynosiło 3490 zł, a minimalna stawka godzinowa – 22,80 zł.

Natomiast od 1 lipca 2023 r. minimalne wynagrodzenie wyniesie 3600 zł, a minimalna stawka godzinowa – 23,50 zł.

Zmiany wejdą w życie 01.01.2023.

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt zmian w Rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy czyszczeniu powierzchni, malowaniu natryskowym, napylaniu i natryskiwaniu cieplnym.

Opracowanie projektowanego aktu wynika z konieczności dostosowania jego przepisów do postępu technicznego w procesach czyszczenia powierzchni, malowania natryskowego, napylania i natryskiwania cieplnego, jak również uaktualnienia powołanych w jego treści aktów prawnych.

Projekt jest na etapie uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych.

Choć Dyrektywa 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej wbrew obowiązkowi z niej wynikającemu nie została w Polsce wdrożona w terminie do 01.08.2022, to jednak po wejściu w życie wymaganych nią zmian pracownicy delegowani będą uzyskiwać od pracodawców dodatkowy pakiet informacji.

Zgodnie z projektowanym art. 29¹ § 2 k.p. przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego na obszarze państwa UE lub państwa nie będącego członkiem Unii na okres przekraczający cztery kolejne tygodnie pracodawca będzie zobowiązany przekazać pracownikowi, niezależnie od informacji wskazanych w art. 29 par. 3, informacje w postaci papierowej lub elektronicznej o:

• państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe za granicą mają być wykonywane;
• przewidywanym czasie trwania tej pracy lub zadania służbowego;
• walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego za granicą;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego za granicą w przypadku, gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, chyba że wynika to z umowy o pracę;
• zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
• warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Planowane są także zmiany w ustawie o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Oprócz informacji wskazanych powyżej, pracodawca będzie informować pracowników o:

• wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został delegowany;
• dodatku z tytułu delegowania lub regulacjach dotyczących zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, w przypadku gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, postanowień regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych, lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową;
• linku do oficjalnej strony internetowej, prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych.

Planowane zmiany w przepisach uznają za wykroczenie sytuację, w której pracodawca nie informuje pracownika w terminie o powyższych warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepis dotyczący informowania o warunkach zatrudnienia.

W najbliższym czasie w Sejmie mają ponownie ruszyć prace nad nowelizację Kodeksu pracy obejmującą m.in. pracę zdalną.

Zgodnie z projektowanymi przepisami, wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przez te koszty rozumie się koszty instalacji i serwisu narzędzi pracy, koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ponieważ ryczał nie będzie traktowany jako przychód w rozumieniu ustawy o PIT, jego wysokość a tym samym sposób ustalenia będzie podlegał kontroli podatkowej.

Tym samym, ustalając jego wysokość, pracodawca powinien rozważyć:

1. normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych,
2. okoliczność, czy pracownik będzie świadczył pracę zdalną stale czy w formule hybrydowej (ustalanie ryczałtu w stawce miesięcznej lub dziennej),
3. okoliczność, w jakim regionie będzie przebywać pracownik świadczący pracę zdalną, z uwagi na różnice w cenach usług telekomunikacyjnych w różnych regionach Polski,
4. okoliczność, czy pracownik będzie korzystał z przesyłu danych za pomocą własnego łącza internetowego, czy za pośrednictwem firmowego telefonu komórkowego z przęsłem danych, finansowanego i tak przez pracodawcę; w takim przypadku ryczałt obejmować powinien jedynie koszt energii elektrycznej.

Zgodnie z opublikowanymi przez DGP w dniu 21.09.2022 danymi statystycznymi, co czwarty pracodawca skontrolowany przez Straż Graniczną (SG) zatrudnia cudzoziemców niezgodnie z prawem. Co dziesiąty obcokrajowiec pracuje nielegalnie. Tak wynika z kontroli Straży Granicznej przeprowadzonych w 2021 r. Podobnie kształtują się wyniki kontroli Państwowej Inspekcji Pracy za ubiegły rok, która ujawnia coraz więcej przypadków nielegalnego zatrudniania obywateli państw trzecich.

W roku 2021 Straż Graniczna przeprowadziła 2,2 tys. kontroli legalności zatrudniania cudzoziemców, w związku z czym wobec 683 podmiotów skierowano do sądu wniosek o ukaranie za naruszenie przepisów. Kontrole SG objęły 91,6 tys. cudzoziemców, aż 9,8 tys. z nich wykonywało pracę nielegalnie. Nieprawidłowości potwierdzają także dane Państwowej Inspekcji Pracy. Ze sprawozdania z działalności PIP w 2021 r. wynika, że powierzenie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy stwierdzono w 22,8% przypadków. Ponadto w zeszłym roku inspekcja ujawniła powierzenie nielegalnej pracy 4,9 tys. cudzoziemców z 39 państw, co stanowi 16,8 proc. objętych kontrolą.

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 26 sierpnia 2022 r., stan zagrożenia epidemicznego i związane z nim obostrzenia (m.in. obowiązek zakrywania ust i nosa za pomocą maseczki w budynkach, w których prowadzona jest działalność lecznicza, oraz w aptekach) został przedłużony do 30.09.2022 roku.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 19 lipca 2022 r. (DzU z 29 lipca 2022 r., poz. 1606), w związku z niskim ryzykiem transmisji COVID19, zespoły orzekające w sprawach dotyczących niepełnosprawności, wznowią wezwania do osobistego stawiennictwa osób zainteresowanych. Powrót do dawnej procedury będzie miał zastosowanie do wszystkich wniosków składanych po 13.09.2022 roku

Rząd planuje podwyżki pensji minimalnych od 2023 roku, zgodnie z projektem (przepisy nie zostały jeszcze uchwalone), minimalne wynagrodzenie za pracę w 2023 roku wyniesie:

• od 01.01.2023 r. – 3490 zł tj. o 480 zł więcej niż w 2022 r.;
• od 01.07.2023 r. – 3600 zł.

Minimalna stawka godzinowa w 2023 roku będzie natomiast wynosić:

• od 01.01.2023 r. – 22,80 zł tj. o 3,10 zł więcej niż w 2022 r.;
• od 01.07.2023 r. – 23,50 zł.

W Sejmie ruszyły ponownie prace nad nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie m.in. wprowadzenia na stałe pracy zdalnej. O postępach będziemy informować na bieżąco w miarę dostępności informacji w tym zakresie.

Sejmowa Komisja Cyfryzacji, Innowacyjności i Nowoczesnych Technologii opracowała projekt przepisu dającego związkom zawodowym dodatkowe prawo w zakresie żądania od pracodawcy określonych informacji.

W ramach opracowanego zapisu, pracodawca miałby – oprócz dotychczas przedkładanych informacji w zakresie m.in. warunków pracy i wynagradzania, działalności i sytuacji ekonomicznej firmy, itp. – przedkładać również informacje dotyczące parametrów, zasad i instrukcji, na których opierają się algorytmy lub systemy sztucznej inteligencji, które mają wpływ na podejmowanie decyzji, a które mogą mieć wpływ na warunki pracy i płacy, dostęp do zatrudnienia i jego utrzymanie, w tym profilowanie.

Nie wiadomo, czy proponowany zapis zostanie przekazany do dalszych prac w parlamencie, natomiast wskazuje on na tendencję do rozszerzania i aktualizacji uprawnień związków zawodowych.

• Opublikowane niedawno orzeczenie Sądu Rejonowego w Toruniu w sprawie wynagrodzenia za nadgodziny (wyrok z dnia 7czerwca 2022 r., sygn. akt IV P 73/20) pracownika pełniącego funkcje kierownicze potwierdziło zasadę, że managerowi wynagrodzenie wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje jedynie wtedy, gdy samodzielnie organizuje sobie pracę i nie wykonuje obowiązków ani pracy takiej, jak jego podwładni.

W przeciwnym razie, takie dodatkowe świadczenia są należne.

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu, które potwierdza w tym zakresie dotychczasowe linie orzecznicze, kierowników nie można pozbawić prawa do wynagrodzenia wówczas, gdy wskutek niezależnej od nich, wadliwej organizacji pracy są zmuszeni do systematycznego przekraczania normalnego czasu pracy.

• Sąd Apelacyjny w Poznaniu w jednym ze swoich orzeczeń (wyrok z dnia 6 lipca 2021 r., III AUa 924/19) zajął się kwestią świadczeń wypłacanych w ramach ZFŚS w kontekście ich zróżnicowania dla realizacji celu socjalnego (dopasowania wysokości świadczeń do sytuacji beneficjentów). ZUS zakwestionował świadczenia przyznawane przez pracodawcę, gdyż ich zróżnicowanie w zależności od grup dochodowych wynosiło jedynie 10 zł; różnicę taką ZUS uznał za niewystarczającą i pozorną, przyjmując niejako, że świadczenia wypłacane są „po równo”.

Tymczasem Sąd Apelacyjny nie zgodził się z taką wykładnią i uznał, że przepisy pozostawiają pracodawcy wolność określenia kryteriów socjalnych i stosowanych procedur. Sąd argumentował dalej, że podstawą zarzutu nierealizowania celu socjalnego zgodnie z wypracowanym w dotychczasowym orzecznictwie stanowiskiem powinna być indywidualna ocena, a ZUS musi wykazać, że świadczenia stanowiły ukrytą formę przychodu (wynagrodzenia). Z uzasadnienia wyroku wynika również, że ta ocena organu nie może być dowolna i nie może odwoływać się do niezdefiniowanych ustawowo kryteriów (czyli innymi słowy, skoro ustawa nie wprowadza określnych wymogów, to ZUS nie może ich samodzielnie wprowadzać). Konieczna jest weryfikacja rzeczywistego celu, jaki realizowało dane świadczenie.

Podsumowując, Sąd uznał że nawet niewielkie różnice (w sprawie: 10 zł) w przyznawanych świadczeniach nie przekreśla ich funkcji w ramach ZFŚS, o ile tylko pracodawca faktycznie przyznaje je zgodnie z regułą rozważenia i sprawdzenia sytuacji socjalnej pracowników, a nie w celu wypłaty „ukrytego” wynagrodzenia.

• W postanowieniu z 27 stycznia 2022 r. w sprawie II PSK 199/21 Sąd Najwyższy odświeżył spojrzenie na zasady ustalania wynagradzania dla pracowników pracujących na takich samych stanowiskach.

Sąd wskazał, że przy ocenie, czy pracownicy wykonują jednakową pracę, bierze się pod uwagę stanowisko pracy, które zajmują, ale nie jest to jedyne i wyłączne kryterium porównawcze. Nawet jeśli dwóch pracowników jest zatrudnionych na tym samym stanowisku (np. operator produkcji), nie oznacza to automatycznie, że ich praca jest jednakowa i powinni zarabiać tyle samo. Jest szereg dodatkowych kryteriów i okoliczności, które mogą decydować o tym, że jeden z nich zarabia więcej, a drugi mniej. Zdaniem Sądu, pracowników wykonujących rodzajowo podobne czynności (tzw. prace tożsame) może różnić ilość i jakość świadczonej pracy. Te odmienności mogą wynikać m.in. z obiektywnych i biznesowych różnic pomiędzy zakładami pracy, w których każdy z nich pracuje

Jakiś czas temu wspominaliśmy, że w planach prac legislacyjnych Rządu znajduje się wzmianka o planowanych wzrostach stawek za tzw. kilometrówkę za używanie przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych.

Zgodnie jednak z ostatnimi informacjami DGP, Rząd podjął decyzję o odłożeniu tej nowelizacji w czasie do uchwalenia zmian w ustawie o transporcie drogowym. Oznacza to, że waloryzacja tych stawek nie będzie dokonana w najbliższej przyszłości.

Od 01.01.2023 wprowadzona zostanie podwyżka diet w delegacji na terenie kraju do 45 zł (o 7 zł więcej niż w dniu dzisiejszym). Również stawki diet i limitów za nocleg w podróży zagranicznej zostaną w większości przypadków zwaloryzowane.

Począwszy od 01.09.2022 obniżeniu podlegają limity wynagrodzenia, które mogą „dorobić” osoby pobierające świadczenia ZUS. Zgodnie z nowymi stawkami, jeżeli osoba taka zarobi ponad 70% przeciętnego wynagrodzenia – czyli 4309,40 zł, to zostanie im zmniejszona emerytura lub renta. Dodatkowo, gdy kwota zarobków przekroczy 130% przeciętnego wynagrodzenia – czyli 8003,20 zł, to nastąpi zawieszenie świadczenia. Zasada jest również taka, że limity te nie dotyczą emerytów  którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny. Kolejna, kwartalna aktualizacja wskaźników, nastąpi od 01.12.2022.

• Rzecznik generalny Trybunału Sprawiedliwości UE (z 14 lipca 2022 r.) w stanowisku z dnia 14 lipca 2022r. (sprawa C-392/21) uznał, że jeśli z badania wzroku wynika, iż zatrudniony przy monitorze ekranowym musi korzystać ze specjalnych akcesoriów korekcyjnych – a nie tylko tych zwykłych – to pracodawca powinien zrekompensować ich koszt (jeśli służą poprawie na potrzeby wykonywania pracy). Co istotne, prawo do takich specjalnych akcesoriów – zdaniem rzecznik – nie zależy od tego, czy praca bez nich nie byłaby możliwa (w domyśle wystarczy, że ułatwią one zatrudnionemu wykonywanie obowiązków, ograniczą pogarszanie się wzroku itp.). Przeciwna interpretacja byłaby niezgodna z prewencyjnym celem dyrektywy (ochrona zdrowia pracowników). Z tych samych powodów nieracjonalne byłoby wymaganie, aby prawo do specjalnych akcesoriów przysługiwało tylko wówczas, gdy uszkodzenie wzroku byłoby spowodowane pracą przy ekranie (w domyśle wyłącznie z tej przyczyny).

Uwaga: Wyrok i dokonana w opinii interpretacja w praktyce będą mieć znaczenie także dla polskich pracowników, bo krajowe przepisy w omawianym względzie są ogólne. Wskazują jedynie, że pracodawca jest obowiązany zapewnić okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

• W wyroku z dnia 7 lipca 2022 r, (sprawy połączone C 257/21 i C 258/21) Trybunał Sprawiedliwości UE uznał, że w układzie zbiorowym można przewidzieć np. wyższy dodatek dla osób, które pracują nocą nieregularnie (jeśli jest to obiektywnie uzasadnione). Przepisy unijne nie są w tym względzie przeszkodą. Dodatek za pracę w porze nocnej nie jest bowiem objęty zakresem stosowania dyrektywy 2003/88 dotyczącej czasu pracy (nie może zostać uznany za przejaw stosowania prawa Unii w rozumieniu Karty praw podstawowych).

TSUE podkreślił, że ogranicza się ona do uregulowania niektórych aspektów organizacji czasu pracy w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (wyjątkiem jest jedynie zagwarantowanie corocznego płatnego urlopu). Tym samym nie ma ona zasadniczo zastosowania do wynagrodzenia zatrudnionych (co potwierdzono m.in. w wyroku trybunału z 9 marca 2021 r., sprawa C 344/19).

• W wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 2 czerwca 2022 r. w sprawie C-587/20 HK/Danmark i HK/ Privat czytamy, że ustalenie granicy wieku do zajmowania określonego stanowiska lub do awansu jest przejawem dyskryminacji w zatrudnieniu. Pracodawca nie może wprowadzać tego rodzaju ograniczeń, gdyż zgodnie z zasadą równego traktowania nie można ustanawiać ograniczeń dyskryminujących kandydata lub pracownika ze względu na wiek. Ustalenie kryterium wieku stanowi ograniczenie w dostępie do zatrudnienia, a także ma negatywny wpływa na przebieg procesu rekrutacji lub awansu. Trybunał pokreślił także, że ustalenie takiego ograniczenia nie może być uzasadnione szczególnym charakterem stanowiska lub sposobem wyboru na nie.

Uwaga: wyrok Trybunału potwierdza, że pracodawca nie może używać wieku jako kryterium przy ustalaniu, kto może zajmować określone stanowisko lub kto może awansować. Nawet szczególny charakter danego stanowiska lub sposób obsadzania danej roli (np. wybory) nie usprawiedliwiają stosowania ograniczeń wiekowych. Polskie przepisy mówią wprost, że pracodawca musi równo traktować pracowników w zakresie m.in. nawiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia oraz awansu w szczególności bez względu na kryterium wieku.

• Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 04 sierpnia 2022r. uznał (sygn. akt II SA/Wa 542/22), że pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe po zakończonym naborze z uwagi na ewentualne roszczenia z tytułu dyskryminacji. Tym samym podważył niekorzystną dla firm wykładnię Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

UODO opierał się na swojej interpretacji przepisów przedstawionej w październiku 2018 r. („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”). Zgodnie z nią pracodawcy powinni usuwać informacje o kandydatach niezwłocznie po zakończeniu naboru, chyba że np. aplikujący wyraził zgodę na ich przetwarzanie w celu wzięcia udziału w kolejnych, przyszłych rekrutacjach. Warszawski WSA nie podzielił tego stanowiska. Uznał, że przechowywanie takich danych jest uzasadnione interesem pracodawców i uczestników naboru, bo w razie zarzutów dyskryminacji są one niezbędne do porównania sytuacji kandydatów i zweryfikowania, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (z uwagi np. na płeć lub wiek).

Zgodnie z postanowieniami ustawy o PPK, ważność deklaracji pracownika o rezygnacji z PPK wygasa ostatniego dnia lutego roku, w którym obowiązuje automatyczny zapis do PPK; w przypadku najbliższego „autozapisu” jest to dzień 28 lutego 2023 r.

W związku z tym, pracodawcy powinni:

• poinformować pracowników którzy zrezygnowali z PPK o zbliżającym się wygaśnięciu ważność ich oświadczenia i wznowieniu „autozapisu”; informacja powinna być przekazana do końca lutego roku, w którym obowiązuje „autozapis”, przy czym osoby 55+ powinny być poinformowane o tym, że objęcie ich „autozapisem” będzie możliwe tylko wówczas, gdy do końca lutego złożą w firmie odpowiedni wniosek;

• w braku przeciwnej deklaracji od pracowników, wznowić wpłaty do PPK za wszystkich uczestników PPK, również dla tych, którzy wcześniej złożyli deklaracje o rezygnacji z PPK oraz

• „zapisać do PPK” osoby, które deklaracje o rezygnacji z PPK złożyły jeszcze przed zawarciem w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, a następnie dokonywać wpłat za te osoby.

Obowiązek zapisania do PPK i dokonywania związanych z tym rozliczeń ten nie istnieje w przypadku gdy uczestnicy PPK lub osoby zatrudnione złożą wcześniej kolejną deklarację o rezygnacji z PPK. Deklaracja taki wywołuje skutek z chwilą jej złożenia; oznacza to, że firma zaprzestaje naliczania, pobierania i przekazywania do PPK wpłat z chwilą otrzymania zawiadomienia od pracownika, a w przypadku złożenia go przed zapisaniem pracownika do PPK, wówczas obowiązki te w ogóle nie powstaną.

Przepisy dotyczące automatycznego zapisywania do PPK dotyczą osób w wieku między 18 a 55 lat życia; dla osób 55+ obowiązują odrębne zasady.

W związku z pracami parlamentarnymi związanymi z wprowadzeniem dla pracodawców ustawowej możliwości kontroli trzeźwości pracowników, warto przyjrzeć się wnioskom wynikającym z projektowanego Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Zgodnie z tymi projektowanymi przepisami, kontrola winna być przeprowadzana:

• przy użyciu urządzenia elektronicznego dokonującego pomiaru stężenia alkoholu w wydychanym powietrzu, z użyciem ustnika („analizator wydechu”); badanie wydychanego powietrza może być przeprowadzone przy użyciu analizatora wydechu niewyposażonego w cyfrową prezentację wyniku pomiaru, a także bez użycia ustnika, jeżeli producent analizatora wydechu przewiduje taki sposób jego eksploatacji; przy czym jeżeli badanie analizatorem bezustnikowym wykaże obecność alkoholu w wydychanym powietrzu, niezwłocznie przeprowadza się badanie analizatorem wydechu z ustnikiem;

• ustnik podlega wymianie każdorazowo przed przeprowadzeniem pomiaru;

• opakowanie ustnika należy otwierać w obecności osoby badanej;

• badania nie przeprowadza się przed upływem 15 minut od chwili zakończenia spożywania alkoholu, palenia wyrobów tytoniowych, w tym palenia nowatorskich wyrobów tytoniowych, palenia papierosów elektronicznych lub używania wyrobów tytoniowych bezdymnych przez osobę badaną;

• w przypadku dokonania pomiaru oraz uzyskania wyniku ponad 0,00 mg/dm³, dokonuje się niezwłocznie drugiego pomiaru;

• w przypadku dokonania pierwszego pomiaru oraz uzyskania wyniku ponad 0,00 mg/dm³, dokonuje się drugiego pomiaru po upływie 15 minut;

• na żądanie osoby badanej, wynik badania wynoszący ponad 0,00 mg/dm³ należy zweryfikować przez dokonanie dwóch pomiarów; drugiego pomiaru dokonuje się niezwłocznie po dokonaniu pierwszego pomiaru;

• w przypadku dokonania pierwszego pomiaru i uzyskania wyniku równego lub większego od 0,10 mg/dm³, a w drugim pomiarze wyniku 0,00 mg/dm³, dokonuje się niezwłocznie trzeciego pomiaru tym samym analizatorem wydechu. Jeżeli wynik trzeciego pomiaru wynosi 0,00 mg/dm³, to badanie nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu;

• z badania przeprowadzonego przez organ analizatorem wydechu wskazującego na obecność alkoholu w organizmie osoby badanej sporządza się protokół obejmujący szereg danych dotyczących badania i osoby badanej.

Zgodnie z projektem Rozporządzenia, środkami działającymi podobnie do alkoholu są:

• opioidy;
• amfetamina i jej analogi;
• kokaina;
• tetrahydrokanabinole;
•  benzodiazepiny

Badania na obecność w/w środków obejmują m.in. badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego (nieinwazyjne pobranie próbek śliny i umieszczeniu ich w urządzeniu do oznaczania metodą immunologiczną środków działających podobnie do alkoholu, zgodnie z instrukcją obsługi tego urządzenia).

Mając na względzie wymogi procedury opisanej w Rozporządzeniu, po wejściu w życie opisanych zmian konieczne będzie zweryfikowanie Regulaminów pracy i procedur kontroli antyalkoholowych, o ile takie były w firmie wprowadzane, i dokonanie niezbędnych aktualizacji.

W czasie przygotowywania dokumentów koniecznych dla rozstania z pracownikiem (oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę) niekiedy można spotkać się z propozycją, aby jednocześnie w tym samym dokumencie uregulować z Pracownikiem kwestie finansowe związane z roszczeniami jakie firma może mieć względem zwalnianego (np. kwota odszkodowania za zniszczone mienie). Zwykle rozwiązanie to miałoby polegać na dodaniu zapisu, że pracownik przyjmując wypowiedzenie akceptuje potrącenie z wynagrodzenia określonej kwoty.

Praktyka taka może być podważona; zgodnie z orzecznictwem sądowym (Sąd Rejonowy dla Warszawy Pragi-Południe w Warszawie, sygn. akt VI P 125/19), niedopuszczalne jest zawarcie oświadczenia o potrąceniu w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę. W rozpoznawanej sprawie sąd przyjął argumentację pracownika, że jego wolą nie była zgoda na potrącenie, a jedynie przyjęcie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Wobec tego sąd uznał, że pracownik nie wyraził zgody na potrącenie.

Sąd podkreślił również, że roszczenie pracodawcy najpierw musi stać się wymagane, czyli firma powinna wezwać pracownika do zapłaty określonej i udokumentowanej kwoty, a dopiero w razie braku zapłaty w określonym terminie, wierzytelność taka stawałaby się wymagalna i można byłoby regulować ja w drodze potrącenia

Od pewnego czasu systematycznie informujemy Was o planowanych zmianach w Kodeksie pracy; m.in. dotyczących pracy zdalnej, kontroli trzeźwości czy grupy przepisów klasyfikowanych zbiorczo jako „work – life balance”. Nowelizacja była zapowiadana na sierpień 2022 w związku z wejściem w życie odpowiednich Dyrektyw UE.

Tymczasem wg najnowszych informacji, dopiero w połowie września 2022 wznowione zostaną parlamentarne prace nad projektem wprowadzającym do Kodeksu pracy przepisy o pracy zdalnej i umożliwiające kontrolę trzeźwości pracowników. Pracodawcy wskazują m.in. na potrzebę doprecyzowania zasad ustalania ryczałtu oraz konieczność zapewnienia dłuższego terminu na wprowadzenie zmian (vacatio legis). Tym samym, prawdopodobny staje się termin 01.01.2023 jako data wejścia w życie planowanych rozwiązań w tym zakresie; nie jest to jednak kwestia przesądzona.

Jednym z przepisów co do którego organizacje pracodawców zgłosiły najwięcej zastrzeżeń, są zasady ustalania ryczałtu związanego z pracą zdalną. Zgodnie z projektowanym przepisem kodeksu pracy, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ponieważ ryczałt ten nie będzie przychodem podlegającym opodatkowaniu, może być atrakcyjny dla firm, przy czym z pewnością przyjęte zasady określania jego wysokości będą przedmiotem zainteresowania Urzędów Skarbowych. W szczególności może to dotyczyć zasad ustalania tego ryczałtu w zależności od ilości dni pracy zdalnej (wysokość ryczałtu zmienna w zależności od ilości dni pracy zdalnej w danym miesiącu) albo w związku z nieobecnościami w pracy (proporcjonalności), a ewentualnie nawet ustalania jego wysokości na zasadach rozliczania wg stawek dziennych, za dni świadczenia pracy.

Osobnym procesem legislacyjnym są objęte zmiany dotyczące przepisów klasyfikowanych zbiorczo jako związane z Dyrektywami „work – life balance” (zmiany w umowach terminowych, zmiany w informacjach dodatkowych dla pracowników, dodatkowe urlopy związane rodzicielskie, itp.). Zgodnie z najnowszym projektem tych zmian, opublikowanym na stronach rządowych w dniu 08.08.2022, nie uległ zmianie termin wejścia w życie nowych przepisów liczony od dnia ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. W praktyce więc termin wejścia w życie ustawy będzie uzależniony od daty zakończenia całego procesu legislacyjnego.

Zgodnie z planowanymi przez Rząd pracami legislacyjnymi na III kwartał 2022 roku, pracodawcy wkrótce maja uzyskać prawo do zwrotu pracownikom koszty korzystania z samochodów prywatnych dla celów służbowych, innych niż z napędem spalinowym.

Zgodnie z informacją zawartą w wykazie prac legislacyjnych, projektowana zmiana ma na celu wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych z napędem elektrycznym lub hybrydowym, ale także napędzanych wodorem, czy zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii. Obecne przepisy uwzględniają jedynie pojazdy spalinowe.

Jak sygnalizowaliśmy w poprzednich „Aktualnościach”, rozpoczęły się prace nad nowelizacją Ustawy w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, w zakresie uprawnień stron samego sporu jak i procedury (planowane było m.in. wprowadzenie badania legalności sporu zbiorowego przez Sąd).

Zgodnie z informacjami publikowanymi przez DGP (m.in. 16.08.2022), na chwilę obecną prace zostały jednak wyhamowane, m.in. z uwagi na wątpliwości strony związkowej co do trybu procedowania samego projektu zmian jak i zastrzeżeń Ministerstwa Sprawiedliwości co do mozliwości wprowadzenia szybkiej procedury sądowej dla orzekania w takich sprawach. Zgodnie z projektem sąd miałby na to 14 dni w postępowaniu nieprocesowym, kolejne siedem dni przysługiwałoby na złożenie ewentualnej apelacji, a II instancja też musiałaby rozpatrzyć sprawę w ciągu dwóch tygodni.

Dalsze rozbieżności między organizacjami pracodawców a związkami zawodowymi dotyczą m.in.:

• doprecyzowania zasad ogłoszenia strajku (związki powinny zadbać, by było ono skuteczne) oraz tworzenia protokołów rozbieżności w razie braku porozumienia na etapie rokowań lub mediacji;
• konieczności precyzyjnego określenia spraw, które mogą być przedmiotem sporu zbiorowego, bo stworzenie otwartego katalogu (co zakłada pierwotny projekt rządowy) wywoła wątpliwości praktyczne;
• brak przepisów o tzw. pracodawcy rzeczywistym; chodzi o to, aby zatrudnieni w podmiotach o strukturze holdingowej mogli prowadzić spór np. ze spółką matką, a nie spółką córką, która jest formalnym pracodawcą, ale w praktyce nie decyduje o warunkach pracy i wynagradzania,
• brak zgody na wprowadzeniem dziewięciomiesięcznego maksymalnego okresu prowadzenia sporu.

Coraz częstszym zjawiskiem jest praca zdalna świadczona również zza granicy. Choć rozwiązanie takie może rodzic pewne komplikację w zakresie podlegania ZUS oraz PIT, to jednak są pracodawcy którzy mimo wszystko decydują się na tę formę zatrudnienia.  

W przypadku gdy pracownik świadczący pracę zdalną z terenu innego kraju zachoruje, zasady postępowania ze zwolnieniami L4 są nieco inne niż w przypadku polskich dokumentów. W przypadku polskich zwolnień dokumentem uprawniającym pracownika do wynagrodzenia z powodu choroby jest elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) lub wydruk odpowiedniego formularza z systemu PUE ZUS. Prawo do wynagrodzenia zostanie zachowane również w przypadku wystawienia odpowiednika tych dokumentów przez lekarza za granicą. Problemem jaki się pojawia w praktyce jest natomiast to, że nie istnieje żaden zintegrowany lub ogólnodostępny system, który pozwoliłby na wgląd do takich zagranicznych zwolnień lekarskich lub na automatyczne uzyskanie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku na tej podstawie.

Niezbędne jest zatem posiadanie i przedłożenie pracodawcy dokumentu w wersji papierowej i tylko taki dokument stanowi podstawę usprawiedliwienia nieobecności w pracy i wypłaty odpowiedniego wynagrodzenia.

Polskie przepisy określają zasady wystawiania dokumentów L4 w tym daty jego wystawiania (maksymalnie do 3 dni wstecz z pewnymi wyjątkami); może się jednak okazać, że przepisy wg których zaświadczenie zagraniczne zostało wystawione, regulują te sprawy odmiennie; w takim przypadku wydaje się, że należy jednak ocenić zwolnienie w zakresie daty ważności przez pryzmat polskich a nie zagranicznych przepisów.

Informacja o niezdolności do pracy powinna być przekazana pracodawcy niezwłocznie, m.in. zgodnie z zapisami regulaminu pracy (jeżeli został przyjęty), a samo zwolnienie dostarczone w formie papierowej.

Niekiedy zdarza się sytuacja, że pracownik przebywający na L4 chce wcześniej wrócić do pracy; powstaje wówczas pytanie, jak zmienić wystawione wcześniej zwolnienie?

Przepisy regulują na wprost jedynie procedurę prostowania błędów i omyłek w zaświadczeniach lekarskich (np. w razie wpisania błędnych dat, omyłek pisarskich); w takim przypadku praktykuje się unieważnianie („anulowanie”) zaświadczenia wystawionego wadliwie i ponowne wystawienie zaświadczenia prawidłowego. Procedura skracania okresu zwolnienia w związku z odzyskaniem zdolności do pracy nie została natomiast uregulowana ustawowo.

Z uwagi na konieczność wykluczenia ewentualnych pomyłek, przyjmuje się, że sposób postępowania powinien być podobny, czyli również w tym drugi wypadku należy zaświadczenie lekarskie unieważnić i wystawić nowe, ze skróconym okresem niezdolności do pracy. Różnica w obu tych scenariuszach będzie natomiast taka, że w przypadku błędów pisarskich lub oczywistych omyłek  można odstąpić od ponownego badania pacjenta, to w tym drugim przypadku, oceniając zdolność do pracy, badanie takie powinno być przeprowadzone.

Zgodnie z orzeczeniem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 7 lipca 2022r. w sprawie o sygn. C 377/21, liczenie stażu pracy pracownika może być uzależnione od wymiaru jego etatu, o ile przepisy lokalne (krajowe) to dopuszczają.

Oznacza to, że polskie przepisy kodeksu pracy są korzystniejsze dla pracowników wszędzie tam, gdzie nakazują identyczne traktowanie obu grup pracowników Przykładowo, długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę jest ustalana tak samo dla obu grup pracowników.

Jednak co ciekawe, Trybunał zwrócił uwagę, że reguła proporcjonalnego liczenia uprawnień pracowników w zależności od wymiaru etatu sama w sobie nie jest nierównym traktowaniem i może być opuszczone ustawodawstwem krajowym; przykładowo odniesione zostało to do ewentualnych zakładowych reguł naliczania premii (wg podejścia, że pracownik zatrudniony na pół etatu otrzymuje jedynie połowę premii). Trudno jednak przewidzieć jak w przypadku sporu taka zasada byłaby potraktowana w świetle polskich przepisów zakazujących dyskryminacji i nierównego traktowania pracowników, które podwyższają standard ochrony pracowników w stosunku do przepisów unijnych.

• Sąd Rejonowy w Olsztynie w wyroku o sygn. akt IV P 363/21 uznał, że naruszenie przez pracownika obowiązku noszenia w miejscu pracy maseczki w sytuacji, gdy firma wydała zarządzenie o takim obowiązku, jest podstawą do nałożenia kary porządkowej upomnienia na pracownika. Sąd podkreślił też, że zgodnie z kodeksem pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Sąd powołał się na orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym w celu ochrony pracownika przed zarażeniem wirusową chorobą zakaźną zakład opieki zdrowotnej ma obowiązek zastosowania wszelkich dostępnych środków organizacyjnych i technicznych (I PKN 584/99 i III CK 652/04).

Sąd nie analizował przy tym, czy pracownica była gorzej traktowana niż osoby, które okazały zaświadczenie o zaszczepieniu. Nie wnikał też, czy pracodawca ją przymuszał do przekazywania danych wrażliwych. Przyznał natomiast, że powódka swoim zachowaniem naruszyła przepisy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, a pracodawca skutecznie i zasadnie nałożył na nią karę upomnienia.

Na chwilę obecną, w związku z trwającym stanem zagrożenia epidemicznego, możliwe było orzekanie o niepełnosprawności bez osobistego stawiennictwa na komisji lekarskiej.

W związku ze zmianą Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 26 marca 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności, od 13 września 2022 r. komisje orzecznicze wrócą do osobistego badania i wydawania orzeczeń po osobistym stawiennictwie na komisję lekarską.

Wnioski o wydanie orzeczeń o niepełnosprawności złożone przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, czyli przed 13 września 2022 r., będą rozpatrywane tak jak dotychczas w stanie zagrożenia epidemicznego, czyli bez konieczności osobistego stawiennictwa na komisji.

W naszym ostatnim wydaniu „Aktualności” pisaliśmy o podwyżkach diet z tytułu podróży służbowych (pierwszych od 9 lat). Tymczasem jak się okazuje, nie jest to ostatnie słowo Rządu w tym zakresie, ponieważ z uwagi na rosnąca inflację kolejna runda podwyżek – do 45 zł – zaplanowana jest na 01.01.2023; tak przynajmniej wynika z projektu zmiany rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dodatkowo, planuje się wzrost diety i limitów na nocleg w zagranicznej podróży służbowej, które nie były zmieniane od marca 2013 r. Zgodnie z tabelą stanowiącą załącznik do projektowanego rozporządzenia, kwoty diet wzrosną dla 31 państw, natomiast kwoty limitów na nocleg – dla 42 państw.

Przepisy o pracy zdalnej nadal nie zostały uchwalone, natomiast ciekawą propozycję w tym zakresie zawiera projekt ustawy wprowadzającej to rozwiązanie do kodeksu pracy.

Otóż uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić nie tylko przy zawieraniu umowy o pracę, ale również w trakcie zatrudnienia; w tym ostatnim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Nowelizacja wyłącza w tym zakresie stosowanie przepisu art. 29 § 4 kp, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Innymi słowy, uzgodnienie dokonane w trakcie trwania zatrudnienia – mimo że oznacza zmianę umowy o pracę – nie wymaga formy pisemnej.

W praktyce oznacza to brak konieczności podpisywania uciążliwych aneksów do umowy o pracę, zaś samo uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić w każdej innej formie niż forma pisemna, w tym również za pośrednictwem wiadomości e-mail, komunikatorów internetowych czy nawet SMS. Ważne aby ta komunikacja była natomiast udokumentowana.

Na obecnym etapie, przed wejściem w życie projektowanych zmian, można natomiast zastanowić się, jakie formy komunikacji będzie preferować firma, aby prowadzić i zabezpieczyć dokumentację w zakresie polecenia pracy zdalnej, wniosków o stosowanie pracy zdalnej, uzgodnienia warunków pracy zdalnej, oświadczenia pracownika dotyczącego spełnienia warunków świadczenia pracy zdalnej czy też wniosku o zaprzestanie stosowania pracy zdalnej.

Otwartą kwestią pozostaje jednak to, w jaki sposób pracodawcy powinni dokumentować uzgodnienie miejsca pracy przez pracownika, a dokładnie, czy uzgodnienie ma być dołączane do akt pracowniczych, czy też może gromadzone w pozostałej dokumentacji, w wybranej przez pracodawcę formie. Na chwile obecną – mając na względzie dotychczasową linię interpretacyjną Ministerstwa – jeżeli pracodawca prowadzi akta osobowe w wersji papierowej, a otrzymuje dokument w postaci elektronicznej, to powinien go wydrukować i poświadczyć za zgodność z przedłożonym dokumentem, a następnie umieścić w części B akt pracowniczych, chyba że przepisy ulegną w tej kwestii zmianie (prace parlamentarne nad nowelizacją nadal trwają).

Na linii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz związków zawodowych trwa wymiana opinii w sprawie „prawa do bycia offline” dla pracowników. Dyskusja ta wynika z rezolucji w sprawie prawa do bycia offline którą przyjął Parlament Europejski w dniu 21 stycznia 2021 r. (niewiążąca). Kwestia ta została też ujęta w programie prac europejskich partnerów społecznych na lata 2022–2024.

W swej opinii Ministerstwo przypomniało, że zatrudniony nie musi pozostawać w kontakcie z szefem po zakończeniu dniówki, jeśli ten ostatni nie zlecił mu pracy w nadgodzinach lub dyżuru.

Tym samym zdaniem strony rządowej k.p. już teraz wystarczająco chroni prawo podwładnych do bycia offline (niekontaktowania się z pracodawcą). Trzeba jednak liczyć się z tym, że odpowiednie przepisy w tym względzie będzie chciała w najbliższej przyszłości wprowadzić UE

Zgodnie z planami rządu, od 1 stycznia 2023 roku minimalne wynagrodzenie za pracę ma wzrosnąć z obecnych 3010 zł do 3383 zł, a od dnia 1 lipca 2023 r. – do 3450 zł.
Stawka godzinowa też wzrośnie dwukrotnie: od 1 stycznia 2023 r. – 22,10 zł, a od 1 lipca 2023 r. – 22,50 zł. Obecnie wynosi 19,70 zł.
Projekt rozporządzenia w tych kwestiach został już wpisany do prac legislacyjnych.

Rząd przedstawił do konsultacji propozycje zmian w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych. Zgodnie z przedstawionym uzasadnieniem do projektowanych zmian (https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12361950/katalog/12895602#12895602), podstawowymi celami tych propozycji są:

• odejście od enumeratywnego określenia przedmiotu sporu zbiorowego co spowoduje, że ustawa będzie określać zasady wszczęcia, prowadzenia i zakończenia sporu zbiorowego pracy, który zgodnie z zaproponowaną definicją będzie sporem osób wykonujących pracę zarobkową z pracodawcą lub pracodawcami o zbiorowe prawa lub wolności związkowe, a także o zawodowe, ekonomiczne lub socjalne zbiorowe interesy lub prawa, związane z wykonywaniem pracy; tak więc spór będzie mógł być prowadzony we wszelkich sprawach zbiorowych, w których związki zawodowe reprezentują osoby wykonujące pracę zarobkową;

• wprowadzenie wymogu wyłaniania reprezentacji organizacji związkowych niezbędnej do wszczęcia i prowadzenia sporu zbiorowego; proponuje się wprowadzenie obowiązku zawiązywania koalicji związków w trwającym sporze; w tym kontekście proponuje się zastosowanie standardów, przewidzianych w odniesieniu do wyłaniania reprezentacji, które mają zastosowanie do negocjowania i zawierania układów zbiorowych pracy, wprowadzenie trybu powiadamiania o zgłoszonych żądaniach w celu wspólnego prowadzenia rokowań; w razie braku porozumienia co do wspólnej reprezentacji – warunkiem prowadzenia rokowań będzie uczestniczenie w niej co najmniej jednej organizacji reprezentatywnej;

• pracodawca będzie miał co najmniej siedem dni na spełnienie żądań zgłoszonych przez związek zawodowy (teraz ma na to minimalnie trzy dni);

• przy zgłoszeniu swych postulatów związek może też poinformować, że w razie nieuwzględnienia żądań ogłoszony zostanie strajk, ale nie będzie można go ogłosić przed upływem 21 dni od przedstawienia postulatów (obecnie 14 dni);

• wprowadzenie sądowej kontroli legalności referendum strajkowego; dotychczasowe przepisy nie przewidują możliwości badania legalności sporu ani strajku; wobec rezygnacji z określenia przedmiotu sporu, badanie zgodności zgłoszonych żądań z ustawą nie będzie konieczne, niemniej – jak pokazuje praktyka –zasadne jest wprowadzenie możliwości kontroli legalności przeprowadzenia głosowania w sprawie ogłoszenia strajku (referendum strajkowe);

• określenie czasu trwania prowadzenia sporu do 9 miesięcy – z możliwością dodatkowego wydłużenia o 3 miesiące; w tym okresie spór powinien się zakończyć opracowaniem odpowiednich dokumentów lub po jego upływie – będzie wygasał z mocy prawa;

• wprowadzenie tzw. mediacji prewencyjnej;

• zmiany w samej procedurze strajku (m.in. w zakresie sposobu określania listy stanowisk, na których niedopuszczalne jest prowadzenie strajku, tj. proponuje się, aby pracodawca określił taki wykaz w uzgodnieniu z działającymi u niego organizacjami związkowymi; ogłoszenie strajku powinno nastąpić co najmniej na siedem dni przed jego rozpoczęciem a nie na pięć dni przed jak obecnie, do czasu uprawomocnienia się postanowienia sądu w sprawie badania legalności referendum strajkowego nie będzie można rozpocząć strajku, itp.).

Projekt ustawy przekazano do konsultacji organizacjom pracodawców i stronom związkowym; z uwagi na zakres zmian należy spodziewać się, że nowelizacja nieprędko zostanie uchwalona.

Od 28.07.2022 zmianie ulega wysokość diety przysługującej w czasie krajowej podróży służbowej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia; zostanie ona podwyższona o 8 zł (do 38 zł). Obecna wysokość diety (30 zł) obowiązuje od 1 marca 2013 r.

Zmiana wysokości diety wpłynie też na inne świadczenia związane z delegacjami służbowymi. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 7,60 zł (obecnie 6 zł), a ryczałt za nocleg (gdy firma nie zapewnia bezpłatnego) – 57 zł (obecnie 45 zł). Z kolei zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej niż 760 zł za jedną dobę hotelową (obecnie 600 zł).

W przypadku gdyby regulamin wynagradzania u danego pracodawcy odwoływał się do niższych stawek w sposób bezpośredni (wskazanie kwot) trzeba pamiętać o zaktualizowaniu regulaminu.

Zgodnie z projektem zmian do Kodeksu pracy, pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy będzie mógł raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Nie dotyczyłoby to pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika. Odpowiedzi na wniosek pracownika pracodawca będzie udzielał w postaci papierowej lub elektronicznej, „biorąc pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku”. W razie nieuwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika o przyczynie odmowy.

Wg projektu nowelizacji, brak udzielenia odpowiedzi w terminie 1 miesiąca albo brak jej uzasadnienia zagrożony będzie grzywną.

MRiPS w stanowisku z dnia 20 czerwca 2022r. uznało, że „(…) w ocenie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej analiza treści przepisów ustawy (…) zarówno w sferze ustalania prawa pracownika do korzystania z funduszu jak i zasad przyznawania świadczeń socjalnych przemawia za przyjęciem, iż wprowadzanie do regulaminu zfśs przesłanki stażowej (kryterium zarówno ogólnego stażu jak i zakładowego) oraz rodzaju zatrudnienia warunkujących to prawo budziłoby zasadnicze wątpliwości prawne.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 2 pkt 5 ww. ustawy o zfśs, definiującym krąg osób uprawnionych, prawo do korzystania z funduszu posiada pracownik, przy czym przepis ten nie zawiera żadnych dodatkowych warunków wstępnych. Oznaczałoby to, że pracownik nabywa prawo do korzystania z funduszu z chwilą nawiązania stosunku pracy (art. 2 K.p.), bez względu na rodzaj zatrudnienia oraz okres zatrudnienia”.

W opublikowanym wyroku SN z dnia 13 kwietnia 2022r. (sygn.. akt II PSKP 87/21) wynika, że pracodawcy już teraz mają nie tylko prawo, a wręcz obowiązek badać trzeźwość pracowników. Sąd Najwyższy potwierdził to w wyroku w sprawie kierowcy autobusu komunikacji miejskiej.

Zdaniem SN, „można przyjąć, iż pracodawca prowadzący zakład komunikacji miejskiej ma prawo i obowiązek wiedzieć czy pracownik kierowca nie jest w stanie po spożyciu alkoholu. Dla tej wiedzy pracodawca może zaproponować pracownikowi poddanie się badaniu testerem (alkomatem). Jeśli pracownik odmawia, to pracodawca może wymagać tym bardziej takiego sprawdzenia. Jednak pracownik może ponownie odmówić, ale wówczas to na pracowniku spoczywa ciężar dowodu, że nie jest w stanie po spożyciu alkoholu. W przeciwnym razie może nie być dopuszczony do pracy i utracić wynagrodzenie (art. 80 k.p.). Brak ustawowego uregulowania obowiązku pracownika poddania się prewencyjnej kontroli na trzeźwość potwierdza, że ustawodawca ma na uwadze, że pracownik jest odpowiedzialnym podmiotem w stosunku pracy, co nie wyłącza adekwatnej oceny przez pracodawcę zachowania pracownika w aspekcie dalszego jego zatrudnienia jako kierowcy w komunikacji miejskiej. W ocenie składu, w zależności od postawy pracownika i stanowiska pracodawcy, „sankcja” w przypadku odmowy poddania się badaniom na trzeźwość powinna być stopniowalna, czyli poczynając od niedopuszczenia do pracy łączonego z utratą wynagrodzenia za pracę wobec braku pewności pracodawcy co do trzeźwości pracownika, z możliwością w dalszej kolejności wypowiedzenia umowy o pracę, gdy taka postawa pracownika dezorganizuje pracę albo rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. w sytuacji nietrzeźwości i ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków”.

Uwaga: zdaniem komentatorów, zasadniczą wadą tego wyroku jest pominięcie wzbudzającej największe kontrowersje kwestii ochrony danych osobowych. W razie sporu z prezesem UODO na tle badań trzeźwości pracowników wyrok ten nie będzie podstawą linii obrony dla pracodawcy. Ponadto wyrok SN nie daje podstawy do tego, by każdy pracodawca mógł wyrywkowo i prewencyjnie badać trzeźwość pracowników, bez uprzedniego uzyskiwania ich zgody. Uchyla jednak drzwi do możliwości wykonywania takiego badania albo oczekiwania, że pracownik mu się podda w pewnych, uzasadnionych sytuacjach i poszczególnych gałęziach gospodarki, choćby tak jak w tym przypadku badania trzeźwości kierowcy zatrudnionego w przedsiębiorstwie komunikacji miejskiej.

Zgodnie z informacją DGP z dnia 28.04.2022 roku, wszystko wskazuje na to, że od roku 2023 najniższa pensja będzie musiała wynosić 3416,30 zł; kwota zostanie zwaloryzowana dwukrotnie – od stycznia i od lipca, w wyniku wysokiej inflacji.

Zgodnie z informacją opublikowaną przez Rzeczpospolitą w dniu 28.04.2022, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej poddało analizie polskie przepisy o zasadach bezpłatnego dyżurowania przez pracowników pod telefonem. Wszystko wskazuje na to, że przedsiębiorcy działający w branży informatycznej czy serwisujący różnego rodzaju urządzenia i świadczący usługi w sytuacjach kryzysowych będą musieli liczyć się z koniecznością zapłaty swoim pracownikom za czas gotowości do pracy i przeorganizowaniem ich grafików pracy, by były zgodne z unijnymi przepisami. Prace nad uregulowaniem problemu są w toku.

Zgodnie z orzeczeniami TSUE, dyżur powinien wliczać się do czasu pracy i w konsekwencji być płatny, jeżeli w czasie dyżuru zatrudnieni pracownicy nie mogli swobodnie dysponować swoim czasem, bo musieli być gotowi do pracy na wezwanie, co mogło nastąpić praktycznie w każdym momencie.

Z dniem 23 kwietnia 2022 r. weszła w życie ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 655), mająca zagwarantować żołnierzom realizującym obowiązek bezpieczeństwa Rzeczypospolitej Polskiej najlepsze do tego warunki. Akt ten: „(…) zakłada skodyfikowanie, znajdujących się dotychczas w różnych ustawach, przepisów prawa wojskowego. (…)” (por. str. 1 uzasadnienia do projektu ustawy o obronie Ojczyzny, dostępnego na stronie internetowej www.sejm.gov.pl). Regulując materię obronności kraju kompleksowo, uchyliła ona szereg dotychczasowych aktów prawnych, w tym ustawę z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2021 r. poz. 372 ze zm.) oraz ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 536). Większość rozwiązań obejmujących pracodawców pozostanie niezmienionych, jednak w ramach wzmacniania obronności kraju m.in. poprzez aktywację nowych służb, zmienił się katalog pracowników uprawnionych.

Przesłanką pytania (interpelacja poselska nr 31956 do ministra rodziny i polityki społecznej) była instytucja pracy zdalnej, w kontekście epidemii koronawirusa oraz problematyka nadużywania przez pracodawców stosowania środków łączności w postaci poczty elektronicznej i kontaktu telefonicznego poza godzinami pracy względem pracowników.

W odpowiedzi z dnia 22 marca 2022 r., minister Marlena Maląg przypomina, że instytucja polecenia pracy zdalnej obowiązuje tymczasowo, w związku z wystąpieniem stanu epidemii i może być stosowana tylko przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu.  Minister podniosła również, że w świetle przepisów Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany pozostawać w dyspozycji pracodawcy tylko w czasie pracy, tj. w godzinach pracy wynikających z jego rozkładu czasu pracy. Poza takimi godzinami pracy, pracodawca może polecić pracownikowi wyłącznie pracę nadliczbową albo zobowiązać pracownika do pełnienia dyżuru, z uwzględnieniem wymaganych przepisami Kodeksu pracy okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego pracownika. Ponadto, zarówno wykonywanie pracy nadliczbowej, jak i pełnienie dyżuru (z wyjątkiem dyżuru domowego) podlega rekompensacie.

Minister przypomniała również, że pracownik nie pozostając w dyspozycji pracodawcy w ramach godzin pracy wynikających z jego rozkładu czasu pracy, pracy nadliczbowej bądź dyżuru, nie ma obowiązku pozostawania w kontakcie z pracodawcą, w tym za pośrednictwem różnego rodzaju środków komunikacji elektronicznej, w celu wykonywania pracy, stąd zmiana przepisów Kodeksu pracy o czasie pracy w kierunku postulowanym w interpelacji nie wydaje się konieczna.

Zdaniem MRiPS  (stanowisko z dnia 14 kwietnia 2022r.):

1. „okres zatrudnienia »krócej niż 6 miesięcy« wymieniony w art. 53 § 1 pkt 1 lit. a Kodeksu pracy – oznacza okres zatrudnienia przed powstaniem niezdolności do pracy, jak również okres zatrudnienia pomiędzy okresem niezdolności do pracy a kolejnym okresem niezdolności do pracy z powodu choroby pracownika. Tym samym, okres wcześniej występującej niezdolności pracownika do pracy z powodu jego choroby jest okresem, którego nie wlicza się do 6-miesięcznego stażu zakładowego (czyli »stażu« w rozumieniu art. 53 § 1 pkt 1 lit. a K.p.).

Przy czym, jeżeli przerwa pomiędzy pierwszą a drugą niezdolnością pracownika do pracy z powodu jego choroby wystąpi w dni dla pracownika wolne od pracy (np. w przypadku pracownika pracującego od poniedziałku do piątku przerwa ta przypadnie w weekend), to te dni należałoby wliczyć do 6-miesięcznego »stażu« w rozumieniu art. 53 § 1 pkt 1 lit. a K.p. Reasumując, do zakładowego stażu pracy, od którego zależy długość okresów ochronnych, o których mowa w powołanym wyżej przepisie, nie wlicza się okresu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 lipca 1999 r., sygn. akt I PKN 161/99).

1. okres 3 miesięcy niezdolności pracownika do pracy z powodu jego choroby, o którym mowa w art. 53 § 1 pkt 1 lit. a K.p., należy, liczyć według ogólnej zasady prawa pracy, czyli zgodnie z regułą potocznego (naturalnego) liczenia terminów, co będzie także spójne ze sposobem obliczania wskazanego w tym samym przepisie okresu zatrudnienia krótszego niż 6 miesięcy”.

• Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w orzeczeniu z 8 marca br. (C-205/20) wskazał, że uczestnicy obrotu mają prawo przed sądem krajowym domagać się weryfikacji, czy nałożona kara przez lokalne administracje krajowe miała charakter proporcjonalny do dokonanego naruszenia (w omawianej sprawie: dotyczyło nałożonych kar za złamanie przepisów o delegowaniu). To ten sąd powinien w pierwszej kolejności ocenić, co w danym wypadku kryje się pod pojęciem „proporcjonalności”. Sądy bowiem mogą bezpośrednio stosować przepisy unijne w sytuacji, gdy doszło do nieprawidłowego ich wdrożenia w prawie krajowym. Co istotne, Trybunał potwierdził też, że sąd krajowy nie musi odstępować od zastosowania kary. Jeśli okoliczności za tym przemawiają, sędzia może karę jedynie obniżyć do takiej wysokości, która będzie proporcjonalna do rozmiaru naruszenia.

Uwaga: orzeczenie potwierdza dość utrwalone stanowisko o możliwości bezpośredniego stosowania przepisów unijnych dyrektyw w sytuacji, gdy dany kraj dokonał nieprawidłowego ich wdrożenia. Pod tym względem orzeczenie trudno nazwać przełomem. Niemniej jednak należy docenić fakt, że Trybunał stanął po stronie swobody świadczenia usług i sprzeciwił się postępowaniu, w którym państwa członkowskie – przyjmując postawy protekcjonistyczne – nie spieszą się z dostosowaniem swojego prawa do standardu unijnego.

• W wyroku z dnia 4 marca 2021 r. (sygn.. akt II USKP 24/21) Sąd Najwyższy potwierdził uprawnienie ZUS do weryfikacji wynagrodzenia pracownika stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zaznaczając jednak, że ocena nie może zapadać automatycznie. Ocena organu rentowego, czy wynagrodzenie pracownika jest godziwe, powinna się opierać na obiektywnych wzorcach.

Sąd Najwyższy podniósł, że ocena „godziwości” wynagrodzenia nie może ograniczyć się do analizy siatki wynagrodzeń w spółce, ponieważ płacenie składek na ubezpieczenie społeczne wynika przede wszystkim z relacji indywidualnej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Sąd Najwyższy podkreślił, że w celu ustalenia właściwej wysokości wynagrodzenia należy kompleksowo ocenić wszystkie możliwe czynniki, które mogą mieć wpływ na jego wysokość. Nie jest zatem dopuszczalne powzięcie decyzji w tym zakresie na podstawie uśrednionych danych statystycznych GUS.

Uwaga: Obowiązujące przepisy nie przewidują wprost, że ZUS może zakwestionować wysokość wynagrodzenia pracownika, które jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Przyjmuje się, że taka możliwość wynika z art. 41 ust. 12 i 13 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, na podstawie których ZUS może zakwestionować informacje przekazane przez płatnika składek w imiennym raporcie miesięcznym. Takie uprawnienie organu rentowego potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego (m.in. uchwała z 27 kwietnia 2005 r., II UZP 1/05 i wyrok z 1 czerwca 2017 r., I UK 253/16) oraz Trybunału Konstytucyjnego (wyrok z 29 listopada 2017 r., P 9/15). Zgodnie z orzecznictwem, ZUS może zanegować wysokość wynagrodzenia pracownika, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że umowa o pracę, na podstawie której wynagrodzenie zostało wypłacone, jest sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego lub została zawarta w celu obejścia prawa (art. 58 k.c.).

• W wyroku Sądu Najwyższego z 6 kwietnia 2022 r.( sygn. akt I PSKP 19/21) wskazano, że przy kwalifikowaniu pracowników do pozostawienia w pracy w związku z reformą czy zwolnieniami grupowymi ( dobór pracowników) pracodawca może brać pod uwagę także przewinienia, za które pracownika ukarano dyscyplinarnie, ale kara uległa już zatarciu z uwagi na upływ czasu.

W dniu 12.04.2022 roku na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się zaktualizowany projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. „ustawa o sygnalistach”).

Zmian w projekcie jest sporo; część z nich ma charakter porządkowy lub doprecyzowujący dotychczasowe zapisy; inne dotyczą działania organów państwowych (np. rzecznika Praw Obywatelskich) oraz sankcji za nieprzestrzeganie przepisów ustawy.

W zakresie obowiązków dotyczących pracodawców, poniżej przedstawiamy kluczowe nowe propozycje z tym zastrzeżeniem, że prace nad ustawą są nadal w toku i nie znamy ostatecznej wersji przepisów.

Zgodnie z nowymi założeniami:

• Podmiot prawny ustala procedurę wewnętrzną dotyczącą zgłaszania naruszeń po konsultacji z:

1)  zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u podmiotu prawnego działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo

2)  przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego, jeżeli u w tym podmiocie prawnym nie działa zakładowa organizacja związkowa.

• Konsultacje trwają nie krócej niż 7 dni i nie dłużej niż 14 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury wewnętrznej.

• Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy.

• Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji podmiot prawny przekazuje informację o procedurze wewnętrznej wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

• Procedura może przewidywać „określenie systemu zachęt do korzystania z procedury wewnętrznej”.

• Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, za zgodą zgłaszającego, jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.

• Zgłoszenie ustne, dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, jest dokumentowane w formie dokładnego protokołu rozmowy; zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

• Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne może być dokonane za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub dokładnego protokołu

• Projekt zmienia sankcje dla podmiotu który wbrew obowiązkowi nie ustanowił procedury wewnętrznej albo ustanowiona procedura wewnętrzna narusza przepisy ustawy; osoba taka zgodnie z nowymi propozycjami podlega karze grzywny.

• Realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i mniej niż 250 osób, następuje do dnia 17 grudnia 2023 r.

• Realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 250 osób, następuje w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy.

• Ustawa wchodzi w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Stosownie do art. 15 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 573 ze zm.), czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, a jeżeli została zaliczona do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Ponadto osoba niepełnosprawna, bez względu na stopień niepełnosprawności, nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych.

Przepisów powołanego wyżej artykułu nie stosuje się do:

• osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz
• gdy, na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę (art. 16 ustawy o rehabilitacji).

W piśmie z 21 lutego 2022 r. resort rodziny wyjaśnił, że: „(…) O treści tego zaświadczenia decyduje więc lekarz medycyny pracy, a w przypadku jego braku lekarz sprawujący opiekę nad daną osobą. Jeżeli jednak pracownik wnioskował o wyłączenie w stosunku do niego tylko części przywilejów określonych w art. 15 ustawy o rehabilitacji (…), a otrzymał od lekarza zaświadczenie wyłączające wszystkie te przywileje, to zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej – pracodawca powinien uwzględnić to zaświadczenie jedynie w zakresie, o który wnioskował pracownik. (…)”.Jak wyjaśnił resort rodziny w powołanym  piśmie: „(…) jeśli np. zmienił się stan zdrowia pracownika, może on wnioskować do pracodawcy o powtórne skierowanie do lekarza w celu modyfikacji treści zaświadczenia.”.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w piśmie z 3 marca 2022 r. wyjaśniło, że: „(…) wymiar urlopu ojcowskiego został określony jednakowo, niezależnie od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie czy przyjętych (jednocześnie) na wychowanie. Pracownik – ojciec wychowujący dziecko, który jednocześnie przysposobił dwoje dzieci ma prawo do 2 tygodni urlopu ojcowskiego. (…)„.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w stanowisku z dnia 14 marca 2022 r. uznało, że art. 35 ustawy o weteranach: „(…) nie przewiduje stosowania do dodatkowego urlopu wypoczynkowego weterana przepisów art. 1551 oraz art. 1552 Kodeksu pracy. (…)„.

Uwaga: dodatkowe uprawnienia urlopowe pracownika – weterana reguluje przepis art. 35 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o weteranach działań poza granicami państwa (Dz. U. z 2020 r. poz. 2055), Weteranowi oraz weteranowi poszkodowanemu, dalej zwanymi weteranami, pozostającym w stosunku pracy przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym.

• Najnowsze orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 10 lutego 2022 r. (C 219/20) potwierdza szerokie uprawnienia państw członkowskich przy wyznaczaniu sankcji za błędy w delegowaniu pracowników. Trybunał zauważył, że państwa członkowskie mają swobodę w decydowaniu, jakiego typu sankcje są konieczne, aby zapewnić skuteczność unijnych przepisów o delegowaniu. W szczególności prawo Unii Europejskiej w tym zakresie nie wskazuje żadnych ograniczeń dotyczących okresu przedawnienia ścigania wykroczeń w tym zakresie. Wyrok ten należy traktować jako ostrzeżenie dla pracodawców delegujących za granicę. Przede wszystkim nie powinni oni bagatelizować lokalnych przepisów, bo bywają one bardziej rygorystyczne niż przepisy krajowe (PL) i mogą nakładać na pracodawców długotrwałe obowiązki. Dlatego też ważne jest, by przez długi czas zachowywać wszystkie dokumenty, które mogą udowodnić, że pracodawca delegował pracowników zgodnie z prawem.

• W wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 10 lutego 2022 r. w sprawie C-485/20 HR Rail SA czytamy, że zgodnie z unijną dyrektywą pracodawca powinien podjąć właściwe środki, aby umożliwić osobie niepełnosprawnej dostęp do pracy. Środki te mogą polegać m.in. na przystosowaniu pomieszczeń, wyposażenia, czasu pracy czy podziału zadań do potrzeb osoby niepełnosprawnej. Może to polegać na zapewnieniu osobie niepełnosprawnej odpowiedniej oferty kształceniowej lub integracyjnej. Takim środkiem może być również przeniesienie osoby niepełnosprawnej, która została uznana za niezdolną do wykonywania najważniejszych czynności na dotychczas zajmowanym stanowisku, na inne stanowisko pracy. TSUE podkreślił, że okoliczność, iż pracownik jest zatrudniony tylko na okres próbny, nie wyłącza stosowania wspomnianej dyrektywy. Trybunał wskazał jednak, że pracodawca nie musi podejmować środków zmierzających do utrzymania osoby niepełnosprawnej w zatrudnieniu, które nakładałyby na niego „nieproporcjonalnie wysokie obciążenia”. W celu ustalenia, czy przyjęcie danych środków powoduje „nieproporcjonalnie wysokie obciążenia”, należy – jak wskazał Trybunał – brać pod uwagę w szczególności: koszty finansowe, jakie będzie musiał ponieść pracodawca, rozmiar firmy lub środki finansowe, którymi firma dysponuje, możliwość pozyskania przez pracodawcę środków publicznych lub jakiejkolwiek innej pomocy. Trybunał podkreślił także, że możliwość przydzielenia osobie niepełnosprawnej innego stanowiska pracy pojawia się tylko wtedy, gdy w firmie istnieje co najmniej jedno wolne stanowisko, które zainteresowany pracownik mógłby objąć.

Uwaga: wyrok TSUE jest spójny z polskimi regulacjami. Mając więc na uwadze zarówno polskie, jak i unijne prawo, firma, zanim zdecyduje się zwolnić pracownika, powinna sprawdzić, czy może dostosować stanowisko pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej oraz czy może przenieść taką osobę na inne stanowisko pracy, zgodne z jej kompetencjami. Obowiązek pracodawcy ma jednak swoje granice. Jeśli utrzymanie osoby niepełnosprawnej w zatrudnieniu powoduje nadmierne trudności lub znaczne koszty dla firmy, wówczas pracodawca może taką osobę zwolnić.

W opinii Głównego Inspektora Pracy wyrażonej w piśmie z 21 grudnia 2021 r. (znak GIP-GBI.0701.134.2021.2) „(…) z punktu widzenia prawa pracy dopuszczalna jest wypłata wynagrodzenia w terminie poprzedzającym termin określony w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy jako termin wypłaty wynagrodzenia za pracę (wykroczenie, o którym mowa w art. 282 § 1 pkt 1 K.p. popełnia m.in. ten, kto wypłaca wynagrodzenie po ustalonym terminie). (…)„. Jednakże w przepisach zakładowych, pracodawca powinien określić termin stały i jednolity.

• TSUE w wyroku z dnia 25 listopada 2021r. (C-233/20) uznał, że prawo unijne nie uzależnia prawa do ekwiwalentu za urlop od tego, w jaki sposób dochodzi do rozwiązania stosunku pracy (w rozważanej sprawie: rozwiązanie umowy przez pracodawcę bez wypowiedzenia). W opinii Trybunału bez znaczenia jest też, czy pracownik miał możliwość wykorzystania urlopu w naturze oraz czy to z jego inicjatywy doszło do rozwiązania umowy. Przesłankami nabycia prawa do ekwiwalentu jest jedynie to, że pracownik nie wykorzystał wszystkich nabytych dni urlopu wypoczynkowego, a umowa o pracę uległa rozwiązaniu.

Uwaga: w polskich okolicznościach omawiane orzeczenie może być potraktowane przede   wszystkim jako przypomnienie, jak mechanizm ekwiwalentu działa w naszym prawie. Nie ulega zatem wątpliwości, że jeśli pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego i nie wykorzystał go do momentu rozwiązania umowy, to należy mu wypłacić ekwiwalent w odpowiedniej wysokości. Nie ma na przykład  znaczenia, czy doszło do rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym z inicjatywy pracownika lub pracodawcy i jaki był powód rozstania.

• W wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 13 stycznia 2022 r. w sprawie C-282/19 MIUR e Ufficio Scolastico Regionale per la Campania wskazano, że pracodawca może z obiektywnych powodów pominąć limity dotyczące zawierania umów na czas określony, ale tylko wtedy, gdy te obiektywne powody są związane z zaspokojeniem tymczasowych potrzeb kadrowych. Obiektywnych powodów nie można używać do systemowego zatrudniania (czyli stałych lub trwałych potrzeb kadrowych) przez wiele lat tych samych osób na czas określony.

• W wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 10 lutego 2022 r. w sprawie C-485/20 HR Rail czytamy, że pracownikowi – w tym zatrudnionemu na okres próbny – który ze względu na swoją niepełnosprawność został uznany za niezdolnego do wykonywania najważniejszych czynności na stanowisku pracy, pracodawca winien przydzielić inne, w odniesieniu do którego wykazuje on odpowiednie kompetencje, zdolności i dyspozycyjność. Warunkiem jest to, że taka zmiana nie nakłada na pracodawcę nieproporcjonalnie wysokich obciążeń. Trybunał uściślił, że możliwość przydzielenia innego stanowiska pracy pojawia się tylko wtedy, gdy istnieje co najmniej jedno wolne stanowisko, które pracownik może objąć.

• Sąd Rejonowy dla Szczecin-Centrum w Szczecinie w wyroku z dnia  20 grudnia 2021 r. (sygn. akt IX P 699/20) stwierdził, że jednym z obowiązków ciążących na pracodawcy, które wywieść należy z przepisów prawa pracy, jest zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jest on odpowiedzialny za stan bezpieczeństwa w zakładzie pracy. Jego zadaniem jest chronić zdrowie i życie pracowników poprzez wprowadzanie odpowiednich regulacji stosownie do rodzaju oraz warunków wykonywania pracy, a także występujących w zakładzie pracy zagrożeń, korzystając z aktualnych osiągnięć nauki i techniki.

Sąd podkreślił, że nakaz noszenia maseczki (tu: pracodawca nałożył karę porządkową na pracownika, który odmówił noszenia maseczki w miejscu pracy) związany był przede wszystkim z obowiązkiem pracodawcy zapewnienia wszystkim pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Sąd wobec tego uznał, że skoro pracodawca starał się wprowadzić standardy obsługi klienta, uwzględniając stan epidemii, a pracownik ich nie stosował, to były podstawy do zastosowania kary porządkowej. Naruszenie przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy miało bowiem charakter naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Ponadto sąd uznał, że pracownik nie mógł się powoływać na argumenty podnoszone w orzeczeniach sądów karnych, które uchylały odpowiedzialność osób fizycznych za brak realizacji obowiązku zasłaniania ust i nosa. Źródłem obowiązku nałożonego na pracownika były bowiem normy prawa pracy, a nie regulacje przepisów wprowadzonych na czas epidemii, którego legalność była kwestionowana przez sądy karne.

Za dopuszczenie do skopiowania przez firmę współpracującą danych osobowych klientów na spółkę Fortum Marketing and Sales Polska S.A. została nałożona administracyjna kara pieniężna w wysokości ponad 4,9 mln zł. Podmiot przetwarzający, który skopiował te dane, został przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ukarany grzywną w wysokości 250 tys. zł.

Co dokładnie znalazło się w decyzji Prezesa UODO nakładającej karę.

Jak poinformował UODO, naruszenie ochrony danych polegało na skopiowaniu danych klientów administratora przez nieuprawnione osoby. Doszło do tego w momencie wprowadzania zmiany w środowisku teleinformatycznym. W trakcie dokonywanych zmian utworzona została dodatkowa bazy danych klientów Fortum. Baza ta została jednak skopiowana przez nieuprawnione osoby, gdyż serwer, na którym została ona wdrożona, nie miał odpowiednio skonfigurowanych zabezpieczeń. Administrator danych dowiedział się o incydencie nie od podmiotu przetwarzającego, a od dwóch niezależnych internautów, którzy powiadomili go, że mają nieuprawniony dostęp do bazy.

W toku przeprowadzonego postępowania Urząd ustalił, że spółka w postanowieniach umownych z podmiotem przetwarzającym określiła wymogi w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych, które należy zastosować, m.in. pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych. Według kontrolerów, podmiot przetwarzający działał niezgodnie z powszechnie znanymi normami ISO, a jednocześnie wbrew postanowieniom własnej „Polityki bezpieczeństwa”, która do tych norm się odwołuje. Nie stosował się również do postanowień umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w której zobowiązał się m.in. do wdrożenia pseudonimizacji danych, którą miał traktować jako mechanizm gwarantujący odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

Zdaniem ekspertów UODO, naruszenie wynikało z niezastosowania przez podmiot przetwarzający podstawowych zasad bezpieczeństwa polegających na niezabezpieczeniu danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych. Zatem ponosi on bezpośrednią odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych klientów administratora, a tak rażące zaniedbanie w procesie przetwarzania danych osobowych, w przypadku profesjonalnego podmiotu stanowi okoliczność obciążającą i wiąże się z nałożoną na niego administracyjną karą pieniężną – czytamy w informacji o kontroli.

W postępowaniu ustalono, że administrator w toku dokonywania zmian nie wymagał od podmiotu przetwarzającego przedstawienia dokumentacji analizy ryzyka dla projektowanych zmian. Administrator zgłosił potrzebę usprawnienia działania systemu, a po otrzymaniu informacji o wprowadzeniu nowego rozwiązania przystąpił do pracy i testowania nowego rozwiązania.

Kontrolerzy UODO stwierdzili też, że administrator pomimo wdrożonych procedur oraz posiadanej wiedzy, jak zgodnie z powszechnie stosowanymi praktykami powinno przebiegać wprowadzanie zmian w systemach informatycznych, na żadnym etapie wdrożenia nie prowadził nadzoru nad tym, czy wdrożenie faktycznie przebiega zgodnie z powszechnie obowiązującymi standardami.

Wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych powinno polegać nie tylko na jednorazowym zastosowaniu przez administratora odpowiednich przepisów, zasad przetwarzania danych osobowych w danej organizacji, ale także na dokonywaniu regularnych przeglądów tych środków, a w razie potrzeby na uaktualnianiu wcześniej przyjętych rozwiązań – czytamy w informacji o kontroli.

Jak podkreśla UODO, na administratorze spoczywa także obowiązek regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania. Zarówno wprowadzenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, jak i ich sprawdzanie nie jest działaniem jednorazowym. Powinno ono przybrać formę ciągłego procesu, w ramach którego administrator dokonuje przeglądu i w razie potrzeby uaktualnia przyjęte wcześniej zabezpieczenia.

Źródło:

www.prawo.pl, z dn. 2.03.2022 r.

aktualności PUODO https://uodo.gov.pl/pl/138/2304

Prezes UODO nałożył na Santander Bank Polska S.A. administracyjną karę pieniężną w wysokości prawie 550 000 zł, co stanowi ok. 0,011 % całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego.

Przyczyną nałożenia kary było niewłaściwe zawiadomienie 10 500 obecnych i byłych pracowników administratora o naruszeniu ochrony danych osobowych.

Organ nadzorczy wskazał administratorowi jakiej treści komunikatu do tych osób oczekuje, a mimo to administrator danych nie skorzystał z “podpowiedzi” i nie przekazała “odpowiednich” informacji.

Samo naruszenie ochrony danych polegało na dostępie byłego pracownika do danych przetwarzanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w ramach elektronicznej platformy PUE. Były pracownik kadr logował się “na konto” pracodawcy co najmniej 5 razy po zakończeniu stosunku pracy.  Osoba ta postanowiła powiadomić administratora o tym, że ma możliwość logowania się 8 miesięcy po pierwszym logowaniu.

źródło:

https://www.uodo.gov.pl/decyzje/DKN.5131.33.2021

W związku z trwającą wojną między Rosją a Ukrainą zachodzi istotna „zmiana sytuacji również w zakresie polityki bezpieczeństwa”.  Art. 24 RODO, stanowi, że wdrażane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami RODO oraz że takie środki są w razie potrzeby poddawane ponownemu przeglądowi i aktualizowane. Jeśli więc współpracują Państwo z podmiotami na Ukrainie, Rosji lub macie tam oddziały, niezbędnym jest z perspektywy obowiązków wynikających z RODO ponowna ocena podstaw prawnych wykorzystywanych do przekazywania danych do Rosji i na Ukrainę.

Cyberataki mogą zostać wykorzystane do zniechęcenia wspierania Ukrainy lub być celem samym w sobie (sprowadzającym się do wyłudzenia danych, środków finansowych lub przerwania ciągłości działania). Firmy powinny przygotować się m.in. na ataki typu DoS, DDoS, phishing, w tym spear phishing, ransomware i inne ataki z wykorzystaniem złośliwego oprogramowania. Ważne jest, aby w tym czasie nie popadać w zbędną panikę, zachować szczególną czujność, monitorować zagrożenia, a w razie ich wystąpienia podjąć szybkie działania naprawcze. Przede wszystkim jednak organizacje muszą przestrzegać podstawowych zasad bezpieczeństwa.

Wiele organizacji, w tym m.in. NASK rekomenduje konkretne zasady konieczne do wdrożenia w związku z rosnącymi zagrożeniami cybernetycznymi, Poniżej lista najważniejszych:

• zadbaj o to, aby wszyscy pracownicy znali podstawowe zasady ochrony infrastruktury IT oraz zapoznali się z firmową polityką bezpieczeństwa. W razie potrzeby zorganizuj szkolenie podnoszące świadomość dotyczącą cyberzagrożeń;
• dopilnuj, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, jak w sytuacji cyberataku należy zareagować:
  • odłączyć komputer od sieci,
  • nie wyłączać komputera i nie odłączać od zasilania,
  • zgłosić incydent odpowiednim zespołom zgodnie z przyjętą w organizacji procedurą – w tym przypadku istotna jest wiedza komu i w jaki sposób zgłosić zdarzenie;
• stwórz plan odtwarzania awaryjnego, aby w razie ataku jak najszybciej wrócić do stanu sprzed incydentu;
• monitoruj zagrożenia oraz stan posiadanych zabezpieczeń;
• zaktualizuj wszystkie programy i aplikacje;
• regularnie sprawdzaj, czy nie doszło do wycieku firmowych danych i danych logowania (np. w bazie wycieków www.haveibeenpwned.com oraz w deep webie);
• zrób kopie zapasowe danych, plików, stron www i zadbaj o regularne backupy. Najważniejsze dane zgraj lokalnie;
• korzystaj ze sprawdzonego i legalnego programu antywirusowego, nie bagatelizuj pojawiających się komunikatów;
• stosuj bezpieczne i skomplikowane hasła, oparte na frazach, składające się z co najmniej 12 znaków, wielkich i małych liter, cyfr oraz znaków specjalnych;
• nie używaj tego samego hasła do różnych kont (zasada jedno konto = jedno hasło);
• włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe / wieloskładnikowe;
• korzystaj ze sprawdzonych managerów haseł;
• zrezygnuj z automatycznego zapamiętywania haseł i autouzupełniania formularzy;
• uważaj na działania typu phishing / spear phishing podczas otwierania załączników i klikania w linki z wiadomości e-mail oraz podczas pobierania plików z Internetu;
• nie używaj firmowego sprzętu i poczty do prywatnych celów;
• upewnij się, że odwiedzasz prawidłową stronę (czy nie ma błędu w adresie i czy z innych powodów nie wydaje się ona podejrzana). Sprawdź czy strona jest bezpieczna i czy posiada certyfikat SSL / TSL;
• wyłącz w przeglądarce niepotrzebne, budzące wątpliwości i nieznane wtyczki;
• nie loguj się do publicznych Wi-Fi i wyłącz w swoim sprzęcie automatyczne łączenie z dostępnymi sieciami;
• nie wierz we wszystko, co czytasz w Internecie i weryfikuj informacje i korzystaj z zaufanych źródeł.

Inwestycja w kompetentny, posiadający możliwość sprawnego działania zespół odpowiedzialny za bezpieczeństwo firmowej infrastruktury IT i przetwarzanych danych, stanowi obecnie nie tylko środek organizacyjny poważnie mitygujący ryzyko zmaterializowania się zagrożeń dla danych osobowych przetwarzanych w systemach ale dla infrastruktury IT w ogóle.

Przypominam tez Państwu, że każdą podejrzaną aktywnością w sieci, na urządzeniach elektronicznych w poczcie e-mail możecie zgłaszać przez formularz na stronie incydent.cert.pl lub mailem na cert@cert.pl.

Podejrzane SMS-y można przesłać do CERT bezpośrednio na numer 799 448 084.

źródło:

strona internetowa Resilia [ https://resilia.pl]

strona internetowa NASK [https://cert.pl/posts/2022/02/rekomendacje-cyberprzestrzen-ukraina]

strona internetowa Datatilsynet [https://www.datatilsynet.no/aktuelt/aktuelle-nyheter-2022/overforing-av-data-til-russland-og-ukraina]

FRANCJA. Francja doczekała się ustawy o sygnalistach.

23 grudnia 2019 roku parlament Europejski i Rada UE przyjęli dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Przyjęta dyrektywy zobowiązywała kraje członkowskie do przyjęcia odpowiednich rozwiązań do połowy grudnia 2021 r. Francja podobnie jak wiele innych krajów, w tym Polska, nie zdążyła wdrożyć odpowiednich przepisów prawa, ale we Francji to właśnie się zmieniło.

Francja w swoich przepisach nie ograniczała się do wymagań minimalnych wskazanych w dyrektywie, ale w szerszym zakresie będzie ochraniać sygnalistów. Francuskie prawodawstwo przewiduje np. ochronę zgłaszającego nawet gdy nie dotyczy ono bezpośrednio naruszenia prawa krajowego czy unijnego o ile jednocześnie powoduje ono szkodę dla interesu publicznego.

Ustawa poszerza również krąg podmiotów, które mogą być chronione w związku z ich działaniami pomocowymi na rzecz sygnalistów m.in. o organizacje pozarządowe wspierające sygnalistów w dokonaniu przez nich zgłoszenia. Jak również, ustawa przewiduje faktyczne wsparcie sygnalisty np. w zakresie kosztów związanych z obsługą prawną czy wsparcie psychologiczne. Jednocześnie wobec osób, które dopuszczą się działań odwetowych wobec sygnalisty przewidywane są dotkliwe sankcje m.in. grzywna w wysokości do 60 tys. euro czy pozbawienie wolności do lat 3.

W związku z opóźnieniami w wdrożeniu przepisów dyrektywy do porządków krajowych Komisja Europejska formalnie wezwała kraj pozostające w opóźnieniu do jak najszybszego wdrożenia odpowiednich przepisów krajowych. Pierwsze wezwanie z końca stycznia 2022 r. było skierowane do 24 krajów unijnych, w tym Polski.

Oczekujemy na wspomnianą regulację, gdyż jej zapisy zdeterminują ocenę projektowanych i wdrażanych w firmach rozwiązań organizacyjnych w zakresie obsługi zgłoszeń sygnalistów i ich rozpatrywania.

źródło: strona internetowa GDPR.pl [https://gdpr.pl/artykuly/francja-doczekala-sie-ustawy-o-sygnalistach]

(na podstawie: Ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym  na terytorium tego państwa)

aktualizacja: 15.03.2022

KTO

Obywatel Ukrainy (UA) lub członek  najbliższej rodziny obywatela UA, który ma Kartę Polaka lub małżonek obywatela UA innego obywatelstwa, którzy przybyli w okresie od 24.02.2022 na terytorium RP bezpośrednio z terytorium UA.

        WNIOSEK O REJESTRACJĘ A WNIOSEK O PESEL

USTAWA przewiduje, że w przypadku gdy wjazd obywatela UA na terytorium RP nie został zarejestrowany przez komendanta placówki SG podczas kontroli granicznej, Komendant Główny SG rejestruje pobyt obywatela UA na terytorium RP, na jego wniosek.

Przepisy w zakresie wniosku O REJESTRACJĘ odwołują się do wniosku o PESEL. Tak więc obywatel UA składa tylko jeden wniosek, tj. wniosek o PESEL. Nie składa się osobnego wniosku o rejestrację, nawet jeśli wjazd nie został zarejestrowany w dokumencie przy przekraczaniu granicy. W takim przypadku obowiązkowo należy złożyć wniosek o PESEL nie później niż w 60 dni od dnia wjazdu.

        WNIOSEK O PESEL

Wszystkie potrzebne informacje na temat wniosku i potrzebnych danych znajdują się TUTAJ

https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-numer-pesel-oraz-profil-zaufany–usluga-dla-obywateli-ukrainy

        WZÓR WNIOSKU

Znajduje się na powołanej stronie www w zakładce: „Co musisz przygotować”.

Jest od przygotowany w wersji dwujęzycznej. Wniosek w imieniu dziecka składa rodzic, opiekun, kurator lub osoba sprawująca faktyczną pieczę.

        KIEDY SKŁADAĆ

Najwcześniej 16.03.2022

Zgodnie z KOMUNIKATEM Ministra Cyfryzacji w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań (…): Termin powszechnego uruchomienia obsługi wniosków o nadanie nr PESEL ustanawia się na dzień 16 marca 2022 r. (od tego dnia można składać wnioski o PESEL).

        GDZIE SKŁADAĆ

W dowolnym urzędzie gminy na terytorium RP

Na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-numer-pesel-oraz-profil-zaufany–usluga-dla-obywateli-ukrainy w zakładce „Gdzie składasz wniosek” można wpisać swoje miejsce pobytu i wskazany zostanie najbliższy Urząd wraz z danymi adresowymi i mapą dojazdu. Nie jest to jednak właściwość wyłączna, bo wniosek można złożyć w każdym urzędzie gminy.

        CO BĘDZIE POTRZEBNE

DO WNIOSKU O PESEL

Kolorowe zdjęcie na papierze fotograficznym w rozmiarach 35 x 45 mm (szerokość x wysokość).

Dokument tożsamości, który potwierdzi dane. Jeżeli nie ma takiego dokumentu, to podpisanie wniosku jest równoważne prawnie z oświadczeniem, że dane są prawdziwe.

GDY RÓWNOCZENIE WNIOSIMY O PROFIL ZAUFANY:

Działający telefon komórkowy z numerem od polskiego operatora, którego jest się wyłącznym użytkownikiem oraz adres e-mail

        INNE INFORMACJE

• wniosek jest bezpłatny
• potwierdzenie o numerze PESEL wydawane w urzędzie, gdzie wniosek jest składany
• jednocześnie z numerem PESEL można uzyskać profil zaufany (umożliwia załatwianie wielu spraw urzędowych przez Internet)
• przy wyrabianiu numeru PESEL pobierane są odciski palców (od dzieci, do 12 r.ż., nie pobiera się odcisków palców).

(na podstawie: Ustawy z dnia 12.03.2022 o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa)

OD KIEDY USTAWA OBOWIĄZUJE

USTAWA przyjęta, podpisana przez Prezydenta i ogłoszona w Dzienniku Ustaw w dniu 12.03.2022 (Dz. U. z 2022 poz. 583) (dalej: USTAWA)

ZASADA: Ustawa wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 24 lutego 2022 r.

WYJĄTKI w dacie obowiązywania:

• niektóre kwestie organizacyjne (realizacja zadań przez wojewodów, organy JST, itp. ) wchodzą w życie z dniem następnym po dniu ogłoszenia
• zmiany ustawy paszportowej wchodzą w życie 27 marca 2022

KOGO DOTYCZY (dalej: UPRAWNIENI)

• obywateli Ukrainy którzy przybyli na terytorium RP bezpośrednio z terytorium Ukrainy (dalej: UA) w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa,
• obywateli UA posiadających Kartę Polaka, którzy wraz z najbliższą rodziną z powodu tych działań wojennych przybyli na terytorium RP,
• nieposiadającego obywatelstwa ukraińskiego małżonka obywatela UA, o ile przybył on na terytorium RP bezpośrednio z terytorium UA w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa.

KOGO USTAWA NIE OBJĘŁA

USTAWA, pomimo wielu głosów organizacji pozarządowych i humanitarnych, a także poprawek Senatu, ostatecznie nie objęła osób nie będących obywatelami UA uciekającymi przed wojną z UA, ani też obywateli UA wjeżdżających do RP z innego kraju niż UA (za wyjątkiem osób posiadających Kartę Polaka).

CO REGULUJE USTAWA

Ustawa reguluje m.in. kwestie:

• legalizacji pobytu UPRAWNIONYCH (definicja UPRAWNIONYCH znajduje się w pierwszej części informacji),
• zasady powierzenia pracy,
• pomoc zapewnianą przez wojewodów, jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty,
• utworzenie Funduszu Pomocy w celu finansowania lub dofinansowania realizacji zadań na rzecz pomocy;,
• niektóre uprawnienia obywateli UA,
• szczególne zasady przedłużania okresów legalnego pobytu obywateli UA,
• niektóre uprawnienia obywateli polskich i obywateli UA będących studentami, nauczycielami akademickimi lub pracownikami naukowymi; zasady organizacji i funkcjonowania uczelni,
• szczególne regulacje dotyczące kształcenia, wychowania i opieki dzieci i uczniów, w tym wsparcia w realizacji dodatkowych zadań oświatowych w tym zakresie,
• szczególne zasady podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej.

LEGALIZACJA POBYTU

WARUNKI legalizacji pobytu na podstawie USTAWY:

• UPRAWNIONY wjechał po 24.02.2022
• deklaruje zamiar pozostania na terenie RP

W takiej sytuacji pobyt na terytorium RP uznaje się za legalny w okresie 18 miesięcy licząc od dnia 24 lutego 2022 r.

Za legalny uznaje się także pobyt dziecka urodzonego na terytorium RP przez matkę, która jest UPRAWNIONYM, w okresie dotyczącym matki.

Pobyt obywatela UA, któremu komendant placówki SG na odcinku granicy RP z UA zezwolił na wjazd na terytorium RP na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach (tzw. ZGODA KOMENDANTA SG), uznaje się za legalny przez okres 18 miesięcy.

WYŁĄCZENIE STOSOWANIA PRZEPISÓW O LEGALIZACJI POBYTU NA PODSTAWIE USTAWY

Przepisów o zalegalizowaniu pobytu w sposób określony w punkcie powyżej nie dotyczy:

• posiadających: zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, zezwolenie na pobyt czasowy, status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt tolerowany;
• którzy: złożyli w RP wnioski o udzielenie ochrony międzynarodowej, zadeklarowali zamiar złożenia wniosków o udzielenie ochrony międzynarodowej w RP lub których takie deklaracje zamiaru dotyczą.

UTRATA LEGALNOŚCI POBYTU

Wyjazd obywatela UA z terytorium RP na okres powyżej 1 miesiąca powoduje utratę legalności pobytu na podstawie USTAWY.

GDY BRAK JEST ODNOTOWANIA WJAZDU Z UA NA TERYTORIUM RP W DOKUMENCIE PODRÓŻY

Wiele osób, które nie posiadało/nie posiada dokumentów w chwili przekraczania granicy lub z innych przyczyn, nie otrzymało potwierdzenia wjazdu czy informacji o zgodzie Komendanta SG na pobyt (na 15 dni). Takie osoby, których wjazd nie został zarejestrowany, zobowiązane są do:

• złożenia wniosku o rejestrację
• do Komendanta Głównego SG
• wniosek należy złożyć w terminie 60 dni od dnia wjazdu na terytorium RP

PESEL

Ustawa w wielu miejscach odwołuje się do numeru PESEL. Będzie on przyznawany:

• każdemu UPRAWNIONEMU (przebywającemu legalnie na podstawie USTAWY),
• na jego wniosek,
• złożony osobiście (za małoletnich wniosek składają: rodzic, opiekun, kurator, opiekun tymczasowy, osoba sprawująca faktyczną pieczę nad dzieckiem), wniosek składany na papierze, wypełniony przez wnioskodawcę lub urzędnika na podstawie danych przekazanych przez wnioskodawcę opatrzony własnoręcznym, czytelnym podpisem,
• wniosek można złożyć w dowolnej gminie na terytorium RP.

Wiele uprawnień, w tym również w zakresie ubiegania się o świadczenia, o pomoc socjalną, rzeczową, finansową i inną wymagać będzie posiadania numeru PESEL.

POMOC OD WOJEWODÓW

Pomoc może polegać na:

• zakwaterowaniu,
• zapewnieniu całodziennego wyżywienia,
• zapewnieniu transportu do miejsc zakwaterowania lub miejsc, w których udzielana jest opieka medyczna oraz
• finansowaniu przejazdów środkami transportu publicznego oraz transportu dla osób z niepełnosprawnością,
• zapewnieniu środków czystości i higieny osobistej oraz innych produktów.

ŚWIADCZENIA DLA UDZIELAJĄCYCH POMOCY

Każdemu kto zapewni zakwaterowanie i wyżywienie UPRAWNIONYM, może być przyznane na jego wniosek, świadczenie pieniężne z tego tytułu za okres nie dłużej niż 60 dni. Okres wypłaty świadczenia może być przedłużony w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, maksymalną wysokość świadczenia pieniężnego oraz warunki jego przyznawania i przedłużania jego wypłat.

PRAWO WYKONYWANIA PRACY

Obywatel UA jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium RP w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:

• jego pobyt na terytorium RP uznaje się za legalny na podstawie USTAWY lub
• jest obywatelem UA przebywającym legalnie na terytorium RP

Podmiot powierzający wykonywanie pracy ma obowiązek powiadomić w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela UA powiatowy właściwy urząd pracy.

Oznacza to, że nie jest potrzebne zezwolenie na pracę czy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, a wystarczające jest powiadomienie o podjęciu pracy właściwego urzędu pracy (PUP).

DODATKOWE UPRAWNIENIA

Dodatkowe rozwiązania dla UPRAWNIONYCH to:

• prawo do zarejestrowania się w powiatowych urzędach pracy i uznania za osobę bezrobotną albo poszukującą pracy,
• prawo do podjęcia działalności gospodarczej na terytorium RP na takich samych zasadach jak obywatele polscy. Warunkiem podjęcia działalności ma być uprzednie uzyskanie numeru PESEL
• prawo do świadczeń socjalnych wypłacanych w PL tj.: świadczeń rodzinnych(m.in. zasiłku rodzinnego czy jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka), świadczeń wychowawczych(500 zł miesięcznie na dziecko), rodzinnego kapitału opiekuńczego (500 zł albo 1000 zł miesięcznie na dziecko w wieku od 12 do 36 miesiąca życia), świadczenia dobry start (tj. 300 zł na dziecko), dofinansowania obniżenia opłaty rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna

Świadczenia będą przysługiwały po spełnieniu warunków i kryteriów określonych w ustawach je regulujących począwszy od miesiąca, w którym wpłynął wniosek o ich przyznanie (ale nie wcześniej niż od miesiąca, w którym obywatel UA przekroczył granicę i został wpisany do rejestru prowadzonego przez SG).

• prawo do jednorazowego świadczenia pieniężnego w wysokości 300 zł na osobę, przeznaczone na utrzymanie, w szczególności na pokrycie wydatków na żywność, odzież, obuwie, środki higieny osobistej oraz opłaty mieszkaniowe,
• świadczenia pieniężne i niepieniężne z systemu pomocy społecznej (na zasadach i w trybie ustawy o pomocy społecznej), czyli m.in. zasiłki, posiłki, niezbędne ubranie, pomoc rzeczowa,
• pomoc żywnościowa w formie paczek żywnościowych lub posiłków,
• bezpłatna pomoc psychologiczna zapewniana przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta gminy,
• możliwość przeznaczenia środków z PFRON oraz Fundusz Solidarnościowego na działania kierowane do niepełnosprawnych obywateli UA.

Co do zasady, warunkiem formalnym uzyskania świadczeń będzie posiadanie numeru PESEL.

OPIEKA MEDYCZNA

Wszyscy obywatele UA legalnie przebywający w PL będą mieli dostęp do świadczeń opieki zdrowotnej tak, jak osoby objęte obowiązkowym lub dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym w PL czyli m.in. bezpłatny dostęp do lekarzy i refundację leków na receptę.

PRZEDŁUŻENIE LEGALNOŚCI POBYTU

Obywatelowi UA, którego pobyt na terytorium RP jest lub był uznawany za legalny na podstawie USTAWY, udziela się, na jego wniosek, zezwolenia na pobyt czasowy.

Zezwolenia na pobyt czasowy, udziela się jednorazowo na okres 3 lat, licząc od dnia wydania decyzji

Wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, składa się nie wcześniej niż po upływie 9 miesięcy od dnia wjazdu, a nie później niż w okresie 18 miesięcy od dnia 24 lutego 2022 r. Wniosek złożony przed upływem 9 miesięcy od dnia wjazdu wojewoda pozostawia bez rozpoznania.

W sprawach nieuregulowanych USTAWĄ stosuje się przepisy ustawy o cudzoziemcach.

Obywatel UA, któremu udzielono zezwolenia na pobyt czasowy, jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium RP bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę (wystarczające jest zgłoszenie do PUP w określonym terminie).

PRZEDŁUŻENIE WAŻNOŚCI DOKUMENTÓW POBYTOWYCH

Uprawnienia i dokumenty obywateli UA wygasające w okresie od 24 lutego 2022 r. zostaną automatycznie wydłużone do 31 grudnia 2022 r.

Zasada ta obejmuje m.in.:

• wizę krajową;
• zezwolenie na pobyt czasowy;
• termin do opuszczenia terytorium RP;
• termin dobrowolnego powrotu;
• kartę pobytu;
• polskie dokumenty tożsamości obywatela UA;
• zgodę na pobyt tolerowany;
• pobyt na podstawie wizy Schengen;
• pobyt na podstawie wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen;
• pobyt dla obywatela państw trzecich;
• pobyt w ramach ruchu bezwizowego;
• pobyt w związku z zezwoleniem na wjazd do kraju ze względów humanitarnych, ze względu na interes narodowy lub zobowiązania międzynarodowe.

STUDENCI

Obywatelowi polskiemu albo obywatelowi UA, którego pobyt jest uznawany za legalny na podstawie USTAWY byli studentami uczelni działającej na terytorium UA i którzy oświadczą, że w tym dniu studiowali na określonym roku studiów na danym kierunku i poziomie studiów w uczelni działającej na terytorium UA i nie dysponują dokumentami poświadczającymi okresy studiów, zdane egzaminy, zaliczenia lub praktyki zawodowe, wydanymi przez tę uczelnię, mogą zostać uznane odpowiednie okresy tych studiów w drodze weryfikacji osiągniętych efektów uczenia się. Uczelnia przeprowadza weryfikację osiągniętych efektów uczenia się zgodnie z ustalonymi przez siebie zasadami.

INNE UŁATWIENIA, ROZWIĄZANIA

Dodatkowe kwestie objęte USTAWĄ to:

• ułatwienia dla nauczycieli akademickich
• ułatwienia dla lekarzy i pielęgniarek
• rozwiązania w oświacie
• zwolnienia podatkowe dla osób objętych ochroną
• pomoc na cele związane z przeciwdziałaniem skutkom konfliktu jako koszt uzyskania przychodu
• jednostka samorządu terytorialnego, na terenie której zapewnia się kształcenie, wychowanie i opiekę nad dziećmi i uczniami będącymi obywatelami Ukrainy będzie mogła zorganizować im bezpłatny transport do szkoły, przedszkoli i placówek edukacyjnych wraz z opieką podczas podróży.

Na stronach Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod linkiem https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-pomocy-obywatelom-ukrainy-w-zwiazku-z-konfliktem-zbrojnym-na-terytorium-tego-panstwa pojawiły się założenia ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

Zgodnie publikacją, „projekt ustawy ma na celu stworzenie szczególnej regulacji prawnej zapewniającej doraźną podstawę prawną do legalnego pobytu cudzoziemcom, w szczególności posiadającym obywatelstwo Ukrainy, którzy w wyniku działań wojennych zostali zmuszeni do opuszczenia swojego kraju pochodzenia i wjechali, posiadając stosowne uprawnienie wjazdowe, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej”.

Projekt ustawy określa m.in.:

• szczególne zasady zalegalizowania pobytu obywateli Ukrainy, którzy wjechali na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa;
• szczególne zasady powierzenia pracy obywatelom Ukrainy, przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• szczególne zasady przedłużania okresów legalnego pobytu obywateli Ukrainy oraz wydanych im przez organy polskie dokumentów dotyczących uprawnień w zakresie wjazdu i pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• szczególne regulacje dotyczące kształcenia, wychowania i opieki dzieci i uczniów będących Obywatelami Ukrainy, w tym wsparcia jednostek samorządu terytorialnego w realizacji dodatkowych zadań oświatowych w tym zakresie.

Projekt ustawy przewiduje ustanowienie szczególnej podstawy prawnej dla uznania za legalny pobytu konkretnej grupy cudzoziemców w okresie 18 miesięcy od wjazdu na terytorium Polski. Rozwiązaniami ustawy objęci będą nie tylko obywatele Ukrainy, ale także osoby posiadające obywatelstwo inne niż ukraińskie lub bezpaństwowcy zamieszkujący na stałe na terytorium Ukrainy, którzy wjechali do Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy, w związku z prowadzonymi tam działaniami wojennymi. Przepisy mają dotyczyć wszystkich tych, którzy przekroczyli granicę z Ukrainą od 24 lutego 2022 r. do dnia określonego w późniejszym rozporządzeniu Rady Ministrów.

Jedynym potwierdzeniem będzie stempel w paszporcie z datą przybycia na terytorium RP lub innym dokumencie podróży jaki dana osoba przy sobie miała.

Procedura ta będzie dotyczyła jedynie cudzoziemców, którzy zadeklarują, że chcą pozostać w Polsce. Projektowane regulacje prawne nakładają na cudzoziemca obowiązek wystąpienia do organu Straży Granicznej z wnioskiem o umieszczenie odcisku stempla lub wydanie zaświadczenia nie później niż w terminie 30 dni następujących po okresie legalnego pobytu na terytorium RP wynikającego z posiadanego dokumentu, który posłużył do wjazdu na terytorium Polski, lub po okresie pobytu na tym terytorium, na który komendant placówki Straży Granicznej zezwolił na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach.

Odcisk stempla nie będzie uprawniał do przekraczania zarówno granic zewnętrznych, jak i wewnętrznych strefy Schengen. Projekt ustawy przewiduje, iż Komendant Główny Straży Granicznej będzie prowadził w systemie teleinformatycznym Straży Granicznej rejestr cudzoziemców, którym w dokumentach podróży umieszczono odcisk stempla lub wydano zaświadczenie.

W projekcie specustawy wprowadzone zostanie rozwiązanie, które umożliwi swobodny dostęp do polskiego rynku pracy obywatelom Ukrainy, których pobyt został uznany za legalny. Aby z niego skorzystać, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez cudzoziemca powiadomić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl właściwy urząd pracy o powierzeniu pracy temu cudzoziemcowi na okres do 24 miesięcy.

Niewypełnienie tych warunków będzie oznaczać brak możliwości wykonywania pracy bez zezwolenia na pracę.

W projekcie ustawy proponuje się, aby uciekający przed wojną byli uprawnieni do wsparcia z zakresu świadczeń rodzinnych, świadczenia wychowawczego, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, rodzinnego kapitału opiekuńczego oraz świadczenia dobry start, na analogicznych zasadach, jakie obecnie dotyczą cudzoziemców. Zgodnie projektowanymi przepisami powyższe świadczenia przysługiwałyby tym osobom po spełnieniu odpowiednich warunków i kryteriów uregulowanych w ustawach i rozporządzeniach, regulujących te świadczenia.

 WSTĘP

W związku z rozwojem konfliktu zbrojnego na terytorium Ukrainy, wiele osób decyduje się na humanitarny gest pomocy wobec uchodźców polegający na udostępnieniu im swoich mieszkań lub domów jako tymczasowego schronienia.

O czym warto pamiętać w takiej sytuacji, aby udzielona pomoc nie okazała się niepotrzebnym powodem do niepokoju, zarówno dla gospodarza jak i gościa?

DYSPONOWANIE LOKALEM

Jeżeli nie jesteśmy właścicielami mieszkania którym chcemy zadysponować dla uchodźców, ale dysponujemy nim na innej podstawie, np. wynajmujemy go od innej osoby, warto sprawdzić czy w ramach tej podstawy (np. umowy najmu) mamy prawo dysponować mieszkaniem na rzecz innych osób; często takie uprawnienie jest w umowie najmu wyraźnie wyłączone. W takim przypadku, przed udostępnieniem lokalu należy zadbać o odpowiednią zgodę właściciela.

Jeżeli mieszkanie jest naszą własnością, możemy nim swobodnie dysponować; w przypadku gdy mieszkanie jest współwłasnością z innymi osobami, należy uzgodnić z innymi współwłaścicielami to, że chcemy go udostępnić dla uchodźców.

TOŻSAMOŚĆ

Przyjmując „pod swój dach” uchodźców warto zweryfikować tożsamość nowych lokatorów; do tego celu wystarczy paszport ze zdjęciem.

W przypadku braku paszportu, można poprosić o jakikolwiek inny dokument ze zdjęciem, ewentualnie dokument otrzymany od Straży Granicznej przy przekraczaniu granicy.

Mogą się zdarzyć sytuacje, gdy uchodźca nie będzie posiadać żadnego dokumentu, wówczas można do umowy wskazać inną osobę z grupy która posiada dokument; a w ostateczności dane pobrać wg oświadczenia uchodźcy, a uzupełnić je w terminie późniejszym, po uzyskaniu dokumentów legalizujących pobyt takiej osoby w Polsce.

Nie ma potrzeby wykonywać fotografii paszportu; wystarczy dane z niego wynikające (imię, nazwisko, numer paszportu) wpisać do umowy.

 JAK UDOSTĘPNIĆ LOKAL

Udostępniając uchodźcom mieszkanie, można postępować w taki sam sposób jak przy zwykłym wynajmie mieszkań, czyli zawrzeć odpowiednią umowę; w grę wchodzić może albo umowa najmu (przy założeniu, że za mieszkanie miałby być płacony czynsz) lub umowa użyczenia (udostępnienie mieszkania do korzystania ale bez pobierania czynszu; nie wyklucza to natomiast ponoszenia kosztów mediów przez osoby zainteresowane, wedle ustaleń).

Umowa dotycząca korzystania z mieszkania powinna być sporządzona nie tylko w języku polskim, ale również w języku zrozumiałym dla cudzoziemca i obejmować podstawowe kwestie organizacyjne, aby dla wszystkich było jasne na jakich warunkach jest ono udostępniane; uchroni to również od ewentualnych nieporozumień lub rozczarowań. Upewnijmy się, że najemca zrozumiał zapisy umowy i nie ma w związku z nimi żadnych wątpliwości. Szczególnie dotyczy to fragmentów dotyczących praw i obowiązków obu stron oraz związanych z tym opłat. Takimi podstawowymi elementami umowy są:

1. ustalenie, zidentyfikowanie i wpisanie stron umowy,
2. kwestia ewentualnej odpłatności za korzystanie z lokalu lub jej brak,
3. wskazanie osób upoważnionych do korzystania z mieszkania (np. dzieci uchodźców),
4. zasady pokrywania kosztów mediów, w tym Internetu, lub brak takiego obowiązku po stronie korzystających,
5. okres na jaki udostępniane jest mieszkanie i ewentualnie możliwość jego przedłużania,
6. warunki przedterminowego rozwiązania umowy.

Czasami przy zawarciu umowy pobierana jest kaucja na zabezpieczenie (jednorazowo lub w ratach); jednak w przypadku pomocy dla uchodźców, może się okazać, że nasi goście nie będą mieli możliwości takiej kaucji wpłacać, co należy wziąć pod uwagę.

 PODATKI

W przypadku wynajmu lokalu dla uchodźców, trzeba pamiętać o konieczności zgłoszenia takiej umowy do Urzędu Skarbowego, tak jak każdego najmu, łącznie z wyborem właściwej formy opodatkowania (ryczałt lub zasady ogólne).

W przypadku użyczenia lokalu (tj. bez wynagrodzenia dla właściciela) dla osób trzecich (tj. nienależących do grona rodziny  lub powinowatych), powstaje przychód w postaci zaoszczędzonych wydatków po stronie korzystających z lokalu, który podlega opodatkowaniu. Na chwilę przygotowywania tego opracowania brak jest jednak oficjalnego stanowiska organów podatkowych, czy taki przypadek będzie traktowany preferencyjnie w przypadku uchodźców z Ukrainy w aktualnej sytuacji geopolitycznej. Po stronie osoby dysponującej lokalem w sposób nieodpłatny na rzecz uchodźcy, nie powstaje przychód który z zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami podlegałby opodatkowaniu.

FORMALNOŚCI POBYTOWE

Właściciel lokalu nie ma obowiązku rejestrowania lub legalizowania pobytu swych gości na terenie Polski a nawet nie zawsze ma prawną możliwość wyręczyć w tym samych uchodźców; można natomiast pomóc przez wskazanie im punktów kontaktowych, gdzie mogą sprawdzić swój status lub dopełnić koniecznych formalności.

Informacje w tym względzie, w języku polskim i ukraińskim, dostępne są na przykład tu: https://www.gov.pl/web/mswia/informacja-dla-uchodzcow-z-ukrainy .

Właściciel lokalu nie ma obowiązku meldować swych gości ani rejestrować ich pobytu w jakimkolwiek urzędzie; obowiązek ten może natomiast dotyczyć samych uchodźców.

Cudzoziemiec, w tym uchodźca, ma obowiązek dopełnić obowiązek meldunkowy pod rygorem konsekwencji prawnych, jednak w praktyce obowiązek ten nie jest egzekwowany.

POMOC MEDYCZNA

W przypadku koniczności korzystania z pomocy medycznej przez obywateli Ukrainy, Rząd przygotowuje specjalne rozwiązania prawne, które umożliwią rozliczenie świadczeń medycznych, udzielonych obywatelom Ukrainy przybywającym do Polski w związku z agresją militarną Rosji na teren Ukrainy.

Podstawowe informacje można znaleźć tu (informacje w języku polskim i ukraińskim): https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/pomoc-medyczna-dla-obywateli-ukrainy-zasady-udzielania-i-rozliczania-swiadczen,8149.html

W przypadku konieczności korzystania z pomocy dentystycznej, przydatne informacje można znaleźć przykładowo tu: https://dentysciukrainie.pl/ .

UBEZPIECZENIE

Ubezpieczenie lokalu nie jest obowiązkowe, jednak jest wskazane w przypadku udostępnienia lokalu osobom trzecim.

REKOMPENSATY

Na chwilę opracowania niniejszego dokumentu przepisy nie przewidują żadnych rekompensat dla właścicieli lokali za zakwaterowanie uchodźców.

ZMIANY W PRZEPISACH

W najbliższym czasie spodziewane są zmiany w przepisach które ułatwią proces legalizacji pobytu uchodźców z Ukrainy na terenie Polski i być może prowadzą rozwiązania również w zakresie udostępniania im kwater prywatnych.

Trwają prace nad wprowadzeniem do kodeksu pracy zmian w zakresie kontroli antyalkoholowych. Zgodnie z informacjami opublikowanymi na stronach Rządowego Centrum Legislacji (https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12354104/12835646/dokument543278.DOC), prace nad projektem objętym numerem UD318 obejmują propozycje m.in. następujących zmian:

• W pierwszej kolejności projektuje się umożliwienie pracodawcom – gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr – wprowadzenie prewencyjnej kontroli pracowników na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu, a także określenie ogólnych zasady przeprowadzania takich kontroli.

Przyjęto, iż pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę trzeźwości pracowników oraz kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego.

Ponadto, przeprowadzając kontrolę trzeźwości pracodawca będzie musiał posługiwać się urządzeniem posiadającym ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

Pracodawca będzie przetwarzał informację o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania, wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu. Informacja ta będzie przechowywana w aktach osobowych pracownika.

O wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu pracodawca będzie musiał poinformować pracowników nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Grupę lub grupy pracowników objęte kontrolą trzeźwości, metodę kontroli oraz sposób jej przeprowadzenia ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

• Ponadto projektuje się wprowadzenie kompleksowej regulacji określającej podstawy do niedopuszczenia przez pracodawcę do wykonywania pracy pracownika, wobec którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub w stanie po użyciu środka działającego podobnie. Zdaniem projektodawcy obowiązek niedopuszczenia do wykonywania pracy powinien również zachodzić wobec pracownika, u którego przeprowadzona przez pracodawcę kontrola trzeźwości lub kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu wykaże obecność alkoholu lub ww. środka.

Projektowany przepis zawiera dwie normy o charakterze gwarancyjnym dla dóbr osobistych pracownika. Pierwszą z nich jest przekazanie pracownikowi do wiadomości informacji dotyczącej podstawy niedopuszczenia do wykonywania pracy. Drugą normą o charakterze gwarancyjnym będzie przysługujące pracownikowi uprawnienie do żądania przeprowadzenia badania stanu trzeźwości przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

W świetle powyższego, w projektowanej regulacji przewidziano dwa tryby prowadzące do niedopuszczenia do wykonywania pracy przez pracownika znajdującego się  w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy:

• w wyniku przeprowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu i uzyskania wyniku wskazującego na znajdowanie się przez pracownika w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu;

• na podstawie uzasadnionego podejrzenia pracodawcy – w odniesieniu do pracowników nieobjętych kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu (zarówno w przypadku, gdy pracodawca w ogóle nie wprowadził takich kontroli, jak i w odniesieniu do części pracowników, którzy nie spełniają ustawowych przesłanek objęcia kontrolą).

Zadaniem priorytetowym na 2022 r. będą czynności kontrolne w przedsiębiorstwach powierzających pracę cudzoziemcom z krajów trzecich, w tym także w agencjach pracy tymczasowej. Celem  działań PIP  będzie eliminowanie negatywnych zjawisk związanych z obecnością tej grupy pracowników na polskim rynku pracy, dotyczących legalności jej powierzania i wykonywania oraz  warunków zatrudnienia.

Z programu działania PIP wynika, że źródłem typowania podmiotów do kontroli będą m.in. skargi złożone przez cudzoziemców (zarówno pracujących, jak i tych, którzy zakończyli już wykonywanie pracy na rzecz polskich podmiotów) oraz informacje i powiadomienia z innych instytucji i organizacji (np. od wojewodów na temat wydanych zezwoleń na pracę). Dobór podmiotów do kontroli będzie się odbywać także na podstawie monitoringu mediów oraz danych zgromadzonych w zasobach własnych i udostępnionych inspekcji przez ZUS i publiczne służby zatrudnienia.

Co ważne, inspektorzy w tym roku zamierzają kontrolować zatrudnianie  nie tylko Ukraińców i Białorusinów, ale także obywateli innych egzotycznych państw.  Działania inspektorów zostaną ukierunkowane na weryfikację legalności pracy cudzoziemców pochodzących z państw azjatyckich, licznie reprezentowanych na polskim rynku (m.in. z Indii, Filipin, Bangladeszu, Nepalu, Wietnamu) oraz sprowadzanych z krajów zidentyfikowanych jako nowe państwa pochodzenia (np. z Ameryki Łacińskiej).

W stanowisku z dnia 06 grudnia 2021r. MRiPS przypomniało, że przy wyznaczaniu dyżuru należy także uwzględnić normy odpoczynku dobowego. Łącznie z rozkładową pracą nie może on przekraczać 13 godzin na dobę. Z kolei planując go np. w niedzielę, trzeba również wziąć pod uwagę dopuszczalność wykonywania pracy w takim dniu przez danego pracownika i zagwarantować mu wskazany przez przepisy odpoczynek tygodniowy.

W stanowisku czytamy zatem m.in.: „na podstawie art. 151.5 par. 2 zd. 2 k.p. czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133. Przepis ten określa granice czasowe dyżuru, bo czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do gwarantowanego nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art.132 k.p.) i tygodniowego (art. 133 k.p.). Oznacza to, że przy wyznaczaniu pracownikowi godzin dyżuru pracodawca powinien uwzględniać, iż oprócz godzin pracy w okresie doby pracowniczej pracownikowi przysługuje minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Zatem, przykładowo, dla pracownika, objętego podstawowym systemem czasu pracy, którego obowiązuje 8- godzinna norma czasu pracy, i który pracuje w 8-godzinnym rozkładzie czasu pracy, na pełnienie dyżuru pozostaje pięć godzin (24-godzinna doba pracownicza minus 8 godzin rozkładowego czasu pracy minus 5 godzin dyżuru = 11 godzin obligatoryjnego, minimalnego odpoczynku dobowego).

W dniu dla pracownika rozkładowo wolnym od pracy czas dyżuru nie może przekraczać 13 godzin, gdyż w tej dobie pracowniczej (wolnej rozkładowo od pracy) pracodawca ma obowiązek zagwarantować pracownikowi co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Czas dyżuru, jakkolwiek nie jest czasem pracy (jeżeli w czasie jego trwania pracownik nie wykonywał pracy), to również nie jest dla pracownika odpoczynkiem czy wypoczynkiem, dlatego nie może on przypadać także na okres odpoczynku tygodniowego, gdyż powodowałoby to naruszenie prawa pracownika do odpoczynku tygodniowego (art. 133 k.p.).

Należy przy tym zauważyć, że określone grupy pracowników nie mogą świadczyć pracy w godzinach nadliczbowych, nawet gdyby pracownicy ci wyrazili na to zgodę (zakaz bezwzględny). Należą do nich, między innymi, pracownice w ciąży (art. 178 par. 1 k.p.). Oznacza to, że pracownik objęty zakazem pracy w godzinach nadliczbowych, wykonujący dyżur (w rozumieniu art. 1515 par. 1 k.p.), który przypada poza jego rozkładowym czasem pracy, nie może wykonywać pracy w czasie dyżuru, gdy potrzeba świadczenia przez niego pracy powstanie w czasie jego dyżuru. Praca taka mogłaby przekroczyć obowiązujące go normy czasu pracy i wówczas stanowiłaby niedozwoloną pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 par. 1 k.p.).”

• Z opinii rzecznika generalnego TSUE z 11 listopada 2021 r. w sprawie C-485/20 HR Rail SA wynika, że pracodawca powinien przenieść pracownika na inne stanowisko w sytuacji, gdy pracownik stał się niepełnosprawny, jeżeli nie stanowi to dla niej nieproporcjonalnie wysokiego obciążenia. Przy czym nowe stanowisko powinno odpowiadać kompetencjom, zdolnościom i dyspozycyjności danej osoby. Rzecznik generalny wskazał, że przy ocenie uciążliwości przeniesienia firma powinna wziąć pod uwagę m.in. wysokość kosztów przeniesienia, rozmiar organizacji, jej zasoby finansowe oraz możliwość pozyskania środków publicznych. W związku z tym, w miarę możliwości powinna utrzymać osobę niepełnosprawną w zatrudnieniu, a nie zwalniać ją z powodu niezdolności do pracy na danym stanowisku. W opinii rzecznika generalnego zwolnienie powinno być ostatecznością.

Uwaga: reguły wynikające z prawdopodobnego orzeczenia TSUE są spójne z polskimi regulacjami. Polskie przepisy wskazują, że pracodawca powinien w pierwszej kolejności sprawdzić, czy ma możliwość dostosować stanowisko pracy do potrzeb niepełnosprawnego pracownika lub czy ma w swojej organizacji inne stanowisko, które odpowiada potrzebom i kompetencjom takiej osoby. W efekcie zwolnienie stanowi ostateczność. Pracodawca może wypowiedzieć umowę, jeżeli wprowadzenie zmian wiąże się np. z nadmiernymi kosztami lub jest niemożliwe ze względów technicznych.

• W wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 13 stycznia 2022 r.(sprawa C 514/20) wskazano, że skorzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w miesiącu z wypracowanymi nadgodzinami nie może pozbawiać rekompensaty finansowej za ponadwymiarową pracę, bo zniechęcałoby to do wybierania wolnego. Dotyczy to także pracowników tymczasowych. W szczególności, przepisy krajowe, w tym te dotyczące zasad wynagradzania, nie mogą zniechęcać zatrudnionych do skorzystania z urlopu wypoczynkowego.

• Sąd Najwyższy postanowieniem z 27 stycznia 2021 r. (III USK 30/21) uznał, że „każda praca zarobkowa wykonywana w okresie zwolnienia lekarskiego powoduje utratę prawa do świadczeń. Za taką pracę uważa się każdą pracę w potocznym znaczeniu tego słowa, w tym wykonywanie różnych czynności w ramach stosunków prawnych, ale także poza takimi stosunkami, w tym kontynuowanie własnej działalności gospodarczej, samozatrudnienie czy stosunek korporacyjny. Dlatego w razie wystąpienia ryzyka niezdolności do pracy lub do prowadzenia pozarolniczej działalności wskutek choroby, ubezpieczony ma obowiązek powstrzymania się od wszelkich czynności wykonywanych zawodowo, ponieważ to świadczenia z ubezpieczenia chorobowego społecznego mają rekompensować brak możliwości uzyskiwania dochodów”.

Uwaga: przedstawione w orzeczeniu stanowisko Sądu Najwyższego – co również zostało podkreślone w postanowieniu – stanowi utrwalony pogląd w orzecznictwie. Pracownik, który w trakcie zwolnienia lekarskiego podejmuje dodatkową działalność (jak podkreślił w omawianym orzeczeniu Sąd Najwyższy, za pracę uważa się każdą pracę w potocznym tego słowa znaczeniu; w tym kontekście SN wymienia działalność w ramach stosunków zobowiązaniowych i poza nimi, w tym kontynuowanie własnej działalności gospodarczej, samozatrudnienie czy stosunek korporacyjny),  może spotkać się z konsekwencjami, niezależnie od tego, czy rzeczywiście jest chory, czy nie. Pierwszą z konsekwencji będzie zobowiązanie do zwrotu pobranego zasiłku chorobowego. Stosowne czynności w tym zakresie podejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dalsze konsekwencje pracownik może ponieść w ramach stosunku pracy. Pracodawca może bowiem domagać się zwrotu wypłaconego wynagrodzenia chorobowego, jak również rozwiązać z nim umowę, w tym w trybie dyscyplinarnym.

• Zgodnie z wyrokiem Sądu Okręgowego w Elblągu z 24 marca 2021 r., IV Pa 10/21, pracownika który uzyska w sposób nieuprawniony dostęp do danych osobowych, można zwolnić dyscyplinarnie. W rozpoznawanej sprawie pracownica ZUS bezprawnie — bez związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, z naruszeniem upoważnienia — zapoznała się z danymi kilkunastu osób (m.in. sprawdzała swojego męża), a zapytana o przyczynę nie umiała tego wytłumaczyć. Zdaniem przełożonych bezzasadny wgląd w cudze dane osobowe oznaczał, iż kobieta dopuściła się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, zatem została zwolniona w trybie art. 52 par. 1 kp. (Dodatkowo o naruszeniu ochrony danych został powiadomiony Prezes Urzędu Ochrony danych Osobowych oraz wszystkie osoby, których dotyczyły nieprawidłowości, a także powiadomiono prokuraturę o możliwości popełnienia przestępstwa z art. 267 kk i art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych. Zwolniona pracownica ZUS odwołała się do sądu. Sąd prawomocnie oddalił powództwo.

W dniu 2 sierpnia 2022 r. upływa termin wdrożenia do krajowego porządku prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów („work – life balance”); w związku z czym  w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawiła się zapowiedź przygotowania projektu nowelizacji Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw (nr projektu UC118, https://www.gov.pl/web/premier/wplip-rm).

Najważniejsze rozwiązania w tym zakresie, przewidziane w projekcie ustawy, polegają na (informacje za publikacją Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod linkiem wskazanym jw.):

1) rozszerzeniu zakresu informacji o warunkach zatrudnienia pracownika, która będzie obejmować dodatkowe elementy przewidziane ww. dyrektywą (np. informację o szkoleniach zapewnianych przez pracodawcę, o długości płatnego urlopu przysługującego pracownikowi). Rozszerzenie ww. informacji będzie dotyczyć także pracownika wysyłanego do pracy do państwa członkowskiego lub państwa trzeciego oraz pracownika delegowanego;

2) w zakresie umowy o pracę na okres próbny:  zapewnieniu, iż okres próbny będzie współmierny do przewidywanego czasu trwania umowy o pracę na czas określony i do rodzaju pracy; umożliwieniu ponownego zawarcia umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem tylko, gdy pracownik będzie zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy; wprowadzeniu regulacji umożliwiającej uzgodnienie pomiędzy stronami stosunku pracy przedłużenia umowy o pracę na okres próbny o czas trwania nieobecności pracownika w pracy, w przypadku gdy pracownik był z usprawiedliwionych przyczyn nieobecny w pracy w trakcie trwania takiej umowy;

3) zapewnieniu prawa pracownika do równoległego zatrudnienia poprzez wprowadzenie zakazu zabraniania pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą oraz zakazu poddawania pracownika niekorzystnemu traktowaniu z tego tytułu;

4) zapewnieniu pracownikowi, który wykonywał pracę co najmniej 6 miesięcy (w tym na podstawie umowy o pracę na okres próbny) prawa do wystąpienia (raz w roku kalendarzowym) o formę zatrudnienia z bardziej przewidywalnymi lub bezpieczniejszymi warunkami pracy oraz otrzymania pisemnej odpowiedzi na ten wniosek z uzasadnieniem w terminie 1 miesiąca od otrzymania wniosku;

5) przyznaniu pracownikowi prawa do nieodpłatnego szkolenia niezbędnego do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku w przypadku, gdy na mocy prawa, układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego lub regulaminu pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi takiego szkolenia oraz zapewnieniu, że szkolenie takie będzie nieodpłatne, będzie zaliczało się do czasu pracy i odbywało się w miarę możliwości w godzinach pracy;

6) w zakresie urlopu rodzicielskiego: wprowadzeniu dla pracownic i pracowników indywidualnego prawa do urlopu rodzicielskiego. Łączny wymiar tego urlopu dla obojga rodziców będzie wynosił do 41 tygodni (w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie) albo do 43 tygodni (w przypadku porodu mnogiego);

7) wprowadzeniu zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika – w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym, z zachowaniem za czas tego zwolnienia prawa do 50% wynagrodzenia (obliczanego jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego);

8) umożliwieniu szerszego stosowania elastycznej organizacji pracy mającej na celu zwiększenie uprawnień polegających na dostosowywaniu przez pracownika jego organizacji pracy do indywidualnych potrzeb, w tym poprzez: a) telepracę, b) elastyczne rozkłady czasu pracy (ruchomy czas pracy, indywidualny czas pracy i przerywany czas pracy), c) pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy;

9) wprowadzeniu zakazu prowadzenia wszelkich przygotowań do zwolnienia pracowników w okresie ciąży i okresie urlopu macierzyńskiego, z którego pracownica korzysta w związku z urodzeniem dziecka bez składania wniosku, a także od dnia wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o udzielenie: części urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części i urlopu opiekuńczego albo jego części oraz skorzystania z takiego urlopu, a także z powodu wystąpienia z wnioskiem o elastyczną organizację pracy do dnia zakończenia pracy w ramach elastycznej organizacji czasu pracy;

10) zostaną zmodyfikowane obowiązujące regulacje o rozwiązywaniu umów o pracę na czas określony w celu ich dostosowania do wymagań prawa UE. KE wskazała na występujące w przepisach Kodeksu pracy trzy aspekty nierówności umów na czas określony w stosunku do umów na czas nieokreślony: brak obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia umowy na czas określony; brak obowiązku konsultacji związkowej; brak możliwości ubiegania się o przywrócenie do pracy. W związku z powyższym projekt ustawy dokona także zmiany obowiązujących przepisów dotyczących umów o pracę na czas określony polegającej na wprowadzeniu obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony, konsultacji związkowej oraz możliwości ubiegania się o przywrócenie do pracy – także w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony.

W związku z nowelizacjami Ustawy o cudzoziemcach oraz Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w 2022 roku zaczynają obowiązywać zmiany w zasadach zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Poniżej lista kluczowych modyfikacji:

1. Brak konieczności przedkładania dokumentu potwierdzającego miejsca zamieszkania oraz potwierdzającego stabilne i regularne źródła dochodu. W zamian cudzoziemiec musi otrzymywać wynagrodzenie nie niższe niż minimalne niezależnie od wymiaru czasu pracy i rodzaju umowy.

2. Nowy tryb zmiany decyzji, w szczególności w przypadku zmiany pracodawcy lub warunków gdzie zezwolenie na pracę nie jest wymagane.

3. Wprowadzenie większej liczby przypadków, w których zmiana decyzji jednolitej nie będzie wymagana (Zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, przejęcie pracodawcy lub jego części przez innego pracodawcę, przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę, zmiana nazwy stanowiska, na jakim cudzoziemiec wykonuje pracę, przy jednoczesnym zachowaniu zakresu jego obowiązków lub zwiększenie wymiaru czasu pracy przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia nie wymagają zmiany lub wydania nowego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę).

4. Wprowadzenie szczególnych 60-dniowych terminów na rozpatrzenie wniosku licząc od dnia uzupełnienia braków oraz osobistego stawiennictwa cudzoziemca (chyba, że nie jest to wymagane) oraz szczególnych 90-dniowych terminów na rozpatrzenie sprawy dla organu odwoławczego.

5. Zmiana brzmienia przepisu dot. określenia wysokości opłat za wydanie/wymianę dokumentów dla cudzoziemców w tym kart pobytu.

6. W procedurach, gdzie brane są pod uwagę wysokie kwalifikacje nastąpiła zmiana dot. wysokości wynagrodzenia. Dotychczas przyjmowane było przeciętne wynagrodzenie w roku poprzedzającym zawarcie umowy dotyczącej wykonywania pracy, a znowelizowana ustawa wprowadza konieczność brania pod uwagę przeciętnego wynagrodzenia w roku poprzedzającym złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia.
7. Wprowadzenie podstawy prawnej dla dokonywania pouczeń za zgodą cudzoziemca w formie elektronicznej oraz podstaw prawnych dla Wojewody do wzywania cudzoziemca do przedłożenia dokumentów potwierdzających dane we wniosku o pobyt i pracę.

8. Obowiązek zawiadomienia pisemnie wojewody, który udzielił zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, w terminie 15 dni roboczych, o utracie pracy u któregokolwiek z podmiotów powierzających wykonywanie pracy, wymienionych w zezwoleniu uważa się za spełniony, jeżeli cudzoziemiec w terminie 15 dni roboczych złożył wniosek o zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę u innego podmiotu powierzającego wykonywanie pracy lub w warunkach zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.

9. Poszerzenie przypadków, kiedy nie jest wymagane uzyskanie nowego zezwolenia na pracę (zmiana stanowiska przy jednoczesnym zachowaniu zakresu jego obowiązków, zwiększenie wymiaru czasu pracy przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia, zmiana warunków pracy na zasadach określonych w art. 9¹ lub art. 23^1a Kodeksu pracy, zmiana warunków na zasadach określonych w ustawie covidowej).

10. Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, od którego jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, jest obowiązany do podwyższenia wynagrodzenia cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej.

11. Wydłużenie pracy na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy do 24 miesięcy. Powierzanie cudzoziemcowi pracy bez przerwy na podstawie kolejnych oświadczeń, poprzez zniesienie 6-miesięcznego okresu karencji pomiędzy kolejnymi oświadczeniami.

12. Wydłużenie do 7 dni okresu na poinformowanie urzędu pracy o rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca.

W stanowisku z dnia 04 listopada 2021r. MRiPS wskazało, że „podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego (ustalona z uwzględnieniem treści przepisów rozporządzenia urlopowego) powinna zostać podzielona przez liczbę (sumę) godzin przepracowanych (a więc nie nominał, przyp. aut.)  przez pracownika w okresie, z którego ta podstawa została ustalona. Oznacza to, że jeżeli np. w dniu wolnym dla pracownika z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy  przypadającym w okresie, z którego została ustalona wspomniana wyżej podstawa wymiaru urlopu, pracownik wykonywał pracę przez 4 godziny to w opinii MRiPS taką (tj. faktyczną) liczbę godzin należy z tego tytułu uwzględnić (doliczyć) pracownikowi przy ustalaniu dzielnika podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego”.

Uwaga: za pracę   w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy oraz za pracę w niedzielę lub święto oddaje się pracownikom cały dzień wolny od pracy bez względu na liczbą przepracowanych w te dni godzin, a więc nawet za godzinę pracy przysługuje pełny dzień wolny do odbioru. Działanie takie w praktyce spowoduje niewypracowanie wymiaru czasu pracy, za które jednak pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Pojawia się wątpliwość praktyczna, gdy taki miesiąc powinien zostać uwzględniony w podstawie wynagrodzenia urlopowego. Podstawę urlopową uzyskaną z powyższego okresu dzieli się przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a więc faktyczny czas pracy. I tutaj pojawia się właśnie pytanie o wartość dzielnika – w przypadku oddania dnia wolnego od pracy, który był dłuższy niż przepracowany dzień, gdyż wtedy dochodzi do niedopracowania wymiaru.

PIP w stanowisku z dnia 15 listopada 2021r. (znak: GIPGBI.0701.119.2021.3)   w sprawie wypłaty wynagrodzenia za grudzień 2021 r. przed 1 stycznia 2022 r. wskazała, że „zgodnie z przepisem art. 85 par. 1 k.p. wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 par. 2 k.p.).

Terminowa wypłata wynagrodzenia jest obowiązkiem pracodawcy (art. 94 pkt 5 k.p.), a uchybienie temu obowiązkowi stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny (art. 282 par. 1 pkt 1 k.p. „kto, wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę (…) podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”).

Z punktu widzenia prawa pracy dopuszczalna jest wypłata wynagrodzenia w terminie poprzedzającym termin określony w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy jako termin wypłaty wynagrodzenia za pracę (wykroczenie, o którym mowa w art. 282 par. 1 pkt 1 k.p., popełnia m.in. ten, kto wypłaca wynagrodzenie po ustalonym terminie). Kwestia ewentualnych skutków finansowych na gruncie prawa podatkowego, wynikających z dokonania wypłaty w terminie wcześniejszym niż ustalony, wykracza poza zakres właściwości Państwowej Inspekcji Pracy”.

W wydaniu z dnia 06 grudnia 2021r. GP opublikowano stanowiska PIP oraz UODO dot. legalności weryfikacji szczepień przeciw COVID przez pracodawców.

Wynika z nich, że:

• interpretacja przyjęta przez Państwową Inspekcję Pracy podkreśla, że w aktualnym stanie prawnym nie ma przepisu, który zabraniałby – pod groźbą kary – kierowania żądań wobec pracowników, aby poddali się szczepieniu (a mandat można nałożyć za wykroczenie). Zatem inspektorzy pracy, w przypadku stwierdzenia takich sytuacji, poprzestają na działaniach informacyjnych, zgodnych z aktualnym stanowiskiem PIP w sprawie szczepień.

• znacznie więcej ograniczeń i ewentualnych ryzyk dla firm wynika ze stanowiska UODO. Wg tej instytucji, „aby można było pozyskiwać te dane na zasadzie obowiązku ich udostępniania pracodawcy, a nie fakultatywności, powinny zostać wdrożone przepisy gwarantujące odpowiednią ochronę praw osób, których dane dotyczą. Pozyskiwanie przez pracodawcę od pracownika informacji o zaszczepieniu się podlega natomiast przede wszystkim przepisom prawa pracy. Wyznaczają one zakres danych, jakie może pozyskiwać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub zatrudnionej, jak i tryb weryfikacji tych danych (22¹p.). Poza danymi wymienionymi w art. 22¹ par. 1 i 3 k.p., pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania tylko tych danych osobowych, w stosunku do których obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów prawa (par. 4 tego artykułu). W pozostałych przypadkach pozyskanie danych odbywać się będzie na podstawie zgody (art. 22^1b par. 1 k.p.; zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, wyłącznie w przypadku gdy przekazanie ich następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika) spełniającej warunki określone w art. 7 RODO. Z punktu widzenia UODO istotne jest, by administratorzy wykazali, że dysponują podstawą do przetwarzania danych osobowych, co wpisuje się w realizację przez nich zasady rozliczalności (art. 9 ust. 2 RODO)”.

• Angielski Trybunał Pracy (The Employment Tribunal) na kanwie sprawy Kubilius v. Kent Foods (sprawa 3201960/2020, wyrok z 10 lutego 2021r.) uznał, że uchybienie, zwłaszcza umyślne, regulacjom obowiązującym u kontrahenta, może być przyczyną zwolnienia pracownik W szczególności gdy dotyczą one kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy.

Powód – zatrudniony przez Kent Food’s jako kierowca dostawczy – odmówił używania maseczki ochronnej, przebywając w ciężarówce z uchylonym oknem podczas dostawy u jednego z kluczowych klientów firmy – Tate and Lyle (przy czym kursy do tej lokalizacji pozostawały jego głównym zadaniem). Tym samym uchybił on polityce bezpieczeństwa wprowadzonej przez Tate, która nakazywała używanie maseczki ochronnej podczas przebywania na terenie przedsiębiorstwa (incydent miał miejsce, gdy zgodnie z rządowymi wytycznymi noszenie maseczek w Wielkiej Brytanii nie było jeszcze obligatoryjne). Pomimo informacji o nowej polityce oraz ponawianych próśb, kierowca odmówił założenia maseczki. W konsekwencji odmówiono mu możliwości przebywania na terenie firmy Tate, o czym został poinformowany jego pracodawca. Pracodawca, po przeprowadzeniu dochodzenia w tej sprawie zdecydował się zwolnić pracownika ze skutkiem natychmiastowym. Jako przyczynę podał rażące wykroczenie pracownicze (zakaz wstępu na teren przedsiębiorstwa klienta de facto uniemożliwiał pracownikowi dalszą pracę) oraz utratę zaufania do pracownika, wobec którego nie można było przewidzieć, czy nie zachowa się podobnie w przyszłości, rujnując tym samym stosunki z kluczowym klientem.

Ta ciekawa i precedensowa sprawa pokazuje, że obowiązek przestrzegania polityk bezpieczeństwa nie ogranicza się tylko do polityk obowiązujących u pracodawcy. Uchybienie, zwłaszcza umyślne, regulacjom obowiązującym u kontrahenta, również może być przyczyną zwolnienia pracownika. W szczególności jeśli te regulacje dotyczą kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Sąd Najwyższy w uchwale z 26 sierpnia 2021 r. (III UZP 3/21) orzekł, że „pojęcie „wykonuje pracę na rzecz pracodawcy”, o którym mowa w art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, obejmuje wykonywanie umowy zlecenia (innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) zawartej przez pracownika z przedsiębiorcą prowadzącym sprzedaż towarów jego pracodawcy (np. przez Internet), z którym przedsiębiorca ten powiązany jest osobowo lub kapitałowo, także wtedy, gdy zakres obowiązków wynikających z umowy zlecenia jest odmienny od obowiązków objętych umową o pracę, a miejsce wykonywania zlecenia znajduje się poza miejscem świadczenia umowy
  o pracę”.

Uwaga: dokonana przez Sąd Najwyższy interpretacja pozwala m.in. na zastosowanie wskazanego przepisu w zasadzie w każdej sytuacji, gdy pracodawca korzysta z usług podmiotu zewnętrznego, na rzecz którego jego pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zdaniem komentatorów, wykładnia dokonana przez SN jest zbyt szeroka i stoi w sprzeczności z celem wprowadzenia tego przepisu. Art. 8 ust.2a ustawy systemowej powinien mieć zastosowanie, gdy stosunki prawne między stronami w danym przypadku zostały ukształtowane tak, aby uniknąć konsekwencji prawnych, jakie miałyby zastosowanie, gdyby obowiązki wynikające z tych stosunków były wykonywane wyłącznie w ramach stosunku pracy wiążącego ubezpieczonego z jego pracodawcą.

Jak wynika ze stanowiska MRiPS z dnia 07 października 2021r., nadgodziny nie mogą być uzasadnieniem do skrócenia odpoczynku z 35 godzin do minimum 24 godzin, jeśli podstawą ich polecenia nie jest awaria lub akcja ratownicza. MRiPS wskazało na katalog trzech sytuacji, gdy można skrócić odpoczynek i katalog ten należy uznać za zamknięty, a nie mieszczą się w nim „szczególne potrzeby pracodawcy”, które w praktyce najczęściej są powodem polecania pracy nadliczbowej na podstawie art. 151 kodeksu pracy.

Zdaniem ministerstwa, „pracownikowi w każdym tygodniu przysługuje prawo do co najmniej 35-godzinnego, nieprzerwalnego odpoczynku obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 133 par. 1 k.p.). Krótszy wymiar wspomnianego wyżej odpoczynku (obejmujący jednak nie mniej niż 24 godziny) dotyczy generalnie tylko:

– pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

– przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego,

ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, oraz

– przypadków zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy (art. 133 par. 2 w zw. z art. 132 par. 2 k.p.).

W pozostałych przypadkach niezapewnienie pracownikowi minimalnego, 35-godzinnego, nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego – także jeżeli następuje to w wyniku polecenia pracownikowi wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych przypadających w czasie, który powinien być dla niego czasem odpoczynku – stanowi naruszenie przepisów o czasie pracy, zagrożone karą grzywny (art. 281 par. 1 pkt 5 k.p.)”.

Zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w aktach osobowych, prowadzonych w postaci papierowej, pracodawca przechowuje odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

W literaturze przedmiotu pojawiają się opinie, że ze względu na zasadę minimalizacji danych, pracodawca nie powinien przechowywać w części B akt osobowych dokumentów takich jak: świadectwa szkolne czy świadectwa pracy, gdyż mają one służyć jedynie potwierdzeniu jego uprawnień, zatem powinien mu wystarczyć wgląd do nich.

W stanowisku z dnia 14 października 2021r. MRiPS wyjasniło, że „(…) Zatem w przypadku np. oświadczenia pracownika, iż w jego posiadaniu znajdują się wspomniane wyżej dokumenty, które mogą mieć wpływ na uprawnienia w ramach trwającego stosunku pracy, pracodawca mógłby zażądać przedstawienia przez pracownika tych dokumentów (świadectw) do wglądu, w celu potwierdzenia ewentualnego prawa do określonego uprawnienia/świadczenia. Decyzja co do sposobu udokumentowania faktu przedstawienia przez pracownika takich dokumentów (informacji wynikających z ich treści) należy do pracodawcy. Przepisy nie zawierają bowiem szczegółowych regulacji w tym zakresie. Wydaje się, że sposobem takim mogłoby być np. sporządzenie stosownej adnotacji w części B akt osobowych pracownika.”.

MRiPS w stanowisku z dnia 03 listopada 2021r. wyjaśniło, że „uzyskanie przez osobę niepełnosprawną zaświadczenia, o którym mowa w art. 16 ustawy o rehabilitacji (…) wyłącza, co do zasady, w całości przepisy art. 15 tej ustawy, w związku z czym osoba niepełnosprawna, w zakresie czasu pracy, traktowana jest jak pracownik pełnosprawny i w stosunku do niej mają zastosowanie przede wszystkim przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).

Obowiązujące przepisy nie określają wzoru ani treści zaświadczenia wydawanego na podstawie art. 16 ustawy o rehabilitacji (…). O treści tego zaświadczenia decyduje więc lekarz medycyny pracy, a w przypadku jego braku lekarz sprawujący opiekę nad daną osobą.

Należy uznać takie zaświadczenie za wiążące, zgodnie z jego treścią”.

Tym samym w przypadku zaświadczeń zawierających zgody w konkretnych punktach należy przyjąć wąskie ich rozumienie i niestosowanie tylko określonych zakazów wprost wymienionych w treści – i nie należy takich zaświadczeń interpretować rozszerzająco.

W wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawił się projekt zmian do kodeksu pracy obejmujący zagadnienia kontroli antyalkoholowych i telepracy.

Zgodnie z opublikowanymi informacjami, w zakresie wprowadzenia kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu – projekt przewiduje zmiany Kodeksu pracy polegające w szczególności na:

• określeniu podstaw prawnych umożliwiających pracodawcy wprowadzenie – gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr – prewencyjnych kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu w ich organizmach, a także określeniu zasad przeprowadzania takich kontroli;
• określeniu podstaw do przeprowadzania badania w celu ustalenia obecności alkoholu, wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, lub środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
• wprowadzeniu możliwości odpowiedniego zastosowania wskazanych powyżej rozwiązań do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osoby prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą;
• uzupełnieniu katalogu przesłanek uzasadniających nałożenie na pracownika kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej o przypadki stawienia się do pracy w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub zażywanie takiego środka w czasie pracy.

Natomiast w zakresie dotyczącym wprowadzenia pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy najważniejsze regulacje przewidziane w projekcie ustawy polegają na:

• wprowadzeniu definicji pracy zdalnej, zgodnie z którą pracą zdalną będzie praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
• przyjęciu, że praca zdalna będzie mogła być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia (w tym drugim przypadku do zmiany umowy o pracę – w zakresie miejsca wykonywania pracy – nie będzie wymagana forma pisemna);
• umożliwieniu polecenia przez pracodawcę w szczególnych przypadkach (tj. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe) – wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, przy zastrzeżeniu złożenia przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie;
• uregulowaniu obowiązku określania zasad wykonywania pracy zdalnej w: porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi), regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników)
• uregulowaniu obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną (m.in. zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną) oraz przyznania stronom uprawnienia do ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej;
• unormowanie prawa kontroli pracownika przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy zdalnej;
• zagwarantowaniu pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prawa do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników;
• wprowadzeniu szczególnych zasad w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• wyodrębnieniu okazjonalnej pracy zdalnej, do której z uwagi na jej szczególny charakter, nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej;
• umożliwieniu pracownikowi przekazywania wszystkich wniosków, dla których przepisy Kodeksu pracy lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Projektowane w tym zakresie regulacje zastąpią przepisy Kodeksu pracy dotyczące telepracy, które zostaną uchylone.

• Okres, w którym zatrudniony odbywa wymagane przez pracodawcę dokształcenie, powinien być wliczany do czasu pracy, nawet jeśli nauka odbywa się w lokalu firmy szkoleniowej, a podwładny nie wykonuje w tym czasie swoich zwykłych obowiązków. Tak wynika z wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 28 października 2021 r., sprawa C 909/19.

Trybunał przypomniał, że omawiane kwestie reguluje dyrektywa 2003/88/WE z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.U. 2003 L 299, s. 9). Definiuje ona czas pracy jako „każdy okres, w trakcie którego zatrudniony pracuje, jest do dyspozycji firmy oraz wykonuje swoje działania lub spełnia obowiązki”. Odpoczynkiem jest zaś każdy okres, który nie jest czasem pracy. Oba pojęcia są względem siebie rozłączne, a przepisy nie przewidują kategorii pośredniej. Oznacza to, że godziny poświęcone na szkolenie trzeba zakwalifikować albo jako „czas pracy” (co jest równoznaczne z koniecznością zapłaty wynagrodzenia), albo jako okres odpoczynku (TSUE podkreślił to już m.in. w wyroku z 9 marca 2021 r. Radiotelevizija Slovenija, sprawa C 344/19). Skoro dokształcenie było polecone przez zatrudniającego, a jego odbycie było warunkiem koniecznym do pozostania na stanowisku, to należy uznać, że w jego trakcie pracownik pozostawał do dyspozycji pracodawcy.

• Zdaniem rzecznika generalnego Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej Athanasiosa Rantosa z 11 listopada 2021 r. w sprawie C-485/20 HR Rail, jeśli z uwagi na niepełnosprawność pracownik (w tym zatrudniony na okres próbny) staje się trwale niezdolny do pracy na dotychczasowym stanowisku, jego pracodawca jest zobowiązany (w ramach racjonalnych usprawnień przewidzianych w prawie UE) przenieść go na inne stanowisko, w odniesieniu do którego wykazuje wymagane kompetencje, zdolności i dyspozycyjność. Warunkiem jest to, by taki środek nie nakładał na niego nieproporcjonalnie wysokiego obciążenia. Rzecznik wyjaśnił też, że na gruncie orzecznictwa TSUE pojęcie racjonalnych usprawnień musi być rozumiane szeroko jako usunięcie wszelkich barier, które mogą utrudniać niepełnosprawnym pełne uczestnictwo w życiu zawodowym na równych zasadach z innymi. Osoby niepełnosprawne powinny więc być w miarę możliwości utrzymywane w zatrudnieniu, a ich zwolnienie powinno być ostatecznością.

Rzecznik dodał ponadto, że możliwość przeniesienia osoby niepełnosprawnej na inne stanowisko pracy dotyczy sytuacji, w której istnieje co najmniej jedno wolne stanowisko, które może on objąć.

• W wyroku z dnia 11 listopada 2021 r. w sprawie C-214/20rybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej TSUE po raz kolejny (por. np.  biuletyn marzec’2021) zinterpretował problem wliczania do czasu pracy okres pełnionego dyżuru, podczas którego praca nie jest wykonywana.

TSUE, rozpatrując pytanie prejudycjalne skierowane przez irlandzki sąd pracy, wyjaśnił, w jakim zakresie okresy dyżuru pozazakładowego można zakwalifikować jako czas pracy na gruncie dyrektywy 2003/88. Przypomniał, że pojęcie czasu pracy zawarte w art. 2 pkt 1 dyrektywy obejmuje wszystkie okresy dyżuru, w tym te pełnione poza zakładem, jeśli nałożone na pracownika ograniczenia mają taki charakter, że obiektywnie i znacząco wpływają na jego zdolność do swobodnego zarządzania czasem oraz poświęcenia się własnym sprawom. Krajowy sąd musi ocenić, czy dyżur pozazakładowy jest na tyle uciążliwy, że podczas jego trwania pracownik nie może swobodnie dysponować czasem prywatnym. Jeżeli nie jest aż tak absorbujący, by uniemożliwiać np. pracę zawodową (dodatkową), nie powinien zostać wliczony do czasu pracy.

Uwaga:  TSUE po raz kolejny zwrócił uwagę na potrzebę szerokiego, elastycznego rozumienia pojęcia dyżuru. Trybunał rozumie to pojęcie w sposób odmienny, szerszy niż przepisy polskiego kodeksu pracy. Obecnie obok tradycyjnego dyżuru pracowniczego pojawia się bowiem nowa forma – pozostawanie przez pracowników w kontakcie z pracodawcą. Jest bardziej elastyczna niż tradycyjny dyżur, bo pracownik może przebywać w dowolnym miejscu i wykonywać w tym czasie inne czynności. Tym samy wydaje się, ze biorąc pod uwagę obecne realia gospodarcze, niezbędna jest nowelizacja definicji dyżuru w kodeksie pracy.

Jak wynika z odpowiedzi na interpelację poselską nr 25656 udzielonej przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w piśmie z 11 sierpnia 2021 r. (znak sprawy: DPP-III.054.11.2021), obowiązek ewidencjonowania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy wynika z § 6 pkt 1 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369). Przepis ten wyraźnie wskazuje, że ewidencja czasu pracy, zaliczana do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmuje m.in. informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz informacje dotyczące godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu (dobie pracowniczej).Tym samym treść obecnie obowiązujących przepisów prawa umożliwia precyzyjne ustalenie godzin rozpoczynania i kończenia pracy przez pracowników wykonujących pracę w tzw. ruchomych rozkładach czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ k.p. oraz weryfikowania wykorzystania przez nich minimalnego 11-godzinnego odpoczynku dobowego (art. 132 k.p.) i minimalnego 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego (art. 133 k.p.).

Tym samym ewidencja w ruchomych rozkładach czasu pracy musi m.in. zawierać dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu. 

W stanowisku z dnia 25 sierpnia 2021r. MRiPS wyjaśniło, że „(…) Jeżeli (…) pracownik z którym pracodawca nawiązał kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o wydanie mu świadectwa pracy, to dochodzi wprawdzie do rozwiązania stosunku pracy i wydania pracownikowi świadectwa pracy, jednakże stosunek pracy z takim pracownikiem – wskutek jego ponownego nawiązania – trwa/jest kontynuowany (pracownik pozostaje w zatrudnieniu) i pracodawca jest obowiązany prowadzić dotyczącą tego stosunku pracy dokumentację pracowniczą. W konsekwencji 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p., zacznie swój bieg dopiero z końcem roku kalendarzowego, w którym trwający stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Zatem w takiej sytuacji wydawanie przez pracodawcę ww. informacji (także jedynie w postaci wskazania właściwych w tym zakresie przepisów, czyli bez podawania konkretnych dat, w których skończy się okres przechowywania, a następnie upłynie termin odbioru dokumentacji) jest w opinii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej bezprzedmiotowe.”

GIP w stanowisku z dnia 20 września 2021r.  odniósł się do tez wyroku TSUE z dnia 3 czerwca 2021r.  w sprawie C-624/19 Tesco Stores (patrz biuletyn lipiec’2021). W stanowisku GIP czytamy m.in.:

„Zważywszy, że w myśl art. 18[3c] par. 1 k.p. pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, w przypadku gdy pracodawca różnicuje wynagrodzenie osób pracujących na tym samym stanowisku (np. kasjera), z takim samym zakresem obowiązków pracowniczych, w tym samym wymiarze czasu pracy, wyłącznie na podstawie miejsca wykonywania pracy (lokalizacji sklepu), wówczas wyraźnie abstrahuje od cech osobistych i różnic w wykonywaniu pracy, z których to wynikłe odmienności między pracownikami można uznać ‒ w świetle art. 112 k.p. ‒ za uzasadniające różnicowanie ich sytuacji prawnej.

Nakaz respektowania zasady równych praw pracowników jednakowo wypełniających takie same obowiązki adresowany jest do pracodawcy. Jeśli zatem poszczególne sklepy nie mają statusu pracodawcy (w tym nie są uprawnione do samodzielnego zawierania porozumień zbiorowych oraz kształtowania zasad wynagradzania i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą), który to status przysługuje np. spółce, mamy do czynienia z jednym pracodawcą, a nie grupą „pracodawców obejmujących swoją działalnością różne obszary i kręgi odbiorców, posiadających zróżnicowaną specyfikę, natężenie pracy, zasoby kadrowe, metody zarządzania, kondycję finansową oraz samodzielność w kształtowaniu uprawnień pracowniczych, w tym prowadzeniu rokowań z działającymi u nich organizacjami  związkowymi” (wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2013 r., sygn. III PK 20/13). Powyższe potwierdza wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 3 czerwca 2021 r. w sprawie C-624/19, w którym TSUE wyjaśnił, że sytuacja, w której warunki wynagradzania pracowników różnej płci wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości mogą zostać przypisane jedynemu źródłu, wchodzi w zakres art. 157 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz że praca i wynagrodzenie tych pracowników mogą być porównane na podstawie tego artykułu, nawet jeżeli wykonują oni swoją pracę w różnych zakładach. W związku z tym należy stwierdzić, że na art. 157 TFUE można powołać się przed sądami krajowymi w sporze opartym na świadczeniu pracy takiej samej wartości wykonywanej przez pracowników różnej płci mających tego samego pracodawcę i w różnych zakładach tego pracodawcy, jeżeli pracodawca ten stanowi takie jedyne źródło.

Wydaje się zatem, że różnicując wynagrodzenie osób zajmujących to samo stanowisko (np. kasjerów) wyłącznie na podstawie miejsca wykonywania obowiązków (lokalizacji sklepu), pracodawca może narazić się na zarzut naruszenia nakazu równego traktowania w zatrudnieniu, bo „zróżnicowanie praw pracowniczych nie ma w tym przypadku oparcia w odrębnościach związanych z obowiązkami ciążącymi na danych osobach, sposobem ich wypełniania, czy też kwalifikacjami” (wyrok Sądu Najwyższego z 5 października 2007 r., sygn. II PK 14/07”).

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) wyodrębniają dwa rodzaje podróży według kryterium miejsca docelowego, krajową i zagraniczną. Nie rozstrzygają jednak sposobu rozliczania krajowych odcinków podróży w drodze za granicę, co może mieć istotny wpływ na prawo lub wysokość diety (należności przeznaczonej odpowiednio na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia albo kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków), którą determinuje czas trwania podróży. Resort rodziny w stanowisku z dnia 24 września 2021r. podtrzymał swą wcześniejszą opinię w tej sprawie z dnia 11 kwietnia 2011r.) i wskazał, że „(…) odcinki podróży krajowej – odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej – należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie resortu rodziny, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. (…)”. Zastrzeżono przy tym, że w sektorze pozabudżetowym: „(…) Nie ma przeszkód prawnych, aby przedmiotem zakładowych regulacji (ustaleń) był sposób ustalania prawa pracownika do diety za odcinki podróży krajowej – odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej. W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują – zgodnie z art. 775 § 5 K.p. – należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia (…)”.

Uwaga: w opinii Głównego Inspektoratu Pracy z 2 lutego 2009 r. są to podróże odrębne, chyba że przypadają w tej samej dobie. Wówczas należy je rozliczać łącznie (por. pismo znak GPP-417-4560-10/09/PE/RP).

W newsletterze UODO dla Inspektorów Danych Osobowych nr 10/2021 z października 2021 r. wskazano, że pracodawca może przetwarzać takie dane osobowe, jak: adres zameldowania, ad-res zamieszkania i adres do korespondencji, nie-zbędne do wypełnienia formularza ZUS ZUA, dopiero po zawarciu z pracownikiem stosunku pracy. Żądanie ich podania na etapie rekrutacji jest przedwczesne, ponieważ obowiązek zgłoszenia do ZUS istnieje dopiero od dnia nawiązania stosunku pracy.
Uwaga: Formularz ZUS ZUA przewiduje podanie szeregu danych wykraczających poza te wymienione w art. 22.1 § 1 i § 3 k.p., jak np. adres za-meldowania, adres zamieszkania i adres do korespondencji.

• Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w orzeczeniu z 15 lipca 2021 r. (połączone sprawy C-152/20 i C-218/20) wskazał m.in., że nawet jeśli klauzula wyboru prawa (tj. jakie prawo będzie brane pod uwagę przy wyznaczaniu uprawnień pracownika) została zredagowana przez pracodawcę, a pracownik ograniczył się do jej zaakceptowania, to strony dokonały swobodnego wyboru prawa. Wydaje się, że zamyka to drogę podważaniu skuteczności wyboru prawa w oparciu o argumentację, że to pracodawca zredagował i „wymusił” umowę w określonym brzmieniu. Inny wniosek Trybunału mógłby mocno skomplikować praktykę, ponieważ prawie zawsze to firma przygotowuje umowę o pracę.

• W wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu z 15 czerwca 2021 r. (skarga nr 35786/19) wynika, że pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę tylko z powodu tego, że pracownik „polubił” kilka postów w mediach społecznościowych. Zdaniem Trybunału, wypowiedzenie umowy o pracę z tego powodu jest nieuzasadnione i nieproporcjonalne do sytuacji. Trybunał zauważył, że pracodawca nie ma prawa generalnie zakazywać pracownikowi aktywności w Internecie. W związku z tym, należy odróżniać i odmiennie oceniać wagę tego, czy ktoś jedynie „polubił” posty w mediach społecznościowych, czy też stworzył własne treści i je rozpowszechnia. W konsekwencji, Trybunał uznał, że zwolnienie z pracy za „polubienie” postów zamieszczonych w Internecie godzi w wolność wyrażania własnej opinii.

NORWEGIA. Norweski organ ochrony danych nałożył na gminę grzywnę w wysokości 409 768 EUR (4 000 000 NOK) za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. f) GDPR, art. 24 GDPR i art. 32 GDPR po tym, jak poważny atak ransomware doprowadził do nieodwracalnej utraty bardzo wrażliwych danych osobowych i ich sprzedaży w ciemnej sieci.

Na początku 2021 roku, norweska gmina (Østre Toten kommune) zdała sobie sprawę, że została narażona na poważny atak ransomware, który zablokował pracownikom dostęp do kluczowych systemów IT. Dane zostały zaszyfrowane, a kopie zapasowe usunięte. Naruszenie dotyczyło około 30 000 dokumentów, w tym informacji o pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, przynależności do związków zawodowych, życiu seksualnym/orientacji seksualnej, stanie zdrowia, diagnozie pedagogicznej, numerze urodzenia, elektronicznym dokumencie tożsamości i rachunku bankowym. Około 2 tys. dokumentów zostało później odkrytych i wystawionych na sprzedaż w DarkNecie. W sumie wyciągnięto około 160 GB danych, a duża ilość danych została nieodwracalnie utracona.

Śledztwo techniczne wykazało, że gmina miała poważne braki w swoich systemach i procesach informatycznych, w tym niezabezpieczone kopie zapasowe, brak dwuskładnikowego uwierzytelniania i właściwego zarządzania dziennikami. Przestępcy prawdopodobnie uzyskali dostęp do infrastruktury za pomocą rozwiązań zdalnego dostępu w połączeniu ze skradzionymi danymi uwierzytelniającymi do logowania, które prawdopodobnie zostały uzyskane w wyniku oszustw phishingowych skierowanych do pracowników gminy (w trakcie dochodzenia odkryto około dziesięciu adresów e-mail i haseł należących do pracowników).

Gmina powiadomiła organ ochrony danych o naruszeniu i na bieżąco informowała swoich mieszkańców. Rozpoczęły również kompleksowe prace mające na celu ustanowienie procedur przetwarzania danych osobowych oraz zarządzania przypadkami naruszenia ochrony danych.

Jakich uchybień dopatrzył się Norweski Inspektor Ochrony Danych?  Datatilsynet stwierdził, że gmina nie chroniła danych osobowych w wystarczającym stopniu ani nie stosowała odpowiednich kontroli wewnętrznych, co stanowiło naruszenie art. 5 ust. 1 lit. f), art. 24 i 32, por. art. 26 ust. 1 ustawy o danych osobowych.

W związku z tym norweski organ ochrony danych nałożył na gminę grzywnę w wysokości 409 768 EUR (4 000 000 NOK). Ponadto, organ ochrony danych nakazał gminie ustanowienie i wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz przeprowadzenie (i udokumentowanie) oceny ryzyka dla wszystkich kluczowych systemów w jej infrastrukturze w celu określenia potrzeby zastosowania środków zmniejszających ryzyko.

źródło: strona internetowa GDPRhub [https://gdprhub.eu]

Roczne Sprawozdanie z działalności PUODO.

W dniu 26.08.2021 zostało opublikowane sprawozdanie z działalności Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych za rok 2020r. Prawie 300 – stronicowy dokument obejmuje w szczególności informacje dotyczące wydanych decyzji i rozpatrywanych skarg, kontroli prowadzonych przez PUODO, aktów prawnych, co do których PUODO wydał opinie, odpowiedzi na pytania zadawane przez administratorów i IOD, czy podsumowanie dotyczące zgłaszanych naruszeń ochrony danych osobowych, które wpływały do UODO w 2020 r.

PUODO relacjonuje, iż w skali roku wydał 1866 decyzji administracyjnych, podjął w sumie 6442 skarg, z czego 2519 skarg dotyczyło sektora prywatnego. UODO w trakcie roku dokonał analizy 7507 zgłoszeń naruszeń m.in. pod kątem wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, z czego większość, bo 4661 zostało zgłoszonych przez podmioty sektora prywatnego; około 155 zgłoszonych w międzynarodowym systemie informatycznym (IMI).

W kontekście zgłoszeń naruszeń PUODO wskazuje najczęstsze rodzaje naruszeń ochrony danych osobowych, którymi niezmiennie w porównaniu do poprzedniego roku pozostają te same, a mianowicie:

• wysłanie korespondencji zawierającej dane osobowe zarówno w formie tradycyjnej, jak i na elektroniczną skrzynkę pocztową e-mail do niewłaściwego
• ujawnienie danych niewłaściwej osobie
• nieuprawnione uzyskanie dostępu do informacji – najczęściej wskutek błędów programistycznych ujawniających się po wprowadzeniu aktualizacji danego oprogramowania, braku wewnętrznych testów bezpieczeństwa, które mogły wykazać podatność systemu, czy nieprawidłowego nadania uprawnień w systemach;
• korespondencja papierowa utracona przez operatora pocztowego lub otwarta przed zwróceniem do nadawcy;
• dokumentacja papierowa (zawierająca dane osobowe) zgubiona, skradziona lub pozostawiona w niezabezpieczonej lokalizacji;
• niezamierzona publikacja lub nieprawidłowa anonimizacja danych w dokumencie – najczęściej wskutek nieprawidłowej anonimizacji danych lub przeoczenia tego błędu przez pracowników udostępniających materiały w sieci;
• zgubienie lub kradzież nośnika danych / urządzenia umożliwiającego dostęp do danych
• złośliwe oprogramowanie ingerujące w poufność, integralność lub dostępność danych oraz nieuprawnione uzyskanie dostępu do informacji poprzez złamanie zabezpieczeń;
• ujawnienie danych związane ze zdalnym nauczaniem i pracą zdalną – naruszenia polegały na nieuprawnionym upublicznieniu wizerunku, udostępnieniu nagrań zawierających dane osobowe osobom nieuprawnionym.

Warto też zwrócić uwagę na tematykę skarg, którą UODO w sprawozdaniu omawia na konkretnych przykładach:

1. przetwarzanie i upublicznianie wizerunku osób fizycznych bez ich zgody;
2. udostępnienia danych osobowych na stronach internetowych bez wiedzy i ich zgody;
3. przetwarzanie danych osobowych przez administratora w celu innym niż cel, do którego dane te zostały pozyskane;
4. niedopełnienie obowiązku informacyjnego (art. 15 RODO) wobec osoby, której dane dotyczą – tzw. prawa dostępu do swoich danych.

Z pełną treścią sprawozdań PUODO można zapoznać się TUTAJ.

źródło:

strona internetowa PUODO  [https://uodo.gov.pl]

Jakie zasady należy stosować podczas używania technologii rozpoznawania twarzy, aby zapewnić zgodność m.in. z prawem ochrony danych osobowych?

Odpowiedź na to pytanie zawierają „Wytyczne dotyczące rozpoznawania twarzy”. 28 stycznia 2021 r.,  Komitet Konwencji nr 108 Rady Europy o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych przyjął „Wytyczne dotyczące rozpoznawania twarzy”. Dokument dotyczy zastosowań technologii rozpoznawania twarzy, w tym technologii rozpoznawania twarzy na żywo. Wytyczne zawierają wiele wskazówek w odniesieniu do zasad, które powinny być przestrzegane i stosowane w celu zapewnienie nienaruszalności godności ludzkiej, praw człowieka i podstawowych wolności każdej osoby, w tym prawa do ochrony danych osobowych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych udostępnił nieoficjalne tłumaczenie wytycznych na język polski TUTAJ.

źródło:

strona internetowa PUODO  [https://uodo.gov.pl]

Umowa powierzenia danych osobowych. Jakie rozwiązania są wystarczające w przypadku wykazu podprocesorów?

UODO na swoich stronie internetowej w stałej rubryce „Zadania IOD” odpowiada na najczęstsze pytania kierowane przez Inspektorów Ochrony Danych do Urzędu. Tym razem odniósł się do uregulowania zasad angażowania  podprocesorów, czyli podmiotów, którym podmioty przetwarzające powierzają dalej zdania w realizowanych usługach.

Zapytanie dotyczyło szczególnej sytuacji, gdy podmiot przetwarzający przewidział wobec  administratora jedynie ogólny dostęp do wykazu podmiotów podprzetwarzających np. na stronie www, który może być okresowo aktualizowany, bez wskazywania każdego nowego podmiotu przetwarzającego

UODO zacytował wprost rozwiązani rekomendowane przez EROD w Wytycznych nr 7/2020 w sprawie pojęcia administratora oraz podmiotu przetwarzającego.

EROD w przywołanych Wytycznych 7/2020 wskazała, że nie wystarczy, aby podmiot przetwarzający jedynie zapewnił administratorowi ogólny dostęp do wykazu podprocesorów, który może być okresowo aktualizowany, bez wskazywania każdego nowego podmiotu przetwarzającego. Innymi słowy, podmiot przetwarzający musi aktywnie informować administratora o wszelkich zmianach w wykazie (tj. o każdym nowym planowanym podpowierzeniu, pkt 128 Wytycznych 7/2020).

A zatem sposób, w jaki podmiot przetwarzający powiadomi administratora o dalszym podpowierzeniu powinien zapewniać mu realny wpływ na to, kto będzie „innym podmiotem przetwarzającym” i umożliwić administratorowi wyrażenie sprzeciwu zanim nastąpi podpowierzenie (art. 28 ust. 2 RODO). Procedura w tym zakresie powinna być uzgodniona przez strony umowy powierzenia i być objęta jej postanowieniami.

źródło:

strona internetowa PUODO  [https://uodo.gov.pl]

Zgodnie z art. 32 ust 1-2 RODO zarówno administrator jak i podmiot przetwarzający mają w obowiązku wdrążenie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszeni praw i wolności osób, których dane przetwarzaj. Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, uwzględnia się w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych. Analiza własnych zdarzeń i incydentów w wyżej wskazanym zakresie to jednak za mało. Warto analizować raporty dotyczące zagrożeń i trendów szczególnie w obszarze infrastruktury informatycznej gdzie notuje się największy rozwój form tzw. ataków cybernetycznych. Pomocnym w obszarze edukowania pracowników, jak i informowania o trendach w ogóle starają się być powołane również do tego zadania instytucje europejskie, co pokazuje przegląd choćby tegorocznych aktywności.

W styczniu 2021r. Europejska Rada Ochrony Danych Osobowych [EDPB] opublikowała i poddała konsultacjom publicznym  Wytyczne 01/2021 w sprawie przykładów dotyczących zgłaszania naruszeń ochrony danych. Dokument do marca 2021 pozostający w trybie tzw. konsultacji publicznych, ale już w tak opublikowanej formie stanowi pomoc administratorom danych w podejmowaniu decyzji o tym, jakie zdarzenia identyfikować i jak postępować w przypadku naruszenia ochrony danych, jakie czynniki należy uwzględnić podczas oceny ryzyka.

Wersja angielska dostępna jest TUTAJ.

W październiku 2021 Europejski Inspektor Ochrony Danych [EDPS] w ramach działań edukacyjnych dotyczących zagrożeń dla bezpieczeństwa danych i możliwości, jakie niosą ze sobą niektóre technologie wydał ciekawą infografikę na temat tego, jak zminimalizować ryzyko ataków phishingowych ze strony cyberprzestępców.

Wersja angielska dostępna jest TUTAJ.

Pod koniec października swój coroczny raport dotyczący stanu zagrożenia cybernetycznego opublikowała Agencja Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Cybernetycznego, ENISA. To już 9. edycja raportu, który obejmuje okres od kwietnia 2020 r. do lipca 2021 r.

W raporcie zidentyfikowano najważniejsze zagrożenia, inicjatorów zagrożeń i techniki ataku, a także opisano odpowiednie środki łagodzące.

Wersja angielska dostępna jest TUTAJ.

źródło:

strona internetowa EDPB [https://edpb.europa.eu]

strona internetowa EDPS [https://edps.europa.eu]

strona internetowa ENISA [https://www.enisa.europa.eu]

Duża część Spółek udostępnia na swoich stronach internetowych formularze, za pomocą których osoby fizyczne mogą zadawać pytania dotyczące np. oferowanych przez nie produktów czy usług i tematów z nimi związanych. Nawet jeżeli Spółka nie udostępnia takiego formularza, to daje możliwość wysłania takiego zapytania drogą mailową na wskazany przez Spółkę adres mailowy lub zadania pytania drogą telefoniczną poprzez kontakt na wskazany przez Spółkę numer telefonu.

Czy w takiej sytuacji informujecie Państwo o tym na jakiej podstawie i w jakim celu przetwarzane są dane osobowe?

Art. 13 RODO nakazuje Administratorowi Danych przekazanie osobie fizycznej, która się z nią kontaktuje, wielu konkretnych informacji (tzw. obowiązek informacyjny), w tym informacji na temat podstawy prawnej, na podstawie której dane są przetwarzane.

Jaka jest właściwa podstawa prawna przetwarzania danych osobowych w formularzu kontaktowym?

Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a  RODO. Spotykamy się z wieloma formularzami kontaktowymi, pod którymi zamieszczono checkbox, z obowiązkiem jego zaznaczenia w przypadku chęci uzyskania odpowiedzi na przesłane zapytanie. Od zaznaczenia chceckboxa uzależnia się możliwość przesłania treści zapytania w formularzu. To jest nieprawidłowe rozwiązanie, choćby ze względu na uwarunkowania z jakim związana jest skutecznie udzielona zgoda. Art. 7 RODO określa konkretne warunki wyrażenia takiej zgody. Jednym z takich warunków jest dobrowolność jej wyrażenia, a brak możliwości wysłania zapytania bez obligatoryjnego zaznaczenia zgody, jest niespełnieniem tego warunku. Kolejnym warunkiem jest możliwość odwołana zgody, co może spowodować brak możliwości udzielenia odpowiedzi przez Spółkę na otrzymane zapytanie.

Prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Taką podstawę prawną należy wskazać w obowiązku informacyjnym kierowanym do osoby korespondującej. W przypadku przetwarzania danych z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub danych osoby kontaktującej się ze Spółką z wykorzystaniem innego kanału komunikacji, mamy pewność, że osoba kontaktująca się ze Spółką powinna się spodziewać, że zostanie jej udzielona odpowiedź, oraz że tej odpowiedzi oczekuje. Udzielenie odpowiedzi nie powinno również negatywnie wpłynąć na tę osobę lub wyrządzić jej krzywdę, za to brak możliwości udzielania odpowiedzi na zapytania np. klientów czy potencjalnych klientów, może negatywnie wpłynąć na cele biznesowe Spółki oraz jej wizerunek.

Spółka w przypadku korzystania z wyżej wskazanej podstawy prawnej zobowiązana jest również do dokonania oceny „czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu”. Taka ocena jest potocznie nazywana testem równowagi i powinna zostać udokumentowana. Taka ocena bada dodatkowo, np.:

• czy udzielenie odpowiedzi jest ważne nie tylko dla Spółki, ale i dla osoby zadającej pytanie,
• czy cel może być osiągnięty w inny sposób,
• czy udzielenie odpowiedzi może negatywnie wpłynąć na prawa tej osoby lub wyrządzić jej krzywdę oraz,
• czy brak udzielenia odpowiedzi może negatywnie wpłynąć na Spółkę?

A jak wygląd formularz kontaktowy na Państwa stronie internetowej?

źródło:

opracowanie własne LAWBERRY Pietrzyk i Partnerzy, Radcowie Prawni sp. p.

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pod numerem projektu UC101 pojawiły się założenia rządowego projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. „ustawa o sygnalistach”).

Z zaprezentowanych tam założeń wynika, że:

a) wewnętrznej procedurze zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych nadany zostanie charakter wewnątrzzakładowego aktu prawnego objętego zakresem definicji prawa pracy (art. 9 Kodeksu pracy); czyli będzie to dokument rangi regulaminu pracy / regulaminu wynagradzania jak chodzi o jego umiejscowienie pośród źródeł prawa pracy;

b) treść procedury będzie przedmiotem uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi albo przedmiotem konsultacji z przedstawicielami pracowników (jeśli u pracodawcy nie będą działały zakładowe organizacje związkowe);

c) procedura i rozwiązania będą musiały spełniać minimalne wymogi określone w ustawie, w tym objąć kwestie organizacyjne, takie jak wyszczególnienie komórek organizacyjnych lub osób przyjmujących zgłoszenia, podejmujących działania następcze i udzielających informacji zwrotnych, sposoby zgłaszania i potwierdzania przyjęcia zgłoszenia oraz terminy realizowanych czynności;

d) pracodawca będzie obowiązany zapewnić właściwą organizację przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, w tym ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. W regulaminie zgłoszeń wewnętrznych będzie mogło zostać postanowione, że na zasadach w nim określonych zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są również od innych osób, jak w szczególności: byli pracownicy, osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, akcjonariusze, wspólnicy, członkowie organu zarządzającego lub organu nadzoru, wolontariusze, stażyści oraz osoby świadczące pracę na rzecz podmiotów, z którymi pracodawca utrzymuje relacje gospodarcze. Jednocześnie brak takiego postanowienia w regulaminie stosowanym przez danego pracodawcę nie wyłączy możliwości dokonania zgłoszenia w innym trybie, tj. zgłoszenia zewnętrznego, przez wskazane osoby. W każdym omawianym przypadku zgłoszenie będzie podlegało ochronie w tym samym zakresie;

e) przepisom ustawy, w zakresie obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń, podlegać będą podmioty sektora publicznego i prywatnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników;

f) ustawa określi organ lub organy publiczne, przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne. Ustawa planuje powierzyć te zadania instytucji centralnej, tj. Rzecznikowi Praw Obywatelskich;

g) zgłoszeniu będą podlegały działania i zaniechania naruszające prawo w obszarach wskazanych w ustawie. Ustawa określi szerszy zakres przedmiotowy „naruszenia” niż zakres przedmiotowy wdrażanej dyrektywy 2019/1937. Przepisy chroniące osoby zgłaszające naruszenia będą miały zastosowanie do wszystkich naruszeń prawa w odpowiadających wymienionym w dyrektywie dziedzinach prawa krajowego, tzn.: zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. Z zakresu naruszeń podlegających zgłoszeniu zostaną wyłączone zamówienia publiczne dotyczące obronności i bezpieczeństwa państwa;

h) Dyrektywa 2019/1937 powinna zostać implementowana do polskiego porządku prawnego do dnia 17 grudnia 2021 r. Jedynie w przypadku podmiotów w sektorze prywatnym, które zatrudniają od 50 do 249 pracowników, implementacja dyrektywy w zakresie obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń powinna nastąpić do dnia 17 grudnia 2023 r.;

i) planowany termin przyjęcia projektu przez RM: IV kwartał 2021;

W DU z dnia 03 września 2021r. poz. 1621 opublikowano ustawę z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw.  Nowela wprowadza zmiany m.in. do ustawy zasiłkowej i ustawy wypadkowej, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2022 r., z wyjątkami, które wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Ustawa m.in. wprowadza następujące zmiany:

• W aktualnym stanie prawnym nową podstawę wymiaru świadczeń chorobowych ustala się, gdy między okresami pobierania zasiłków (tego samego, jak i innego rodzaju) wystąpiła przerwa trwająca co najmniej 3 miesiące kalendarzowe (art. 43 ustawy zasiłkowej). Jeśli więc przerwy w pobieraniu przez pracownika świadczeń chorobowych są krótsze niż 3 miesiące kalendarzowe, to raz ustalona podstawa wymiaru nie ulega zmianie (o ile nie zachodzą inne okoliczności powodujące ponowne jej ustalenie, np. zmiana wymiaru czasu pracy). Nowela zmienia brzmienie art. 43 ustawy zasiłkowej. Po zmianie nie będzie ustalało się na nowo podstawy wymiaru zasiłku, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo była ona krótsza niż miesiąc kalendarzowy

• W aktualnym stanie prawnym ubezpieczony, który stanie się niezdolny do pracy z powodu choroby (lub niemożności wykonywania pracy z przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 ustawy zasiłkowej, tj. np. wskutek poddania się obowiązkowi kwarantanny lub izolacji) może korzystać z zasiłku chorobowego przez okres nie dłuższy niż 182 dni. Niezdolność do pracy przypadająca w czasie ciąży lub spowodowana gruźlicą uprawnia do wypłaty zasiłku przez okres do 270 dni. Okres zasiłkowy w podanym wymiarze obowiązuje zarówno w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego (stosunku pracy), jak i po jego ustaniu. Tak wynika z art. 8 ustawy zasiłkowej. Nowela dotychczasową treść powołanego przepisu oznacza jako ust. 1 i dodaje ust. 2, w myśl którego za okres niezdolności do pracy lub niemożności wykonywania pracy z przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 ustawy zasiłkowej przypadający po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego zasiłek chorobowy ma przysługiwać nie dłużej niż przez 91 dni.

Zgodnie z art. 9 ustawy zasiłkowej, do okresu zasiłkowego (w wymiarze odpowiednio 182 lub 270 dni) wlicza się:

• wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy, jak również okresy niemożności wykonywania pracy z przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 ustawy zasiłkowej (ust. 1),
• okresy poprzedniej niezdolności do pracy, spowodowanej tą samą chorobą, jeżeli przerwa pomiędzy ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekraczała 60 dni (ust. 2).

W świetle powyższego, przerwa w niezdolności do pracy, choćby jednodniowa, po której pracownik stanie się niezdolny do pracy z powodu innej choroby, pozwala na wypłatę zasiłku chorobowego w nowym okresie zasiłkowym. Z kolei gdy niezdolności do pracy zostaną spowodowane tą samą chorobą, nowy okres zasiłkowy może zostać otwarty, gdy przerwa między nimi wyniesie co najmniej 61 dni. Nowela zakłada zmianę brzmienia ust. 2 w art. 9 ustawy zasiłkowej. Do okresu zasiłkowego mają być wliczane okresy poprzednich niezdolności do pracy, jeżeli przerwa pomiędzy ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekraczała 60 dni. Nie będzie miało znaczenia, czy po przerwie trwającej do 60 dni pracownik stanie się niezdolny do pracy z powodu tej samej, czy też innej choroby. Do okresu zasiłkowego nie będą jednak wliczane okresy niezdolności do pracy przypadające przed przerwą nie dłuższą niż 60 dni, jeżeli po przerwie niezdolność do pracy wystąpi w trakcie ciąży.

Uwaga: z dniem 18 września 2021r. weszły w życie nowe przepisy dot. zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. I tak m.in.:

• Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy o sus, osoba, która pobrała nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego, z zastrzeżeniem ust. 11 (dotyczącego zwrotu bez odsetek w sytuacji określonej w tym przepisie). Nowela od 18 września 2021 r.dodaje do ust. 1 omawianego przepisu zdanie drugie, zgodnie z którym odsetki są naliczane od dnia następującego po dniu wypłaty świadczenia do dnia spłaty.

Nowela rozszerza katalog świadczeń uznanych za nienależnie pobrane, dodając do niego świadczenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, co do których stwierdzono, że w okresie ich pobierania świadczeniobiorca wykonywał w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia (nowy pkt 3 w art. 84 ust. 2 ustawy o sus). Jak wyjaśniał projektodawca, doprecyzowanie art. 84 ust. 2 ustawy o sus jest: „(…) niezbędne w związku z brakiem jednolitej linii orzeczniczej na poziomie Sądów w odniesieniu do nienależnie pobranego świadczenia. (…)”. 

W DU z dnia 15 września 2021r. poz. 1690 opublikowano rozporządzenie RM w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2022r. Od 01 stycznia 2022r.:

• Minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 3010 zł,
• Minimalna stawka godzinowa wynosi 19,70 zł.

W newsletterze Urzędu Ochrony Danych Osobowych dla Inspektorów Ochrony Danych nr 8/2021 wyjaśniono, że związek zawodowy ma prawo wiedzieć, od których pracowników pracodawca pobrał składki z tytułu przynależności związkowej i jaka jest ich wysokość. Jednak listę zawierającą imię, nazwisko i wysokość opłacanej składki można przekazać związkowi jedynie wówczas, gdy wysokość składki jest stała i jednakowa dla wszystkich osób. Jeśli bowiem obliczana jest jako określony procent od wypłacanego wynagrodzenia, to umożliwia ustalenie jego wysokości. Wówczas trzeba szukać innych rozwiązań umożliwiających udostępnienie tego typu danych.

Jedną z podstaw uprawniających do ich przekazania może być zgoda osoby, której dane dotyczą. W sytuacji braku takiej zgody, pracodawca może natomiast np. przekazać imienną listę pracowników z informacją, czy za te osoby składka została odprowadzona, bez wskazywania kwot składek, lub przekazać związkowi dwie listy – odrębnie z informacją, za jakich członków składka została przekazana, a odrębnie z kwotą składek; listy muszą jednak być tak sporządzone, aby nie można było ustalić wysokości składki odprowadzonej za konkretnego pracownika.

W stanowisku z dnia 17 sierpnia 2021r. MRiT czytamy, że:

a) jeżeli określona usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy obejmuje cały dzień lub dni (tak jak to ma miejsce w przypadku zwolnień lekarskich od pracy), to w takich samych jednostkach, tj. w dniach powinien być odzwierciedlony wymiar tej nieobecności w jego ewidencji czasu pracy. Przy czym należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 130 par. 3 k.p. wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu zawsze o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy (w tym spowodowaną chorobą pracownika), przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności (dniu lub dniach), zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

b) w stosunku do pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Dotyczy to także godzin ich pracy przypadających w porze nocnej. Nie podlegają również ewidencjonowaniu godziny dyżuru pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, w czasie których pracownicy ci wykonywali pracę; godziny takie są bowiem zaliczane do ich czasu pracy/godzin pracy. Ewidencjonowaniu podlegają natomiast godziny dyżuru takich pracowników, w czasie których nie wykonywali oni pracy.

Uwaga: powyższe stanowisko wskazuje zatem, że nieobecności musimy podzielić na dwie kategorie:

■ godzinowe – urlopy wypoczynkowe, czas wolny za nadgodziny, wyjścia prywatne;

■ dzienne – zwolnienia lekarskie, wszystkie urlopy związane z rodzicielstwem, tzw. urlopy okolicznościowe.

MRiPS w stanowisku z dnia 27 sierpnia 2021r. uznało, że „obowiązek pracodawcy wydania nowego świadectwa w przypadku uwzględnienia wniosku o sprostowanie nie jest uzależniony od zwrotu/odesłania przez pracownika świadectwa, o którego sprostowanie wnioskuje. Jeżeli zaś chodzi o usuwanie z akt osobowych pracownika kopii wydanego poprzednio świadectwa pracy, to kwestię tę reguluje § 7 ust. 5 ww. rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem w przypadkach określonych w § 7 ust. 1 zdanie drugie oraz w ust. 2, 4 i 4a (czyli gdy pracodawcy wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy) pracodawca, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści”.

MRiPS w stanowisku z dnia 8 września 2021 r. uznało, że: „(…) zasady i warunki udzielania i wykorzystywania urlopu ojcowskiego, a także prawne możliwości przesunięcia ustalonego terminu urlopu oraz przerwania urlopu z możliwością późniejszego wykorzystania pozostałej jego części określa art. 182³ Kodeksu pracy.

Z treści powołanej regulacji wynika, że okolicznością uzasadniającą przerwanie trwającego urlopu ojcowskiego z możliwością wykorzystania pozostałej jego części w terminie późniejszym jest hospitalizacja dziecka pracownika (art. 182³ § 3 K.p.). W związku z tym, w ocenie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, wystąpienie innych niż hospitalizacja dziecka okoliczności (np. czasowa niezdolność pracownika do pracy z powodu choroby, jego hospitalizacja) nie uprawnia pracownika do skorzystania z możliwości przerwania trwającego urlopu ojcowskiego i wykorzystania jego pozostałej części w terminie późniejszym.

Jeżeli natomiast obiektywne okoliczności uniemożliwiające korzystanie z urlopu, ojcowskiego, lub z jego określonej w Kodeksie pracy części (vide: art. 182³ § 11 i art. 182³ § 3 K.p. in fine) wystąpiłyby przed ustalonym terminem jego wykorzystania, to w ocenie resortu, nie ma przeszkód prawnych aby pracownik porozumiał się z pracodawcą w sprawie ewentualnej zmiany/ /przesunięcia tego terminu na czas późniejszy, z zachowaniem kodeksowego terminu na wykorzystanie tego urlopu.”

W wyroku z dnia 30 czerwca 2021 r., (sygn. akt I PSKP 8/21)SN uznał, że wygórowane kwoty świadczeń spełniają (…) przesłanki niegodziwości i jako takie są sprzeczne z zasadami współżycia społecznego i łamią art. 8 k.p. Dotyczy to także postanowień aktów zbiorowego prawa pracy.

Najczęściej o niegodziwości w stosunkach pracy mówimy, gdy ktoś płaci zatrudnionemu zbyt mało. Ale to działa także w drugą stronę. Niektóre świadczenia zawyżone ponad miarę także spełniają to kryterium. Dotyczy to również świadczeń wynikających z umów zbiorowych. Nie powinny one kształtować uprawnień pracowniczych w taki sposób, by dawały możliwość uzyskania prawa do świadczeń w kwocie równej 20-letnim

Miło nam również poinformować, że na stronach PARP ukazał się artykuł autorstwa mec. Agnieszki DUDZIK, pt. „Zezwolenie na pobyt i pracę cudzoziemca”, który jest syntetycznym podsumowaniem obowiązków firmy w zakresie zatrudniania cudzoziemców jak chodzi o zezwolenia na pobyt i pracę.

Wszystkich zainteresowanych problematyką legalizacji pracy cudzoziemców, zapraszamy do lektury!

Z artykułem można się zapoznać tu: https://www.parp.gov.pl/component/content/article/72746:zezwolenie-na-pobyt-i-prace-cudzoziemca

Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim stanowisku z 18 czerwca br. uznał, że ustawodawca nie uregulował w żaden sposób kwestii weryfikacji przez pracodawcę posiadania przez pracownika statusu działacza opozycji antykomunistycznej, który uprawnia do dodatkowego urlopu (30 maja 2021 r. zaczął obowiązywać art. 12a  ustawy z 20 marca 2015 r. o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych z powodów politycznych przyznający osobie uprawnionej dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 5 dni roboczych w roku kalendarzowym).

W stanowisku tym czytamy m.in., że „zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nimi pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (par. 6). Z przepisów dotyczących prowadzenia akt pracowniczych nie wynika, aby stanowiły one o kopiowaniu określonych aktów, np. decyzji, i włączaniu ich do akt pracowniczych. Są to zatem przepisy, na podstawie których pracodawca, jako administrator danych, musi ocenić, czy zakres danych gromadzonych przez niego w dokumentacji pracowniczej nie wykracza poza cel tego przetwarzania. Musi przestrzegać, aby dane były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (minimalizacja danych) – art. 5 ust. 1 lit. c RODO”.

W stanowisku z dnia  29 czerwca 2021r. MRPiT uznało, że ze względu na indywidualny charakter akt osobowych, które są prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, każda z teczek jest oceniana odrębnie. Nie trzeba więc wprowadzić jednolitej zasady podziału akt na mniejsze części, a sama liczba podczęści może się różnić w przypadku różnych teczek.

W stanowisku czytamy m.in., że „akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Zatem podział części akt osobowych poszczególnych pracowników na wydzielone tematycznie podczęści, w tym liczba tych podczęści u różnych pracowników zatrudnionych u tego samego pracodawcy, nie musi być taka sama. Istotne jest jedynie, aby akta osobowe każdego pracownika były prowadzone, uporządkowane i przechowywane zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia. Wydzielenie powiązanych ze sobą tematycznie części (podczęści) akt osobowych w ramach np. części B tych akt może być, w opinii resortu, dokonane nie tylko podczas zakładania akt osobowych dla danego pracownika, ale również może dotyczyć istniejących już (prowadzonych) akt osobowych”.

W stanowisku z dnia 30 lipca 2021r. Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy wskazał, że „wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy stanowi nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiar tego urlopu. Podkreślenia wymaga fakt, iż zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym w literaturze prawniczej i akceptowanym przez Państwową Inspekcję Pracy nadmierne rozdrobnienie urlopu udzielanego na wniosek pracownika nie stanowi wykroczenia przeciwko jego prawom, jest jednak sprzeczne z treścią art. 162 Kodeksu pracy, który wprost wskazuje, iż „(…) co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Podsumowując, nieudzielenie pracownikowi co najmniej jednej części wypoczynku obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika”.

Uwaga: powyższy stanowisko jest sprostowaniem wypowiedzi Rzecznika prasowego GIP udzielonej DGP (publikacja: 29.07.2021r.) który stwierdził, że „zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Urlop może być podzielony na części wyłącznie na wniosek pracownika. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy). Pracownik nie może zrzec się tego prawa. Przy udzielaniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego pracodawca obowiązany jest zapewnić stosowanie tego przepisu, nawet jeżeli jest to wbrew woli pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy w czasie kontroli bada prawidłowość udzielania pracownikom urlopów  wypoczynkowych. Nieudzielenie pracownikowi co najmniej jednej części wypoczynku obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych stanowi wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy”.

W stanowisku z dnia 04 sierpnia 2021r. ZUS wyjaśnił, że „jeżeli pracownik poddany obowiązkowej kwarantannie za zgodą pracodawcy świadczy w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie, otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie. Wówczas nie przysługuje mu wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 K.p. ani zasiłek chorobowy (…). W takim przypadku nie ma uzasadnienia, by za dni wolne od pracy pracownik otrzymywał świadczenia chorobowe. Zatem za dni wolne od pracy powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę, a nie świadczenia chorobowe.

Zasada, zgodnie z którą zasiłek chorobowy przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy (…), nie ma więc w tym przypadku zastosowania, gdyż pracownik we wszystkie dni obowiązującego go czasu pracy świadczył pracę, co oznacza, że w okresie kwarantanny nie korzystał ze świadczeń chorobowych.

W związku z powyższym, jeżeli pracownik przepracował czas, do którego jest zobowiązany, świadcząc pracę zdalną w okresie kwarantanny, nie należy wypłacać zasiłku chorobowego za dni wolne od pracy”.

Uwaga: ZUS odniósł się do przypadku, gdy pracownik zatrudniony w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku, w trakcie odbywania 10-dniowej kwarantanny wykonuje pracę zdalnie (tym samym pracy zdalnej nie wykonuje w sobotę i niedzielę, a są to dni objęte kwarantanną

• W wyroku Europejskiego Trybunał Praw Człowieka z 15 czerwca 2021 r. w sprawie Melike przeciwko Turcji (skarga nr 35786/19) uznano, że pracownik ma prawo wyrażać opinie w ważnych społecznie i politycznie kwestiach. Trybunał stwierdził, że tego typu treści bez wątpienia można zakwalifikować jako istotne kwestie zainteresowania publicznego i debaty publicznej. Zwolnienie z pracy za „polubienia” tego typu treści jest sprzeczne z Konwencją o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności.

Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka to kolejny istotny głos w sprawie granicy swobody wypowiedzi pracowników. Może on być cenną wskazówką dla pracodawców, którzy chcieliby kontrolować aktywność swoich podwładnych w mediach społecznościowych. Pracodawcy powinni pamiętać, że sprawdzanie profilów społecznościowych pracowników zawsze niesie ze sobą duże ryzyko, nie tylko z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych. Próba ingerencji w treści, jakie publikuje pracownik lub wyciąganie negatywnych konsekwencji za polubienia bądź komentarze na Facebooku, mogą też naruszyć wolność wyrażania opinii wynikającą z Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności.

• W wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 15 lipca 2021 r. (w połączonych sprawach C 804/18 i C 341/19) wskazano, że pracodawca ma prawo wymagać od zatrudnionych zachowania neutralności religijnej, politycznej lub światopoglądowej, jeśli spełnione są odpowiednie warunki (np. wymóg ten jest niezbędny z uwagi na np. działalność przedsiębiorstwa, oczekiwania klientów). Zakaz ograniczający się do noszenia dużych, rzucających się w oczy symboli może prowadzić do dyskryminacji grup pracowników o konkretnym wyznaniu lub światopoglądzie. Trybunał wskazał, że wewnętrzna regulacja przedsiębiorstwa, zakazująca noszenia wszelkich widocznych symboli politycznych, światopoglądowych lub religijnych w miejscu pracy nie stanowi bezpośredniej dyskryminacji, jeżeli jest stosowana w sposób ogólny i bez rozróżnienia (na poszczególne wyznania, przekonania). Wynika to już z wcześniejszego orzecznictwa TSUE (m.in. wyrok z 14 marca 2017 r., G4S Secure Solutions, C 157/15).

W praktyce jednak w omawianych przypadkach może dochodzić do dyskryminacji pośredniej, bo np. niektóre symbole są bardziej widoczne i dotyczą jedynie pracowników określonej płci (np. chusty noszone przez muzułmanki).

• W wyroku z dnia 21 stycznia 2021r. (sygn.. akt III PSKP 2/21) SN wskazał, że tryb konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową określony w art. 38 § 1 kodeksu pracy określa obowiązek, którego wykonanie ma nastąpić na piśmie. Stanowi to jednoznaczną normę prawną, której naruszenie obwarowane jest sankcją w postaci uznania wypowiedzenia umowy o pracę za niezgodne z prawem (art. 45 § 1 k.p.). Forma pisemna ma służyć weryfikacji poprawności działań konsultacyjnych, w tym ustalenia, czy przyczyny w zawiadomieniu i w wypowiedzeniu są identyczne, czy zachowano 5-dniowy termin na zajęcie stanowiska przez związek zawodowy. Wprowadzona w 2016 r. forma dokumentowa i jej odrębność od formy pisemnej potwierdza, że ustawodawca nie odstąpił od zwykłej formy pisemnej przyjętej w dotychczasowych regulacjach, w tym art. 38 k.p., których nie zmienił.

• Sąd Najwyższy w wyroku z 4 marca 2021 r. (II PSKP 13/21) orzekł, że pracownik, który bez usprawiedliwienia nie poddaje się badaniom kontrolnym, uniemożliwia realizację świadczenia pracy. To jednoznacznie kwalifikowane jest jako występowanie przeciwko obowiązkowi o charakterze podstawowym i może być przyczyną zwolnienia dyscyplinarnego. Przyjęcie odwrotnej koncepcji prowadziłoby niejednokrotnie do absurdalnej sytuacji powodującej brak możliwości rozstania się z pracownikiem, który wprawdzie stawił się do pracy po dłuższej chorobie, ale nie poddał się kontrolnym badaniom lekarskim. Z jednej strony pracodawca nie mógłby bowiem dopuścić pracownika do pracy, a z drugiej nie mógłby go zwolnić przez bliżej nieoznaczony czas.

Wiele podmiotów w Polsce działa w międzynarodowej strukturze grup przedsiębiorstw. Nic prostszego przyjąć stosowanie tych samych polityk, zalegalizować przetwarzanie danych na tych samych podstawach prawnych, uwzględniając ten sam zakres danych, w końcu działamy w oparciu o RODO a w końcu to rozporządzenie obowiązuje wszystkie kraje Unii Europejskiej.  Jednak interpretacje i rekomendacje organów krajowych nadzorujących przestrzeganie RODO i przepisów prawa w poszczególnych krajach, nie pozostawiają złudzeń – nie ma jedności w tym obszarze. Tym samym można wpaść w pułapkę świetnie wypracowanych procedur czy pomysłów wewnętrznych regulacji spółki matki, których nie sposób zaimplementować w innych krajach gdzie spółki córki są zlokalizowane.

Takim przykładem rozbieżności jest podstawa prawna przetwarzania informacji o zaszczepieniu przeciwko COVID-19 pracownika. Porównanie dotyczy Niemiec i Polski.

NIEMCY. Konferencja Ochrony Danych (DSK), organ zrzeszający landowe urzędy ochrony danych osobowych w Niemczech, w uchwale z dnia 29 marca 2021 r. wskazała, że nie ma regulacji ustawowej, m.in. w zakresie dokumentowania przez pracodawcę negatywnego wyniku testu COVID-19 w celu dopuszczenia pracowników do pracy w sektorze prywatnym. W ocenie DSK w sytuacji, gdyby pracodawca chciałby pozyskać taką informację to m.in. pracownicy musieliby wyrazić zgodę na okazanie dokumentu szczepienia w celu poświadczenia swojej deklaracji. I tu podobieństwo między niemieckim a polskim podejściem się kończy, bo DSK wskazuje furtkę w postaci uszczegółowienia tej kwestii w przepisach prawa lokalnego, wdrożonego przez poszczególne federalne kraje Niemiec (landy).

Są już landy, gdzie uszczegółowiono procedurę dokumentowania szczepień przez pracowników w rozporządzeniach dotyczących ochrony przed koronawirusem.

W Nadrenii Północnej-Westfalii, jak i w Saksonii wprowadzono regulację, zgodnie z którą pracownicy, którzy przez pięć dni roboczych z rzędu przebywali na urlopie lub nie pracowali z innego powodu, muszą przed ponownym podjęciem pracy przedstawić pracodawcy negatywny wynik testu COVID-19 lub przeprowadzić udokumentowany test pod nadzorem pracodawcy. Alternatywnie można przedstawić inny dowód pełnej ochrony poszczepiennej np. dokument wskazujący że się COVID-19 przeszło. Również Berlin przewiduje możliwość samokontroli tylko pod nadzorem pracodawcy, przynajmniej w przypadku pracowników, którzy podczas pracy mają kontakt fizyczny z klientami.

W Niemczech mamy jeszcze zapisy Ustawy o ochronie danych osobowych, które uszczegóławiają zasady przetwarzania danych osobowych w szczególnych sytuacjach. Paragraf 26 ust. 3 wprost wskazuje, że w drodze odstępstwa od art. 9 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679, do celów związanych z zatrudnieniem jest dozwolone, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania praw lub wypełniania obowiązków prawnych wynikających z prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz nie ma podstaw do uznania, że osoba, której dane dotyczą, ma nadrzędny uzasadniony interes w nieprzetwarzaniu tych danych.

Oznacza to, że po przeprowadzeniu oceny prawnie uzasadnionego interesu i wykazaniu nadrzędności interesu pracodawcy, nad interesem pracownika, można by podjąć się przetwarzania informacji o szczepieniu.

POLSKA. Niestety ani aktualne przepisy prawa a już tym bardziej uzasadniony interes administratora danych nie mogą być przesłanką do przetwarzania informacji o szczepieniu pracownika. Nie mamy takich szczególnych uregulowań w polskiej Ustawie o ochronie danych osobowych, a zasady przetwarzania danych pracowników ujęte w Kodeksie Pracy nie pozostawia żadnych złudzeń:

„art. 22^1b §1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.”

Co więcej brak tej zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Konkluzja jest jedna: póki przepisy prawa w Polsce w randze ustawowej nie zalegalizują przetwarzania informacji o zaszczepieniu, to stosowanie procedur, zapożyczonych, czy wręcz narzuconych przez spółkę-matkę jest nieuzasadnione i może nieść konsekwencje w postaci kary finansowej ze strony PUODO oraz skarg i roszczeń ze strony pracowników.

źródło:

strona internetowa kancelarii Piltz Rechtsanwälte PartGmbB Berlin [ piltz.legal ]

ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.)

Federalna ustawa o ochronie danych z dnia 30 czerwca 2017 roku (BGBl. I s. 2097), zmieniona art. 10 ustawy z dnia 23 czerwca 2021 roku (BGBl. I s. 1858).”

DANIA. Datatilsynet – duński Organ Nadzorczy nałożył karę na Medicals Nordic za przesyłanie przez pracowników spółki informacji o stanie zdrowia pacjentów poddających się testom na obecność COVID-19 za pośrednictwem grup konwersacyjnych utworzonych w aplikacji WhatsApp. Pracownicy spółki korzystali z tego komunikatora na swoich prywatnych urządzeniach, a co więcej – administrator w żaden sposób nie kontrolował, czy dostęp do poszczególnych grup został przyznany tylko tym osobom, które faktycznie go potrzebowały. Administrator nie wdrożył żadnych metod kontroli dostępu do informacji przechowywanych na poszczególnych kanałach grupowych, co skutkowało ujawnieniem danych także wobec byłych pracowników spółki. Z uwagi na charakter naruszenia i fakt, że dotyczyło ono danych szczególnej kategorii, organ nadzorczy nałożył na spółkę karę w wysokości blisko 81 tys. Euro.

LUKSEMBURG. Dane osobowe z urządzeń umożliwiających śledzenie położenia pojazdów należących do floty samochodowej administratora danych powinny być przetwarzane w sposób nienaruszający zasady retencji danych. Taki wniosek wynika z decyzji luksemburskiego organu, który uznał 8-miesięczny okres przechowywania danych pochodzących z geolokalizacji za nadmiarowy. Organ dopuścił jednak możliwość przetwarzania danych tego typu przez okres 1 roku w sytuacji, gdy mają one służyć udokumentowaniu wykonania usługi i wystawieniu faktury na ich podstawie. Jeżeli administrator danych jest w stanie zrealizować te czynności bez odwoływania się do danych o lokalizacji, dane te powinny być niezwłocznie usuwane. W toku postępowania kontrolnego organ nadzorczy odnotował także inne naruszenia zasad ochrony danych, w szczególności w zakresie monitoringu wizyjnego, który obejmował zbyt szeroki obszar. Co więcej, ani pracownicy administratora danych, ani jego klienci, nie zostali w sposób prawidłowy poinformowani o zasadach przetwarzania ich danych lokalizacyjnych. Z uwagi na te uchybienia administrator został obciążony karą w wysokości 7,2 tys. euro.

źródło: strona internetowa dataguidance.onetrust [ dataguidance.com/ news ]

toruński WORD – chodzi o ujawnienie danych osobowych jednego z pracowników.

Kopia korespondencji pracownika, zawierająca imię, nazwisko, oraz przynależność związkową, została wywieszona na jednej z tablic ogłoszeń w WORD.

Upomnienie to skutek skargi, którą złożył pracownik.

źródło: strona internetowa serwisu informacyjnego [ Polskie Radio ]

Fundacja Promocji Mediacji i Edukacji Prawnej Lex Nostra została ukarana karą pieniężną w wysokości ponad 13 tys. zł za niezgłoszenie organowi naruszenia ochrony danych oraz niezawiadomienie o incydencie osób, których dane dotyczą.

Jesienią 2020r. do UODO wpłynęło zawiadomienie o podejrzeniu naruszenia zasad przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez Fundację polegające na utracie danych osobowych wielu osób, jaka miała miejsce na początku 2020 r., na skutek kradzieży teczek zawierających dane osobowe beneficjentów.

UODO otrzymał odpowiedź, iż Fundacja tego incydentu nie zgłosiła, a dokonana przez nią analiza naruszenia dała ocenę jego wagi na poziomie niskim – na jej podstawie Fundacja uznała, iż nie doszło do naruszenia skutkującego koniecznością zawiadomienia organu nadzorczego.

W toku dalszych czynności ustalono, że naruszenie dotyczyło 96 osób, a utracona dokumentacja zawierała następujące kategorie danych jak m.in. imię, nazwisko, adres do korespondencji, numer telefonu – co ważne w przypadku 3-4 osób prawdopodobnie utracono także numer PESEL.

UODO nie zgodził się z oceną Fundacji i wskazał, że z ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych mamy do czynienia wówczas, kiedy naruszenie może skutkować fizyczną, materialną lub niematerialną szkodą dla osób fizycznych – konsekwencje nie muszą się zmaterializować, samo potencjalne wystąpienie ryzyka dla praw lub wolności powinno skłonić administratora danych osobowych, do zgłoszenia naruszenia oraz powiadomienia o incydencie zainteresowanych osób.

Nie bez znaczenia był też fakt, iż Fundacja nie była w stanie dokładnie wskazać kategorii danych osobowych zawartych w utraconej dokumentacji, co mogło przyczynić się do niewłaściwego oszacowania przez nią ryzyka naruszenia. Ukarany podmiot sam też nie próbował zweryfikować faktycznego zakresu danych osobowych, które zostały objęte naruszeniem. Brak możliwości ustalenia tożsamości poszkodowanych nie był też uzasadnieniem do nieinformowania osób, których naruszenie mogło dotknąć. PUODO wskazał, iż administrator mógł poinformować o naruszeniu np. za pośrednictwem publicznego komunikatu lub innego równoważnego środka.

Za podobne naruszenie Prezes UODO ukarał również Sopockie Towarzystwo Ubezpieczeń ERGO Hestia S.A. W wyniku naruszenia doszło do ujawnienia analizy potrzeb ubezpieczeniowych oraz oferty ubezpieczenia wobec niewłaściwego odbiorcy. W konsekwencji ubezpieczyciel został ukarany karą pieniężną w wysokości niemal 160 tys. zł.

źródło:

strona internetowa UODO[ Decyzje  – UODO ].

Administrator danych osobowych, w przypadku wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych zobowiązany jest do zgłoszenia incydentu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W przypadku zaś stwierdzenia naruszenia nieistotnego, administrator danych wpisuje je wyłącznie do rejestru naruszeń, bez konieczności zgłaszania Prezesowi UODO.

Podmiot przetwarzający, wszelkie naruszenia – niezależnie od ich kategorii – zgłaszasz wyłącznie administratorowi tychże danych osobowych. Administrator natomiast podejmuje decyzję w przedmiocie ewentualnego zgłoszenia incydentu Prezesowi UODO.

Ocena ryzyka i wagi naruszenia to jeden z istotniejszych elementów Polityki Ochrony Danych, którego forma jest indywidualnie uzależniona od struktury organizacji, kategorii i ilości przetwarzanych danych. Zarzut niewłaściwej oceny i lekceważenia naruszeń przez administratorów jest jednym z częstszych powodów nakładania kar pieniężnych przez nasz organ nadzoru.

Z obowiązku tzw. „samodonosu” w uzasadnionej sytuacji nie są zwolnione również urzędy obsługujące organy nadzoru. Z naruszeniem poufności danych będziemy mieć w przypadku  sytuacji, która miała miejsce na stronie internetowej PUODO, gdzie udostępniono skan wyroku WSA wraz z uzasadnieniem w sprawie kary nałożonej na SGGW. Skan częściowo zanonimizowany, bo pozostawiono tam dane osobowe pewnej osoby, pracownika SGGW, istotne z punktu widzenia przebiegu postępowania i materiału dowodowego. Mniej więcej po 24 godzinach błąd został dostrzeżony i wyrok podmieniono, ale ponieważ „w sieci nic nie ginie”, do naruszenia doszło. Informacje dotyczące konkretnej osoby fizycznej, zawarte w uzasadnieniu, stawiają ją w mało korzystnym świetle, co generuje istotne ryzyko dla praw i wolności tej osoby (przykładowo, może jej znacznie utrudnić znalezienie pracy mającej jakikolwiek związek z bezpieczeństwem danych osobowych, a także rodzi uzasadnioną podstawę do pozwania jej przez studentów).

Z obowiązku podjęcia oceny naruszenia i poinformowania o naruszeniu w krótkim bo 72 godzinnym czasie od stwierdzenia naruszenia nie jest zwolniony żaden Administrator. Podobnie UODO, ale i innym urzędom obsługującym organ nadzoru zdarzały się i zdarzać się będą incydenty i naruszenia ochrony danych osobowych. Z naruszeniem „u siebie” musiał zmierzyć się w sierpniu 2020 r. duński organ nadzorczy z zakresu ochrony danych – Datatilsynet. Sprawa dotyczyła papierowej dokumentacji, która ze względu na zawarte dane osobowe powinna była być objęta inną procedurą niszczenia. Organ po prostu zgłosił naruszenie tym samym sposobem co inni administratorzy danych informujący go o naruszeniach. Co ciekawe duński organ spóźnił się ze zgłoszeniem o 24 godziny za co upomniano pracownika dokonującego zgłoszenia.

źródło:

strona internetowa PUODO [puodo.gov.pl]

strona internetowa Datatilsynet [datatilsynet.dk]

Zdaniem UODO (newsletter nr 5/2021 z maja 2021r. skierowany do Inspektorów Ochrony Danych) pracodawca może pozyskać dane o adresie zamieszkania od kandydata, co do którego zapadła już decyzja o zatrudnieniu. Podstawą prawną dla pracodawcy do żądania adresu zamieszkania od kandydata jest:

• 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy na podstawie, którego pracodawca zobowiązany jest kierować na wstępne badania lekarskie osoby przyjmowane; oraz
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników określające także wzór skierowania na badania lekarskie pracowników, który przewiduje przetwarzanie adresu zamieszkania podejmującego pracę lub zatrudnionego pracownika.

Jak czytamy w stanowisku: „Pracodawca ma prawo pozyskiwać adres zamieszkania od osoby, co do której została podjęta decyzja o zatrudnieniu, gdyż jest to niezbędne do skierowania jej na obowiązkowe, wstępne badania lekarskie z zakresu medycyny pracy.”

Uwaga: podobne stanowisko (z dnia 29 maja 2019r.) przedstawiło MRPiPS.

MRPiT w stanowisku z dnia 15 czerwca 2021r. wskazało, że „odpoczynek, w szczególności odpoczynek tygodniowy, stanowi wprawdzie ex definitione odrębną kategorię prawną od czasu pracy, jednakże jest on ściśle powiązany z jego rozliczaniem. W związku z powyższym, mając również na uwadze, iż przepisy regulujące instytucję odpoczynku, w tym art. 133 K.p. odnoszący się do odpoczynku tygodniowego, znajdują się w dziale VI Kodeksu pracy zatytułowanym »Czas pracy«, należałoby przyjąć, że definicja tygodnia, o której mowa wyżej, ma znaczenie nie tylko (jak przyjmuje część doktryny prawa pracy) przy obliczaniu wymiaru czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym, ale również przy udzielaniu mu odpoczynku tygodniowego, o którym mowa w art. 133 K.p. (…). W opinii resortu, tydzień w rozumieniu powołanego wyżej przepisu nie jest tygodniem kalendarzowym obejmującym zawsze dni od godziny 0⁰⁰ w poniedziałek do godziny 24 w niedzielę, lecz siedmiodniowym odcinkiem (okresem) obejmującym dni kalendarzowe, poczynając od godziny 0⁰⁰ pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Pierwszy dzień okresu rozliczeniowego, o którym mowa w art. 128 § 3 pkt 2 K.p., nie powinien być natomiast liczony od godziny rozpoczęcia przez pracownika pracy w tym dniu, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (wyznaczającej początek tzw. doby pracowniczej). Na gruncie Kodeksu pracy pojęcie dnia (w tym dnia okresu rozliczeniowego) i pojęcie doby zdefiniowanej w art. 128 § 3 pkt 1 K.p. nie jest bowiem tożsame”.

Uwaga: Stosowanie zaprezentowanej opinii bez modyfikacji może uniemożliwiać w niektórych okresach rozliczeniowych udzielenie odpoczynku tygodniowego zgodnie z obowiązującymi regułami. W świetle tego faktu można się również spotkać w praktyce z odmiennym podejściem zgodnie z którym odpoczynek ten winien przypadać na każdy tydzień kalendarzowy. Gdyby bowiem przyjąć, że chodzi o każde 7 dni w rozumieniu definicji z art. 128 K.p., to pracodawca nie miałby obowiązku zapewnienia przerwy w niepełnych tygodniach na końcu okresu rozliczeniowego (tzw. „wystających”).

Główny Inspektorat Pracy w stanowisku znak GIP-GBI.0701.48.2021.2 z dnia 14 czerwca 2021 r. przyjął, że: „(…) Pracodawcy mogą (…) zachęcać pracowników do poddania się szczepieniom, w szczególności organizując punkty szczepień w zakładach pracy lub przyznając pracownikom dodatkowe dni wolne na szczepienie.„. Teza ta została poprzedzona przypomnieniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu (art. 183b § 1 K.p.), którą zestawiono z obowiązkiem ochrony życia i zdrowia, nadając mu w świetle wniosków postawionych przez GIP charakter priorytetowy.

Na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy w dniu 27 lipca 2021r. zostało opublikowane stanowisko w sprawie szczepień przeciwko COVID-19. Czytamy w nim, że:

„Państwowa Inspekcja Pracy niezmiennie uważa za celowe i zasadne jak najszersze poddawanie się pracowników szczepieniom przeciwko COVID-19, zaznaczając jednocześnie, iż w myśl aktualnie obowiązujących przepisów prawa poddanie się tym szczepieniom ma charakter dobrowolny.

W kwestiach dotyczących walki z pandemią COVID-19 Państwowa Inspekcja Pracy opiera się jedynie na oficjalnych stanowiskach instytucji i organów uprawnionych do wypowiadania się w tych kwestiach, a w szczególności Ministra Zdrowia, Głównego Inspektora Sanitarnego oraz Rady Medycznej do spraw COVID-19 przy Prezesie Rady Ministrów.

Odnotować przy tym należy, iż wśród praktyków prawa pracy prezentowane jest również stanowisko, że ocena tej sytuacji nie jest wcale tak jednoznaczna, bowiem pracodawca jest zobowiązany do stosowania wszelkich dostępnych środków, które eliminują lub ograniczają zagrożenie życia lub zdrowia w zakładzie pracy, a dostępne szczepienia w sposób bezpośredni i znaczący zmniejszają ryzyko rozprzestrzeniania się koronawirusa.

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że zgodnie z Kodeksem pracy obowiązkiem pracodawcy jest ocena i dokumentacja ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz zapewnienie niezbędnych środków profilaktycznych zmniejszających to ryzyko. W przypadku zatrudniania pracowników w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych pracodawca ma obowiązek stosować wszelkie dostępne środki eliminujące narażenie, a jeżeli jest to niemożliwe – ograniczające stopień tego narażenia, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Ponadto pracodawca jest zobligowany do prowadzenia rejestru prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia oraz rejestru pracowników narażonych na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia.

Z tych względów Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że szczepienia przeciwko COVID-19 mają istotne znaczenie w zapobieganiu zakażeniom koronawirusem SARS- CoV-2.„.

• W wyroku z dnia 19 stycznia 2021r. (sygn. akt I PSK 13/21) SN podtrzymał dotychczasową linię orzecznictwa, ze „nieprzewidziane, długotrwałe i powtarzające się nieobecności pracownika w pracy, wymagające podejmowania przez pracodawcę działań natury organizacyjnej (wyznaczenia zastępstw), są uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, chociażby były niezawinione przez pracownika i formalnie usprawiedliwione”.

W uzasadnieniu SN podkreślił, iż długotrwała (porównywalna z okresem wskazanym w art. 53 k.p.) choroba pracownika stanowi samodzielnie usprawiedliwioną przyczynę wypowiedzenia, ponieważ zawsze powoduje niekorzystne skutki dla pracodawcy. W czasie takiej długotrwałej nieobecności albo obowiązki (czynności) pracownika nie są wykonywane, albo są (muszą być) wykonywane przez inne osoby, co zawsze powoduje „dezorganizację pracy” (nawet, jeżeli pracodawca nie użył w swoim oświadczeniu zwrotu „dezorganizacja pracy”).

• W wyroku z dnia 26 maja 2021r. (sygn. akt II PSPK 65/21) SN uznał, że podstawowe zasady prawa pracy przewidują, że koszty zatrudnienia ponosi pracodawca. Nie może on przerzucać ich na pracowników. Dotyczy to także wydatków na noclegi w podróży służbowej. Należy też pamiętać, że pracodawca powinien poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia obowiązujących w firmie. Jeżeli warunki te określają także zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych, pracodawca powinien pracownika o nich poinformować – w szczególności o tym, w jakiej walucie tego typu świadczenia mają być spełnione.SN wskazał również, że w takich wypadkach dopuszczalne jest spełnienie świadczenia z tytułu ryczałtów za noclegi w ramach zagranicznej podróży służbowej w walucie polskiej, oczywiście w kwotach ustalonych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Istotne jest, aby pracodawca poinformował o tym pracownika, a pracownik wyraził zgodę na taką formułę wypłaty.

• W dniu 3 czerwca 2021r. zapadł ważny wyrok Trybunału Sprawiedliwości w sprawie C-624/19 Tesco Stores. Trybunał przyjął, że pracownicy zatrudnieni w spółkach wchodzących do jednej grupy kapitałowej, wykonujący jednakową pracę, lecz w innych zakładach pracy, powinni być wynagradzani tak samo bez względu na płeć i miejsce świadczenia pracy. Wyrok zapadł w sprawie Tesco, gdzie 6000 pracowników pozwało pracodawcę z uwagi na naruszenie zasady równości wynagrodzenia. W przedmiotowej sprawie wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę takiej samej wartości było zróżnicowane ze względu na płeć oraz miejsce świadczenia pracy.

Taka interpretacja wykracza poza polskie regulacje. Dotąd zasada równego traktowania była odnoszona jedynie do jednego pracodawcy, niezależnie od istnienia grupy kapitałowej oraz powiązań między spółkami. Interpretacja Trybunału może doprowadzić do uznania, że pracodawcą będzie spółka nadrzędna w grupie kapitałowej, co stoi w sprzeczności z obecnymi polskimi regulacjami.

W stanowisku z dnia 05 maja 2021r. MRPiT wyjaśniło, że „przepisy kodeksu pracy nie stoją na przeszkodzie wliczaniu do puli minimalnego 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego pracownika:

• czasu wolnego udzielonego pracownikowi (na jego wniosek) za pracę w godzinach nadliczbowych,
• godzin wolnych od pracy przypadających na dni wolne stanowiące rekompensatę z tytułu pracy,
• wykonywanej w dni wyznaczone pracownikowi jako wolne za pracę świadczoną w dniu rozkładowo wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym,
• godzin przypadających na „inne dni wolne od pracy” wyznaczone pracownikowi w zamian za pracę w niedziele i święta”.

Takie stanowisko jest bardzo korzystne dla pracodawców, ponieważ w zakładach pracy, w których wypracowuje się dużo nadgodzin, a co za tym idzie, pracownicy często odbierają czas wolny, pozwala ono bardziej elastycznie podchodzić do kwestii odpoczynków tygodniowych pracowników.

Należy jednak pamiętać, że takie podejście dotyczy tylko czasu wolnego za nadgodziny, a nie wszystkich absencji godzinowych. Gdyby więc pracownik w poniedziałek wykorzystał trzy godziny opieki nad dzieckiem do lat 14 lub inną absencję godzinową, to jej okres nie powinien zostać zaliczony na poczet odpoczynku tygodniowego.

MRiPS w stanowisku z dnia 25 maja 2021r.  wyjaśniło, że „(…) Art. 15h ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, odnosi się do ważności orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.

Zaświadczenie wydawane na podstawie art. 16 ustawy o rehabilitacji (…) stanowi odrębny dokument od orzeczenia o stopniu niepełnosprawności i przedłużenie ważności orzeczenia nie powoduje automatycznego wydłużenia ważności zaświadczenia. Wskazać należy, że ocena możliwości wydania takiego zaświadczenia powinna uwzględniać okoliczności konkretnej sprawy takie jak warunki pracy wykonywanej na określonym stanowisku. Zaświadczenie to, w przypadku braku określenia w treści ram czasowych jego obowiązywania, jest ważne do czasu zmiany stanowiska pracy lub zmiany warunków pracy na danym stanowisku (o ile pracownik posiada status osoby niepełnosprawnej).

Warto jednak zauważyć, że niepełnosprawny pracownik może w każdym czasie wyrazić chęć ponownego korzystania z norm czasu pracy określonych w art. 15 ust. 1 lub 2 ustawy o rehabilitacji (…), a pracodawca powinien tę prośbę pracownika uwzględnić. (…)„.

W stanowisku z dnia 28 maja 2021r. MRPiT uznało, że  „jeżeli pracownikowi za pracę w niedzielę lub święto nie został udzielony inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego – co może nastąpić tylko wyjątkowo – to przysługuje mu dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia, za każdą godzinę pracy w niedzielę. Ponadto, jeżeli nieudzielenie dnia wolnego za pracę w niedzielę spowoduje przekroczenie przeciętnej (40-godzinnej) tygodniowej normy czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, to taka praca będzie stanowić pracę nadliczbową z wynikającymi z tego faktu konsekwencjami. Z tego tytułu zatem – niezależnie od 100% dodatku, o którym mowa w art. 15111 § 2 K.p. – pracownikowi będzie przysługiwał również dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia, a praca ta będzie wliczana do limitu godzin nadliczbowych spowodowanych szczególnymi potrzebami pracodawcy.

Powyższe przepisy stanowią bowiem dwa, niezależne od siebie tytuły do otrzymania dodatku do wynagrodzenia i w razie ich zbiegu pracownik ma otrzymać wynagrodzenie na podstawie obu tych tytułów”.

Jednocześnie resort odniósł się do wnioskowania sądowego w tej kwestii (por. uchwałę SN z dnia  15 lutego 2006r., sygn.. akt II PZP 11/05, w której SN opowiedział się za jednym dodatkiem za pracę w wolną niedzielę), stwierdzając że „(…) trzeba zwrócić uwagę, iż przepis art. 151¹¹ § 2 K.p. nie zobowiązuje do wypłaty dodatku za godziny nadliczbowe. Nie stanowi on bowiem, że pracownikowi któremu nie udzielono dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto przysługuje dodatek z przepisu art. 151¹ § 1 pkt 1 K.p., czy też na podstawie tego przepisu lecz jedynie, że przysługuje mu dodatek w wysokości określonej w tym przepisie. Tym samym przepis art. 151¹¹ § 2 K.p. nie może stanowić podstawy wypłaty pracownikowi dodatku za pracę nadliczbową w związku z przekroczeniem średniotygodniowej normy czasu pracy. W konsekwencji wypłata pracownikowi dodatku, o którym mowa w art. 151¹¹ § 2 K.p. nie powoduje, iż została mu zrekompensowana praca nadliczbowa z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy (przepisy Kodeksu pracy nie wyłączają obowiązku rekompensaty pracy nadliczbowej w takim przypadku). (…)„.

• Trybunał Sprawiedliwości UE w dniu 3 czerwca 2021r. (sprawa C-624/19) wydał ważny wyrok dotyczący tzw. jednego źródła. Uznał, że jeśli warunki wynagradzania zależą od konkretnego pracodawcy, to płace podwładnych, wykonujących taką samą pracę lub o takiej samej wartości, mogą być porównywane, nawet jeżeli osoby te są zatrudnione w różnych zakładach należących do tego samego pracodawcy. TSUE wskazuje, że tak należy interpretować zasadę równości płac w przedsiębiorstwach wielozakładowych.

Wyrok dotyczy co prawda przedsiębiorstwa z sektora handlu i logistyki, ale można go odnieść do wszystkich firm, które mają wiele zakładów, jednostek, placówek na terenie danego kraju. Może też mieć znaczenie dla dotychczasowej praktyki. Trudniej będzie uzasadniać różnicowanie wynagrodzeń ze względów geograficzno-społecznych. Nierzadko zdarza się, że zarobki osób zatrudnionych w tego typu podmiotach różnią się np. w zależności od umiejscowienia danego zakładu, w przypadku Polski – zazwyczaj są wyższe w zachodniej części Polski lub w dużych miastach i w ich pobliżu.

• Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu w wyroku z dnia 25 marca 2021 r. (skarga nr 1864/18) uznał, że oparta na faktach negatywna ocena pracy nie narusza reputacji pracownika i nie jest zniesławieniem. Zdaniem Trybunału, taka wypowiedź ma jedynie charakter krytycznej, ale merytorycznej oceny pracy pracownika i przez to nie może stanowić zniesławienia.

Wyrok Trybunału jest wskazówką dla menedżerów, którzy przeprowadzają z pracownikami oceny roczne lub rozmowy podsumowujące zatrudnienie. Podpowiada, jakich oczywistych błędów unikać. Swoją ocenę, zwłaszcza negatywną, przełożony musi opierać na faktach. Ocena pracy powinna odwoływać się do konkretnych zadań pracownika oraz konkretnych zdarzeń, do których przełożony miał zastrzeżenia. Sam ton wypowiedzi musi być spokojny i umiarkowany. Grono osób, które mają dostęp do dokumentu zawierającego ocenę pracy, musi być ograniczone do minimum i tylko do osób, które rzeczywiście muszą mieć do niego dostęp, np. dział HR. Dzięki temu przełożony zminimalizuje zarzut pracownika, że ocena roczna lub sposób jej przeprowadzenia była zniesławieniem lub naruszała dobra osobiste pracownika.

• W wyroku z dnia 21 stycznia 2021r. (sygn.. akt III PSK 8/21) SN uznał, że określony w art. 52 § 2 kodeksu pracy termin rozpoczyna swój bieg z chwilą powzięcia przez pracodawcę lub osobę go reprezentującą wiarygodnej informacji o naruszeniu przez pracownika obowiązków pracowniczych.

W konsekwencji, gdy pracodawca uzyskał informację o nagannym zachowaniu pracownika, przeprowadził postępowanie wyjaśniające w firmie i postępowanie to dowiodło winy pracownika, miesięczny termin na zwolnienie dyscyplinarne liczy się od zakończenia tego postępowania.

Komisja Europejska ogłosiła w dniu 4 czerwca 2021 r., że przyjęła dwa zestawy standardowych klauzul umownych („SCC”):

• do stosowania między administratorami a podmiotami przetwarzającymi („SCC dotyczące administratora i podmiotu przetwarzającego”),
• do przekazywania danych osobowych do państw trzecich („SCC dotyczące przekazywania danych do państw trzecich”).

W dniu 7 czerwca 2021 r. Komisja opublikowała je w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, co oznacza iż wchodzą one w życie 27 czerwca 2021r. [20 dni po publikacji].

Nowe SCC uwzględniają wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej („TSUE”) w sprawie Data Protection Commissioner v. Facebook Ireland Limited, Maximillian Schrems (C-311/18) („Schrems II”) jak i  wspólną opinię Europejskiej Rady Ochrony Danych i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, informacje zwrotne od zainteresowanych stron oraz opinię przedstawicieli państw członkowskich.

Decyzja 2001/497/WE oraz decyzja 2010/87/UE tracą moc ze skutkiem od dnia 27.09.2021 r. Do tego momentu nadal istnieje możliwość projektowania umów w oparciu o SCC w nich opublikowanych. Umowy zawarte przed dniem 27.09.2021 r. w oparciu o poprzednie SCC zapewniają odpowiednie gwarancje w rozumieniu art. 46 ust. 1 RODO do dnia 27 grudnia 2022 r., o ile operacje przetwarzania będące przedmiotem umowy pozostaną niezmienione a stosowanie poprzednich SCC zapewnia odpowiednie zabezpieczenia w rozumieniu art. 46 ust. 1 RODO, czyli do 27 grudnia 2022r. jest czas na weryfikacje i aktualizację umów do standardów zawartych w nowych SCC.

Zapisy nowych Standardowych Klauzul Umownych obejmują zabezpieczenia w zakresie ochrony danych, korzystanie z podwykonawców przetwarzania, prawa osób, których dane dotyczą – w tym prawo do zadośćuczynienia – odpowiedzialność oraz nadzór w przypadku przekazywania danych od administratora do administratora, od administratora do podmiotu przetwarzającego, od podmiotu przetwarzającego do podmiotu przetwarzającego oraz od podmiotu przetwarzającego do administratora. Oczywiście przedsiębiorstwa nadal będą musiały przeprowadzać odpowiednią ocenę ryzyka.

Oczywiście też przekazywanie danych osobowych na podstawie SCC nie będzie mogło mieć miejsca, gdy przepisy i praktyki obowiązujące w państwie trzecim uniemożliwiają podmiotowi odbierającemu dane przestrzeganie SCC.

źródło:

strona internetowa Komisji Europejskiej [ec.europa.eu]

PUODO ogłosił w dniu 8 czerwca 2021 r. decyzję o nałożeniu na PNP SA grzywny w wysokości 22 000 PLN (ok. 4 920 EUR) za brak współpracy z PUODO oraz nieudostępnienie wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania zadań przez PUODO. W decyzji podkreślono w szczególności, że po otrzymaniu skargi PUODO zwrócił się do PNP o ustosunkowanie się do jej treści i złożenie wyjaśnień, czego ten ostatni nie uczynił.

UODO w celu ustalenia stanu faktycznego sprawy zainicjowanej skargą, trzykrotnie zwrócił się do ukaranej Spółki z wezwaniem do ustosunkowania się do treści tej skargi oraz do złożenia wyjaśnień. Żadne ze skierowanych do Spółki wezwań nie zostało przez Spółkę odebrane pomimo dwukrotnego ich awizowania. W związku z tym wysłane Spółce wezwania zostały uznane za doręczone.

W decyzji podkreślone zostało, że odpowiedzialność za nieudzielenie UODO żądanych przez niego informacji spoczywa na Spółce. Nie zmienia tego okoliczność, że wezwania kierowane przez UODO do Spółki nie zostały ostatecznie przez nią odebrane.

źródło: strona internetowa Urzędu Ochrony Danych Osobowych [Aktualności – UODO]

Podczas 49. posiedzenia plenarnego EROD przyjęła m.in. zalecenia w sprawie podstawy prawnej dla przechowywania danych karty kredytowej wyłącznie w celu ułatwienia dalszych transakcji internetowych. Zalecenia obejmują sytuacje, w których osoby, których dane dotyczą, kupują produkt lub płacą za usługę za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji i podają dane swojej karty kredytowej w celu zawarcia pojedynczej transakcji.

źródło:

strona internetowa Europejskiej Rady Ochrony Danych [Recommendations 02/2021 on the legal basis for the storage of credit card data for the sole purpose of facilitating further online transactions | European Data Protection Board (europa.eu)

Niemieckie organy ds. ochrony danych w dniu 1 czerwca 2021 ogłosiły inicjatywę ogólnoniemieckiej kontroli przekazywanie danych przez przedsiębiorstwa do państw spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (kraje trzecie). Celem jest szerokie egzekwowanie wymogów Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (ETS) zawartych w jego decyzji Schrems II z dnia 16 lipca 2020 r. (sprawa C-311/18).

W swojej decyzji w sprawie Schrems II sąd stwierdził, że nie można już przekazywać danych do USA na podstawie tzw. tarczy prywatności. Ponadto stosowanie standardowych klauzul ochrony danych przy przekazywaniu danych do państw trzecich jest obecnie wystarczające jedynie przy zastosowaniu skutecznych środków dodatkowych, jeżeli ocena administratora wykazała, że w państwie otrzymującym dane nie można zagwarantować równoważnego poziomu ochrony danych osobowych. W wielu przypadkach orzeczenie ETS wymagało fundamentalnych zmian w długo praktykowanych modelach i procesach biznesowych.

Niemieckie Organy uczestniczące w kontroli będą teraz kierować do wybranych przedsiębiorstw wspólnie opracowany kwestionariusz. Kwestionariusz obejmuje między innymi korzystanie z usług dostawców w celu wysyłania e-maili, hostingu stron internetowych, śledzenia stron internetowych, zarządzania danymi kandydatów oraz wymiany danych klientów i pracowników w ramach grupy. Każdy organ nadzorczy indywidualnie decyduje, które z tych obszarów będzie badał i czy lista pytań zostanie dostosowana regionalnie.

źródło:

strona internetowa PUODO [puodo.gov.pl]

Firma Adobe wydała w maju 2021 dużą aktualizacje zawierającą poprawki wielu krytycznych podatności. Luki dotyczyły aż 12 różnych produktów. Najważniejsza była jednak podatność zero-day dotyczącą programu Adobe Reader, która jest aktywnie wykorzystywana w środowisku Windows.

Lista zaktualizowanych aplikacji obejmuje: Adobe Experience Manager, Adobe InDesign, Adobe Illustrator, Adobe InCopy, Adobe Genuine Service, Adobe Acrobat and Reader, Magento, Adobe Creative Cloud Desktop Application, Adobe Media Encoder, Adobe After Effects, Adobe Medium i Adobe Animate.

W biuletynie bezpieczeństwa firma przyznała, że wada „została wykorzystana na wolności w ograniczonych atakach na użytkowników programu Adobe Reader w systemie Windows”. Zero-Day jest sklasyfikowany jako CVE-2021-28550 i dotyczy błędu wykonania dowolnego kodu, który może pozwolić atakującym na użycie praktycznie dowolnego polecenia w systemach docelowych.

Chociaż ataki ukierunkowane wymierzone były w użytkowników programu Adobe Reader w systemie Windows, problem dotyczy zarówno wersji Acrobat DC, Acrobat Reader DC, Acrobat 2020, Acrobat Reader 2020, Acrobat 2017 i Acrobat Reader 2017 dla systemu Windows oraz macOS.

W programach Adobe Acrobat i Reader usunięto 10 krytycznych i cztery ważne luki w zabezpieczeniach, a następnie naprawiono pięć krytycznych usterek w programie Adobe Illustrator, które mogą prowadzić do wykonania dowolnego kodu w kontekście użytkownika. Firma Adobe przyznała organizacji FortiGuard Labs z firmy Fortinet zgłoszenie trzech z pięciu luk w zabezpieczeniach programu Adobe Illustrator.

Użytkownikom zaleca się jak najszybszą instalacje poprawek, aby zminimalizować ryzyko związane z atakami.

źródło: strona internetowa helpx.adobe.com

Akcja szczepień przeciw COVID-19 trwa. Osoby chętne do wykonania szczepienia mogą m.in. zaszczepić się bezpośrednio w ramach Narodowego Programu Szczepień, jak również skorzystać z możliwości zaszczepienia się w zakładzie pracy (jeżeli pracodawca przystąpił do Narodowego Programu Szczepień).

W tym momencie istotnym dokumentem, który reguluję omawianą kwestię, są wytyczne dotyczące organizacji i realizacji szczepień w zakładach pracy opracowane przez m.in. zespół KPRM i Ministerstwa Zdrowia. We wskazanych wytycznych podkreślono, że pracodawca odpowiada m.in. za: „nawiązanie współpracy z podmiotem leczniczym, który przeprowadzi szczepienia, zebranie listy zatrudnionych pracowników chętnych do szczepienia oraz oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, a także prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszeniowego (równoznaczne z gotowością do zaszczepienia zgłoszonych pracowników)”. Pamiętajmy jednak, że wytyczne te nie mają charakteru wiążących przepisów prawa.

Pracodawca nawiązując współpracę z podmiotem leczniczym już na etapie zawierania umowy powinien klarownie ustalić zasady przetwarzania danych osobowych pracowników. Podmiot leczniczy bez wątpienia będzie oddzielnym administratorem danych osób, które zdecydują się na szczepienia. To na nim będzie spoczywać obowiązek przeprowadzenie kwalifikacji do szczepienia, ich wykonanie, a przede wszystkim sporządzenie dokumentacji medycznej oraz wystawienie kart szczepień.

Jak wskazują wytyczne, po nawiązaniu współpracy z podmiotem leczniczym i podaniu przybliżonej liczby chętnych do zaszczepienia (nie ma tutaj potrzeby podawania jakichkolwiek danych osobowych), pracodawca odpowiada także za zapewnienie odpowiednich warunków bezpieczeństwa, w przypadku wykonywania szczepień w zakładzie pracy oraz pokrycie dodatkowych kosztów, które powstaną przy organizacji szczepień. W żadnym z tych wypadków dane osobowe nie będą pracodawcy potrzebne.

Pracodawcy mają świadomość zagrożeń, które niesie za sobą duża ilość zachorowań na COVID-19 w zakładzie pracy, związanych z ryzykiem dużej absencji pracowników, obowiązkiem zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz koniecznością ochrony pracowników, którzy z uwagi na przeciwskazania medyczne nie mogą poddać się szczepieniom. Właśnie z tych względów, rozważają oni różne formy promowania szczepień wśród swoich pracowników.

Szczepienie przeciw COVID-19 ma obecnie dobrowolny charakter – szczepionki na Sars-Cov-2 nie znajdują się na liście szczepień obowiązkowych. Pracodawcom zależy jednak na uzyskaniu odporności zbiorowej załogi i ochrona pracowników przed zakażeniem, szczególnie jeżeli forma pracy wymaga styczności z dużą liczbą innych osób, i zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Przedsiębiorstwa rozważają różne formy nagradzania pracowników za odpowiedzialne podejście i fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19, obejmujące m.in. przyznawanie dodatkowych uprawnień albo możliwość wzięcia udziału w konkursach lub loteriach z nagrodami, dla pracowników, którzy zdecydowali się zaszczepić oraz przekazali taką informację pracodawcy.

W odpowiedzi na praktyczną potrzebę przedsiębiorców, motywacją ewentualnych dodatkowych benefitów jest przecież bezpieczeństwo pracowników oraz stabilny biznes, pojawiły się głosy sceptyczne – kwestionujące możliwość takich działań pracodawców, związane z ryzykiem uznania, że promowanie wśród pracowników szczepień przeciw COVID-19 może m.in. stanowić formę nierównego traktowania lub być naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Odpowiednie uregulowanie w zakładzie pracy sposobów promowania szczepienia się przez pracowników, może ograniczyć ewentualne ryzyka dla pracodawcy do akceptowalnego poziomu. W takim przypadku korzyści wynikające z osiągnięcia odporności zbiorowej w skali przedsiębiorstwa mogą przeważyć i stanowić podstawę do podjęcia decyzji o wprowadzeniu np. programu benefitowego.

Na co zwrócić uwagę?

Dane o zaszczepieniu przeciwko COVID-19 stanowią informacje dotyczące zdrowia, a zatem jest to szczególna kategoria danych z art. 9 ust. 1 RODO. Ich przetwarzanie jest co do zasady zabronione, chyba że administrator może powołać się na wyjątek z art. 9 ust.2 RODO. Pracodawcy rozważający wprowadzenie programu benefitowego powinni więc w szczególności zwrócić uwagę na dobrowolność przystąpienia do programu oraz przekazywanie informacji o fakcie zaszczepienia się wyłącznie z inicjatywy pracownika.

Zakres i czas posiadania przez pracodawcę danych o zaszczepieniu się powinien być restrykcyjnie ograniczony. Ewentualne niewzięcie udziału w programie benefitowym nie powinno wiązać się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami dla pracowników. Rodzaj i forma przyznawanych benefitów nie mogą wiązać się z nierównym traktowaniem w zatrudnieniu, choćby w kontekście wysokości wynagrodzenia za pracę.

Nasze doświadczenia pokazują także, że promowanie akcji szczepień wśród pracowników jest skuteczne, gdy działania edukacyjne prowadzone są wspólnie i w porozumieniu z organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy. Mogą one spowodować chęć zaszczepienia u większej ilości pracowników.

źródło: strona internetowa gov.pl Szczepienia w zakładach pracy – Szczepienie przeciwko COVID-19 – Portal Gov.pl (www.gov.pl)

W stanowisku z dnia 31 marca 2021r. MRPiT wy-jaśniło, że „regulacja przyjęta w ustawie z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 modyfikuje przyjęte zasady doręczania przesyłek przez operatora pocztowego. Zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów. Z brzmienia przepisu wynika, że odnosi się on do wszystkich nieodebranych przesyłek podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego (z wyjątkiem wskazanych w ust. 2 tego przepisu), bez względu na to, kto jest nadawcą przesyłki. Zatem znajdzie także zastosowanie do wysłanej przez pracodawcę a nieodebranej przez pracownika przesyłki zawierającej oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę doręczanej za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe. Powyższe prowadzi do stwierdzenia, że nie będzie możliwe przyjęcie domniemania skutecznego doręczenia i złożenia oświadczenie woli, jeżeli przesyłka nie zostanie przez adresata podjęta w terminie, po jej uprzednim prawidłowym awizowaniu. Należy zauważyć, że rozwiązanie przyjęte w przedmiotowym przepisie nie pozwala na jednoznaczne określenie terminu dokonania skutecznego doręczenia. Z brzmienia art. 98 ust. 1 ustawy można wywieść, że nieodebrane przez pracownika oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę wywoła skutek najwcześniej po upływie 14 dni od dnia zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Natomiast kwestia uznania takiej przesyłki za doręczoną po tym terminie mogłaby być oceniana we-dług zasad wskazanych w przywołanym wyroku Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 2019 r. (II PK 326/17) zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego i jednolitym stanowiskiem doktryny prawa. Jednocześnie pragniemy zauważyć, że art. 98 ust. 1 ustawy nie wyłącza możliwości złożenia oświadczenia woli w inny prawem przewidziany sposób, tak aby doszło ono do adresata, w taki sposób, aby mógł się on zapoznać z jego treścią. Może to nastąpić chociażby za pomocą środka komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 61 § 2 i art. 781 K.c. i z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponadto osoba składająca oświadczenie może również podjąć próbę doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę za pośrednictwem kuriera, osobiście bądź przy pomocy innych osób w miejscu zamieszkania adresata”.

W stanowisku z dnia 06 kwietnia 2021r. MRPiT uznało, że „zadaniem pracodawcy nie jest zlecanie poszczególnych badań w ramach badań profilaktycznych. Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi, w dwóch egzemplarzach, skierowania na badanie profilaktyczne. Decyzje dotyczące wykonania badań specjalistycznych w ramach badań profilaktycznych należą do lekarza medycyny pracy. Podstawę do ich przeprowadzenia stanowi wydane przez pracodawcę skierowanie oraz wspomniane wyżej „Wskazówki metodyczne w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników””. Dodatkowo lekarz przeprowadza w trakcie badania wywiad lekarski, który jest dla niego źródłem dodatkowych informacji zarówno o stanie zdrowia pracownika, jak i jego środowisku pracy. Jeżeli lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne stwierdzi, że jest to niezbędne dla prawidłowej oceny stanu zdrowia osoby przyjmowanej do pracy lub pracownika, może poszerzyć jego zakres o dodatkowe specjalistyczne badania konsultacyjne oraz badania dodatkowe, a także wyznaczyć krótszy termin następnego badania, niż to określono we wskazówkach metodycznych”.

W stanowisku z dnia 16 kwietnia 2021r. MZ wyjaśniło, że „skierowanie na badania okresowe jest uzasadnione w sytuacji, gdy pogorszenie stanu zdrowia nastąpiło w stopniu, który uniemożliwia lub znacznie utrudnia wykonywanie pracy na danym stanowisku oraz gdy istnieje podejrzenie, że dalsze wykonywanie pracy na tym stanowisku może stanowić zagrożenie dla życia lub zdrowia pracownika lub innych osób. Ocena, czy obserwowane przez pracodawcę lub zgłoszone przez pracownika pogorszenie stanu zdrowia powinno skutkować skierowaniem na badania okresowe, mimo posiadania przez pracownika aktualnego orzeczenia lekarskiego, należy do pracodawcy”.

Ministerstwo Rozwoju przygotowuje nowelizację kodeksu pracy, w myśl której pracodawcy będą mogli prowadzić wyrywkowe kontrole zatrudnionych na obecność alkoholu lub innych środków odurzających. Od dawna oczekiwana przez przedsiębiorców zmiana przepisów została wpisana do planu prac legislacyjnych rządu. Wszystko wskazuje jednak na to, że zmiany w kodeksie pracy mogą nastąpić jeszcze w tym roku. W myśl założeń projektu (który trafił już do konsultacji) pracodawcy zyskają prawo do wyrywkowych kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu w ich organizmach. W noweli mają znaleźć się szczegółowe zasady takich kontroli. Co więcej, przedsiębiorcy będą mieli takie uprawnienia nie tylko w stosunku do etatowych pracowników, ale także osób wykonujących pracę na innej podstawie, w tym współpracujących w postaci działalności gospodarczej. Przewidywany termin przyjęcia projektu: III kwartał 2021r.

• W wyroku z dnia 14 kwietnia 2021r. Sąd Naj-wyższy (sygn. akt I NSNc 5/21) uznał, że zmiana umowy o pracę ze stałej na czas określony dokonana przez nowego praco-dawcę po przejściu zakładu pracy i przejęciu załogi jest prawnie niedopuszczalna.
SN wskazał, że zgodnie z art. 231 k.p. w związku z przejściem zakładu na nowego pracodawcę ten ostatni staje się stroną umów o pracę w miejsce dotychczasowego. Jest on zatem związany warunkami pracy i płacy, które zostały w nich przewidziane. Może je z czasem modyfikować, ale tylko na takich samych zasadach, jak zrobiłby to poprzedni pracodawca. W stanie faktycznym doszło do ewidentnego na-ruszenia przepisów, gdyż pracodawca podpisał z pracownikiem umowę na czas określony, choć poprzedni stosunek pracy był zawarty na czas nieokreślony. Utrwalone orzecznictwo zakazuje zmiany umowy z bezterminowej na terminową w trybie wypowiedzenia zmieniającego.

MRPiT w stanowisku z 18 lutego br. wskazało wyraźnie, że w skierowaniach na badania profilaktyczne pracodawcy nie powinni wskazywać, że kierowany na nie pracownik jest niepełnosprawny. Nie ma bowiem podstaw prawnych do takiego działania.

Resort jednak zauważa że to „osoba odbywająca wstępne badanie lekarskie powinna poinformować lekarza medycyny pracy o posiadaniu orzeczenia o niepełnosprawności.

Lekarz medycyny pracy przeprowadzający badanie prawdopodobnie uzyskał taką informację w trakcie wywiadu lekarskiego. Należy zatem domniemywać, że wydane orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie uwzględnia umiarkowany stopień niepełnosprawności badanego. Oznaczałoby to, że posiadana niepełnosprawność nie ma wpływu na zdolność do wykonywania pracy na tym stanowisku. Należy podkreślić, że pracodawca nie ocenia stanu zdrowia pracownika. Pracodawca nie ma uprawnień do informowania w skierowaniu na badania profilaktyczne lekarza medycyny pracy np. o stopniu niepełnosprawności pracownika”.

W stanowisku z dnia 26 lutego 2021r. MRPiT uznało, że co prawda dane o przynależności związkowej są danymi szczególnej kategorii (tzw. dane wrażliwe) w rozumieniu art. 9 RODO i powinny być odpowiednio zabezpieczone przez pracodawcę, będącego administratorem takich danych, to jednak są argumenty przemawiające za przechowywaniem w aktach osobowych dokumentów dotyczących potrąceń składek związkowych.

W stanowisku czytamy, że „pisemne dokumenty zawierające zgodę pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia określonych należności  (w tym zgodę na potrącanie składki związkowej) powinny być, zdaniem resortu, przechowywane w części B akt osobowych. Oprócz oświadczeń  i dokumentów literalnie wyszczególnionych w par. 3 pkt b2 rozporządzenia, w części B akt osobowych pracownika należy bowiem gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty dotyczące ‘przebiegu zatrudnienia’. Także ewentualne uznanie, iż dokument zawierający pisemną zgodę pracownika na pobieranie przez pracodawcę z jego wynagrodzenia składki związkowej i przekazywanie go na rachunek wskazany przez ZOZ stanowi dokument związany ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentująca pracownika ZOZ (co również nie wydaje się pozbawionym podstaw) skutkowałoby przechowywaniem tego dokumentu we wspomnianej wyżej części akt osobowych pracownika”.

MRPiT zwraca jednocześnie uwagę na odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych osobowych, a zwłaszcza tych szczególnych kategorii. W efekcie wszystkie osoby, które mają dostęp do akt personalnych, powinny mieć rozszerzone upoważnienia do przetwarzania danych osobowych o dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.

W stanowisku z dnia 05 marca 2021r. MRPiT wyjaśniło, że „przepisy kodeksu pracy oraz ww. rozporządzenia nie narzucają formy (pisemnej lub elektronicznej) ani postaci (papierowej lub elektronicznej) tego dokumentu. Skierowanie powinno być opatrzone podpisem pracodawcy, na co wskazuje wzór skierowania. Nie ma przeciwwskazań, aby własnoręczny podpis został zastąpiony elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Spotykaną praktyką jest, zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19, własnoręczne podpisywanie skierowania przez pracodawcę, a następnie przesyłanie go pracownikowi w formie zeskanowanego dokumentu. Dobrą praktyką byłoby więc także uzgodnienie przez pracodawcę z ośrodkiem medycyny pracy formy lub postaci skierowania (…).Warto jednak podkreślić, że skierowanie to w określonych przypadkach może stanowić dowód w sprawie (np. w związku z wypadkiem przy pracy pracownika), warto zatem zadbać, aby skierowanie nie budziło wątpliwości pod względem autentyczności. […]”.

W stanowisku z dnia 05 marca 2021r. MRPiT wyjaśniło, że „zgodnie z art. 36 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku. Z przepisu tego wynika więc kolejność działań przy obliczaniu stawki zasiłku chorobowego przysługującej za jeden dzień, tzw. stawki dziennej zasiłku chorobowego. Zatem po obliczeniu kwoty, która jest podstawą wymiaru zasiłku chorobowego, kwotę tę dzieli się przez 30, a następnie mnoży się przez odpowiednią stawkę procentową przysługującego zasiłku chorobowego, tj. odpowiednio 80%, 100% albo 70%. Zaokrąglenie wyniku do 1 gr według ogólnych zasad następuje na każdym etapie obliczeń, tj. po podzieleniu przez 30, a następnie po obliczeniu stawki procentowej zasiłku. Tak obliczona kwota jest stawką dzienną zasiłku chorobowego”.

W stanowisku z dnia 08 marca 2021r. UODO uznał, że „na podstawie ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o gwarancjach wolności sumienia i wyznania osoby należące do kościołów i innych związków wyznaniowych, których święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, mogą na własną prośbę uzyskać zwolnienie od pracy lub nauki na czas niezbędny do obchodzenia tych świąt, zgodnie z wymogami wyznawanej przez siebie religii (art. 42 ust. 1). Szczegółowe zasady udzielania takich zwolnień regulują przepisy rozporządzenia (…) z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie zwolnień od pracy lub nauki osób należących do kościołów i innych związków wyznaniowych w celu obchodzenia świąt religijnych nie będących dniami ustawowo wolnymi od pracy.

Zgodnie z tym rozporządzeniem pracownik należący do kościoła lub innego związku  wyznaniowego, którego święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, prośbę o udzielenie zwolnienia od pracy powinien zgłosić pracodawcy co najmniej 7 dni przed dniem zwolnienia. Pracodawca zawiadamia pracownika o warunkach odpracowania zwolnienia nie później niż 3 dni przed dniem zwolnienia.

Z brzmienia ww. przepisów wynika, że ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy i – co za tym idzie – w sytuacji gdy pracownik taki wniosek złoży, pracodawca jest nim związany. Wystarczającą podstawą do udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy w celu obchodzenia świąt jest wniosek pracownika. Pracodawca nie może żądać od pracownika składania oświadczenia o wyznaniu”.

• Rzecznik generalny TSUE w przedstawionej opinii z dnia 25 lutego 2021r. (w sprawach połączonych C-804/18 i C-341/19) uznał, że pracodawcy mogą wprowadzać wewnętrzne reguły neutralności w pracy, czyli zakazujące zatrudnionym noszenia jakichkolwiek symboli religijnych. Jeśli są stosowane równo wobec wszystkich, bez względu na wyznanie, nie dyskryminują zatrudnionych. Do sądów krajowych (w konkretnych sprawach) będzie należało badanie, czy wewnętrzne reguły są stosowane w taki sam sposób wobec wszystkich zatrudnionych. Wewnętrzne polityki mogą też różnicować uprawnienia – dopuszczać noszenie małych, dyskretnych oznak, a zabraniać jedynie tych dużych i ostentacyjnych. Jeśli pracodawca nie wprowadził reguł nakazujących neutralność, nie może ona żądać od pracownika zdjęcia np. krzyżyka, bo nie odpowiada to klientowi przedsiębiorstwa (naraża się na zarzut dyskryminacji).

• W wyroku z 17 marca 2021 r. (sprawa C 585/19) Trybunał Sprawiedliwości UE wskazał że art. 3 dyrektywy  2003/88/WE z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy; Dz.Urz. z 2003 r., L 299, s. 9, nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia, by każdy pracownik był uprawniony do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Użycie określenia „każdy pracownik” przemawia za tym, że przepis ten stosuje się w odniesieniu do osoby, bez względu na to, czy zawarł on jedną czy kilka umów z zatrudniającym (równolegle).

Przyjęcie odmiennej wykładni, czyli zasady, że norma  odpoczynku odnosi się odrębnie do każdej z umów zawartej z ty samym pracodawcą, byłaby sprzeczna z celem dyrektywy. Pracodawcy mogliby obchodzić przepis ochronny, bo godziny uznane za okres odpoczynku w ramach jednej umowy mogłyby stanowić czas pracy w ramach innego kontraktu.

TSUE doprecyzował jednak, że dotyczy to etatów, a nie innych umów łączących strony. Jednocześnie trybunał uznał za niedopuszczalne pytania prejudycjalne dotyczące przypadków, gdy jedna osoba zawiera kilka umów o pracę, ale z różnymi podmiotami (czy w takim przypadku też należy liczyć normę w stosunku do osoby, a nieoddzielnie dla każdego kontraktu).

• W wyroku z 21 stycznia 2021 r. (III PSKP 3/21) SN uznał, że podporządkowanie zatrudniającemu nie stanowi przesłanki właściwej tylko stosunkowi pracy. W samych stosunkach pracy istnieje szereg sytuacji, w których nie występuje taki element zależności pracownika. Zatrudnienie rozumiane jest więc szeroko, ze względu na różne formy świadczenia pracy i zarobkowania. Oznacza to, że umowa zlecenia nie wyłącza określonej kontroli i podporządkowania zatrudniającemu.

SN wskazał, że „z art. 22 § 1 i § 11 k.p. nie wynika domniemanie stosunku pracy w każdej sytuacji, gdy zatrudniony wykonuje osobiście pracę zorganizowaną przez zatrudniającego, a nawet przy jego kontroli oraz kierownictwie”.

Wyrok jest kolejnym przejawem dostrzeżenia i akceptacji pozapracowniczych form zatrudnienia, a co za tym idzie uelastycznienia rynku pracy.

Od pewnego czasu w mediach branżowych z zakresu HR i prawa pracy pojawiają się informacje dotyczące tzw. „sygnalistów” oraz zmian, jakie organizacje będą zobowiązane wdrożyć w związku z koniecznością ochrony takich osób. Wymogi te wynikają z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Choć na chwilę obecną w polskim porządku prawnym brak jest przepisów krajowych dotyczących tej kwestii, to jednak przepisy te muszą być wkrótce wprowadzone ponieważ datą graniczną w kontekście wdrożenia dyrektywy jest 17.12.2021 r. Do tego momentu państwa członkowskie zostały zobligowane do wprowadzenia przepisów krajowych niezbędnych do wykonania postanowień nowej regulacji unijnej.

Nieco opóźnione wejście w życie dotyczy mniejszych podmiotów z sektora prywatnego – zatrudniających od 50 do 249 pracowników; ci pracodawcy wdrażają procedury związane z tzw. whistleblowingiem do 17.12.2023 r.

Zanim pojawią się polskie przepisy krajowe, w ramach tego opracowania przedstawiamy zarys wymogów związanych z „sygnalistami”, wynikający z samej Dyrektywy. Naszym zamierzeniem jest zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych danych, które mogą pomóc w przygotowaniu organizacji do nowych wymogów.

Do grupy podmiotów obowiązanych do implementacji systemów zgłaszania nieprawidłowości zalicza się zarówno podmioty z sektora prywatnego, jak i publicznego.

Dolną granicą ilościową zatrudnianych pracowników w sektorze prywatnym zobowiązującą do wdrożenia whistleblowingu jest minimum 50 pracowników.

Dyrektywa dotyczy zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń w zakresie regulacji prawnych UE w kwestii m.in.:

• zdrowia publicznego, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych,
• bezpieczeństwa żywności i pasz, produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska,
• ochrony konsumentów,
• zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• możliwe jest rozszerzenie tej listy przepisów przez państwa członkowskie w ustawach krajowych.

Celem dyrektywy jest wprowadzenie w przepisach krajowych regulacji zakazujących działań odwetowych i prób podejmowania działań odwetowych wobec sygnalistów, m.in. w takich formach jak:

• zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia lub równoważnych środków;
• degradacji lub wstrzymania awansu;
• przekazania obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy;
• wstrzymania szkoleń;
• negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
• przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia;
• dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
• nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
• nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony;
• szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
• umieszczenia na „czarnej liście” na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
• wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
• odebrania licencji lub zezwolenia;
• skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.

Osobami, które dokonują zgłoszenia nieprawidłowości, pracując w sektorze prywatnym lub publicznym i uzyskały informacje o naruszeniach, czyli tzw. sygnalistami mogą być m.in.:

• pracownicy
• kandydaci w procesie rekrutacji oraz osoba, której stosunek pracy z danym podmiotem już ustał (były pracownik)
• dostawcy, kontrahenci
• osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek
• akcjonariusze oraz wspólnicy spółek prawa handlowego
• członkowie organów: nadzorujących, administracyjnych i zarządzających przedsiębiorstwami
• wolontariusze i stażyści, bez względu na to, czy otrzymują wynagrodzenie, czy nie.

Polski prawodawca wraz z implementacją nowej unijnej regulacji powinien rozstrzygnąć, czy także zgłoszenia anonimowe będą procesowane w ramach działalności systemów whistleblowingowych.

Zanim w Polsce wejdą w życie krajowe przepisy dotyczące sygnalistów, można podjąć czynności przygotowawcze / inwentaryzacyjne w zakresie istniejących narzędzi i kanałów dokonywania zgłoszeń funkcjonujących w Firmie, a tym:

zweryfikować, czy istnieją w firmie procedury zgłoszeniowe (jakie)? Polityka zgłaszania nieprawidłowości powinna obejmować m.in.:

• sposób przekazywania zgłoszenia,
• osobę odpowiedzialną za jego odbiór,
• sposób prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
• podmioty zobowiązane do przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
• sposób opracowania wniosków z przeprowadzonego postępowania wewnętrznego.

sprawdzić, czy istniejące narzędzia, to jest kanały i procedury zgłoszeniowe spełniają wymogi Dyrektywy, tj. obejmują takie elementy:

• kanały przyjmowania zgłoszeń zostały zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
• potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
• wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego działu właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
• podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział;
• podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;
• rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
• zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

  dokonując oceny jw. warto zwrócić uwagę, że:

• zgłoszenia telefoniczne uznawane są za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantują anonimowości, nie pozwalają na przesyłanie dowodów, brak kontaktu zwrotnego, generują koszty jej utrzymywania, nie zapewniają możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
• formularze na stronie www uznawane są za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantują anonimowości (adres IP), nie umożliwia dwukierunkowej komunikacji, nie można informować zgłaszającego o postępach w dochodzeniu ani dopytać o szczegóły, brak możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
• dedykowany email firmowy lub strony trzeciej uznawany jest za archaiczny kanał ponieważ nie gwarantuje anonimowości (adres IP), brak zaufania do strony trzeciej, jeżeli zgłoszenie jest jawne, brak możliwości rzetelnego potwierdzenia odebrania zgłoszenia,
• „czarna skrzynka” również uznawana jest za archaiczny kanał komunikacji ponieważ nie umożliwia dwukierunkowej komunikacji, brak możliwości potwierdzenia odebrania zgłoszenia.

sprawdzić, czy planowane są w tym zakresie działania z edukacji wewnętrznej i szkoleń; choć temat jest niezwykle delikatny i wrażliwy, to dla skutecznego wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości niezbędne jest jasne przedstawienie jego celu w organizacji, zapoznanie pracowników z jego działaniem, przedstawienie mechanizmów ochrony osób zgłaszających, a także osób wskazanych w zgłoszeniu oraz narzędzi pozwalających na poufność całego procesu oraz zachowanie bezstronności osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń.

rozważyć wprowadzenie rozwiązań narzędziowych i wyznaczenie osób właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, celem przygotowanie się do wymogów polskich przepisów implementujących Dyrektywę.

W stanowisku z dnia 07 stycznia 2021r. MRPiT uznało, że „jeśli pracodawca skieruje pracownika na badania okresowe, pracownik się takiemu badaniu podda, a lekarz medycyny pracy przeprowadzi badanie i wyda orzeczenie o braku przeciwwskazań do wykonywania przez danego pracownika pracy na stanowisku określonym w skierowaniu na badanie, wówczas należy to badanie traktować jak normalne badanie okresowe. Nie ma obowiązku powtarzania takiego badania po ustaniu epidemii. Kolejne badanie okresowe należy wykonać zgodnie z terminem wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy. Jeśli stan epidemii będzie obowiązywał na tyle długo, że termin takiego kolejnego badania okresowego wypadnie ponownie w okresie epidemii, wówczas ponownie będzie możliwe skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku wykonania badania okresowego z godnie z art. 12a wspomnianej wyżej ustawy, albo wykonanie takiego badania”.

MRPiT w stanowisku z dnia 26 stycznia 2021r. uznało, że:

• cofnięcie przez pracodawcę zgody na łączne wykorzystywanie przerw na karmienie piersią (art. 187 kp) jest niemożliwe. Wniosek o łączenie przerw nakarmienie piersią jest wiążący dla pracodawcy. To zaś oznacza, że de facto nie jest udzielana zgoda, a więc w praktyce pracodawca nie ma czego wycofać. Co ważne, sposobu wykorzystania przerw przepisy nie wiążą w żaden sposób z miejscem pracy, a więc m.in. argument wykonywania pracy zdalnie także nie ma tu znaczenia. Ostatecznie zatem, aby zmienić zasadę korzystania z przerw na karmienie, pracodawca powinien się porozumieć z pracownikiem i to pracownica karmiąca dziecko powinna złożyć ponownie wniosek dot. sposobu korzystania z ww. przerw.

• Ewentualna praca wykonywana przez pracownika podczas przerwy wynikającej z zastosowania systemu przerywanego czasu pracy (art. 139 kp) jest pracą z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy.

W stanowisku z dnia  03 lutego 2021r. MRPiT wyjaśniło, że  „nie ma konieczności wystawiania przez pracodawcę skierowań na badania okresowe przed odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Natomiast pracodawca jest zobowiązany skierować pracownika na te badania przed upływem 180 dni od dnia odwołania danego stanu. Wystawiając skierowanie na badania, pracodawca powinien uwzględnić czas niezbędny do wykonania tych badań przez pracownika umożliwiający uzyskanie orzeczenia lekarza medycyny pracy przed upływem terminu ważności poprzedniego orzeczenia”.

W stanowisku z dnia 25 lutego 2021r. MRPiT uznało, że „jeżeli, zgodnie ze swoim wyborem, pracodawca prowadzi np. całość dokumentacji pracownika w postaci papierowej, to w przypadku np. wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę dokonanego w formie elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego dokument zawierający oświadczenie woli pracodawcy w tym zakresie, po przekształceniu jego postaci na papierową, powinien zostać dołączony do pozostałej dokumentacji papierowej i w takiej postaci być przechowywany (…).W przypadku, gdy pracodawca, który prowadzi np. całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, dołączył do niej dokument papierowy wytworzony wskutek zmiany postaci dokumentu elektronicznego na papierową, przepisy nie zobowiązują go do dalszego, równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej, tj. elektronicznej”.

Uwaga: o ile można się zgodzić na wykonanie wydruku np. wypowiedzenia podpisanego kwalifikowanym podpisem, aby umieścić taki dokument w części C akt osobowych pracownika, to już przechowywanie go tylko w takiej formie jest raczej nie do zaakceptowania. Z punktu widzenia prawa cywilnego dokumenty z podpisami kwalifikowanymi powinny być przechowywane elektronicznie i jako takie przedkładane przed sądem ze względu na domniemania dowodowe wynikające z unijnego rozporządzenia e-IDAS dotyczącego podpisów elektronicznych (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 910/2014 z 23 września 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE; Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73). Zatem np. usunięcie takiego dokumentu elektronicznego – w ślad za stwierdzeniem MRPiT, że nie ma obowiązku równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej – naraża pracodawcę na ryzyko procesowe i nie jest przez nas zalecane.

W stanowisku z dnia 26 lutego 2021r. MF wskazało, że „(…) Przepisy ustawy PIT nie regulują (…) żadnej konkretnej formy przesłania informacji PIT-11 podatnikowi. Oznacza to, że możliwe jest zarówno przekazanie podatnikowi papierowej wersji informacji PIT-11, jak i przesłanie tej informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub udostępnienie tego dokumentu w portalu pracowniczym (…).Aby płatnik zastosował podwyższone koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ustawie PIT, podatnik powinien złożyć płatnikowi oświadczenie, że spełnia warunki do ich stosowania. Przepisy ustawy PIT nie określają jednak, w jaki sposób należy to zrobić. Na gruncie ustawy PIT dopuszczalna jest zatem każda forma złożenia oświadczenia, w tym jego przesłanie drogą mailową bądź za pośrednictwem portalu pracowniczego”.

• W wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu z 4 lutego 2021 r. (skarga nr 54711/15) wynika, że państwo nie może dyskryminować kobiety w ciąży, która chce podjąć pracę. Ciężarnej, która ma kłopoty ze zdrowiem zaraz po podjęciu zatrudnienia, również należy się zasiłek. Odmowa przyznania zasiłku z powodu stanu zdrowia związanego z ciążą jest bezpośrednią dyskryminacją ze względu na płeć. Trybunał pokreślił, że taka decyzja może być wydana wyłącznie w stosunku do kobiety, a zatem stanowiła przypadek odmiennego traktowania ze względu na płeć. Zdaniem Trybunału państwowy urząd (np. ZUS) ma prawo ocenić okoliczności zawarcia umowy o pracę. Jednak zarzut fikcyjności zatrudnienia wymagał wskazania innej okoliczności niż sama ciąża lub jej planowanie.

Uwaga: Temat, który poruszył Trybunał, budzi kontrowersje także w Polsce. Polskie sądy również wypowiadały się w tej sprawie  i wyrok Trybunału potwierdza dotychczasowe poglądy polskich sądów. Podpisanie umowy o pracę w trakcie lub krótko przed zajściem w ciążę nie oznacza automatycznie, że kobieta zawarła fikcyjną umowę. Urząd, który chce zakwestionować taką umowę, musi zweryfikować wszystkie okoliczności, w tym to, czy kobieta w ciąży rzeczywiście podjęła pracę.

• W wyroku z dnia 11 lutego 2021r. (sprawa C 760/18) TSUE uznał, że automatyczne przedłużenie umowy na czas określony – choćby poprzez ustawę – można zrównać z zawarciem kolejnego kontraktu terminowego. Tym samym nie jest to sposób na omijanie limitów zatrudnienia czasowego. Przyjęcie, że w takiej sytuacji nie doszło do nawiązania kolejnych stosunków pracy (a więc nie przekroczono limitu trzech umów na czas określony) podważyłoby cel i skuteczność porozumienia ramowego w sprawie pracy na czas określony z 18 marca 1999 r., stanowiącego załącznik do dyrektywy Rady 1999/70/WE z 28 czerwca 1999 r. (Dz.U. 1999, L 175, s. 43). Taka wykładnia pozwalałaby na czasowe zatrudnianie pracowników przez lata. Przedłużenie umów – choćby na podstawie aktów ustawodawczych – trzeba więc traktować jako zawarcie kolejnych kontraktów, których liczba jest ograniczona.

• W wyrokach Trybunału Sprawiedliwości UE z 9 marca 2021 r. (sprawy C 344/19 i C 580/19) uznano, że  w omawianych sprawach chodzi o ustalenie, czy i w jakich okolicznościach okres dyżuru poza zakładem prac zalicza się do czasu pracy w rozumieniu dyrektywy 2003/88 dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy(Dz.Urz. z 2003 r., L 299, s. 9). Zdaniem Trybunału, do czasu pracy należy wliczać dyżurowanie, w trakcie którego nałożone na pracownika ograniczenia obiektywnie i bardzo znacząco wpływają na zdolność do swobodnego zarządzania czasem i poświęcania się własnym sprawom. Przy ocenie należy brać pod uwagę jedynie ograniczenia wynikające np. z przepisów krajowych, układu zbiorowego, regulaminu pracy lub umowy. Chodzi np. o czas na stawienie się do zakładu pracy po wezwaniu przez pracodawcę. Jeśli jest bardzo krótki (np. 10–15 minut), to mocno ogranicza swobodę pracownika w zakresie zarządzania czasem i przemawia za uznaniem dyżuru w całości za czas pracy. Należy też uwzględniać faktyczną częstotliwość świadczenia zadań (czyli jak często w praktyce w trakcie dyżurów pracodawca wzywa zatrudnionego do wykonywania zadań; częste wezwania świadczą o ograniczeniu swobody zatrudnionego). TSUE wskazał, że nie należy za to brać pod uwagę trudności organizacyjnych, jakie może stwarzać dla pracownika okres dyżuru, które nie wynikają z ograniczeń, lecz są konsekwencją np. czynników naturalnych lub swobodnego wyboru.

Nawet jeśli na podstawie takiej oceny okaże się, że cały dyżur należy wliczać do czasu pracy, nie oznacza to jeszcze, że przysługuje za niego zwykłe wynagrodzenie. Trybunał potwierdził, że sposób wynagradzania w omawianych sytuacjach nie jest objęty wspomnianą dyrektywą (powinny go regulować przepisy krajowe). Unijne regulacje dopuszczają np., aby płaca za czas pozostawania w gotowości do wykonywania zadań była niższa niż za godziny rzeczywistej pracy. Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby pracodawca wypłacał jakieś świadczenie (np. ułamek zwykłego wynagrodzenia) za czas dyżuru, który nie wlicza się do czasu pracy.

Nowe przepisy: doręczenia elektroniczne pism urzędowych i sądowych dla firm

1. Data wejścia w życie i wpływ na prawo pracy

O dnia 01.10.2021 w stosunku do przedsiębiorców wpisanych do KRS zacznie obowiązywać Ustawa z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Choć sama ustawa zacznie obowiązywać nieco wcześniej, to jednak od października nakłada ona na organizację obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i przyporządkowania do niego skrzynki doręczeń. Adres do doręczeń elektronicznych będzie wpisany do nowego rejestru publicznego – bazy adresów elektronicznych. Poniżej przesyłamy kilka podstawowych informacji związanych z nowymi przepisami.

Nowa formuła e-doręczeń pism urzędowych będzie mieć znaczenie w pierwszym rzędzie dla relacji firmy z organami administracji rządowej, np. w postępowaniach administracyjnych toczących się z udziałem pracodawcy (postępowania kontrolne, postępowania z zakresu legalizacji pracy i zatrudnienia, itp.) a także na sprawy sądowe, choć tu akurat obowiązek ten dotyczyć będzie Sądów, prokuratur i Policji w terminie późniejszym (dopiero od 01.10.2029). ZUS zobowiązany będzie stosować nowe zasady doręczeń od 01.01.2022.

2. Cel nowej ustawy o e-doręczeniach

Założeniem Ustawy jest wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji w sprawach urzędowych (sprawy administracyjne, sprawy sądowe, itp.), czyli bez konieczności nadawania ich na poczcie lub na dzienniku podawczym w wersji „papierowej”. Wedle założeń, elektroniczna wymiana korespondencji powinna skrócić czas przesyłania pism i listów, przyczynić się do oszczędności polegających na ograniczeniu kosztów wydruku, kopertowania, czasu pracy pracowników, przyspieszenia komunikacji pomiędzy firmami a urzędami oraz sądami.

3. Kto będzie realizować usługę?

Do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie zobowiązany operator wyznaczony. W okresie przejściowym, czyli do dnia 31.12.2025 r., obowiązki operatora wyznaczonego będzie pełnić Poczta Polska S.A.; później rynek ma być uwolniony.

4. Sposób realizacji usługi

Adres do doręczeń elektronicznych to nie jest adres poczty elektronicznej (adres e-mail). Adres do doręczeń elektronicznych to niepowtarzalny adres elektroniczny, dzięki któremu będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie nadawcy przed wysłaniem danych oraz adresata przed dostarczeniem danych.

Zgodnie z nową Ustawą, utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje na dwa sposoby:

1. albo na podstawie wniosku zainteresowanej organizacji, składanego online, albo
2. automatycznie po otrzymaniu przez właściwego ministra danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Do czasu gdy system doręczeń elektronicznych nie będzie spójny z systemem KRS/CEIDG, pierwszy z w/w sposobów będzie bardziej pewny.

W celu zapewnienia korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego Poczta Polska S.A. będzie mogła wykorzystywać elektroniczne skrzynki na e-PUAP do dnia 30.09.2029 r. Sama usługa Poczty Polskiej nie jest jeszcze w tym zakresie aktywna, w związku z czym na chwilę obecną nie ma jeszcze możliwości zakładania skrzynek dla organizacji.

5. Wpis adresu do bazy danych

Adres do doręczeń elektronicznych powinien zostać wpisany do bazy adresów elektronicznych, czyli rejestru publicznego prowadzonego przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. W bazie adresów elektronicznych będą dostępne wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych powiązane z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego obowiązek doręczania korespondencji na ten adres.

6. Administrator skrzynki doręczeń

Firmowy profil skrzynki dla e-doręczeń wiąże się z wyznaczeniem w firmie osoby do pełnienia roli „administratora skrzynki doręczeń”. Aktywacja adresu skrzynki doręczeń wymagać będzie uwierzytelnienia tego administratora.

Rola tego administratora polegać będzie na:

• aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• wysyłania i odbierania korespondencji,
• zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,
• konfigurowania skrzynki doręczeń,
• wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji jw.

7. Przygotowania

Choć nowy system doręczeń wchodzi w życie za kilka miesięcy, już teraz można przygotować się do wymogów wynikających z konieczności jego wdrożenia:

• sprawdzić czy istnieją zasady obiegu dokumentów urzędowych i sądowych w firmie (Recepcja, osoby zainteresowane),
• sprawdzić czy istnieją zasady rejestrowania dokumentów urzędowych i sądowych w firmie,
• ustalić, kto będzie pełnić funkcję „administratora skrzynki doręczeń”; być może konieczna będzie zmiana treści umowy o pracę i/lub zakresu obowiązków;
• ustalić, czy osobami uprawnionymi do zarządzania skrzynka będzie miał wyłącznie „administrator” czy również inne osoby,

W stanowisku z dnia 30 grudnia 2020r. UODO wyjaśnił, że „dokumenty dotyczące posiadania określonych uprawnień pracownika, np. prawo jazdy w przypadku kierowcy zawodowego, są związane z posiadaniem odpowiednich kwalifikacji zawodowych uprawniających do wykonywania pracy określonego rodzaju. Pracodawca ma więc prawo żądać okazania tych dokumentów zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i osoby będącej już jego pracownikiem (art. 221 § 1 pkt 5 oraz § 4 Kodeksu pracy), Przedmiotową kwestię należy także rozstrzygać w oparciu o przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności należy dokonać oceny, czy przepisy te dopuszczają włączanie do akt określonych dokumentów. Uznać zatem należy, że jeżeli pracodawca – dla realizacji określonych przepisów regulujących wykonywanie określonych zawodów – ma obowiązek zweryfikować posiadanie odpowiednich kwalifikacji, a przepisy szczególne oraz przepisy prawa pracy nie dają podstawy prawnej do przechowywania w aktach osobowych kopii ww. dokumentów stwierdzających posiadanie tych kwalifikacji, wówczas pracodawca powinien w aktach załączyć oświadczenie pracownika z informacją, że otrzymał określone dokumenty do wglądu”.

W stanowisku z dnia 20 stycznia 2021r. MRPiT  wskazało, że „wskutek wspomnianego wyżej transferu następcą prawnym dotychczasowego pracodawcy w konkretnym stosunku pracy z przejmowanym pracownikiem staje się wprawdzie nowy pracodawca (następuje przekształcenie podmiotowe pracodawcy), jednakże sukcesja uniwersalna, która jest następstwem takiego transferu powoduje, że m.in. w kontekście stosowania regulacji art. 25¹ K.p. powinien być on traktowany, zdaniem resortu, jako ta sama strona tego stosunku pracy, ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami (…).Powyższy pogląd podziela także Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy, z którym ministerstwo przeprowadziło konsultacje w sprawie„.

W stanowisku z dnia 22 stycznia 2021r, MRPiT uznało,  że każdy przepis tzw. specustawy  (w tym art. 15gf) powinien być oceniany przez pryzmat celu uchwalenia tej ustawy, czyli zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W szczególności, jeśli pracodawca ponosi negatywne konsekwencje finansowe związane z wystąpieniem COVID-19 i w związku z tym jest zmuszony np. ograniczyć zatrudnienie, to powinien mieć także prawo do zwolnienia się ze zobowiązań (wypłaty odszkodowań), jakie niesie za sobą zawarta z pracownikiem umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Natomiast stosowanie wyżej wymienionego rozwiązania przez stronę zobowiązaną do wypłaty odszkodowania, które nie ma żadnego związku z celem ustawy (np. przez pracodawcę, którego sytuacja finansowa nie uległa zmianie wskutek wystąpienia COVID-19), wydaje się pozbawione podstaw prawnych – wskazało MRPiT.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli sam przepis specustawy nie przewiduje ograniczeń co do jego stosowania (jak art. 15gf, który wskazuje,
że w okresie pandemii pracodawca może wypowiadać umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, czyli według literalnego brzmienia każdy pracodawca), to jednak barierą jest w tym względzie cel uchwalenia ustawy. Za każdym razem pracodawca musi sprawdzić, czy jego działanie (np. wypowiedzenie zakazu konkurencji) jest uzasadnione zapobieganiem lub przeciwdziałaniem COVID-19 lub wywołaną przez niego sytuacją kryzysową.

W stanowisku z dnia 28 stycznia 2021r. MRPiT doprecyzowało swoje wcześniejsze stanowiska (z dnia 24 listopada 2020r. oraz 31 grudnia 2020r.) dot. możliwości udzielania urlopu wypoczynkowego pracownikom na kwarantannie.  Zdaniem resortu:

• Stanowisko z dnia 24 listopada 2020r. (patrz nasz Biuletyn „Aktualności w prawie pracy”
  z grudnia 2020), w którym uznało, że udzielenie urlopu wypoczynkowego w trakcie odbywania przez pracownika kwarantanny jest niedopuszczalne, zachowuje aktualność w odniesieniu do sytuacji, w których pracownik objęty kwarantanną nie wykonuje pracy w trybie zdalnym;
• Stanowisko z dnia 31 grudnia 2020r., w którym nie wykluczono skorzystania przez pracownika uprawnień pracowniczych, w tym urlopu wypoczynkowego, dotyczy wyłącznie przypadku udzielenia urlopu wypoczynkowego w trakcie wykonywania pracy zdalnej na kwarantannie.

Powyższy pogląd jest zbieżny ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy Państwowej Inspekcji Pracy, z którym resort przeprowadził konsultacje w tej sprawie.

Pracownik, zgodnie z art. 229 par. 2 kodeksu pracy, musi odbyć badania kontrolne w przypadku, gdy jego niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwała dłużej niż 30 dni.

W stanowisku z dnia 26 stycznia 2021r. MRPiT wyjaśniło, że  do okresu 30 dni niezdolności do pracy spowodowanej chorobą:

• nigdy nie wliczamy okresu kwarantanny
  i nie ma znaczenia, czy w jej trakcie była wykonywana praca zdalna, czy też nie; kwarantanna jest bowiem odosobnieniem osoby zdrowej.

• wliczamy okresy izolacji w warunkach domowych, o ile nie była w ich trakcie wykonywana praca zdalna; jeżeli natomiast podczas obowiązkowej izolacji w warunkach domowych pracownik będzie pracował w tym czasie za zgodą pracodawcy, to okres ten nie powinien być wliczany do okresu niezdolności do pracy.

• zawsze wliczamy okresy izolacji odbywanej w izolatoriach lub w szpitalach.

W Dzienniku Ustaw z 25 stycznia 2021 r. pod poz. 159 opublikowano ustawę z dnia 21 stycznia 2021r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (…). Wprowadziła ona zmiany m.in. w ustawie z dnia 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (Dz. U. z 2020 r. poz. 1777), w tym dodając do niej art. 9a. Powołany przepis obowiązuje od 26 stycznia br. Zgodnie z jego ust. 1 pkt 1, w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii honorowemu dawcy krwi, który oddał krew lub jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, przysługują uprawnienia, o których mowa w art. 9 tej ustawy, z tym że wymiar zwolnienia od pracy oraz zwolnienia od wykonywania czynności służbowych przysługuje w dniu, w którym oddał krew lub jej składniki, oraz w dniu następnym.

• TSUE w wyroku z dnia 26 stycznia 2021r. (sprawa C-16/19) wskazał, że zasada równego traktowania wynikająca z unijnego prawa ma na celu ochronę niepełnosprawnego pracownika przed jakąkolwiek dyskryminacją z uwagi na dysfunkcję zdrowotną nie tylko w porównaniu z osobami, które są zdrowe, ale też w odniesieniu do innych niepełnosprawnych pracowników. Dlatego wspomniana reguła może być stosowana do oceny różnego traktowania podwładnych wewnątrz grupy pracowników niepełnosprawnych. Odmienne traktowanie części grupy pracowników z dysfunkcjami zdrowotnymi może stanowić przejaw dyskryminacji bezpośredniej.

• Sąd Okręgowy w Olsztynie w wyroku z dnia 29 stycznia 2021 r. (sygn. akt IVPa 79/20) uznał, że w związku z pandemią pracodawca ma prawo pytać zatrudnionych o pobyt za granicą. Kłamstwo w takiej sytuacji jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych i uzasadnia rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. W ustnych motywach wyroku wskazano, że w istocie sprawa ta dotyczy rozważenia, jakie wartości mają pierwszeństwo w ochronie (prywatność pracownika czy dbałość o życie i zdrowie zatrudnionych w okresie pandemii). Sąd okręgowy przychylił się do stanowiska zawartego w orzeczeniu sądu I instancji. Potwierdził też, że w okolicznościach związanych z epidemią wirusa SARS-CoV-2 pracodawca ma prawo wymagać od zatrudnionych, aby przekazywali informacje, które mają pomóc w zapewnieniu bezpieczeństwa
innym osobom.

W ustawie z dnia 19 listopada 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2021.(DU z dnia 29 grudnia 2020r. poz. 2400)  przepisem art. 81  dodano art. 5j do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z jego treścią: „W 2021 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.„. A zatem w 2021 r. wysokości odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wynoszą tyle samo co w ubiegłym roku.

W stanowisku z dnia 30 grudnia 2020r. MRPiT wskazało, że „przepis par.18 (rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, przyp. aut.) nie wyklucza możliwości zawarcia przez pracownika w treści kierowanego do pracodawcy wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji prośby o wydanie jej w postaci innej niż ta, w której pracodawca dokumentację prowadzi/przechowuje. Wydaje się, że w miarę posiadanych możliwości, w szczególności organizacyjnych i technicznych, pracodawca powinien tego typu prośbę pracownika uwzględnić, jednakże decyzja o jej uwzględnieniu należy do pracodawcy”.  Zatem należy przyjąć, że gdy we wniosku pracownika nie ma nic na temat postaci żądanej kopii, to pracodawca ma całkowitą swobodę decyzji, czy wydać ją w formie papierowej czy elektronicznej.

MRPiT w stanowisku z dnia 22 grudnia 2020r. wyjaśniło, że „decyzja o rozpatrzeniu wniosku pracownika o udzielenie mu takiego zwolnienia złożonego bez zachowania wymaganej formy pisemnej (np. w formie dokumentowej w rozumieniu Kodeksu cywilnego) oraz udzieleniu pracownikowi zwolnienia od pracy na takiej podstawie należy do decyzji pracodawcy”.

Niemniej w stanowisku zaznaczono jednak, że „trzeba przy tym również pamiętać, że wnioski pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych w każdym przypadku stanowią część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej (…)„.

Uwaga: Pracownik może złożyć wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2[1] K.p.). Dla wniosku tego została przewidziana forma pisemna, przy czym ustawodawca nie zastrzegł jej pod rygorem nieważności.

• W stanowisku z dnia 08 grudnia 2020r. MRPiT wyjaśniło, że w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców jednocześnie, to przy ustalaniu uprawnień takiego pracownika obowiązuje zasada, że zakres praw i obowiązków wynikających z tych stosunków pracy ustala się odrębnie dla każdego z nich. W świetle przepisów działu siódmego kodeksu pracy, dotyczy to także nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego oraz jego wymiaru.

W stanowisku z dnia 22 grudnia 2020r. MRPiT wyjaśniło, że:

• zmienne premie miesięczne uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Stanowisko to jest korzystne dla pracowników, którzy w miesiącu korzystania z urlopu wypoczynkowego otrzymają premię oraz wynagrodzenie za urlop ustalone ze składników zmiennych – w których będzie również uwzględniona średnia z premii z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystania urlopu. W praktyce budziła bowiem wątpliwości sytuacja, gdy premia jest, co prawda, składnikiem zmiennym, ale nie pomniejsza się jej w przypadku urlopu wypoczynkowego (w przepisach nie ma bowiem warunku analogicznego do tego, który występuje przy zasiłkach chorobowych, gdzie wliczenie składnika płacowego do podstawy zasiłkowej jest uzależnione od jego pomniejszania za czas choroby).

• jeżeli w trakcie roku kalendarzowego zmienia się wymiar czasu pracy pracownika, to należy mu oddzielnie proporcjonalnie obliczyć wymiar urlopu za każdy okres pracy w danym roku. W przypadku, gdy zmiana wymiaru zatrudnienia następuje w trakcie miesiąca kalendarzowego, to miesiąc ten zaokrąglamy do góry zgodnie z zasadą, że niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Z wyjaśnień resortu wynika również, że przy ustalaniu skorygowanego wymiaru urlopu wypoczynkowego bierze się pod uwagę zwiększony wymiar urlopu za okres, w którym pracownik nabywa prawo do takiego wymiaru urlopu (urlop uzupełniający).

W stanowisku z dnia 03 grudnia 2020r. MRPiT wyjaśniło co następuje:

• ministerstwo wyraża pogląd, że nie ma przeszkód, aby u jednego pracodawcy zostały ustalone różne godziny czasowe niedziel i świąt dla pewnych grup pracowników, poszczególnych stanowisk pracy lub komórek (jednostek) organizacyjnych, jeżeli potrzeba taka wynika z obiektywnych przyczyn związanych z organizacją czasu pracy u pracodawcy (stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy). Należy jednak podkreślić, że celem takiego zróżnicowania godzin czasowych niedzieli i świąt nie może być pozbawienie pracowników przewidzianych w Kodeksie pracy ograniczeń oraz uprawnień związanych z wykonywaniem pracy w niedziele i święta, a także naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu;

• wyznaczenie konkretnych ram pory nocnej w zakładzie pracy należy do kompetencji pracodawcy i jednocześnie jest jego obowiązkiem. Nie ma przeszkód, aby zostały ustalone różne godziny pory nocnej dla poszczególnych jednostek organizacyjnych czy grup pracowników stosownie do potrzeb pracodawcy;

• zgodnie z art. 151.4 k.p. pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. W opinii resortu nie przysługuje im również czas wolny za pracę w nadgodzinach udzielany zamiast dodatku. Czas wolny jest bowiem alternatywną formą rekompensowania pracy nadliczbowej. Skoro pracownik zarządzający nie ma prawa do dodatku za pracę nadliczbową to tym samym nie ma prawa do czasu wolnego za taką pracę;

pracownicy zarządzający są wyłączeni z obowiązku dokumentowania godzin pracy (co odnosi się także do godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy). Z uwagi na to, że praca nadliczbowa jest uzależniona od godzin pracy w danym dniu (których nie zamieszcza się w ewidencji) to w ewidencji nie zawiera się informacji o liczbie godzin nadliczbowych

GIP w stanowisku przesłanym dla redakcji Gazety prawnej (GP z dnia 22 października 2020r.) wyjaśnił, że „zapis przewidziany w tarczy antykryzysowej nie uchyla obowiązku wynikającego z art. 168 Kodeksu pracy, tj. obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca, który nie udziela pracownikowi zaległego urlopu w terminie określonym w art. 168 Kodeksu pracy, może ponieść odpowiedzialność z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożonego karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”.

Uwaga: od 24 czerwca 2020 r. zgodnie z art. 15gc spec ustawy o COVID-19 w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii pracodawcy mogą udzielać zaległych urlopów w terminie przez siebie wskazanym, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopowego, ale tylko w wymiarze do 30 dni. Pracownik jest zaś obowiązany taki urlop wykorzystać

UODO w stanowisku z dnia 10 września 2020r. uznał, że „wskazać należy, że art. 29 § 11 Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. W ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679),
w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Ponadto jak wynika z wyroku TSUE z 24 czerwca 2010 r. (sprawa C-98/09 Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA), umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia umowy i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego”.

Wśród praktyków często można spotkać opinię, iż zgoda lekarza na niestosowanie art. 15 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 426 z późn. zm.), może dotyczyć tej regulacji w całości albo w części (przepis dotyczy czasu pracy osoby niepełnosprawnej, tj. 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, względnie 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo w zależności od stopnia niepełnosprawności, a także zakazu zatrudniania w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych).

Odmienne stanowisko w tej sprawie zajęło MRPiPS w stanowisku z dnia 8 października 2020 r.: „(…) uzyskanie przez osobę niepełnosprawną zaświadczenia, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji (…) wyłącza w całości przepisy art. 15 w/w ustawy, w związku z czym osoba niepełnosprawna, w zakresie czasu pracy, traktowana jest jak pracownik pełnosprawny i w stosunku do niej mają zastosowanie przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.”

Pracownik powinien zatem – zdaniem resortu pracy – wnioskować o uchylenie stosowania wobec niego art. 15 ustawy o rehabilitacji w całości.

Na mocy podpisanej w dniu 03 listopada 2020r. przez Prezydenta RP ustawy z dnia 28 października 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z przeciwdziałaniem sytuacjom kryzysowym związanym z wystąpieniem COVID 19 został już definitywnie rozstrzygnięty: na mocy art. 20 powołanej ustawy, w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 1842) wprowadzono następujące zmiany:

Art. 4h. 1. W okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, pracownicy i inne osoby zatrudnione, poddane obowiązkowej kwarantannie, mogą, za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego, świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie
i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. Do warunków świadczenia pracy stosuje się przepisy art. 3 ust. 3–8.

2. W przypadku świadczenia pracy w trakcie kwarantanny, o której mowa w ust. 1, nie przysługuje wynagrodzenie, o którym mowa w art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy [tj. chorobowe, przy aut.], ani świadczenie pieniężne z tytułu choroby.

• Z wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 26 marca 2020 r. (C-344/18) wynika, że podział zakładu pracy może doprowadzić do tego, że pracownik będzie zatrudniony na podstawie kilku umów o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy (proporcjonalnie) w kilku przedsiębiorstwach. Punktem odniesienia przy określaniu tej proporcji mają być zadania pracownika i stopień, w jakim nowy pracodawca przejmuje te zadania.

Uwaga: Orzeczenie Trybunału odbiło się szerokim echem w wielu państwach członkowskich Wspólnoty. Dotychczas  przyjmowano powszechnie (także w Polsce) koncepcję, że w przypadku przejścia części zakładu pracy pracownik albo zostaje u dotychczasowego pracodawcy, albo przechodzi do podmiotu, który przejmuje tę część biznesu, z którą pracownik jest funkcyjnie powiązany. Do tej pory nikt nie wprowadzał koncepcji „podzielenia” się etatem przez pracodawców przejmujących różne części zakładu pracy. Poglądy Trybunału to nowa jakość w tych kwestiach.

• Jak wynika ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 września 2020 r., również w przypadku osób pracujących zdalnie istnieje możliwość rekompensowania pracy nadliczbowej ryczałtem. W opinii resortu, „zarówno treść przepisu art. 151[1]§ 4 k.p. jak i odnoszącego się do tego przepisu orzecznictwa Sądu Najwyższego nie wykluczają możliwości wypłacania ryczałtu, o którym mowa w tym przepisie, pracownikom, którym pracodawca powierzył wykonywanie pracy zdalnej na podstawie art.
  3 powołanej wyżej ustawy z 2 marca br.” (tj. ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

SN w uchwale a dnia 24 września 2020r.  (sygn. akt III PZP 1/20) wyjaśnił, że na podstawie art. 63[1] k.p.c. inspektorowi pracy nie przysługuje uprawnienie do występowania do sądu z pozwem o ustalenie treści stosunku pracy ani sposobu jego ustania. To pierwsze i na razie jedyne rozstrzygnięcie Sądu Najwyższego dotyczące uprawnień inspektora pracy wynikających z art. 63[1] kodeksu postępowania cywilnego.

Uchwałę Sądu Najwyższego należy uznać za niezwykle istotną zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Dla pracowników oznacza ona,
że inspektor będzie miał wyłącznie prawo do wytoczenia powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy, ale bez możliwości ustalenia jego treści, a więc zajmowanego przez pracownika stanowiska, wymiaru etatu, miejsca pracy czy sposobu ustania stosunku pracy. Ingerencja zatem organu w ustalenie stosunku umownego pracy na mocy powołanego przepisu powinna być ograniczona do ścisłej jego wykładni.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 3 września 2020 r. przyjęło, że dodatek nocny nie jest elementem wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania, gdyż przysługuje po spełnieniu dodatkowych przesłanek.

Zdaniem resortu, „mając powyższe na względzie należy uznać, że dodatek za pracę w porze nocnej nie przysługuje za czas, w trakcie którego proces pracy został zakłócony przestojem, o którym mowa w ww. art. 81 k.p., i w związku z tym praca w tym czasie faktycznie nie była przez pracownika wykonywana”.

W stanowisku z dnia 16 września 2020r. MRPiPS wyraziło pogląd, że regulacji zawartej w par. 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy […]  nie stosuje się przy ustalaniu wynagrodzenia pracownika za czas zwolnienia od pracy na badania lekarskie przeprowadzane w związku z ciążą, za czas przerw na karmienie dziecka, za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami lekarskimi oraz czas odbywania szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. W skrócie oznacza to, że zdaniem resortu wskazane powyżej okresy są wliczane do czasu pracy pracownika i są traktowane na równi z okresami wykonywania pracy. Oznacza to zatem, że pracownikowi przysługuje za ten czas wynagrodzenie obliczane tak, jakby w tym czasie pracował.

Uwaga: W opracowaniach tematu powszechnie uznaje się, że wynagrodzenie za taki czas powinno zostać obliczone na podstawie par. 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wynagrodzeń. Przyjęcie jednak w praktyce takiego podejścia bardzo skomplikowałoby zasady naliczania płac. Byłoby bowiem kilka dodatkowych sytuacji, gdy należałoby obliczać średnie wynagrodzenie ze składników zmiennych. Podniosłoby to koszty pracy, co najbardziej byłoby widoczne w przypadku przerw na karmienie dziecka piersią (wynoszących najczęściej godzinę dziennie) ze względu na skalę korzystania z nich.

Jak wyjaśnił resort pracy w stanowisku z dnia 16 września 2020 r.: „(…) wszystkie dane osobowe (dokumenty), które pracodawca pozyskał zgodnie z obowiązującym w dniu ich pozyskania prawem (na żądanie lub za zgodą pracownika), kierując się jednocześnie zasadą minimalizacji danych, określoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO (dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane), może przechowywać w dokumentacji pracowniczej. (…)”. Resort zastrzegł jednak, że: „(…) ostateczna opinia dotycząca przedmiotowego zagadnienia powinna należeć do Urzędu Ochrony Danych Osobowych jako organu uprawnionego do kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych z prawem.”.

Urząd Ochrony Danych Osobowych zgodził się ze stanowiskiem resortu pracy, stwierdzając jednoznacznie w piśmie z 29 września 2020 r., że: „(…) dane osobowe wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika, jeżeli zostały zebrane zgodnie z przepisami obowiązującymi w chwili ich pozyskania. (…)„.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 22 września 2020 r. uznało, że „zarówno treść przepisu art. 151[1] § 4 k.p., jak i odnoszącego się do tego przepisu orzecznictwa Sądu Najwyższego nie wykluczają możliwości wypłacania ryczałtu, o którym mowa w tym przepisie, pracownikom, którym pracodawca powierzył wykonywanie pracy zdalnej na podstawie art. 3 powołanej wyżej ustawy z 2 marca br.”, gdyż warunek „stałości”, o którym mowa w powołanym przepisie, nie jest równoznaczny z wymogiem, aby praca była wykonywana poza zakładem pracy „bez przerwy” czy też „wyłącznie”. Dla ustalenia stałego wykonywania pracy poza zakładem pracy wystarczające są natomiast, zdaniem sądu, powtarzające się, zaplanowane okresy pracy poza zakładem pracy (por. wyroki Sądu Najwyższego: z 19 stycznia 2016 r., I PK 24/15,  z 13 listopada 2009 r., III PK 44/09,  oraz z 19 maja 2004 r., I PK 630/03).

W dniu 22 października br. na stronie internetowej ZUS (www.zus.pl) został opublikowany komunikat, w którym  m.in.  czytamy, że: „Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie pozyskiwać dane o osobach, które obywają kwarantannę lub przebywają w izolacji domowej. ZUS będzie udostępniał te informacje płatnikom składek. Informacje o kwarantannie lub izolacji są niezbędne do wypłaty zasiłków chorobowych i opiekuńczych. Osoby, które zostały skierowane na kwarantannę lub są objęte izolacją domową i ubiegają się o wypłatę zasiłku, nie muszą już dostarczać decyzji sanepidu do ZUS lub pracodawcy. Nie muszą też mieć zwolnienia lekarskiego z powodu przebywania w izolacji domowej (…).Pracownicy powinni jednak pamiętać o poinformowaniu swojego pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy. Informację tę mogą przekazać na przykład telefonicznie lub mailowo”.

Obecnie podstawą wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy lub zasiłku dla osoby, która została objęta obowiązkową kwarantanną na skutek przekroczenia granicy lub wydania wobec niej decyzji w formie ustnej, nie jest już oświadczenie takiej osoby, a informacja z systemu teleinformatycznego udostępnianego przez Ministerstwo Zdrowia (Centrum e-Zdrowia – system EWP, w którym zapisywane są informacje o obowiązku kwarantanny i izolacji.). Zakład Ubezpieczeń Społecznych, mając dostęp do ww. systemu, jest zobowiązany udostępniać taką informację bezpłatnie na profilu płatnika składek (e-płatnik). Innymi słowy – pracodawca dowie się, że dany pracownik jest objęty kwarantanną lub jest w izolacji domowej, od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Informacja w e-płatnik wystarczy pracodawcy do wypłaty pracownikowi wynagrodzenia (zasiłku) oraz usprawiedliwienia jego nieobecności w pracy.

Jeśli z jakiś względów informacji o kwarantannie lub izolacji w systemie nie będzie, pracownik będzie zobowiązany złożyć oświadczenie o odbywaniu kwarantanny, które powinno zawierać m.in.:

* dane osobowe pracownika,

* numer PESEL,

* numer paszportu,

* dzień rozpoczęcia kwarantanny lub izolacji,

* podpis pracownika.

W przypadku otrzymania takiego oświadczenia, pracodawca ma obowiązek wystąpić do Państwowej Inspekcji Sanitarnej o potwierdzenie informacji zawartych w oświadczeniu. Dopiero potwierdzona informacja jest podstawą do wypłaty wynagrodzenia (zasiłku) oraz usprawiedliwienia nieobecności pracownika.

Uwaga: powyższe obowiązuje od dnia 26 października 2020r. na mocy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 października 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii

• W opinii Rzecznika Generalnego Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 18 czerwca 2020 r. w sprawie C-16/19, że pracodawca narusza zasadę równego traktowania nie tylko wtedy, gdy traktuje pracowników niepełnosprawnych gorzej niż pełnosprawnych. Do dyskryminacji może też dojść, gdy w sposób niedozwolony różnicuje sytuację pracowników należących do tej samej grupy. Rzecznik słusznie stwierdził, że unijna ochrona przed dyskryminacją powinna być szeroka. Ograniczenie takiej ochrony wyłącznie do sytuacji, kiedy porównujemy różne grupy pracowników, byłoby sprzeczne z celem dyrektywy o równym traktowaniu.

• Wg opinii Rzecznika Generalnego TSUE z 6 października 2020 r. (sprawa C 580/19), pozostawanie w gotowości do świadczenia obowiązków podczas dyżuru może być uznane za czas pracy. Decydujące znaczenie ma stopień ograniczeń określonych przez pracodawcę (np. czas na stawienie się w firmie po wezwaniu przez szefa), a nie samo miejsce dyżurowania. W swej opinii rzecznik generalny dokonał wykładni art. 2 dyrektywy z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.Urz. z 2003 r. L 299, 9). Wskazał, że czynnikiem decydującym o kwalifikacji dyżuru jako czasu pracy jest stopień ograniczeń wynikający z podporządkowania zatrudnionego wobec pracodawcy.

Uwaga:  W TSUE zapadł już wyrok w podobnej sprawie (wyrok z dnia 21 lutego 2018r. sprawa C-518/15), w którym Trybunał podzielił  identyczne w treści stanowisko Rzecznika Generalnego.

• W wyroku z dnia 07 października 2020r. (sygn. akt II PK 78/19) SN wyjaśnił, że odpowiednie zastosowanie art. 84 k.c. (który mówi o uchyleniu się od skutków błędnej czynności prawnej), w związku z art. 300 kp oznacza, że należy zrezygnować z części mówiącej o tym, że uchylenie jest możliwe tylko wtedy, gdy błąd został wywołany przez drugą osobę, chociażby bez jej winy, albo gdy wiedziała ona o błędzie lub mogła z łatwością błąd zauważyć. Z tego warunku należy zrezygnować ze względu na konstytucyjną zasadę ochrony macierzyństwa, która stanowi jedną z kardynalnych zasad prawa pracy.

W rozważanej sprawie SN  uznał, że  pracownica  miała  możliwość wycofania się z niekorzystnego dla niej porozumienia, gdy później okazało się, że w czasie jego podpisywania była już w ciąży, jednak jeszcze tego nie wiedziała. Podstawą do wycofania się z takiego porozumienia jest art. 84 §1 kodeksu cywilnego, który za pośrednictwem art. 300 kodeksu pracy ma tu odpowiednie zastosowanie.

W przyszłym roku bez zmian pozostanie kwota odprowadzana za jednego pracownika na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Podobnie jak w tym roku wyniesie 1550,26 zł.

Tak wynika z projektu ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na 2021 r. (tzw. ustawa okołobudżetowa).

W DU z dnia 16 września 2020r. poz. 1596  opublikowano rozporządzenie RM z dnia 15 września 2020r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2021r.

Od 01 stycznia 2021r. minimalne wynagrodzenie za pracę wyniesie 2800 zł, a minimalna stawka godzinowa wyniesie 18,30 zł.

W stanowisku z dnia 24 sierpnia 2020r. MRPiPS wyjaśniło, że  „(…) artykuł 15gd specustawy ustanawia ograniczenie wysokości odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, nie czyniąc w tym zakresie wyłączeń. W związku z powyższym w ocenie MRPiPS przepis ten odnosi się także do odprawy rentowej lub emerytalnej„.

W świetle powyższego, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca w rozumieniu art. 3 K.p. (czyli jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników), u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9 specustawy, lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2 specustawy, ogranicza wysokość odprawy emerytalno-rentowej wypłacanej na podstawie aktów powszechnie obowiązujących pracownikowi w dniu rozwiązania stosunku pracy do wysokości nieprzekraczającej dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (obecnie do kwoty 26.000 zł)

W stanowisku z dnia 26 sierpnia 2020r. MRPiPS wyjaśniło, że „regulacje prawa pracy nie określają wzoru kwestionariusza osobowego. Znajdujący się na stronie internetowej BIP Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika może być – wobec braku regulacji prawnych w tym zakresie – traktowany jedynie jako wzór pomocniczy.

Mając na uwadze powyższe, możliwe jest zatem opracowanie przez pracodawców samodzielnie kwestionariusza, oczywiście zgodnie z art. 22.1 k.p., z ewentualnym wykorzystaniem przedmiotowego wzoru. W granicach określonych art. 22.1 k.p. pracodawca może w treści kwestionariusza sam wskazać dane, jakie są mu niezbędne przy zatrudnieniu pracownika (…).W związku z powyższym MRPiPS nie przewiduje zmian w znajdującym się na stronie ministerstwa kwestionariuszu”.

W stanowisku z dnia 27 sierpnia 2020r. UODO wyjaśnił, że „pracodawca, przechowując dane w dokumentacji pracowniczej, musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, niezależnie od tego,
w jakim okresie zostały zebrane (…).

Jeśli istnieje ryzyko, że dane w teczkach pracowniczych są niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca powinien dokonać przeglądu tych akt i usunąć te dane, które są niezgodne z ww. regulacjami”.

W wypowiedzi tej UODO podkreśla, że zasady przetwarzania danych    osobowych z art. 5  RODO powinny być stosowane przez pracodawców   niezależnie od tego, kiedy takie dane zostały   zebrane.   Przykładowo,    nie  będzie  więc  żadnym   usprawiedliwieniem to,   że kserokopia   dowodu   osobistego czy   książeczki   wojskowej   pochodzi z   okresu sprzed obowiązywania RODO.

Minister finansów wydał interpretację ogólną (sygn. DD3.8201.1.2020), która zakończy trwający ponad pięć lat spór o rozliczenie tzw. ryczałtu samochodowego. Minister uwzględnił w interpretacji orzecznictwo sądów administracyjnych, zgodnie z którym ryczałt obejmuje nie tylko bezpłatne udostępnienie firmowego auta do przejazdów prywatnych, ale też paliwo do napędu tego auta. „Koszty paliwa finansowane przez pracodawcę, udostępniającego pracownikowi samochód służbowy do wykorzystywania do celów prywatnych, mieszczą się w zryczałtowanym przychodzie, o którym mowa w art. 12 ust. 2a ustawy PIT” czytamy w interpretacji.

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 8 kwietnia 2020 r. (III APa 4/20) Sąd podzielił prezentowany w doktrynie i orzecznictwie pogląd o uprzedniości i bezwarunkowości odpowiedzialności pracodawcy za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Uprzedniość odpowiedzialności oznacza, że zanim pracodawca zacznie egzekwować przestrzeganie zasad BHP przez pracowników, sam musi zapewnić im bezpieczne środowisko pracy i bezpieczeństwo zindywidualizowane.

Natomiast bezwarunkowość tej odpowiedzialności polega na tym, że pracodawca nie może się od niej uwolnić zarzutem, że również pracownik nie dopełnił obowiązków z zakresu BHP.

W przypadku naruszenia zasad BHP zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika orzecznictwo stawia przed pracodawcą znacznie wyższe wymagania niż przed pracownikiem. To zaś może wpłynąć na określenie stopnia, w jakim pracodawca przyczynił się do wypadku przy pracy.

• Europejski Inspektor Ochrony Danych Osobowych w dniu 01 września 2020r. wydał wytyczne dotyczące monitorowania temperatury ciała w instytucjach UE w kontekście kryzysu COVID-19. Wytyczne zostały wydane do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (dalej: Rozporządzenie), które reguluje zasady przetwarzania danych osobowych przez instytucje i organy Unii.

Chociaż wytycznych nie można traktować wprost jako podstawy wdrożenia w przedsiębiorstwie systemu monitorowania temperatury,  niemniej należy je uznać za pierwsze, które w miarę jasny i „techniczny” sposób opisują tę problematykę.

Mogą one służyć za wskazówki dla przedsiębiorców.

Główny Inspektorat Pracy wydał w dniu 11 sierpnia 2020r. zapowiedź wzmożenia kontroli pracodawców prowadzących działalność w strefach czerwonej i żółtej, czyli powiatach, w których przyrost zakażeń koronawirusem jest największy. Priorytetem kontrolerów ma być zapewnienie bezpieczeństwa antywirusowego pracowników, czyli sprawdzanie, czy zostały wdrożone przepisy BHP w tym zakresie.

Jak wynika z zapowiedzi GIP, inspekcja będzie wkraczać do wytypowanych firm na podstawie napływających skarg pracowników i doniesień prasowych.

Od tej pory każda wizyta inspektora w siedzibie pracodawcy ma się zacząć od sprawdzenia, czy zostały wdrożone odpowiednie przepisy BHP. Ze statystyk PIP wynika bowiem, że pracodawcy mają m.in. problemy ze zaktualizowaniem oceny ryzyka zawodowego pracowników w czasie epidemii koronawirusa.

Uwaga: Inspektorzy pracy mają  informować SANEPID o wykrytych nieprawidłowościach, które pozostają w gestii inspektorów sanitarnych. Oznacza to, że pracodawca może zostać ukarany dwa razy; najpierw przez inspektora pracy za brak właściwej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych pracowników lub niewdrożenie wynikających z tych ocen środków bezpieczeństwa, a drugą karę może nałożyć inspektor sanitarny za nieprzestrzeganie przepisów z zakresu przeciwdziałania COVID19.

W stanowisku z dnia 16 lipca 2020r. UODO wskazał, że  „obecne regulacje nie dają pracodawcom podstaw do samodzielnego przeprowadzania testów na obecność narkotyków wśród zatrudnionych. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że to nie RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, sprzeciwia się badaniom pracowników na obecność testów wykrywających narkotyki przez pracodawców. RODO przewiduje, że krajowe przepisy szczególne mogą dopuszczać przetwarzanie określonych danych i ustalać zasady na jakich się to odbywa. W polskim porządku prawnym brak jest jednak podstaw prawnych, które dopuszczałyby przeprowadzanie przez pracodawców takich kontroli u pracowników i jednocześnie gwarantowałyby poszanowanie praw tych osób”.

W stanowisku z dnia 21 lipca 2020r. MRPiPS poinformowało, że „w resorcie zostały podjęte prace, we współpracy z innymi podmiotami, zmierzające do uregulowania przedmiotowej kwestii, w sposób gwarantujący wyważenie interesów pracowników i pracodawców, a także zapewniający bezpieczeństwo publiczne”.

Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoich wyjaśnieniach z 11 sierpnia 2020 r. jako podstawę prawną żądania przez pracodawców informacji o służbie wojskowej wskazał art. 50 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP. Na podstawie tego przepisu pracodawcy muszą bowiem zawiadamiać wojskowe komendy uzupełnień (WKU) o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika podlegającego obowiązkowi czynnej służby wojskowej. Dotyczy to jednak tylko niektórych przypadków, a mianowicie gdy pracownik ma przydział mobilizacyjny, pracowniczy przydział mobilizacyjny, przydział organizacyjno-mobilizacyjny lub przydział kryzysowy albo gdy jest przeznaczony do wykonywania świadczenia na rzecz obrony, którego świadczeniobiorcą są Siły Zbrojne RP. Zatem – w myśl stanowiska UODO – pracodawcy mogą przywrócić do kwestionariuszy usuniętą pozycję dotyczącą powszechnego obowiązku obrony, gdyż pozwoli ona na realizację ciążących na nich obowiązków ustawowych.

Uwaga: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Biuletynie Informacji Publicznej opublikowało  pomocnicze wzory kwestionariuszy osobowych. W tym przeznaczonym dla pracownika nie ma pozycji dotyczącej powszechnego obowiązku obrony. W praktyce budziło więc wątpliwości, czy można żądać danych dotyczących realizacji tego obowiązku. Jednocześnie czas odbywania służby wojskowej wlicza się pracownikom do ogólnego stażu pracy.

UODO w stanowisku z dnia 12 sierpnia 2020r. wyjaśnił, że monitoring to środek techniczny umożliwiający rejestrację obrazu. Co za tym idzie – monitoring wizyjny nie może nagrywać dźwięku. Stosowanie kamer rejestrujących również dźwięk może, w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa, zostać uznane za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną ale również i karną. Ponadto, w trakcie nagrania obrazu i dźwięku za pośrednictwem kamery będzie dochodzić do ujawnienia tajemnic prawnie chronionych.

UODO opublikował na swojej stronie internetowej oficjalne wyjaśnienia (z  dnia 17 sierpnia 2020r.) w kwestii korzystania z prywatnych danych kontaktowych pracowników do celów służbowych  (np. adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu).

Stwierdza w nich, że wykorzystywanie wspomnianych danych do kontaktów zawodowych z pracownikiem nie może następować bez jego zgody. Kodeks pracy nie wymienia ich bowiem w katalogu danych, których pracodawca ma prawo żądać od zatrudnionego. Zdaniem UODO zgoda tego ostatniego musi być dobrowolna, pisemna i powinna określać zasady kontaktu. Co więcej, osoba, której dane dotyczą, musi otrzymać zapytanie o jej wyrażenie w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem. A pracodawca musi określić wszystkie cele, dla których dane będą przetwarzane. Oznacza to, że zatrudniający powinni sprawdzić wewnętrzne procedury w tej kwestii: należy zweryfikować, czy wykorzystują prywatne numery telefonów i adresy e-mail pracowników oraz czy posiadają zgody na ich używanie. Jeśli nie, to trzeba je uzyskać.

    Orzeczenia sądowe, o których warto wiedzieć

• TSUE w wyroku z dnia 04 czerwca 2020r. (sprawa C-588/18) stwierdził, że przyznanie urlopu okolicznościowego zależy od dwóch warunków. Po pierwsze, urlop okolicznościowy przysługuje, jeżeli wystąpiło zdarzenie wskazane w przepisach krajowych, np. ślub pracownika. Po drugie, w związku z tym zdarzeniem pracownik ma potrzebę lub obowiązek osobistego zaangażowania w czasie, który jest dla niego czasem pracy. Według Trybunału urlop okolicznościowy jest po to, żeby pracownik mógł opuścić pracę z ważnych powodów, bo fizycznie musi być gdzie indziej.

W konsekwencji urlop okolicznościowy jest nierozerwalnie związany z czasem pracy. Dlatego np. ślub w trakcie urlopu wypoczynkowego może pozbawić pracownika prawa do dodatkowych dni wolnych.

• TSUE w wyroku z dnia 16 lipca 2020r. (sprawa. C-610/18) uznał, że formalne wskazanie pracodawcy w umowie nie przesądza jeszcze o tym, że jest to faktyczny podmiot zatrudniający. Również wykonywanie przelewów z konta określonej spółki nie świadczy o tym, że ta spółka jest realnym pracodawcą. Trzeba wziąć pod uwagę, w jaki sposób pracownik i przedsiębiorstwo w praktyce realizują obowiązki typowe dla stosunku pracy. Niezależnie od tego, co mówi umowa, należy ustalić, do dyspozycji jakiego podmiotu pozostaje pracownik, czyjemu kierownictwu podlega, kto ponosi koszty wynagrodzenia i kto faktycznie ma prawo zwolnić pracownika. Rzeczywistym pracodawcą jest ten podmiot, w którego pełnej dyspozycji pozostaje osoba zatrudniona.

• NSA w wyroku z dnia 16 lipca 2020r. (sygn. akt I OSK 3015/19) potwierdził dotychczasową linię orzecznictwa, że z wynagrodzenia pracownika potrącić można w trybie art. 91 kp tylko ściśle oznaczoną kwotę pieniężną, która jest znana pracownikowi na etapie wyrażania pisemnej zgody.

Pracownik musi więc objąć swoją wolą wyrażaną na piśmie konkretną kwotę, która powstała, została jednoznacznie ustalona i zakomunikowana mu, zanim dojdzie do wyrażenia zgody. Tego wymogu nie spełnia zaś – np. jak w rozpatrywanej przez sąd kasacji – zgoda pracownika na określone zasady wyliczenia należności w przyszłości, gdyż w chwili jej wyrażania nie jest znana pracownikowi dokładna kwota.

Na temat monitoringu PUODO na swojej stronie internetowej wypowiadał się wielokrotnie; ponownie tą tematykę, uzupełniając o kwestie monitoringu poczty elektronicznej, poruszył w swym oficjalnym stanowisku wydanym i opublikowanym na początku sierpnia 2020.

Monitoring wizyjny. PUODO w swej publikacji zwraca uwagę na fakt, by dane osobowe przetwarzane w celu  zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, były przetwarzane wyłącznie w tym celu.

Obszar nadzoru może obejmować teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy.

PUODO zwraca więc uwagę m.in. na:

• zastosowanie technologii które umożliwiają maskowanie obszarów, które nie są istotne dla obszaru objętego nadzorem;
• obowiązek wyciszenia dźwięku, którego rejestracja (w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa) może zostać uznana za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną ale również i karną;
• nie poddanie się przez administratorów pokusie wykraczania poza cel dla jakiego monitoring został zamontowany, tj. wykorzystywania zapisów z monitoringu w celu oceny jakości wykonywanej pracy przez pracowników.

Monitoring poczty elektronicznej. Pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, w sytuacji gdy jest to niezbędne w jego ocenie do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ponadto, kontrola ta nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 22³ Kodeksu pracy).

Dodajmy jednak, że możliwość dostępu do służbowego konta pracownika i skorzystanie z tej możliwości nie zawsze musi wiązać się z monitoringiem rozumianym w rozumieniu art. 22³ kodeksu pracy. Jeżeli administrator danych nie będzie w przypadku dostępu do konta systematycznie i dla pełnej lub konkretnej grupy pracowniczej kontrolował wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, to nie będziemy mieli do czynienia z monitoringiem poczty elektronicznej pracownika a jedynie z tzw. kontrolą celową, która rządzi się już zupełnie innymi prawami a wiąże również z obowiązkami z obszaru RODO.

Monitoring podsumowanie. PUODO zwraca szczególną uwagę na obowiązki jakie wiążą się z wdrożeniem każdej z form monitoringu tj.:

• wypełnianie obowiązków pracodawcy wynikających z art. 22² Kodeksu pracy tj. zamieszczenie informacji o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy;
• wypełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do osób których dane są przetwarzane wynikającego z art. 13 RODO, czyli m.in.  podanie swojej nazwy, adresu, obszaru oraz celu monitorowania, okresu przetwarzania danych, czy też wskazać ewentualnych odbiorców danych;
• oznakowania pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

PUODO 27/07/2020 opublikował na swojej stronie internetowej stanowisko dotyczące publikowania wyników pracy pracowników, które powoduje konieczność rewizji systemów premiowania pracowników we wskazanym w opinii PUODO kontekście.

Pracodawca może pod pewnymi warunkami wywieszać w zakładzie pracy najlepsze wyniki dotyczące wydajności pracy, które były oparte na jego indywidualnej ocenie.

PUODO zwraca uwagę, na praktykę upubliczniania efektów pracy pracowników, która może narazić pracowników na stygmatyzację i naruszać ich dobra osobiste.

Zgodnie z art. 11¹ Kodeksu pracy (k.p.), pracodawca musi szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, natomiast  art. 11² tej ustawy wskazuje, że pracownicy powinni być równo przez niego traktowani. Unikać należy więc sytuacji, które by te dobra naruszały bądź prowadziły do dyskryminacji pracowników. Ponadto pracodawca, stosując przepisy wynikające z RODO, powinien poświęcić szczególną uwagę zasadom minimalizacji danych i ograniczenia celu. To oznacza, że dane osobowe, które pozyskał od pracownika w celu zawarcia stosunku pracy, nie powinny być wykorzystywane w innych celach.

System premiowania, tzw. KPI, nie powinien dawać możliwości identyfikacji pracowników z indywidualnymi ocenami. Pracodawca mógłby np. wyróżnić parę osób z najlepszymi wynikami, tak by jednocześnie nie doszło do ujawnienia kto uzyskał te najgorsze. Dlatego nie należy upubliczniać wyników oceny pracowników w dostępnym dla wszystkich miejscu, pokazujących, który z nich najlepiej pracował, a który najgorzej sobie radził.

Takie stanowisko oznacza tym samym rewizję Rejestrów Czynności Przetwarzania  i w przypadku gdy system premiowania ujęty był np. w proces nazwany „wykonanie umowy pracowniczej”  wyłączenie procesu np. pn. „realizacja systemu oceny pracowniczej i premiowania, tzw. KPI” z wszystkimi konsekwencjami dot. analizy ryzyka dla przetwarzania danych osobowych  w tym zakresie. Przetwarzanie danych osobowych pracowników na potrzeby sprawnego i efektywnego funkcjonowania zakładu pracy pracodawca może oprzeć na uzasadnionym interesie administratora. Pracodawca musi wykazać w takiej sytuacji, że jego interes ma charakter nadrzędny wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Powinien również zastanowić się czy nie może polepszyć wydajności i jakości pracy wykorzystując inne narzędzia, mniej ingerujące w prywatność pracownika – uważa PUODO.

Warto przy okazji podkreślić, że problem nie dotyczy jedynie pracowników, ale też osób na umowach B2B. Czy w tym przypadku „pracodawcy” wolno więcej (w końcu prawo do poszanowania dóbr osobistych ma każdy z nas – nie tylko osoba zatrudniona na umowę o pracę)? Tego stanowisko PUODO nie rozstrzyga.

W najnowszym Newsletterze kierowanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych do Inspektorów Ochrony Danych [08/2020] szeroko omówiona została kwestia języka komunikacji w sprawach ochrony danych osobowych.

Kwestia ta dotyczy m.in. pytania, w jakim języku należy realizować obowiązek informacyjny wobec Klientów, jeżeli zagraniczna firma mająca oddziały w Polsce, posługuje się językiem angielskim? UODO nie rozsądza języka komunikacji w przypadku zagranicznej firmy mającej oddziały w Polsce, posługującej się w komunikacji wewnętrznej np. językiem angielskim, czy niemieckim. W takiej sytuacji administrator dla każdej z kategorii osób której dane przetwarza powinien przeanalizować na ile jego komunikaty kierowane do tych osób są przejrzyste i zrozumiałe. Zgodnie z art. 12 RODO administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji. Chodzi o informacje podawane w przypadku zarówno zbierania danych od osoby, której dane dotyczą (art. 13 RODO), jak również gdy dane osobowe pozyskiwanie są w inny sposób (art. 14 RODO). Ponadto zasada przejrzystości jest wymagana, aby prowadzić z wszelką dbałością komunikację w sprawie przetwarzania (na mocy art. 15–22 i 34).

Jakiego języka użyć w komunikacji z pracownikami? Jeśli pracownicy firmy nie posługują się językiem polskim, a zrozumiałą formą przekazu jest dla nich komunikacja w języku angielskim, zasadnym jest, aby administrator przekazywał im wymagane informacje również w języku angielskim. Należy jednak pamiętać, że ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (dalej:  ustawa o języku polskim), ustanawia wymóg używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy (w art. 7 ust. 1), jeśli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym – ponieważ dotyczy to stosunków z zakresu prawa pracy – przekazanie przez administratora odpowiednich informacji w języku angielskim nie zwalnia go z przekazania tych samych informacji również w języku polskim.

W jakim języku prowadzić dokumentację administratora danych? Zgodnie z art. 24 ust. 2 RODO, jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, środki, o których mowa w ust. 1, obejmują wdrożenie przez administratora odpowiednich polityk ochrony danych. RODO nie narzuca wprost formy, w tym języka, w jakim mają być sporządzone owe polityki – jednak dokumentacja przetwarzania danych osobowych w firmie działającej na terenie Polski powinna być prowadzona w języku polskim, co nie wyklucza również innego języka, jeżeli jest on używany w relacjach wewnętrznych firmy. Mając na uwadze cel jakiemu mają służyć wspomniane polityki, sporządzenie ich wyłącznie w języku angielskim może być niewystarczające dla wykazania przez administratora, funkcjonującego w ramach polskiego porządku prawnego, zgodności z RODO.

W jakim języku komunikować się z organem nadzorczym? Ponieważ art. 5 ust. 1 ustawy o języku polskim stanowi, że podmioty wykonujące zadania publiczne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokonują wszelkich czynności urzędowych oraz składają oświadczenia woli w języku polskim, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, to komunikacja administratora z organem nadzorczym jest również prowadzona w języku polskim.

W dniu 10.08.2020 Europejski Komisarz ds. Sprawiedliwości Didier Reynders i Sekretarz ds. Handlu USA Wilbura Rossa wydali oświadczenie w którym informują, iż Departament Handlu USA i Komisja Europejska rozpoczęły dyskusje mające na celu ocenę możliwości udoskonalenia ram ochrony prywatności UE-USA w celu zastosowania się do wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 16 lipca w sprawie Schrems II, gdzie w orzeczeniu stwierdzono, że ramy te nie stanowią już ważnego mechanizmu przekazywania danych osobowych z Unii Europejskiej do Stanów Zjednoczonych.

„[…]Nasze partnerstwo wzmocni ochronę danych i będzie promować większy dobrobyt dla prawie 800 milionów naszych obywateli po obu stronach Atlantyku” – czytamy w oświadczeniu dostępnym na stronie internetowej Komisji Europejskiej.

Zgodnie z art. 3 ust. 10 z dnia 19 czerwca 2020 r. o dodatku solidarnościowym przyznawanym w celu przeciwdziałania negatywnym skutkom COVID-19 (Dz.U. poz. 1068; dalej: ustawa) czas pobierania takiego dodatku wlicza się do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień pracowniczych.

Ustawa wprowadza jednocześnie dwa wyjątki od tej zasady – okresu pobierania dodatku solidarnościowego nie zalicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego (ale: okres pobierania dodatku solidarnościowego wlicza się u wszystkich pracodawców do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego), ani do stażu pracy określonego w odrębnych przepisach, wymaganego do wykonywania niektórych zawodów.

Tak więc służby kadrowe w zakładowym stażu pracy będą musiały uwzględniać nowy okres wynoszący maksymalnie trzy miesiące.

W stanowisku z dnia 25 czerwca 2020r. MR oraz MRPiPS wyjaśniły, że „wprowadzony art. 15ge ust. 3 przewiduje, że: „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, (…) nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, (…) ustalających wyższą wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określa ta ustawa. W takim przypadku stosuje się wysokość odpisu na ten fundusz określoną w tej ustawie”.

Z treści powołanej regulacji i wprowadzonego wyrażenia: „nie stosuje się” wynikałoby, iż ma ona charakter stanowczy. Oznacza to, że u pracodawców przedsiębiorców objętych tym rozwiązaniem nie będą stosowane układowe lub regulaminowe postanowienia o wyższej niż przewiduje ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 5) wysokości odpisu na zfśs z mocy wprowadzanej regulacji. Pracodawcy ci powróciliby zatem do stosowania ustawowych wskaźników naliczania odpisu. Wprowadzony bowiem przepis art. 15ge ust. 3, jako rozwiązanie szczególne wyłączające stosowanie u niektórych pracodawców postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania wprowadzonych na pod-stawie art. 4 ustawy o zfśs, miałby pierwszeństwo stosowania przez tych pracodawców, co oznaczałoby obowiązek stosowania przez nich, z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r., tzn. od dnia 24 czerwca br. wysokości odpisu na zfśs, zawartych w ustawie o zfśs”.

W stanowisku z dnia 30 czerwca 2020r. MRPiPS uznało, że „wejście w życie powołanych regulacji będzie skutkować także potrzebą dostosowania przez pracodawców objętych tymi przepisami naliczenia odpisu na zfśs na 2020 r. do obowiązującego stanu prawnego w tym zakresie, co skutkuje także koniecznością korekty równowartości środków z tego tytułu, przekazywanych na rachunek bankowy zfśs”.

Korekty odpisu standardowo dokonuje się z końcem roku, tj. przelicza się go w stosunku do średniorocznej liczby zatrudnionych. Jednakże rozliczenia środków w związku ze zmianą wysokości odpisu na podstawie tarczy 4.0 można dokonać już wcześniej. Najlepiej zrobić to przed drugą ratą odpisu, która jest płatna do 30 września – może się bowiem okazać, że nie tylko nie trzeba będzie nic płacić, ale też otrzyma się zwrot części środków.

W stanowisku z dnia 15 lipca 2020r. MRPiPS wyjaśniło, że “art. 15gd ust. 1 zawiera zwrot »jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia«. Sugerowałoby to, że chodzi w tym przypadku o przepisy zawarte w ustawach jako aktach powszechnie obowiązujących. W tych bowiem aktach prawnych występują przepisy, natomiast akty wewnątrzzakładowe zawierają postanowienia. Przyjęcie odwrotnej wykładni, zgodnie z którą pod terminem »przepisy« należy również rozumieć postanowienia układów zbiorowych i innych porozumień zbiorowych, mogłoby doprowadzić do ograniczenia wolności rokowań i ingerencji w istniejące autonomiczne źródła prawa pracy.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie jest autorem powyższej regulacji, zatem nie jest właściwe do udzielenia odpowiedzi, czy w założeniu projektodawcy wprowadzone ograniczenia miały mieć zastosowanie również do świadczeń wypłacanych na podstawie aktów wewnątrzzakładowych (układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania) i umów o pracę. Wprowadzona maksymalna wysokość odprawy, odszkodowania oraz innego świadczenia wypłacanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, odnosi się odrębnie do poszczególnych świadczeń”.

W dniu 24 lipca br. Sejm przyjął ustawę o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz nie-których innych ustaw. Ustawa generalnie wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

M.in. zgodnie ze zmienionymi przepisami firma będzie mogła polecić zatrudnionemu wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego świadczenia (tzw. praca zdalna) w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz przez trzy miesiące po ich odwołaniu.

• W wyroku z dnia 25 czerwca 2020r. (połączone sprawy: C 762/18 oraz C 37/19) TSUE uznał, że zatrudniony, który został bezprawnie zwolniony i następnie przywrócony do pracy, musi mieć zagwarantowane prawo do płatnego urlopu za okres od zwolnienia do przywrócenia. Nie może jednak go żądać od pierwotnego pracodawcy, jeśli w tym czasie podjął etat w innej firmie (bo doszłoby do kumulowania płatnego wypoczynku).
  • Uwaga: powyższy wyrok ma istotne znaczenie dla polskich pracowników, bo do tej pory sądy na podstawie polskich przepisów odmawiały im urlopu lub ekwiwalentu za okres między bezprawnym zwolnieniem a przywróceniem do pracy. Teraz będą musiały uwzględniać interpretację TSUE, co może wymusić nowelizację kodeksu pracy.

•  W wyroku z dnia 30 czerwca 2020r. (sygn. akt I NSNp 3/19) SN wskazał, że wysokość wynagrodzeń może być przejawem dyskryminacji w zatrudnieniu, gdy pracodawca przy ich ustalaniu bierze pod uwagę niedozwolone kryterium, które nie ma obiektywnego związku z pracą. Wg SN, „ciężar udowodnienia naruszenia zakazu dyskryminacji jest podzielony między pracownika a pracodawcę. Dopiero gdy pracownik przytoczy okoliczności, które uprawdopodobnią, że był traktowany mniej korzystnie od innych, ale też, że zróżnicowanie było spowodowane niedozwoloną przyczyną, na praco-dawcę spada ciężar udowodnienia, że nierówne traktowanie było obiektyw-nie usprawiedliwione”.

„Sankcje nakładane przez prezesa UODO w postaci administracyjnych kar pieniężnych mają na celu zdyscyplinowanie administratorów i podmiotów przetwarzających. Lekceważenie przez nich obowiązków związanych ze współpracą z Prezesem UODO prowadzi bowiem do przedłużania prowadzonych przez niego postępowań” – napisał UODO w jednym z komunikatów dotyczących ostatnich kar.

• 15 tys. zł – taką karę nałożył prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych na spółkę zajmującą się pośrednictwem pracy na terenie Polski i Niemiec. Skargę na nią za niechciany telemarketing złożył w swoim urzędzie obywatel Niemiec. Sprawę prowadzi jednak, ze względu na miejsce siedziby spółki, polski organ nadzoru. To postępowanie transgraniczne.

Polski urząd dwukrotnie wezwał firmę do złożenia wyjaśnień i nie doczekał się żadnej reakcji. Za trzecim razem spółka odpowiedziała, ale w sposób niepełny i wewnętrznie sprzeczny. Prezes UODO Jan Nowak uznał, że celowo utrudnia ona prowadzenie postępowania lub co najmniej lekceważy swoje obowiązki związane ze współpracą z organem nadzoru. Dlatego też nałożył karę finansową, przy czym właściwe postępowanie nadal jest w toku.

• 5 tys. zł – taką karę nałożył prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych na indywidualnego przedsiębiorcę prowadzącego niepubliczny żłobek i przedszkole, który odmówił prezesowi przekazania informacji na temat wypełnienia obowiązku zawiadomienia o naruszeniu osób, których ono dotyczyło. Przedsiębiorca zgłosił do Prezesa UODO naruszenia ochrony danych osobowych, polegające na utracie dostępu do danych osobowych przechowywanych w prowadzonym niepublicznym żłobku i przedszkolu. W związku z brakiem w zgłoszeniu informacji niezbędnych do oceny tego naruszenia, organ nadzorczy trzykrotnie skierował do przedsiębiorcy wezwania do złożenia stosownych wyjaśnień. Dwa wezwania nie zostały podjęte w terminie, natomiast jedno ukarany podmiot odebrał osobiście. Przedsiębiorca nie udzielił Prezesowi UODO żadnej odpowiedzi na wezwania, stąd kara.

• 100 tys. zł – maksymalną przewidzianą prawem karę dla podmiotów publicznych nałożył Prezes UODO na Głównego Geodetę Kraju (GGK).

GGK nie dopuścił do przeprowadzenia czynności kontrolnych wynikającym z upoważnień przedłożonych przez kontrolerów z  UODO. Według oceny GGK z zakresu wskazanego w upoważnieniach wynikało, że kontrola ma dotyczyć numerów ksiąg wieczystych, które według niego nie stanowią danych osobowych w rozumieniu przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

Prezes UODO stwierdził naruszenie przez Głównego Geodetę Kraju przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Naruszenie polega na niezapewnieniu organowi nadzorczemu w trakcie kontroli dostępu do pomieszczeń, sprzętu i środków służących do przetwarzania danych osobowych oraz dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań. Ponadto GGK nie współpracował z kontrolerami UODO w trakcie tej kontroli.

Podsumowując ostatnie kary Prezesa UODO należy podkreślić wagę sprawnej i rzeczowej komunikacji pomiędzy podmiotem i przedstawicielami organu nadzoru, przejawiająca się w:

• terminowym składaniu wyjaśnień,
• dostarczaniu wszystkich niezbędnych, rzeczowych informacji,
• niezwłocznym wdrażaniu zaleceń organu i przedstawianie dowodów to potwierdzających.

W oczekiwanej przez Prezesa UODO i kontrolerów urzędu sprawnej współpracy kluczową rolę odegrać może trwale włączony do zespołu obsługi prawnej pion ds. ochrony danych osobowych lub Inspektor Ochrony Danych (w zależności od ilości czynności na danych i technologii zaangażowanej w ich przetwarzanie).

Kara nałożona na indywidualnego przedsiębiorcę tj. niepubliczny żłobek i przedszkole pozwala wysnuć wniosek, że nad taką obsługą powinien zastanowić się każdy przedsiębiorca, bez względu na wielkość firmy.

UODO w stanowisku z dnia 30 czerwca 2020r. wskazał jednoznacznie, że:

„[…] dane członków zarządu reprezentujących osobę prawną, dane pełnomocników osób prawnych, a także dane pracowników, którzy są osobami kontaktowymi osoby prawnej, będących możliwymi do zidentyfikowania osobami fizycznymi, będą danymi osobowymi podlegającymi ochronie RODO.

Wobec tego administrator jest zobligowany do wypełnienia w stosunku do takich osób obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 lub 14 RODO, o ile nie zachodzi jedna z przesłanek zwalniających go z tego obowiązku”.

Danymi, które nie będą stanowiły w ogóle danych osobowych, a więc nie będą wiązały się ze skierowaniem obowiązku informacyjnego i wpisywały się z definicji w tzw. „dane kontaktowe osoby prawnej”, o których mowa w motywie 14 RODO, będą wyłącznie ogólne dane kontaktowe (np. numer telefonu do sekretariatu spółki, czy ogólny adres e-mail nie zawierający imienia i nazwiska osoby fizycznej taki jak office@poczta.pl).

Wszelkie inne dane, które odnoszą się do konkretnej osoby fizycznej (np. służbowy adres e-mail, czy informacja na temat pełnionej funkcji) to dane osobowe, które podlegają przepisom RODO, a tym samym wobec tych osób obligatoryjnie należy realizować także obowiązki informacyjne.

Reperkusje po wyroku TSUE w sprawie Schrems II (C- 311/18) z dnia 16 lipca 2020 r. Europejski Trybunał Sprawiedliwości (C-311/18) 6

Orzeczeniem z dnia 16 lipca 2020 r. Europejski Trybunał Sprawiedliwości (C-311/18) uznał tarczę ochrony danych UE-USA tzw. Privacy Shield, za nieważną a stosowanie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (2010/87/UE) obarczone pewnymi obowiązkami osób odpowiedzialnych, które wynikają z zastosowania tych klauzul.

Wyrok TSUE jest jednak bezlitosny i oznacza, że w przypadku podmiotów z siedzibą w USA, które figurują na liście Privacy Shield, a jest to liczba ponad 5 tys. aktywnych podmiotów, w tym między innymi Oracle, Microsoft, czy Google. Dalszy transfer danych w oparciu o instrument Privacy Shield jest niemożliwy.

Transfer danych do USA można oprzeć na tzw. standardowych klauzulach umownych (SCC). Są jednak przypadki, gdy nie można zastosować się do gwarancji zawartych w standardowych klauzulach umownych, a co za tym idzie nie mogą one być wykorzystywane jako podstawa do przekazywania danych.

Przykład: Przepisy bezpieczeństwa w USA, takie jak Foreign Intelligence Surveillance Act (FISA) 702, które umożliwiają amerykańskim organom bezpieczeństwa dostęp do danych osobowych bez nakazu sądowego, mają zastosowanie przede wszystkim do firm telekomunikacyjnych.

Co do zasady, standardowe klauzule umowne nie mogą być wykorzystywane do przekazywania danych do takich przedsiębiorstw. Prawo to może mieć również wpływ na inne przedsiębiorstwa, np. jeżeli przedsiębiorstwa te korzystają z usług dostawców usług telekomunikacyjnych, takich jak usługi w chmurze. W tym przypadku istnieje możliwość, że amerykańskie organy bezpieczeństwa uzyskają w ten sposób dostęp do danych.

TSUE w orzeczeniu podkreślił zresztą, że do mających siedzibę w Unii administratorów i podmiotów odbierających dane osobowe należy w tym momencie sprawdzenie w każdym konkretnym przypadku i – gdy ma to zastosowanie – we współpracy z podmiotem odbierającym te dane, czy prawo państwa trzeciego przeznaczenia zapewnia właściwą, w świetle prawa Unii, ochronę danych osobowych przekazywanych na podstawie standardowych klauzul ochrony danych, udzielając w razie potrzeby zabezpieczeń dodatkowych w stosunku do tych zapewnianych w tych klauzulach. W przypadku braku możliwości podjęcia dodatkowych środków odpowiednich dla zagwarantowania takiej ochrony, podmioty te lub, pomocniczo, właściwy organ nadzorczy, są zobowiązane do zawieszenia lub zakończenia przekazywania danych osobowych do danego państwa trzeciego.

W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 maja 2020 r. ( sygn. akt II GSK 134/20) wynika, że jeżeli pismo adresowane imiennie do osoby pracującej w danym miejscu, zostało doręczone nie do rąk własnych danej osoby fizycznej, lecz osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji (np. sekretariat firmy), to co do zasady adresatowi przysługuje prawo do przywrócenia terminu (doręczenie było wadliwe).

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniająca dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług weszła w życie 29 lipca 2018 r. Artykuł 3 tej dyrektywy zobowiązuje państwa członkowskie do implementacji jej nowych zasad w systemach prawnych krajów członkowskich Unii Europejskiej do 30 lipca 2020 r. W związku z powyższym m.in.:

• po 30 lipca 2020 r. delegowanie pracownika za granicę będzie ograniczone czasowo. Maksymalny czas delegowania wyniesie 12 miesięcy, z możliwością wydłużenia do 18 miesięcy. W tym celu trzeba będzie poinformować odpowiedni urząd o planowanej zmianie ram czasowych pobytu pracownika za granicą.
• pracodawca będzie zobowiązany przestrzegać minimalnych warunków zatrudnienia w obszarach ściśle wskazanych w ustawie, obowiązujące w kraju delegowania.
• w przypadku przekroczenia terminu 12 miesięcy (lub 18 miesięcy, jeżeli zostanie powiadomiony odpowiedni urząd), pracodawca będzie musiał zagwarantować pracownikom – oprócz wspomnianych minimalnych warunków zatrudnienia – również wszystkie inne warunki przewidziane w przepisach prawa, przepisach administracyjnych lub układach zbiorowych uznanych za powszechnie obowiązujące w kraju delegowania.

W stanowisku z dnia 01 czerwca 2020r. ZUS wyjaśnił, że „”Podstawa wymiaru świadczeń w razie choroby i macierzyństwa z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy wraz ze składnikami, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłków nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.

Od 1 stycznia 2020 r. przy obliczaniu wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę nie uwzględnia się dodatku za staż pracy. Zmiana ta nie ma wpływu na zasady ustalania minimalnej podstawy wymiaru zasiłków pracowników, którzy otrzymują dodatek stażowy wypłacany za okres pobierania zasiłku”.

Centralny Instytut Ochrony Pracy na stronie internetowej (www.ciop.pl) udostępnił przygotowane w uzgodnieniu z GIP opracowanie pt. „Bezpieczeństwo i ochrona zdrowia osób pracujących w czasie epidemii Covid-19”. Zawarte w nim wytyczne mają ułatwić pracodawcom i przedsiębiorcom prowadzenie w czasie epidemii działań skierowanych na osiągnięcie bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy. Zawierają przy tym ogólne informacje o środkach profilaktycznych, które należy stosować w czasie epidemii w każdym zakładzie pracy, a także informacje dotyczące:

• opracowania planu działań,
• środków zapobiegających zakażeniom,
• zasadom ograniczania obciążeń psychospołecznych,
• komunikowania się w sprawach związanych z wdrożonymi działaniami, a także
• postępowania w przypadku podejrzenia zachorowania.

Opracowanie zawiera listę sprawdzającą, na podstawie której pracodawca ustali czy uwzględnił wszystkie obszary zapobiegania COVID-19 w zakładzie.

UODO w stanowisku z dnia 18 maja 2020r. wyjaśnił, że:

• „Po przeprowadzonym badaniu profilaktycznym lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne dokonuje w dokumentacji medycznej pracownika opisu badania oraz wpisu treści orzeczenia, a następnie wydaje orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Zatem kwestia okresowych badań lekarskich jest znana jedynie pracodawcy oraz pracownikowi. Nie jest zasadne udostępnianie tego typu informacji na ogólnodostępnych listach. Pracowników, którym kończą się badania okresowe, można poinformować w inny sposób”.

• „UODO nie widzi przeszkód, by ze względów bezpieczeństwa i organizacji pracy informować, kto ma uprawnienia np. do prowadzenia wózka widłowego. Tego typu informacja może także pomóc w ustaleniu, czy danego sprzętu używa osoba z odpowiednimi kwalifikacjami, a tym samym może zapobiec sytuacji, w której będzie próbowała skorzystać z niego osoba nieuprawniona.

Tego typu rozwiązanie służy usprawnieniu oraz organizacji pracy w danym zakładzie pracy i odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, który nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą”.

Z dniem 24 czerwca 2020 r. weszła w życie ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz. U. poz. 1086). Jest to tzw. Tarcza 4.0.

Ustawa ta wprowadziła m.in następujące zmiany dot. wszystkich pracodawców (bez dodatkowych warunków):

• „przywrócone” zostało prawo do dodatkowego zasiłku opiekuńczego ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej (czyli zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8), w przypadku zamknięcia/otwarcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola, szkoły lub innej placówki, do których uczęszcza dziecko, albo niemożności sprawowania opieki przez nianię lub dziennego opiekuna z powodu COVID-19  do dnia 28 czerwca 2020 r.,
• uregulowano zasady wykonywania pracy zdalnej,
• w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
• wprowadzono możliwość wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu danego stosunku prawnego. Zgodnie z jego treścią, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, strony umowy o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu m.in. stosunku pracy, na rzecz którego ustanowiono zakaz działalności konkurencyjnej, mogą ją wypowiedzieć z zachowaniem terminu 7 dni.

Od 22 czerwca 2020 r. inspektorzy pracy przystąpią do wykonywania powierzonych zadań w pełnym zakresie.

Działania kontrolno-nadzorcze prowadzone będą przy zastosowaniu procedur ograniczających ryzyko zakażenia koronawirusem. Taką decyzję podjął Główny Inspektor Pracy. Jak czytamy w komunikacie zamieszczonym na stronie internetowej www.pip.gov.pl: „Nowe zasady przeprowadzania kontroli zostały określone w wytycznych opracowanych przez Głównego Inspektora Pracy i Głównego Inspektora Sanitarnego. Dotyczą one w szczególności or-organizacji i funkcjonowania jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy w okresie stanu epidemii SARS-CoV-2 (…). W celu zapewnienia bezpieczeństwa pracy inspektorów pracy wyposaża się w odpowiednio dobrane środki ochrony indywidualnej. (…) Podczas prowadzenia czynności kontrolnych na terenie zakładu pracy Główny Inspektor Pracy zaleca korzystanie z wydzielonego pomieszczenia. Czynności kontrolne na terenie zakładu pracy powinny trwać możliwie jak najkrócej. (…)

Dokumenty udostępnione inspektorowi pracy przez pracodawcę do kontroli poza terenem zakładu zostaną poddane 24-godzinnej kwarantannie w szczelnie zamykanych pojemnikach. Dokumenty te, podobnie jak inna korespondencja, mogą zostać wyjęte i skierowane do użytku w danej jednostce organizacyjnej PIP dopiero po upływie 24 godzin od wpłynięcia. W czasie kontroli inspektor powinien respektować obowiązujące u pracodawcy ograniczenia i obowiązki związane z zapobieganiem rozprzestrzenianiu się SARS-CoV-2 (…)”

Z wyjaśnienia UODO opublikowanego na stronie internetowej www.uodo.gov.pl wynika, że przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy. Jest to zatem stanowisko analogiczne do zajmowanego przez ten Organ przed wejściem w życie RODO.

W wyjaśnieniu tym czytamy, „(…) dane biometryczne to dane szczególnej kategorii, które mają sensytywny charakter i podlegają nadzwyczajnej ochronie prawnej. Mogą one być przetwarzane tylko w wyjątkowych sytuacjach (art. 9 ust. 2 RODO) (…). Jeśli chodzi o sektor zatrudnienia, to przetwarzanie danych biometrycznych regulują przepisy prawa pracy. Nie dają one podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji czasu pracy. Zgodnie z art. 221b Kodeksu pracy szczególne kategorie danych, w tym dane biometryczne (art. 9 ust. 1 RODO), mogą być przetwarzane:

• za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy tych osób,
• wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Oznacza to, że istnieją dwie sytuacje, w których pracodawca może legalnie przetwarzać dane zaliczane do szczególnej kategorii (…).

Pracodawca zatem, wykorzystując dane biometryczne pracownika do rejestracji czasu pracy, naruszyłby zasady określone w RODO (art. 5 ust. 1). W szczególności przetwarzałby dane wbrew zasadzie legalności (lit. a), ograniczenia celu (lit. b) oraz minimalizacji danych (lit. c), ponieważ nie byłby w stanie wykazać, dlaczego i na jakiej podstawie prawnej przetwarza dane biometryczne pracowników do celów związanych z weryfikowaniem ich obecności w pracy”.

Tym samym, że rozważając wprowadzenie biometrii jako elementu systemu ewidencji czasu pracy należy zastanowić się nas możliwością zaprojektowania systemu w taki sposób, aby było możliwe wykazanie „zgody” udzielonej „z inicjatywy” pracowników korzystających z systemu.

Zgodnie z art. 98 tzw. Tarczy 2.0., nieodebranego pisma, którego termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w tych stanach oraz przed upływem 14 dni od dnia ich zniesienia (poza wyjątkami, które nie dotyczą stosunku pracy).

Dla pracodawców oznacza to istotne utrudnienia w skutecznym przekazywaniu oświadczeń woli w czasie pandemii, zwłaszcza gdy pracownik unika odbioru przesyłek, czyli podczas zwolnień.

Uwaga: Zanim wprowadzono ten przepis, wystarczyło, że pracodawca wysłał wypowiedzenie umowy o pracę pocztą za potwierdzeniem odbioru na ostatni przekazany przez pracownika adres zamieszkania. Nawet gdy przesyłki nie udało się prawidłowo doręczyć, za chwilę złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy uznawało się moment, w którym adresat miał możliwość zapoznania się z przesyłką (najpóźniej jest to ostatni możliwy dzień odbioru przesyłki wskazany na powtórnym awizo).

UODO udostępnił również swoje stanowisko w sprawie wykonywania testów na COVID-19. Wynika z niego, że Pracodawca może zlecać zatrudnionemu badanie na koranawirusa i zapoznawać się z jego wynikami, jeśli taką decyzję w jego przypadku wyda główny inspektor sanitarny (GIS).

Bez decyzji GIS firma może finansować badania zatrudnionym, którzy chcą się im poddać, ale nie ma prawa zapoznać się z ich wynikami. Jej korzyści są wówczas ograniczone.

Firmy mogą więc jedynie liczyć na to, że w razie pozytywnego wyniku testu pracownik otrzyma np. decyzję o izolacji/kwarantannie.

W stanowisku z dnia 05 maja 2020r.  (strona: uodo.gov.pl) prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uznał, że pracodawca może mierzyć temperaturę pracownikom lub zbierać oświadczenia o stanie ich zdrowia wyłącznie w przypadku, w którym główny inspektor sanitarny wydał decyzję nakładającą na niego taki obowiązek.

Prezes urzędu wskazał, że bez wątpienia dane dotyczące zdrowia pracowników stanowią szczególną kategorię informacji, która z zasady podlega ochronie. Zaznaczył jednak przy tym, że obowiązujące przepisy dotyczące danych osobowych, w tym RODO, nie zakazują ich pozyskiwania i przetwarzania. Co więcej, jest to możliwe ze względu na klauzulę interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego, a z taką sytuacją mamy do czynienia obecnie.

Nie ma jednak mowy o tym, by pracodawca z własnej inicjatywy podejmował decyzję o wprowadzeniu obowiązkowych pomiarów bądź składaniu oświadczeń. By wprowadzić środki tego typu, konieczna jest podstawa prawna. W tym zakresie UODO zaznaczył, że na podstawie ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374) głównemu inspektorowi sanitarnemu przyznano wiele uprawnień – w tym do wydawania decyzji nakładających obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych. Ta regulacja może stanowić podstawę prawną, potrzebną do przetwarzania przez pracodawców szczególnych danych.

Stanowisko to spotkało się z szeroką krytyką ze strony organizacji pracodawców a także prawników, jednak na chwilę obecną pozostaje oficjalnym stanowiskiem Urzędu.

W związku z ogłoszeniem stanu epidemii – zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Pracy – wprowadzone zostały nowe zasady funkcjonowania PIP. W myśl § 10 rozporządzenia Ministra zdrowia z 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, w okresie stanu epidemii wykonywanie zadań przez urząd administracji publicznej lub jednostkę organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym może podlegać ograniczeniom polegającym na wykonywaniu wyłącznie zadań niezbędnych do:

• zapewnienia pomocy obywatelom,
• określonych zadań przez ten urząd lub jednostki w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów.

Zgodnie z informacją GIP zamieszczoną na stronie internetowej urzędu w okresie stanu epidemii czynności kontrolne przeprowadzane przez inspektorów pracy powinny być ograniczone wyłącznie do:

• przypadków bezpośredniego zagrożenia życia i zdrowia pracowników,
• badania śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych wypadków przy pracy.

Ponadto w okresie epidemii zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają prawo uzyskiwać od PIP wszelkie informacje z zakresu prawnej ochrony pracy oraz bhp – zarówno w formie telefonicznej, jak i pisemnej.

• TS UE w wyroku z dnia 23 kwietnia 2020r. (sprawa C-507/18) uznał, że homofobiczne deklaracje stanowią dyskryminację w zatrudnieniu, ale pod warunkiem że istnieje faktyczny (a nie tylko hipotetyczny) związek między nimi a polityką rekrutacyjną pracodawcy. Istnienie takiego związku powinny oceniać sądy krajowe na podstawie okoliczności złożenia wspomnianych oświadczeń. W tym względzie istotne są m.in. status autora deklaracji oraz rola, w jakiej się wypowiadał. Powinny one wykazywać, że jest on (lub może być) postrzegany jako osoba mająca decydujący wpływ na politykę rekrutacyjną przedsiębiorstwa (nawet jeżeli nie jest prawnie umocowany do zatrudniania). Sądy krajowe powinny również uwzględnić charakter i treść deklaracji, a także kontekst, w którym zostały złożone, w szczególności ich publiczny lub prywatny charakter.

• W wyroku z dnia 12 września 2019r. (sygn.. akt III AUa 472/19) SA we Wrocławiu uznał, że w uzasadnionych przypadkach Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest uprawniony do zaliczenia kwot wypłaconych tytułem diet na poczet podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne. Sąd wskazał, że kluczowe znaczenie ma ocena, czy każdy z wyjazdów posiadał cechy podróży służbowej. Oparł się na standardach wskazanych w uchwale Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2012 r. (sygn. akt II PZP 3/11). Na ich podstawie wskazał, że nie może być mowy o podróży służbowej w momencie, w którym praca jest wykonywana na mocy porozumienia z pracodawcą. Co więcej, zakres obowiązków podczas podróży służbowych musi być odmienny od tych wykonywanych w ramach zwyczajowego świadczenia pracy. Sąd wskazał również, że ważna jest częstotliwość wyjazdów – w momencie, w którym jeden z ubezpieczonych odbył ich w ciągu roku 15, drugi zaś 22 (jak w rozważanej sprawie), trudno mówić o incydentalności, stanowiącej jedną z cech statuujących podróż służbową.

Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) opublikowała niedawno wytyczne 3/2019 dotyczące zasad postępowania z monitoringiem wizyjnym. Rzecz w tym, że w niektórych kwestiach polski organ nadzorczy (UODO) ma czasem wręcz odmienne zdanie. UODO zapewnia jednak, że tam, gdzie są rozbieżności, wskazówki rodzimego organu nadzorczego będą w najbliższym czasie aktualizowane – stanie się to po opublikowaniu oficjalnego tłumaczenia unijnego dokumentu.

Podstawowe  rozbieżności – wskazania EROD:

• kamerki samochodowe używane do celów służbowych nie mogą przetwarzać danych osobowych innych uczestników ruchu. Niedozwolone jest też rozpowszechnianie takich nagrań przez zwykłych kierowców. Kamerki nie powinny nagrywać obrazu w trybie ciągłym, a także ujmować osób postronnych znajdujących się na drodze i numerów rejestracyjnych innych pojazdów.

• EROD zwraca uwagę, że firmy wykorzystujące wideorejestratory powinny spełniać obowiązek informacyjny z art. 13 RODO.

• bardziej jaskrawa rozbieżność w stanowiskach unijnej rady i polskiego organu nadzorczego dotyczy atrap kamer. EROD uważa, że są dozwolone, bo jej zdaniem skoro nie ma nagrywania, to nie ma przetwarzania danych osobowych (a więc RODO nie obowiązuje). Tymczasem polski organ wręcz przeciwnie: kategorycznie uważa, że atrapy kamer są nie do przyjęcia.

• znaczne rozbieżności dotyczą dozwolonego czasu przechowywania nagrań. EROD uważa, że materiał z monitoringu wideo powinien być kasowany maksymalnie po kilku dniach, a dłuższe przechowywanie dozwolone jest tylko w przypadku, gdy istnieje ku temu uzasadnienie – i to na dodatek tylko wybranych zdarzeń, reszta materiału powinna być usunięta. Tymczasem polskie UODO jest bardziej liberalne – zasadniczo pozwalało na przechowanie całych nagrań nawet przez dłuższy czas (a ustawodawca polski w przypadku monitoringu pracowniczego zezwolił na przechowywanie materiału wideo nawet przez trzy miesiące).

W związku koniecznością zamknięcia niektórych zakładów pracy na mocy wprowadzanych przepisów w okresie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (epidemii) pojawiła się wątpliwość, czy pracownicy zatrudnieni przez takich pracodawców, którzy nie będą mogli wykonywać pracy, będą mieli prawo do wynagrodzenia na podstawie art. 81 kodeksu pracy (k.p.), czyli z tytułu gotowości do wykonywania obowiązków pracowniczych w tym okresie.  Za poglądem o prawie do wynagrodzenia na podstawie art. 81 kodeksu pracy (k.p.), czyli z tytułu gotowości do wykonywania obowiązków pracowniczych
w tym okresie, bardzo szybko opowiedziały się Państwowa Inspekcja Pracy oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

W zajętych stanowiskach czytamy odpowiednio:

• Stanowisko PIP z 12 marca 2020 r. („Praca zdalna – przeciwdziałanie COVID-19”):

„(…) Należy bowiem uznać, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę (podobnie jak odcięcie prądu w mieście w tym również w zakładzie pracy co uniemożliwia pracę, powódź która zalała zakład pracy itp.)”.

• Stanowisko MRPiPS z 15 marca 2020 r. („Pracownik i przedsiębiorca w obliczu koronawirusa – praktyczny poradnik”):

„(…) Należy bowiem uznać, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę”.

Na mocy art. 12e Ustawy z dnia 16 kwietnia 2020r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii:

1. Dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa
   i higieny pracy i służby w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:

1) pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;

2) pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;

3) pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1 i 2;

4) ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

2. W przypadku gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada w: 1) okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub 2)
   w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii – termin ten wydłuża się do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.

Uwaga dot. pktu 1 oraz 2:

Państwowa Inspekcja Pracy na stronie internetowej www.pip.gov.pl opublikowała komunikat dotyczący badań i szkoleń pracowników, w którym m.in. poinformowała:

„Stanowisko Głównego Inspektora Pracy z dnia 20 kwietnia 2020 r. w zakresie:

• utraty mocy Stanowiska GIP z dnia 1 kwietnia 2020 roku;
• wejścia w życie przepisów dotyczących profilaktycznych badań lekarskich pracowników i przeprowadzania szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 568) uprzejmie informuję, że utraciło moc stanowisko Głównego Inspektora Pracy z dnia 1 kwietnia 2020 r. (UNP:GIP-20-22686, GIP-GNN.50.2.2020.7).

W miejsce poprzednich propozycji należy stosować bezpośrednio następujące przepisy wspomnianej ustawy

Specustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (…) wprowadza zmiany m.in. w dotychczasowej ustawie dotyczącej przeciwdziałaniu skutkom koronawirusa. Jedna z nich dotyczy badań profilaktycznych pracowników. Zgodnie z art. 12a specustawy, w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, od dnia ogłoszenia danego stanu, zawiesza się m.in. obowiązek

• wykonywania przez pracowników badań okresowych (art. 229 § 2 K.p. zdanie pierwsze) oraz wydawania skierowań na te badania (art. 229 § 4a K.p. w zakresie badań okresowych),

Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii pracodawca i pracownik są obowiązani niezwłocznie podjąć wykonywanie zawieszonych obowiązków, o których mowa wyżej, i wykonać je w okresie nie dłuższym niż 60 dni od dnia odwołania danego stanu.

W przypadku braku dostępności do lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego, może je przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz, przy czym dokument taki zachowuje ważność jedynie czasowo, bowiem traci moc po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza należy włączyć do akt osobowych pracownika.

Uwaga: Orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po dniu 7 marca 2020 r., zachowują ważność, nie dłużej jednak niż do upływu 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

1. Dalsze ograniczenia w ruchu granicznym z Ukrainą
   

W nocy, z 06 na 07 kwietnia 2020 roku Ukraina wprowadza dalsze ograniczenia funkcjonowania przejść granicznych z Polską. Od godz. 23.00 nie będzie możliwy ruch pieszy i autobusowy. Dwa otwarte przejścia graniczne, tj. w Dorohusku i Korczowej będzie można przekraczać jedynie samochodem osobowym lub ciężarowym. Do odwołania zamknięte zostaje przejście graniczne Hrebenne-Rawa Ruska.

Obywatele ukraińscy, którzy nie dysponują własnym samochodem, będą mogli wrócić do kraju jedynie samolotem lub pociągiem. Każdy wjeżdżający na Ukrainę poddany będzie 14-dniowej kwarantannie.

2. Ułatwienia w mobilności dla obywateli Białorusi coraz bliżej – postępy w zawarciu umowy pomiędzy UE i Białorusią

Białoruski Parlament w pierwszych dniach kwietnia ratyfikował podpisaną już w styczniu umowę o Ułatwieniach wizowych zawartą pomiędzy Białorusią a UE. Przepisy porozumienia przewidują m.in.:

• wzajemne zmniejszenie opłat wizowych (z 60 do 35 euro),
• skrócenie okresu oczekiwania na decyzję wizową (z 30 do 10 dni)
• uproszczenie procedur,
• zwiększenie możliwości wydawania obywatelom Białorusi wiz długoterminowych.

Ustawa oczekuje jeszcze na ratyfikację przez Parlament Europejski. Początkowo, porozumienie miało zacząć obowiązywać z początkiem czerwca, jednak z uwagi na sytuację dotyczącą COVID-19.

3. Kontynuowanie prac nad Pakietem mobilności

Wbrew oczekiwaniom branży transportowej, z jednej strony szczególnie dotkniętej skutkami kryzysu, z drugiej odgrywającej szczególną rolę w zapewnieniu bieżących dostaw towarów, nie zdecydowano się na zawieszenie ani nawet odłożenie w czasie prac nad Pakietem mobilności.

Również apele ministrów odpowiedzialnych za kwestie transportu z ośmiu państw członkowskich UE do unijnych instytucji o wstrzymanie prac nad pakietem mobilności pozostały bez odzewu. Prace będą kontynuowane na najbliższych sesjach plenarnych Parlamentu Europejskiego.

4. Wytyczne KE dla pracowników przygranicznych i delegowanych
   

W związku z ograniczeniami w przemieszczaniu się i przekraczaniu granic wewnętrznych UE, KE opracowała krótki przewodnik dla pracowników, w którym przypomina podstawowe zasady obowiązujące na transgranicznym rynku pracy dla pracowników delegowanych oraz pracowników przygranicznych.

Pracownicy przygraniczni:

osoby pracujące w innym państwie niż państwo w którym zamieszkują i regularnie (codziennie, a przynajmniej raz w tygodniu) powracające do państwa zamieszkania

Sytuacja prawna osób, które w związku z epidemią „utknęły” po jednej ze stron granicy, w dalszym ciągu pozostaje regulowana przepisami państwa, w którym praca jest normalnie wykonywana. W związku z tym, wobec pracowników transgranicznych powinny być stosowane te same socjalne i podatkowe rozwiązania wprowadzone z uwagi na epidemię COVID-19, które poszczególne państwa wprowadzają na rzecz osób regularnie pracujących i zamieszkujących w tych państwach.

Telepraca pracowników przygranicznych z terytorium kraju zamieszkiwania

Pracownicy przygraniczni, którzy w związku z COVID-19, nie mogą dotrzeć do miejsc pracy, a wykonują pracę w formie telepracy z kraju pochodzenia/państwa trzeciego w dalszym ciągu pozostają objęci przepisami obowiązującymi w kraju w którym normalnie pracują oraz podlegają systemowi zabezpieczenia społecznego właściwemu dla tego państwa.

Pracownicy delegowani w celu świadczenia usług:

Pracownikom, którzy rozpoczęli delegowanie przed ograniczeniami związanymi z COVID-19 zaleca się kontynuowanie pracy na warunkach wskazanych w formularzu A1. Pracownicy, których warunki delegowania się zmieniają/dopiero mają rozpocząć delegowanie a także ich pracodawcy, powinni skontaktować się z instytucjami które poświadczyły formularze A1 i właściwymi instytucjami w krajach delegowania, by upewnić się, czy wyjazd i wykonywanie pracy na poprzednich warunkach będzie możliwe.

• W wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 11 września 2019 r. w sprawie DW przeciwko Nobel Plastiques Ibérica SA (sprawa nr C-397/18) czytamy,
  że pracodawca dokonując oceny pracownika, może zastosować kryteria wydajności pracy, wszechstronności na stanowiskach pracy i poziomu nieobecności. Jednak takie kryteria muszą być odpowiednio dostosowane do możliwości pracownika, w tym do stopnia jego niepełnosprawności. W przeciwnym wypadku będziemy mieli do czynienia z dyskryminacją. Jeżeli pracodawca chce zwolnić pracownika niepełnosprawnego ze względu np. na niską wydajność pracy, musi być w stanie wykazać, że wcześniej podjął odpowiednie kroki, aby dostosować stanowisko pracy do jego niepełnosprawności.

Wyrok Trybunału stanowi istotną wskazówkę dla pracodawców, którzy zatrudniają pracowników niepełnosprawnych oraz pracowników bez niepełnosprawności na takich samych stanowiskach pracy.

• W orzeczeniu z dnia 23 stycznia 2020r. (sygn. akt II PK 228/18) SN wskazał, że przepisy zakładowe nie mogą nakładać na pracownika obowiązków, które skutkują koniecznością podejmowania czynności związanych z obowiązkami służbowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Stan faktyczny sprawy był dość niezwykły, ponieważ – upraszczając – pracodawca oczekiwał od pracownika rozliczenia się z obowiązków (wykonania raportów) już po ustaniu zatrudnienia. Dodatkowo, Regulamin pracy przewidywał, ze pracownik jest zobowiązany do wykonywania określonych czynności również po ustaniu zatrudnienia, przez 30 dni.

Sąd Najwyższy uznał, że pracownik ma obowiązek po ustaniu stosunku pracy rozliczyć się ze środków finansowych, załatwić tzw. obiegówkę. Pracownik musi też troszczyć się o mienie pracodawcy, zgodnie z art. 100 kodeksu pracy, dbać o dobro zakładu pracy oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. – Pracownik nie ma jednak obowiązku wykonywania pracy po zakończeniu zatrudnienia.

Inną kwestią jest jednak odpowiedzialność pracownika za niewykonanie swoich obowiązków w trakcie zatrudnienia i tu mogą one przynieść pracodawcy obiektywne straty i problemy, powodujące wymierną szkodę. To jednak powinno być precyzyjnie ustalone zgodnie z przepisami prawa pracy.

• W orzeczeniu z dnia 20 lutego 2020r. (sygn. akt I PK 241/18) SN uznał, że umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy może zawierać warunek zawieszający, polegający na tym, że to pracodawca decyduje, czy po zakończeniu zatrudnienia zakaz będzie obowiązywał.

Zdaniem Sądu, zamieszczanie takich warunków – zawieszających i tzw. „potestatywnych”, czyli zależnych wyłącznie od woli jednej ze stron – jest dopuszczalne w umowach o zakazie konkurencji. Istotnym elementem, decydującym o ważności takiego warunku (i w praktyce całej umowy) jest za to kwestia terminu do złożenia oświadczenia przez pracodawcę, które miałoby uruchomić działanie zakazu konkurencji po zakończeniu zatrudnienia. Tu SN uznał, że termin został prawidłowo zakreślony: ustalono w umowie wyraźną granicę czasową na skuteczne złożenie takiego oświadczenia; był to ostatni dzień trwania umowy o pracę.

W stanowiskach z dnia 19 stycznia oraz 11 lutego 2020r. MRPiPS wyjaśniło, że:

a) sporządzony przez pracodawcę kwestionariusz osobowy dla pracownika stanowi część dokumentacji pracowniczej (wchodzi w skład części B akt osobowych pracownika) i jako taki powinien być przechowywany przez pracodawcę przez przewidziany przepisami prawa okres czasu  (tj. odpowiednio przez 50 lub 10 lat po ustaniu zatrudnienia pracownika). Natomiast usuwanie/zaczernianie danych zawartych w treści sporządzonego wcześniej kwestionariusza osobowego dla pracownika przed upływem wspomnianego wyżej okresu [uzupełnienie z 11 lutego – przyp. aut.] mogłoby zostać zakwalifikowane jako próba fałszowania tego dokumentu. W przypadku zmiany np. nazwiska pracownika w trakcie zatrudnienia pracownik powinien przekazać pracodawcy informację w tym zakresie, składając stosowne oświadczenie. Pracodawca może żądać udokumentowania danych w nim zawartych.

b) zgodnie z art. 113 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej prac W przypadku, gdy stosunek pracy ukaranego karą porządkową pracownika uległ rozwiązaniu przed upływem roku nienagannej pracy i pracownik nie wykonuje już pracy u tego pracodawcy nie ma obiektywnie sensu stricto możliwości zrealizowania ww. przesłanki. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby – zwłaszcza w takiej sytuacji – pracodawca z własnej inicjatywy uznał wymierzoną pracownikowi karę za niebyłą i usunął z akt osobowych pracownika zawiadomienie o ukaraniu, np. po upływie roku od ukarania (por. art. 113 § 1 zd. 2 k.p.).

W stanowisku z dnia 31 stycznia 2020r. MRPiPS wyjaśniło m.in., że:

a) zwolnienie ma charakter celowy – ma umożliwić oddanie krwi przez pracownika,
b) czas zwolnienia oznacza stacja krwiodawstwa w zaświadczeniu, które jest wiążące dla pracodawcy,
c) zwolnienie nie przysługuje, gdy pracownik oddaje krew w dniu harmonogramowo wolnym, wolnym z innego tytułu czy będąc na urlopie wypoczynkowym – wtedy pracodawca nie ma żadnych obowiązków związanych z oddaniem krwi,
d) pracodawca nie może ograniczać częstotliwości czy wręcz samej możliwości oddawania krwi,
e) pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o planowanym oddaniu krwi, gdyż z przepisów o usprawiedliwianiu nieobecności wynika, że pracownik powinien uprzedzić o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

W stanowisku z dnia 13 lutego 2020r. (NCK-WWKS/324/42-pr/MR/20) Narodowe Centrum Krwi doprecyzowało, że „czas, na który pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy, określany jest przez stację krwiodawstwa w wydanym przez nią zaświadczeniu. Jednakże należy mieć na uwadze fakt, że zaświadczenie może dotyczyć tylko dnia, w którym Honorowy Dawca oddaje krew, tj. cały dzień kalendarzowy (do godziny 24:00). Dopiero po tej godzinie, a zatem następnego dnia kalendarzowego, pracodawca może polecić pracownikowi pracę (od godz. 00:00)”.

Ta interpretacja wyjaśnia problem pracy zmianowej: w praktyce najwięcej wątpliwości budzi bowiem oddawanie krwi przez pracowników zmianowych, gdy samo oddanie krwi następuje nie w trakcie zmiany roboczej, a przed jej rozpoczęciem. Wtedy pojawia się bowiem wątpliwość praktyczna, czy pracownik powinien przyjść do pracy na drugą lub trzecią zmianę.

W stanowisku z dnia 19 grudnia 2019r. UODO wyjaśnił, że  „pracodawca nie ma podstaw do tego, aby przechowywać w aktach osobowych pracownika oraz w ewidencji czasu pracy dokumentów związanych ze zwolnieniem od pracy pracownika. Dokumenty te powinny być okazywane do wglądu służbom kadrowym w celach związanych z ewidencją czasu pracy, w której będą informacje o rodzaju zwolnienia (np. zwolnienie w związku z oddawaniem krwi) oraz wymiarze tego zwolnienia (np. 1 dzień)”.

GIP wydał w dniu 16 marca 2020r. wytyczne (UNP:GIP-20-19263 GIP-GNN.50.2.2020.1),
z których wynika,, że do czasu odwołania zagrożenia epidemicznego z powodu wirusa SARS-CoV-2 zawieszony jest obowiązek przeprowadzania okresowych badań lekarskich pracowników przy jednoczesnym zachowaniu obowiązku wystawienia skierowania na takie badania w terminach wynikających z orzeczeń lekarskich.

Terminowe wystawienie skierowania będzie potwierdzeniem gotowości pracodawcy do wypełnienia obowiązku określonego w art. 22.9 kodeksu pracy. Pracownicy będą się jednak mogli udać na to badanie dopiero po odwołaniu zagrożenia epidemicznego.

Podobne wytyczne dotyczą szkoleń okresowych BHP pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, które zdaniem GIP mogłyby zostać przeprowadzone w formie samokształcenia online. Zdaniem głównego inspektora pracy w razie potrzeby przeprowadzenie egzaminu sprawdzającego wiedzę pracownika mogłoby nastąpić po zakończeniu okresu zagrożenia koronawirusem.

Nasze uwagi do w/w wytycznych są następujące:

• zawieszenie obowiązku przeprowadzania badań dotyczy tylko badań okresowych. Jeśli zatem chcecie Państwo zatrudnić nowych pracowników, to oni muszą mieć wykonane badania wstępne. Brak badań wstępnych i dopuszczenie do pracy pracownika bez tych badań będzie więc przez PIP sankcjonowany na dotychczasowych zasadach. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku badań kontrolnych.
• pracodawcy powinni podejść do komunikatu GIP z dużą dozą ostrożności. Szczególne niebezpieczeństwo dla pracodawców może się bowiem wiązać z zaistnieniem wypadku przy pracy, gdy ulegnie mu pracownik bez ważnych badań lekarskich. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku wykonywania badań profilaktycznych jest bowiem bardzo często – jak wskazuje w tym przedmiocie bogate orzecznictwo Sądu Najwyższego – podstawą żądania uzupełniających roszczeń cywilnych. Brak tych badań albo wykonanie ich po terminie sądy często wiążą z zaistniałym wypadkiem przy pracy. Tym samym nie można wykluczyć sytuacji, że w przypadku wystąpienia wypadku przy pracy, brak badań lekarskich będzie stanowić podstawę odpowiedzialności uzupełniającej pracodawcy z tytułu wypadku przy pracy.

Apele przedsiębiorców i środowisk zajmujących się wsparciem cudzoziemców nie pozostały bez odzewu – ostateczna (na dzień 26 marca) wersja rządowego projektu „pakietu antykryzysowego” porusza zarówno kwestie dotyczące przedłużenia legalności pobytu jak i pracy obcokrajowców w Polsce.

Poniżej podsumowujemy założenia projektu.

1. Zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu pracy ulegną przedłużeniu!

W praktyce, możliwość wykonywania pracy na podstawie oświadczeń o powierzeniu pracy, zezwoleń na pracę i zezwoleń na pracę sezonową zostanie przedłużona z mocy prawa do upływu trzydziestego dnia następującego po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Dzięki temu rozwiązaniu, pracownicy z zagranicy mogą kontynuować pracę w Polsce na podstawie posiadanych dokumentów, nawet po upływie terminów, na które wydane były dokumenty.

2. Wizy krajowe i zezwolenia na pobyt czasowy przedłużone z mocy prawa!

Wizy krajowe i zezwolenia na pobyt czasowy, których okres ważności kończy się w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii zostaną przedłużone do trzydziestego dnia następującego po odwołaniu ostatniego z ww. stanów. Dla cudzoziemców przebywających na ww. podstawach oznacza to, że będą mogli przebywać w Polsce na podstawie posiadanych dokumentów przez cały okres obowiązywania stanów związanych z COVID-19. Potem, będą mieli  trzydzieści dni na opuszczenie Polski lub np. złożenie wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy w RP.

Co istotne, rozwiązanie to dotyczy  osób przebywających w RP na podstawie wiz krajowych (na naklejce wizowej oznaczone w punkcie „rodzaj” wizy literą „D”), których przedłużanie jest regulowane polskimi przepisami. Tryb przedłużania wiz Schengen (rodzaj: „C”) regulują przepisy unijne i w cel przedłużenia ich obowiązywania należy podjąć działania o których piszemy poniżej.

3. Pobyt cudzoziemca nie zawsze przedłuży się sam!

Najpopularniejszą dotychczas formą przedłużenia legalności pobytu cudzoziemca w RP było złożenie przez niego, najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu wniosku o udzielenie stosownego zezwolenia pobytowego.

W przypadku osób przebywających w RP na innej niż wizy krajowe i zezwolenia na pobyt czasowy podstawie, faktycznie przedłużeniu uległy terminy na złożenie poszczególnych wniosków. Przepis odnosi się do szerokiej kategorii osób uprawnionych do złożenia w Polsce wniosków o udzielenie im zezwoleń na pobyt czasowy (i pracę), zezwoleń na pobyt stały czy zezwoleń na pobyt rezydenta długoterminowego UE, przebywających w RP w ramach ruchu bezwizowego, wiz Schengen a także osób, które z różnych przyczyn (np. po zmianie pracodawcy) powinny złożyć wnioski o udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę na nowych warunkach.

Dla zalegalizowania pobytu w Polsce i tak będzie trzeba złożyć stosowny wniosek, ale w późniejszym terminie – już po zakończeniu stanu epidemii (najpóźniej w trzydziestym dniu po ustaniu tych stanów). Ułatwienie polega na tym, że cudzoziemcy, będą mogli dopełnić formalności później.

4. Osoby, zobowiązane do wyjazdu z Polski

Cudzoziemcy, którym odmówiono wydania przedłużenia wizy lub zezwolenia pobytowego, których termin wyjazdu upływa w okresie epidemii/stanu zagrożenia epidemicznego zostali uwzględnieni w pakiecie.

W ich przypadku, termin dobrowolnego opuszczenia Polski (co do zasady trzydziestodniowy) ulega przedłużeniu do upływu trzydziestego dnia następującego po odwołaniu ostatniego ze stanów. To samo dotyczy cudzoziemców, którym wydano decyzje o zobowiązaniu do powrotu. W razie niemożności opuszczenia Polski we wskazanym w decyzji terminie przypadającym w czasie epidemii, również ich możliwość legalnego pobytu w Polsce się przedłuży.

5. Koronawirus nie przynosi abolicji!

Rozwiązania przewidziane w Pakiecie antykryzysowaym stosuje się tylko do osób przebywających w RP legalnie na dzień wprowadzenia w RP obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, których prawo pobytu w Polsce wygasa w tym okresie.

Przepisy wskazane w projekcie, jedynie przedłużają ważność posiadanych dokumentów pobytowych, lub możliwość podjęcia działań legalizujących pobyt. W tym kontekście sytuacja osób przebywających w Polsce nielegalnie nie ulegnie zmianie. W dalszym ciągu będą one musiały liczyć się z koniecznością poniesienia konsekwencji naruszenia zasad pobytu w RP, tyle że już po zakończeniu stanów związanych z epidemią.

6. Czy Straż Graniczna „przymknie oko”?

Dość często pojawiały się sugestie, że w związku z zaistniałą sytuacją, Straż Graniczna powinna liberalnie podchodzić do kwestii związanych z kontrolą legalności pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce.

W naszej ocenie, pytanie powinno brzmieć raczej: czy Straż Graniczna może  „przymknąć oko”?  Niestety, nie na gruncie obowiązujących przepisów, do których nie odnosi się Tarcza Antykryzysowa. W ustawie o Cudzoziemcach wprost wskazano sytuacje, w których Straż Graniczna zobligowana jest  do wydania decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu (czyli nakazania mu opuszczenia terytorium RP w określonym w decyzji terminie) i orzeczenia wobec niego zakazu ponownego wjazdu na terytorium Polski i innych państw Schengen. Taka sytuacja ma miejsce przede wszystkim, gdy stwierdzony zostanie nielegalny pobyt w Polsce.

Pakiet antykryzysowy przewiduje jedynie, iż termin dobrowolnego powrotu, który z reguły wyznacza w takiej sytuacji Straż Graniczna, zostanie przedłużony do czasu ustania stanów związanych z Covid-19. Tym samym, umożliwi cudzoziemcom legalny pobyt w Polsce do czasu ponownego otwarcia granic.

• TSUE uznał, że zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia jest równoznaczne ze zwolnieniem go z zakazu konkurencji wynikającego z obowiązku lojalności wobec pracodawcy. W konsekwencji już w okresie wypowiedzenia pracownik może podejmować zatrudnienie u konkurencji, pomimo formalnego obowiązywania dotychczasowej umowy o pracę (sprawa CAL-2018-00249).
Ten wyrok jest intrygujący, zważywszy na analogiczny przepis art. 36.2 polskiego kodeksu pracy, który również przewiduje możliwość zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.

• W wyroku UE z 22 stycznia 2020 r. (sprawa C 177/18) TSEU uznał, że prawo do świadczenia (odprawy) na zakończenie zatrudnienia może być uzależnione od wystąpienia szczególnych, obiektywnych powodów zwolnienia. Brak odprawy w przypadku upływu czasu, na jaki zawarto umowę terminową, nie oznacza, że zatrudnieni na takiej podstawie są dyskryminowani. Celem odprawy jest bowiem zrekompensowanie nieprzewidzianego rozwiązania umowy (niespełnienia uzasadnionych oczekiwań pracownika w zakresie stabilności zatrudnienia), co zazwyczaj ma miejsce w przypadku rozwiązania umowy na czas nieokreślony.

• W wyroku z dnia 05 września 2019r. (sygn. akt III PK 96/18) SN uznał, że pracodawca może udzielić zwolnionemu pracownikowi urlopu wypoczynkowego, choć wcześniej zwolnił go ze świadczenia pracy. Nie musi w tym celu wycofywać wcześniejszego oświadczenia. Co prawda nie można jednocześnie korzystać z urlopu wypoczynkowego i zwolnienia ze świadczenia pracy, to jednak udzielenie urlopu może być kwalifikowane jako jednoczesne przerwanie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Jeśli pracodawca w ramach uprawnień kierowniczych ma prawo zobowiązać zatrudnionego do świadczenia pracy, to tym bardziej może udzielić mu urlopu w ramach art. 1671 k.p. Zaakcentowanie jednej sytuacji (udzielonego urlopu) niejako automatycznie sprawia, że nieaktualna pozostaje druga (zwolnienie ze świadczenia pracy).

• W wyroku z dnia 9 października 2019 r. Sąd Apelacyjny we Wrocławiu (sygn. akt III AUa 932/19) uznał, że o pozorności umowy o pracę nie może świadczyć wysokość wynagrodzenia ani choroba tuż po zatrudnieniu. O tym, czy strony istotnie nawiązały stosunek pracy, decyduje faktyczne i rzeczywiste realizowanie elementów charakterystycznych dla stosunku pracy.

Choć pracownicy często zmieniają dziś pracę, to jednak ich firmowe adresy e-mail mają niekiedy „własne życie” i funkcjonują w systemach firmowych na długo po tym, jak o ich właścicielu wiele osób zdążyło już zapomnieć. Taki właśnie przypadek stał się przedmiotem analizy UODO. Na swej stronie internetowej Urząd opublikował komunikat w sprawie używania imiennego adresu e-mail byłego pracownika. W stanowisku tym czytamy m.in.: „Jeśli pracodawca nadal posiada aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, który był przypisany do niego w trakcie pełnienia obowiązków, to pozostaje nadal administratorem tych danych (…).Jeśli komunikat obejmuje informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to w ocenie Prezesa UODO tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych (…). Dane byłego pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów”.

Powoli zdążyliśmy się już przyzwyczaić, że w Regulaminach pracy znalazły się obszerne fragmenty dotyczące monitoringu CCTV (kamery przemysłowe), monitoringu poczty elektronicznej lub ruchu sieciowego. Jak dotąd elektroniczna rejestracja czasu pracy nie była zwykle w ten sposób traktowana, choć powszechność takich systemów regularnie rośnie. Tymczasem, najnowsze stanowisko UODO zdaje się dorzucać do już sporej listy kolejną formę monitoringu, którą w niektórych sytuacjach może być właśnie system rejestracji czasu pracy. W stanowisku z dnia 19 grudnia 2019r. UODO uznał, że inną formą monitoringu, o której czytamy w art. 22.3 par. 4 Kodeksu pracy, może być system do elektronicznej rejestracji czasu pracy (RCP), na podstawie którego śledzić można nie tylko godziny wejścia i wyjścia z firmy, lecz także przerwy na papierosa, na lunch i wyjścia prywatne. „Innym rodzajem monitoringu” może być także system kontroli dostępu do pomieszczeń biurowych, który nie służy do ewidencjonowania czasu pracy, jeśli odnotowuje w sposób ciągły, jak pracownicy poruszają się po terenie zakładu pracy.

W praktyce oznacza to obowiązek wprowadzenia takiej formy monitoringu do regulaminu pracy, poinformowania o tym pracowników i dopisania kolejnej formy monitoringu w treści zbieranych od pracowników oświadczeń dotyczących spełnienia obowiązku powiadomienia zatrudnionych o wprowadzeniu takiej formy nadzoru. Tymczasem w wielu regulaminach pracy kontrola dostępu do biura nie jest ujęta jako inny rodzaj monitoringu. Będzie to więc wymagało ponownych zmian w regulaminach pracy.

Każdy kto kiedykolwiek miał do czynienia z przygotowaniem wypowiedzenia umowy o pracę na pewno pamięta, że zwykle na samym końcu dokumentu widnieje pouczenie pracownika o prawie wniesienia odwołania do sądu pracy. Ten „sąd pracy” wskazany jest niekiedy z pełnej nazwy i adresu. Zwykle nie ma z tym problemu, kiedy chodzi o sąd w miejscu głównej siedziby firmy. Jak jednak znaleźć i prawidłowo wskazać taki sąd w przypadku oddziału lub jednostki?

Ostatnio problemem tym zajęło się Ministerstwo, publikując 20 stycznia 2020r interesujące stanowisko. MRPiPS wyjaśniło w nim, że „zgodnie z art. 30 par. 5 Kodeksu pracy w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie obligują natomiast pracodawcy do wskazywania w treści wspomnianego pouczenia konkretnego właściwego sądu pracy wraz z jego adresem. Także przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 ze zm.), obowiązującego od dnia 1 stycznia 2019 r., nie zawierają regulacji, które (tak jak miało to miejsce np. w treści załącznika nr 3 do obowiązującego do końca 2018 r. rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika) przewidywałyby obowiązek wskazywania w pouczeniu zamieszczanym w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę konkretnego właściwego sądu pracy, do którego pracownik może wnieść odwołanie”.

Dodatkowo MRPiPS wyjaśniło, że „stosownie do art. 461 par. 1 Kodeksu postępowania cywilnego, powództwo w sprawie z zakresu prawa pracy (w tym odwołanie od wypowiedzenia) można wytoczyć/wnieść bądź przed sąd ogólnie właściwy dla pozwanego, bądź przed sąd, w którego obszarze właściwości praca jest, była lub miała być wykonywana (tzw. właściwość przemienna)”. Oznacza to, że można zaprzestać takiej praktyki i zmienić stosowane wzory, zostawiając jedynie ogólne stwierdzenie o możliwości odwołania do sądu pracy, czyli bez wskazania wydziału sądu, jego numeru i adresu. Na marginesie, powyższe stanowisko wskazuje, że należy postępować analogicznie jak w przypadku świadectw pracy, w których po zmianach obowiązujących od 7 września 2019 r. również nie musi być ww. danych

W dniu 21.03.2020 ogłoszony został projekt zmian w specustawie dotyczącej zapobieganiu, przeciwdziałaniu i zwalczaniu COVID-19. Na chwile obecną są to propozycje, a nie ostateczny kształt przepisów, które mogą się różnić od przyjętych założeń. Niemniej jednak, aby przygotować się na możliwe rozwiązania, poniżej przedstawiam krótkie podsumowanie założeń ustawy, kluczowych z punktów widzenia większości przedsiębiorców:

1) Proponowane formy pomocy

W ramach proponowanych rozwiązań antykryzysowych w zakresie prawa pracy (kodeks pracy), projektowane zmiany to m.in.:

a) zawieszenie na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, począwszy od dnia ogłoszenia danego stanu, wykonywania obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów:

i.        art. 229 § 2 zdanie pierwsze kodeksu pracy (badania okresowe),

ii.        art. 229 § 4-5 kodeks pracy (przeprowadzanie wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, w tym dla pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających).

b) wprowadzenie rozwiązania, że u pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i który nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca III kwartału 2019 r. (z pewnymi wyjątkami), możliwe będzie:

i.        ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku, o którym mowa w art. 132 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, do nie mniej niż 8 godzin, i nieprzerwanego odpoczynku, o którym mowa w art. 133 § 1 tej ustawy, do nie mniej niż 32 godzin, obejmujących co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Pracownikowi przysługiwać ma równoważny okres odpoczynku w wymiarze różnicy między 11 godzinami a liczbą godzin krótszego wykorzystanego przez pracownika okresu odpoczynku; równoważnego okresu odpoczynku pracodawca udzielać ma pracownikowi w okresie nie dłuższym niż 8 tygodni;

ii.        zawarcie porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy;

iii.        zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu.

c) możliwość wystąpienia przez przedsiębiorców z wnioskiem o przyznanie świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w postaci dofinansowania wynagrodzenia pracowników objętych przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy, w następstwie wystąpienia COVID-19 oraz środków na opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należnych od pracodawcy od tych świadczeń.

2) Warunki jakie musiałby spełnić przedsiębiorca

Ubiegając się od dofinansowanie, przedsiębiorca musiałby spełnić następujące warunki:

·      brak zaległości w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz lub Fundusz Pracy do końca III kwartału 2019 r. oraz

·      brak przesłanek do ogłoszenia upadłości.

3) Okres pomocy

Świadczenia te przysługiwać mają przez łączny okres 3 miesięcy przypadających po dacie podpisania z pracodawcą stosownej umowy.

4) Kiedy przysługiwałaby pomoc

Planowane dofinansowania byłyby przyznawane w dwóch scenariuszach:

a) Scenariusz I – Przestój ekonomiczny lub obniżony wymiar czasu pracy

Świadczenia w tym przypadku miałyby być wypłacane w okresach przestoju ekonomicznego (czyli okresu niewykonywania pracy przez pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika pozostającego w gotowości do pracy) lub obniżonego wymiaru czasu pracy (czyli obniżonego przez przedsiębiorcę wymiaru czasu pracy pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika, jednak nie więcej niż do połowy wymiaru czasu pracy). Pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym pracodawca wypłacałby wynagrodzenie obniżone nie więcej niż o 50%, ale nie niższe jednak niż w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy. Wynagrodzenie to byłoby dofinansowywane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, do wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

b) Scenariusz II – Spadek obrotów

Z kolei przedsiębiorca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 mógłby ograniczyć wymiar czasu pracy o 20 %, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalone na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przez spadek obrotów gospodarczych rozumie się spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym:

·      nie mniej niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie, w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego,

·      nie mniej niż 25% obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie, w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego.

Projekt zakłada, że wynagrodzenie pracowników u przedsiębiorcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, jest dofinansowywane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych do wysokości 50% tego wynagrodzenia, jednak nie więcej niż 40% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

5) Wprowadzenie zmian dla pracowników

Warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy pracodawca miałby ustalać z przedstawicielami pracowników (związki zawodowe lub przedstawiciele ku temu wybrani, w razie braku związków).

Projekt zakłada, że przy ustalaniu warunków i trybu wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy nie stosuje się art. 42 § 1-3 Kodeksu pracy (czyli warunków stosowania tzw. wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy).

6) Rozpatrywanie wniosków

Wnioski maja być rozpatrywane według kolejności ich wpływu, do wyczerpania środków.

7) Pomoc od Starostów

Dodatkowe programy pomocowe mogą być uruchamiane przez Starostów dla przedsiębiorców odnotowujących spadek obrotów gospodarczych rozumianych jako zmniejszenie sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym obliczone jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o przyznanie dofinansowania, w porównaniu do łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego. Wysokość pomocy wahać się ma w zależności od poziomu spadku obrotów gospodarczych o 30%, 50% i 80%.

Podsumowujemy bieżące informacje dotyczące mobilności i transgranicznego rynku pracy w związku z COVID-19.

1. Zamknięcie granic zewnętrznych Unii Europejskiej

Państwa członkowskie zamykają granice zewnętrzne UE. Szefowie rządów państw unijnych poparli rekomendacje Komisji Europejskiej i zdecydowali o zapewnieniu ograniczenia wjazdu na teren UE obywateli państw trzecich. Ograniczenia obowiązywać będą co najmniej przez najbliższych 30 dni.

W dalszym ciągu obowiązują także ograniczenia w przekraczaniu granic wewnętrznych UE wprowadzone przez poszczególne państwa członkowskie.

2. Umożliwienie tranzytów w przepływie osób i towarów

Na szczeblu unijnym zapadły również decyzje o odjęciu działań mających usprawnić wewnątrzwspólnotowy transport towarów, w związku z tym, iż na zamkniętych granicach zaczęły tworzyć się kolejki samochodów transportowych.  Przypominamy, że kierowcy pojazdów służących do przewozu osób lub towarów są wpuszczani do Polski, bez konieczności odbycia kwarantanny, o ile nie mają objawów wskazujących na zarażenie COVID-19. Komisja Europejska postuluje także działania, które mają ułatwić przejazdy przez terytorium państw członkowskich wracającym do swoich państw obywatelom UE.

3. Zmiana organizacji pracy urzędów obsługujących cudzoziemców i pracodawców
   

Urzędy związane z legalizacją pobytu i pracy w zdecydowanej większości czasowo wstrzymały możliwość stawiennictwa w urzędzie i osobistego kontaktu z urzędnikami. W zależności od urzędu, większość spraw załatwić można elektronicznie, za pośrednictwem poczty lub nawet telefonicznie.  W dalszym ciągu można składać wnioski i dokumenty związane z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców, należy to jednak robić w jednej z ww. form.

Szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych urzędów i sposobów ich funkcjonowania dostępne są na ich stronach internetowych.

4. Terminy dotyczące legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców
   

Na chwilę obecną brak jest jednoznacznych i oficjalnych informacji ze strony polskich instytucji w zakresie ewentualnego centralnego wstrzymania biegu terminów związanych z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców zwłaszcza w kontekście automatycznego przedłużenia wiz/kart pobytu/pobytów w ramach ruchu bezwizowego.  Na dniach powinny pojawić się jakieś oficjalne wytyczne, natomiast na chwilę obecną zdecydowanie zalecamy podejmowanie i kontynuowanie bieżących działań związanych z zapewnieniem pracownikom z zagranicy legalnego pobytu i pracy, w szczególności wysyłanie za pośrednictwem poczty wszelkich wniosków o udzielenie zezwoleń na pobyt czasowy (i pracę), zezwoleń na pracę

Pojawiają się głosy, iż z uwagi na niestandardową sytuację, służby kontrolne będą liberalnie traktować naruszenia, natomiast dotyczą one głównie podejścia wobec cudzoziemców, którzy z różnych przyczyn utknęli w Polsce.

5. Sytuacja we Francji – przymusowa kwarantanna i zamknięcie przedsiębiorstw

Władze Francuskie wprowadziły obowiązkową kwarantannę dla wszystkich obywateli. Wyjście z domu możliwe jest tylko we wskazanych, uzasadnionych okolicznościach, m.in. w celu wykonywania pracy, której nie można wykonywać zdalnie, robienia zakupów w sklepach spożywczych i aptekach, załatwiania spraw dot. kwestii zdrowotnych lub samodzielnego uprawiania aktywności fizycznej, czy wyprowadzania czworonogów.

Opuszczając mieszkanie, należy posiadać ze sobą specjalne zaświadczenia (podpisane przez samego wychodzącego, np. pracownika i jego pracodawcę/pracodawcę użytkownika) potwierdzające wyjście w związku z ww. wykonywaniem pracy lub inne dokumenty, uzasadniające cel wyjścia.

Ponadto, zamknięta została większość przedsiębiorstw. Na chwilę obecną, umożliwiono działanie podmiotom z określonych branż, w tym w szczególności: branży spożywczej, automotive, sklepom wielkopowierzchniowym,  agencjom pracy tymczasowej, pralniom, hotelom.

6. Sytuacja na świecie

Większość państw wprowadziła zakazy wjazdu na ich terytorium przez obywateli państw UE. Posiadacze unijnych paszportów nie wjadą m.in. do: Stanów Zjednoczonych, Indii, Rosji, na Ukrainę. Część państw wprowadza również ograniczenia dotyczące możliwości migracji ich własnych obywateli, w tym opuszczania przez nich kraju.

Sytuacja zmienia się dynamicznie, w związku z czym, w razie konieczności przekroczenia granic, należy na bieżąco weryfikować sytuację prawną. Z uwagi na ograniczenia w ruchu lotniczym, większość wyjazdów i tak może okazać się niemożliwa.

Co to jest przeniesienie wewnątrz przedsiębiorstwa (ICT, intra-company transfer)?

Konstrukcja jest złożona, posłużmy się więc przykładami.

Australijskie przedsiębiorstwo deleguje do spółki – córki w Niemczech jednego z dyrektorów (obywatela Australii). Bezpośrednio po tym okresie ma on przenieść się do Polski, gdzie ma kierować rozwojem nowopowstałej, siostrzanej w stosunku do australijskiego pracodawcy spółki.

Spółka z siedzibą w Stanach Zjednoczonych wdraża nowe rozwiązania produkcyjne. Mają byś stosowane w zakładach należących do podmiotów wchodzących w skład tej samej grupy kapitałowej znajdujących się w Polsce, Francji i na Węgrzech. W tym celu, wysyła do Polski swoich pracowników: inżynierów, specjalistów od tego typu technologii, którzy mają wdrożyć proces w Polsce, m.in. poprzez przeszkolenie personel polskiego zakładu.  

ICT ma na celu usprawnienie procesów legalizacji pobytu i pracy w Polsce pracowników-obywateli państw trzecich, posiadających szczególnie cenne dla organizacji umiejętności i kwalifikacje, będących obywatelami państw trzecich i zapewnić im możliwość łatwiejszego przenoszenia się w ramach przedsiębiorstwa do innych podmiotów będących elementami tej samej grupy kapitałowej w ramach UE.

Co oznacza przeniesienie wewnątrz przedsiębiorstwa?

Przedsiębiorstwo spoza Unii Europejskiej (jednostka macierzysta) może czasowo oddelegować do pracy w przedsiębiorstwie powiązanym mającym siedzibę w jednym z państw członkowskich (jednostka przyjmująca), swojego pracownika nie-obywatela UE. Dotyczy to wyłącznie specjalistów, osób pracujących na stanowiskach kierowniczych i stażystów.

Jakie firmy mogą korzystać z ICT?

Jednostka przyjmująca musi należeć z pracodawcą macierzystym do tej samej grupy przedsiębiorstw i/lub być oddziałem lub przedstawicielstwem pracodawcy macierzystego. Za podmioty należące do tej samej grupy przedsiębiorstw uznaje się m.in. spółki powiązane ze sobą w charakterze spółki dominującej i spółki zależnej w rozumieniu kodeksu spółek handlowych, bądź zależne od siebie w rozumieniu przepisów szczególnych.

• posiada adekwatne do wykonywanych obowiązków doświadczenie zawodowe, lub dyplomu ukończenia studiów wyższych (w przypadku stażysty),
• posiada formalnych kwalifikacji do wykonywania danej pracy ( o ile są wymagane),
• zatrudniony jest w jednostce macierzystej przez min. 12 miesięcy (pracownik) lub 6 miesięcy (stażysta),
• posiada możliwości powrotu do pracy w jednostce macierzystej.

Kto dopełnia formalności?

Z wnioskiem o udzielenie zezwolenia występuje jednostka przyjmująca – polski podmiot. To on jest także stroną postępowania. W tym zakresie, ICT zbliżone jest bardziej do zezwolenia na pracę, niż klasycznych zezwoleń pobytowych. Zezwolenie typu ICT stanowi podstawę pobytu i pracy w Polsce. Będzie ono jednak w większości przypadków wymagało równocześnie uzyskania przez samego cudzoziemca dokumentu, który umożliwi cudzoziemcowi wjazd do Polski – wizy. Po przybyciu do Polski, możliwe będzie uzyskanie na  podstawie zezwolenia karty pobytu.

Przewidziano także szczególne wymagania wobec formy i treści umowy/dokumentu na podstawie którego cudzoziemiec ma w Polsce wykonywać pracę.

Czy można wystąpić z wnioskiem o udzielenie zezwolenia ICT w innym państwie UE?

Co da zasady TAK. Należy jednak pamiętać, że będzie to zezwolenie wydane przez władze tego państwa na pracę na terenie tego państwa.  Na jego podstawie, po spełnieniu dodatkowych obowiązków będzie możliwe przeniesienie pracownika do jednostki w RP. W sytuacji, w której Polska będzie głównym lub pierwszym krajem pobytu cudzoziemca, należy złożyć wniosek o wydanie zezwolenia w Polsce.

ICT wprowadzone zostało przepisami dyrektywy, którą każde z państw członkowskich powinno było transponować do swojego porządku prawnego. W związku z tym, należy mieć na uwadze, że poszczególne państwa mogły w tym zakresie wprowadzić własne, inne niż polskie rozwiązania.

Czy ICT jest popularne w Polsce?

Niestety, ogólnodostępne statystyki publikowane przez Urząd ds. Cudzoziemców, dotyczące zezwoleń pobytowych, nie wyróżniają rodzajów poszczególnych zezwoleń. Z uwagi jednak na złożoność procedur, ograniczony dostęp do informacji o nich  i stosunkowo długi okres rozpatrzenia wniosku o jego udzielenie (zgodnie z przepisami 90 dni), podmioty bardzo często nie biorą pod uwagę tej formy jako możliwości legalizacji pobytu i pracy, ograniczając się do klasycznych zezwoleń na pracę, których wydanie możliwe  bywa nawet w miesiąc.

Zgodnie z decyzją polskiego Rządu, od niedzieli 15 marca Polska zamknęła na 10 dni granice kraju dla cudzoziemców. Wszyscy polscy obywatele znajdujący się poza granicami – mogą wracać do Polski; będą jednak poddani obowiązkowej 14-dniowej kwarantannie domowej. Ta kwarantanna będzie z pewnością zaskoczeniem dla niektórych powracających pracowników jak i ich pracodawców, którzy nie mogą liczyć na to, że pracownik bezpośrednio po powrocie np. z urlopu, stawi się w pracy. Jak traktować wówczas taką nową sytuację?

Otóż decyzja inspektora sanitarnego o poddaniu danej osoby kwarantannie lub izolacji przesądza o tym, że nieobecność w pracy z tego powodu należy uznać za usprawiedliwioną. Okres przebywania na kwarantannie traktuje się jak czas niezdolności do pracy. Innymi słowy, pracodawca nie może pracownika zwolnić z pracy z powodu niestawienia się w pracy skoro ten został objęty kwarantanną; nie jest to również powód do przedłużenia urlopu wypoczynkowego lub wnioskowania o urlop bezpłatny.

Co natomiast z wynagrodzeniem? Zgodnie z art. 6 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25 czerwca 1999 r. (Dz.U. Nr 60, poz. 636, tj. z dnia 15 marca 2019 r., Dz.U. z 2019 r. poz. 645), na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby traktuje się niemożność wykonywania pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi; czyli właśnie decyzji dotyczącej objęcia danej osoby kwarantanną. Oznacza to, że pracownik otrzyma świadczenia tak, jak gdyby przebywał na zwolnieniu L4, czyli uzyska wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy przez pierwsze 33 albo 14 dni zwolnienia – w zależności od wieku pracownika – a w pozostałym zakresie pracownikowi przysługiwać będzie zasiłek chorobowy. Stan kwarantanny stwierdza państwowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny. Decyzja w tym względzie może być przez pracownika dostarczona do pracodawcy po zakończeniu okresu kwarantanny.

Jeżeli jest to możliwe z uwagi na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, pracodawca może mu polecić wykonywanie pracy zdalnej w czasie kwarantanny. Zgodnie z art. 14 cytowanej wyżej ustawy, ubezpieczonemu będącemu pracownikiem, odsuniętemu od pracy z powodu podejrzenia o nosicielstwo zarazków choroby zakaźnej, zasiłek chorobowy nie przysługuje, jeżeli nie podjął proponowanej mu przez pracodawcę innej pracy niezabronionej takim osobom, odpowiadającej jego kwalifikacjom zawodowym lub którą może wykonywać po uprzednim przeszkoleniu.

W ostatnim czasie dostajemy wiele zapytań od pracodawców, które sprowadzają się do jednej kwestii: mierzyć czy nie mierzyć temperaturę ciała pracowników przychodzących do pracy, w związku z przeciwdziałaniem COVID19? I jak do tego ma się RODO i przetwarzanie „danych szczególnej kategorii” (dane o stanie zdrowia) w rozumieniu RODO?

Sposobów podejścia do tematu jest przynajmniej trzy:

1. Organizacja pomiaru w taki sposób, aby nie dochodziło do przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę. Polega to na tym, że pracodawca ma na wyposażeniu termometr i zachęca pracowników przed wejściem do pracy do samodzielnego zbadania/sprawdzenia swojej temperatury. Pracownik sam się bada (ma dostęp do termometru), a następnie w zależności od wyników sam podejmuje decyzję czy wchodzi/nie wchodzi do firmy i dokonuje odpowiedniego zgłoszenia do przełożonego. Pracodawca nie mając dostępu do wyników nie przetwarza tych danych. Rozwiązanie to ma również słabe strony: pracodawca nie ma kontroli nad poprawnością decyzji pracownika, istnieją również techniczne ograniczenia w szybkim wykonywaniu pomiarów na dużej ilości pracowników (akurat ten problem występuje w każdym scenariuszu).

2. Wykonywanie pomiaru na podstawie zgody pracownika. Jest to najbardziej popularne podejście do tematu które zakłada, że jeżeli pomiar wykonuje pracodawca (względnie w jego imieniu upoważniony pracownik ochrony) to nie może tego zrobić bez zgody pracownika, a co więcej, w myśl przepisu KP, „zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę wrażliwych danych osobowych, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy pracownika„. Innymi słowy, pracownik musi sam „poprosić” o wykonanie pomiaru, przykładowo w odpowiedzi na kampanię informacyjną/zachęcającą ze strony pracodawcy; przy czym pracodawca nie może pracownika do tego przymusić. W razie stwierdzenia „przymuszenia” lub „braku inicjatywy” po stronie pracownika, istnieje pewne ryzyko, że PIP/UODO uznałby to za naruszenie przepisów kodeksu pracy, chyba że w obliczu epidemii COVID19 uznano by to za usprawiedliwione działania prewencyjne.

3. Wykonywanie pomiaru bez zgody pracownika, na zasadzie obligatoryjnej praktyki stosowanej powszechnie do wszystkich pracowników przed wejściem do pracy. Jest to podejście na pierwszy rzut oka dość radykalne ale może się okazać, że usprawiedliwione okolicznościami związanymi z ogłoszona przez WHO pandemią. Zakłada ono, że pracodawca może powołać się na podstawę przetwarzania m.in. z art. 9 ust. 2 lit. b RODO i wymagać pomiaru temperatury od pracowników (czyli nie czekać na inicjatywę pracownika jak w podejściu b) opisanym powyżej, ale niejako narzucić wymóg kontroli). Zgodnie z tym przepisem RODO, przetwarzanie danych szczególnej kategorii, tzw. „wrażliwych” (tj. m.in. danych o stanie zdrowia) jest dopuszczalne, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy. Z kolei art. 207 kp stanowi, że „Pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki”. Ten scenariusz dałoby się również wesprzeć motywem 46 RODO zgodnie z którym „przetwarzanie danych osobowych należy uznać za zgodne z prawem również w przypadkach, gdy jest niezbędne do ochrony interesu, który ma istotne znaczenie dla życia osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej. Żywotny interes innej osoby fizycznej powinien zasadniczo być podstawą przetwarzania danych osobowych wyłącznie w przypadkach, gdy ewidentnie przetwarzania tego nie da się oprzeć na innej podstawie prawnej. Niektóre rodzaje przetwarzania mogą służyć zarówno ważnemu interesowi publicznemu, jak i żywotnym interesom osoby, której dane dotyczą, na przykład gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów humanitarnych, w tym monitorowania epidemii i ich rozprzestrzeniania się lub w nadzwyczajnych sytuacjach humanitarnych, w szczególności w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof spowodowanych przez człowieka.”

Rozwiązanie pierwsze jest najbezpieczniejsze dla pracodawcy z punktu widzenia ochrony przed ryzykiem naruszenia przepisów RODO; jednak może się okazać, że w praktyce najczęściej będzie stosowane rozwiązanie drugie lub trzecie; gdzie również istnieją podstawy do obrony jego zasadności.

Na chwilę obecną nie ma oficjalnych wytycznych polskiego UODO które w jednoznaczny sposób rozstrzygnęłoby wątpliwości wokół tego tematu. Do czasu pisania tej wiadomości ukazało się jedno stanowisko UODO związane z koronawirusem ale nie dotyczy ono tematyki o jakiej piszę, ale ogólnie kwestii zasłaniania się przepisami RODO przed wykonywaniem poleceń organów sanitarnych (można się z nim zapoznać tu: https://uodo.gov.pl/pl/138/1456 ).

Jako ciekawostkę można wskazać, że w omawianym temacie ukazały się natomiast wykładnie organów nadzorczych francuskich, włoskich i duńskich; przykładowo:

a) francuski CNIL wykluczył możliwość dokonywania pomiarów temperatury przez pracodawcę; z opinią można zapoznać się tu: https://www.cnil.fr/fr/coronavirus-covid-19-les-rappels-de-la-cnil-sur-la-collecte-de-donnees-personnelles

b) włoski Garante w swej rekomendacji uznał, że wykonywanie samodzielnych badań przez pracodawcę nie jest dopuszczalne, a jedynie właściwe służby i lekarze mogą go przeprowadzać; z rekomendacją można zapoznać się tu: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9282117#1

c) organ duński w swoich wytycznych uznał, że w niektórych przypadkach dane osobowe, w tym wrażliwe dane osobowe, mogą być gromadzone i ujawniane, ale podkreśla znaczenie oceny, czy przetwarzanie jest zgodne z prawem i ograniczone do tego, co konieczne, zalecając rozważenie:

• czy istnieje dobry powód do gromadzenia lub ujawniania danych osobowych, o których mowa,
• czy konieczne są określone dane osobowe, w tym czy cel pracodawcy można osiągnąć, zbierając mniej danych,
• czy konieczne jest wskazywanie nazwisk – np. nazwiska osoby zarażonej lub poddanej kwarantannie.

W razie zainteresowania tematem, zapraszamy do kontaktu.

Polska zamyka granice. W oczekiwaniu na publikacje rozporządzeń. Podsumowujemy wypowiedzi premiera RP M. Morawieckiego, ministra zdrowia Ł. Szumowskiego i ministra spraw wewnętrznych i administracji M. Kamińskiego z dn. 13 marca 2020 roku).

Zamknięcie granic

1. W nocy z soboty na niedzielę (14 na 15 lutego 2020) wprowadzone zostaną pełne kontrole na wszystkich granicach RP, w także na granicach będących granicami wewnętrznymi UE. Na razie na 10 dni.
2. Znaczące ograniczenie wjazdu cudzoziemców – zarówno obywateli UE jak i państw trzecich.
   

Do Polski będą mogli wjechać wyłącznie cudzoziemcy związani  z Polską, tu osiadli i pracujący. Przepisy rozporządzenia mają doprecyzować w jakich okolicznościach cudzoziemcy będą mogli do Polski wjechać.  Na razie wiadomo, iż zakaz wjazdu nie obejmie cudzoziemców będących:

• małżonkami i dziećmi obywateli polskich,
• posiadaczy Karty Polaka,
• posiadaczy prawa stałego lub czasowego pobytu na terenie RP lub pozwolenie na pracę (czyli najprawdopodobniej osób posiadających zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały oraz zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE w Polsce).

Każda osoba wjeżdżająca do Polski poddana zostanie przymusowej kwarantannie.

3. Opublikowany będzie wykaz przejść granicznych, przez które możliwy będzie wjazd do Polski.

4. Granic pilnować będą Straż Graniczna i wojsko. Oprócz klasycznej kontroli granicznej będą kontrole sanitarne (mierzona temperatura), a osoby u  których zostanie stwierdzona podwyższona temperatura, kierowane będą do najbliższych placówek medycznych w celu dalszej diagnostyki.

5. Wszyscy, którzy wjeżdżają do Polski, poddani zostaną przymusowej kwarantannie (14 dni).

Zwolnieni z odbycia kwarantanny:

• osoby z obszarów przygranicznych, które mieszkają w Polsce, ale pracują na co dzień w kraju sąsiednim,
• kierowcy transportu kołowego – np. autobusów i busów

6. Konieczne będzie uzupełnienie „karty lokalizacyjnej” w której wjeżdżający wskaże, gdzie odbywać będzie kwarantannę. Dla osób, które nie mają takiego miejsca, będę przygotowane miejsca dla odbycia kwarantanny wyznaczone przez wojewodów.

7. Granice zostają otwarte dla przepływu towarów.

8. Wstrzymane zostają wszelkie międzynarodowe połączenia lotnicze i kolejowe. Powrót do kraju będzie możliwy wyłącznie za pomocą:

• Lotów czarterowych,
• Transportu kołowego (samochody, autobusy, busy).

  9. Wewnątrzkrajowy ruch lotniczy, kolejowy i samochodowy zostaje utrzymany.
  10. Jeszcze dziś (13 marca 2020) mają zostać opublikowane dwa rozporządzenia w tym zakresie.

https://www.gov.pl/web/koronawirus/zamykamy-granice-przed-koronawirusem

•  Rzecznik Generalny (dalej: Rzecznik) przy Trybunale Sprawiedliwości Unii Europejskiej w Luksemburgu w opinii z 31 października 2019 r. w sprawie NH przeciwko Associazione Avvocatura per i diritti LGBTI — Rete Lenford (sprawa nr C-507/18) uznał, że publiczna deklaracja niezatrudniania mniejszości seksualnych jest rodzajem dyskryminacji. Nawet jeśli pracodawca nie prowadzi aktualnie żadnych rekrutacji. Opinia Rzecznika jest wskazówką dla polskich pracodawców, aby z uwagą śledzili publiczne wypowiedzi swoich pracowników (zwłaszcza wyższego szczebla lub prowadzących rekrutację). Jeżeli kluczowy pracownik wypowiada się w dyskryminujący sposób, pracodawca powinien się odciąć od takiej wypowiedzi, aby uniknąć odpowiedzialności za taką negatywną wypowiedź.

• Europejski Trybunał Praw Człowieka 5 listopada 2019 r. rozpatrzył skargę Herbai przeciwko Węgrom (nr 11608/15). Zarzuty skargi dotyczyły naruszenia art. 10 Europejskiej konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności (Dz.U. z 1993 r. nr 61, poz. 284), czyli swobody wypowiedzi – w relacji do słusznego interesu pracodawcy. Wyrok zapadł na korzyść skarżącego, co skończyło się przyznaniem 10 tys. euro zadośćuczynienia. Nie oznacza to jednak, że ETPC stawia teraz wyżej swobodę wypowiedzi niż interes pracodawcy. W uzasadnieniu wskazał cztery przesłanki, których spełnienie pozwala na ograniczenie wolności wypowiedzi w ramach stosunku pracy. Są to: charakter wypowiedzi, motywy jej autora, wyrządzona szkoda oraz zastosowana dolegliwość sankcji. W takim też zakresie winna być analizowana zasadność podjętych przez pracodawcę sankcji (np. zasadność wypowiedzenia umowy o pracę).

•  SN w wyroku z dnia 04 września 2019r. (sygn. akt II PK 172/18) sprzeciwił się domniemaniu permanentnego wykonywania pracy w oparciu o godziny wysyłania e-maili. Zdaniem sądu, nie można domniemywać, że pracownik zatrudniony w systemie zadaniowym poświęca na pracę cały czas pomiędzy wysłaniem pierwszego i ostatniego e-maila w danym dniu.
  Co prawda, orzeczenie zostało wydane w przypadku świadczenia pracy w systemie zadaniowym, ale wyrażone w nim twierdzenie może być wykorzystywane analogicznie w innych sprawach o zapłatę za pracę w nadgodzinach. Orzeczenie wzmacnia pozycję pracodawców w takich trudnych procesach.

W praktyce działów HR często pojawia się pytanie, czy ze względu na coraz bardziej specjalistyczne nazwy stanowisk i różne zasady obowiązujące w poszczególnych organizacjach, procedura dopuszczająca wyjątkowe zwolnienie z wstępnych badań lekarskich dotyczy tylko przypadków, gdy orzeczenie lekarskie przyniesione przez pracownika potwierdza zdolność do wykonywania pracy na stanowisku dokładnie o takiej samej nazwie, jakie będzie teraz zajmował, czy też nazwy stanowisk pracy mogą się różnić.

Odpowiedzi na ten problem postanowiło udzielić Ministerstwo RPiPS w stanowisku z dnia 10 grudnia 2019r. wskazując, że „W przypadku zatrudnienia u innego pracodawcy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy pracownik może być zwolniony ze wstępnych badań lekarskich przez nowego pracodawcę, jeżeli przedstawi mu aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Jednakże samo orzeczenie o zdolności do pracy nie informuje przyszłego pracodawcy o warunkach i szkodliwych czynnikach, jakie występowały na danym stanowisku. Dlatego porównanie warunków panujących na byłym i przyszłym stanowisku pracy powinno nastąpić na podstawie skierowania na badania lekarskie, stanowiącego podstawę do wydania aktualnego orzeczenia. To na jego podstawie pracodawca powinien stwierdzić, czy warunki pracy opisane w skierowaniu odpowiadają tym, w których pracownik ma pracować. Pracodawca zobowiązany jest więc porównać nie nazwy stanowisk pracy, ale warunki na nich panujące”. Oznacza to, że liczy się nie tyle sama nazwa stanowiska, ale warunki pracy na porównywanych stanowiskach.

Niejeden pracodawca zastanawia się, czy jego firma będzie objęta kontrolą PIP; dla wielu taka wizyta jest zaskoczeniem. Niekiedy inspektorów niejako „zaprasza” do pracodawcy skarga pracowników, ale bywają i takie kontrole, które są po prostu wynikiem rutynowej i planowej pracy Inspekcji.

Zgodnie z opublikowanymi przez PIP informacjami, w 2020 r. Inspekcja zamierza przeprowadzić 72 tys. kontroli. Działania kontrolne obejmą obszary, gdzie występuje najwięcej zagrożeń, m.in. budownictwo. Inspekcja będzie też badać, czy umowy cywilnoprawne nie są zawierane w warunkach właściwych dla umowy o pracę. Sprawdzi ponadto przestrzeganie przepisów o czasie pracy w korporacjach.

W 2020 r. przewidziane będą kontrole w zakładach opieki zdrowotnej mające na celu ograniczenie wpływu zagrożeń związanych z przygotowywaniem, podawaniem i przechowywaniem leków cytostatycznych. W programie uwzględniono też kontrole ukierunkowane na eliminowanie działań szkodliwych czynników biologicznych w gospodarce komunalnej oraz na ograniczenie zagrożeń w zakładach rolnych i leśnictwie. Plan zadań długofalowych na lata 2019-2021 zakłada objęcie szczególną formą nadzoru zakładów pracy, w których wystąpiły wypadki przy pracy albo występuje narażenie na czynniki o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.

W 2020 r. Państwowa Inspekcja Pracy zaplanowała ponadto 56 kontroli, których celem ma być badanie wypożyczania zatrudnionych (leasing pracowników). Chodzi o sprawdzenie, czy w ten sposób obie strony nie obchodzą przepisów o pracy tymczasowej. O tym, że ta jest coraz częściej zastępowana outsourcingiem, przekonuje sama Inspekcja (w sprawozdaniu z działalności za 2018 r.).
Jeśli inspekcja uzna, że w danym przypadku nie chodzi wcale o zlecanie usługi do wykonania przez pracowników usługobiorcy (legalny leasing/outsourcing pracowniczy), lecz o zwykłe wypożyczanie do pracy w firmie, to będzie mogła wykazać obchodzenie prawa. W takim przypadku, za świadczenie usług pracy tymczasowej bez wpisu do rejestru agencji zatrudnienia grozi grzywna do 100 tys. zł. Z kolei 30 tys. zł wynosi maksymalna sankcja za kierowanie pracownika do firmy wypożyczającej ponad limit wskazany w przepisach o pracy tymczasowej.

Czy do obliczania okresu 5-letniego pobytu na terytorium Polski, niezbędnego dla uzyskania w Polsce zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE,  wlicza się okres pobytu na terenie innych państw UE? 

Tak, o ile spełnione są łącznie  następujące przesłanki: 

• Cudzoziemiec przebywał na terenie UE łącznie 5 lat na podstawie wydanego przez państwo członkowskie zezwolenia na pobyt czasowy wydanego z adnotacją „Niebieska Karta UE” – „Blue Card EU”, 
• Bezpośrednio przed złożeniem wniosku o udzielenie tego zezwolenia na pobyt zamieszkiwał w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji  (Niebieskiej Karty UE).

Przypominamy, iż pobyt, który stanowi podstawę dla udzielenia cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE, uważa się za nieprzerwany jeśli żadna z przerw: 

• nie była dłuższa niż 6 miesięcy a wszystkie przerwy w całym 5-letnim okresie  pobytu w RP nie przekroczyły łącznie 10 miesięcy,  2.
• nie była dłuższa niż 12 miesięcy i wszystkie przerwy w okresie pobytu na terytorium UE na podstawie Niebieskiej Karty UE nie przekroczyły łącznie 18 miesięcy   w przypadku pobytu na terytorium innego państwa członkowskiego UE cudzoziemca posiadającego Niebieską Kartę UE. 

Z wyżej opisanej, dość skomplikowanej konstrukcji wynika, iż możliwe jest wyłączenie (i to z pewnymi zastrzeżeniami) zaliczenie okresów pobytu w innych państwach na podstawie Niebieskiej Karty UE.  

Czy umowa o pracę z cudzoziemcem musi być zawarta w jego języku ojczystym? 

Polskie przepisy, wymagają by umowa, która ma być wykonywana w Polsce przez osobę zamieszkującą na jej terytorium w chwili zawarcia, sporządzona była w języku polskim. Dodatkowo, na podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, nałożono obowiązek przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca. Co istotne, nie musi to być język ojczysty cudzoziemca.  

Przedsiębiorcy sygnalizują, że podczas kontroli dokonywanych przez Państwową Inspekcję Pracy, wymagano od nich udowodnienia, że przed zawarciem umowy, przedstawiono jej tłumaczenie cudzoziemcowi. Dla celów dowodowych, na wypadek kontroli, zaleca się sporządzanie umów dwujęzycznych. 

Jak liczyć okres pierwszych dwóch lat pobytu cudzoziemca na terytorium RP na podstawie Niebieskiej Karty UE? Czy cudzoziemiec powinien w tym czasie pracować nieprzerwanie dla jednego pracodawcy, czy do tego okresu sumuje się czas wykonywania przez cudzoziemca pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji na rzecz różnych podmiotów? 

Art. 135 Ustawy o Cudzoziemcach regulujący kwestie zmiany zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (Niebieska Karta UE), wprost odwołuje się do okresu pierwszych dwóch lat pobytu cudzoziemca na terytorium RP na podstawie zezwolenia (…) (Niebieskiej Karty UE). Z literalnego brzmienia przepisu, można więc wywieść, że zmiana zezwolenia (w trybie zmiany decyzji administracyjnej) przestaje być wymagana wraz z upływem dwuletniego okresu pobytu na podstawie tego typu zezwolenia. Pobyt ten jest legalny jeśli spełnione są przesłanki dla udzielenia zezwolenia, czyli m.in. gdy cudzoziemiec wykonuje  w tym okresie w dalszym ciągu, pracę w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji. Ustawodawca odnosi się wprost do kryterium pobytu na terytorium RP, nie zaś do wykonywania pracy na rzecz konkretnego pracodawcy, co więcej dopuszcza zmiany tej decyzji. Dlatego też, należy uznać, iż do cudzoziemca który w ciągu dwóch lat pobytu w RP zmieniał pracodawcę lub warunki pracy, może mieć zastosowanie art. 135 ust. 2, o ile przy zmianie pracodawcy dopełniał obowiązków związanych z Blue Card, tzn. zawiadamiał o utracie pracy (art. 134) i/lub podejmował inną pracę z zachowaniem wymogów art., 135.   

Inaczej mówiąc, w okresie pierwszych dwóch lat można zmieniać pracodawcę przy równoczesnej zmianie zezwolenia na pobyt czasowy. 

Pracownik – cudzoziemiec, obywatel państwa trzeciego, przebywający w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy dla członka rodziny obywatela Rzeczpospolitej Polskiej (wydanego na podstawie art. 158 ust. 1 Ustawy o Cudzoziemcach) rozwiódł się z żoną. Czy przebywa w Polsce nielegalnie?  Czy może dalej wykonywać pracę bez zezwolenia? Co powinniśmy zrobić, chcąc go dalej zatrudniać? 

W przypadku opisanym powyżej, przesłanką dla udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy jest  pozostawanie w uznawanym przez prawo Rzeczypospolitej Polskiej związku małżeńskim z obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej. Dlatego też, jeśli małżeństwo ustaje w skutek rozwodu, cudzoziemiec traci podstawę pobytu w Polsce (ustaje cel pobytu, który był powodem udzielenia mu zezwolenia na pobyt czasowy), co jest przesłanką dla cofnięcia udzielonego mu zezwolenia na pobyt czasowy. Przypominamy, że cudzoziemiec ma obowiązek poinformowania wojewody, który udzielił mu zezwolenia na pobyt czasowy o  ustaniu przyczyny udzielenia zezwolenia w terminie 15 dni roboczych. 

Co do zasady, małżeństwo ustaje z chwilą uprawomocnienia się orzeczenia (wyroku) rozwodowego. Nie wchodząc w szczegółowe kwestie regulowane przepisami postępowania cywilnego, w zależności od działań podejmowanych przez strony postępowania, termin ten może być liczony na różne sposoby. Najczęściej, będzie to jednak po upływie 14 dni od doręczenia stronom pisemnego uzasadnienia wyroku. 

W tym przypadku, cudzoziemiec powinien poinformować wojewodę o ustaniu małżeństwa w ciągu 15 dni roboczych od uprawomocnienia się wyroku rozwodowego. Jeśli dochowa tego terminu i posiada inny cel pobytu w Polsce (np. wykonywanie pracy), może wystąpić o udzieleniu mu nowego zezwolenia pobytowego. 

W kontekście możliwości wykonywania pracy w Polsce, kwestie te regulują przepisy Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przewiduję one zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę cudzoziemca, który jest  małżonkiem obywatela polskiego i posiada zezwolenie na pobyt czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielone w związku z zawarciem związku małżeńskiego. Cudzoziemiec ten, z chwilą w której przestaje być małżonkiem obywatela polskiego, traci więc podstawę do zwolnienia z konieczności uzyskania zezwolenia. Chcą w dalszym ciągu powierzać mu wykonywanie pracy, pracodawca musi uzyskać dla niego zezwolenie na pracę i zweryfikować legalność jego pobytu w Polsce. W sytuacji, gdy cudzoziemiec zdecyduje się na złożenie wniosku w celu wykonywania pracy, konieczne będzie przygotowanie przez pracodawcę dokumentów potwierdzających warunki zatrudnienia. 

Czy wiza w której wskazano cel wydania „02” traktowana jest tak samo jak wiza „01”? Czy uprawnia do pracy? 

Cel wydania wizy oznaczony na naklejce wizowej jako „02” wskazuje, że wiza została wydawana w celu odwiedzin u rodziny lub przyjaciół. Taka wiza bywa określana mianem „wizy gościnnej” i wydawana jest na podstawie rejestrowanego w urzędzie wojewódzkim zaproszenia. Wiza oznaczona cyframi „01” oznacza natomiast wizę wydaną w celu turystycznym.  

Co do zasady, cudzoziemiec uprawniony jest do wykonywania pracy, jeśli posiada zezwolenie na pracę i przebywa na terytorium Polski na podstawie ważnej wizy. 

Nie każda wiza uprawnia jednak do pracy. Zgodnie z wyjątkiem przewidzianym w  przepisach Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, cudzoziemiec przebywający w Polsce na podstawie wiz wydanych w celach: turystycznym („01”), korzystania z ochrony czasowej („20”), czy w celu przyjazdu ze względów humanitarnych, z uwagi na interes państwa lub zobowiązania międzynarodowe („21”) nie jest uprawniony do wykonywania pracy, nawet jeśli pracodawcy udałoby się uzyskać dla niego zezwolenie na pracę. 

Tzw. wiza gościnna, oznaczona cyframi „02” jest dokumentem uprawniającym do pracy, pod warunkiem posiadania przez cudzoziemca zezwolenia na pracę. 

Minęło pięć lat od rozpoczęcia fali migracji do Polski, głównie osób pochodzących z Ukrainy. Dla wielu cudzoziemców, którzy zdecydowali się wtedy przyjechać do Polski i zalegalizować swój pobyt i pracę, otwiera się dziś  możliwość uzyskania prawa do pobytu i pracy w Polsce w nowej formie: zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE.

Pobyt rezydenta a pobyt stały?

Cudzoziemcy bardzo często, z uwagi na stały, stabilny charakter tej instytucji, mylnie utożsamiają zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej z zezwoleniem na pobyt stały w Polsce.

Generalnie, w obszarze skutków, jakie wywierają dla cudzoziemca i jego pracodawcy, instytucje te są do siebie zbliżone. Różnią się przesłanki dla ich uzyskiwania: zezwolenie na pobyt stały dedykowane jest głównie osobom o pochodzeniu polskim i to ich związki z Polską (lub Polakami) stanowią podstawę dla legalizacji pobytu i pracy. W przypadku rezydentów długoterminowych UE kluczowe znaczenie ma czas zamieszkiwania w Polsce oraz możliwość wykazania znajomości języka polskiego.

Kto może być rezydentem długoterminowym UE?

Obywatel tzw. państwa trzeciego (spoza UE, Szwajcarii i EFTA), który przez okres min. 5 lat legalnie i nieprzerwanie przebywa na terenie państwa członkowskiego Unii Europejskiej. W przypadku osób posiadających zezwolenia z adnotacją „Niebieska Karta UE”, pod pewnymi warunkami wlicza się również zamieszkiwanie w tym okresie także na terenie innych państw członkowskich. Państwa członkowskie mają również prawo żądać od cudzoziemców wypełnienia określonych warunków integracji zgodnie z przepisami prawa krajowego, np. znajomości języka danego państwa.

Co daje zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE w Polsce?

• Dostęp do rynku pracy

Zgodnie z przepisami Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, osoby posiadające zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej w Polsce są uprawnione do wykonywania pracy w Polsce. Mogą wykonywać pracę bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. 

• Stabilne prawo pobytu

Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE w RP wydawane jest na czas nieoznaczony. W przeciwieństwie do innych zezwoleń, nie musi być regularnie i terminowo przedłużane. Pozwala to cudzoziemcowi jak i jego pracodawcy uniknąć szeregu działań i kosztów związanych z przedłużeniem pobytu w Polsce i wnioskowaniem o kolejne zezwolenia na pobyt czasowy.

Należy jedynie pamiętać o konieczności uzyskania nowej katy pobytu (plastikowy dokument). Na podstawie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE, karta pobytu wydawana jest na okres 5 lat.

Przejawem stabilności pobytu w RP jest również fakt, iż wobec osób posiadających status rezydenta i członków ich rodzin w zasadzie nie wszczyna się postępowań w sprawie zobowiązania do powrotu, nawet w przypadku naruszenia terminów związanych z pobytem w Polsce.

• Mobilność w ramach UE
  Rezydenci długoterminowi UE w Polsce mają prawo podróżować po terytorium innych państw członkowskich przez okres 90 dni. Jeśli zdecyduje się on osiedlić w innym państwie członkowskim i/lub rozpocząć w nim pracę, musi uzyskać stosowne zezwolenia. Niektóre państwa członkowskie przewidują dla rezydentów innych państw członkowskich uproszczone postępowania legalizujące pobyt i pracę.

• Prawo pobytu i dostęp do rynku pracy dla małżonków
  Pozostawanie członkiem rodziny rezydenta długoterminowego UE może być podstawą dla udzielenia cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce. Co więcej, małżonkowie rezydentów długoterminowych UE, przebywający w Polsce na podstawie zezwoleń na pobyt czasowy udzielonych w związku z zawarciem małżeństwa są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.

Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE – przesłanki

Co do zasady, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE udzielane jest cudzoziemcowi, na jego wniosek, gdy spełnione są przez cudzoziemca następujące przesłanki:

• Zamieszkiwanie w Polsce przez minimum 5 lat bezpośrednio przed złożeniem wniosku;
• Nieprzerwany i legalny pobyt w tym okresie;
• Posiadanie:

1. stabilnego i regularnego dochodu wystarczającego na pokrycie kosztów utrzymania cudzoziemca i członków rodziny pozostających na jego utrzymaniu, a także  posiadanie go przez okres minimum 2 lat poprzedzających złożenie wniosku pobytowego,
2. ubezpieczenia zdrowotnego,
3. potwierdzonej urzędowo znajomości języka polskiego.

Co to znaczy nieprzerwany i legalny pobyt?

Pobyt, który stanowi podstawę dla udzielenia cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE, uważa się za nieprzerwany jeśli żadna z przerw w pobycie w Polsce:

• nie była dłuższa niż 6 miesięcy a wszystkie przerwy w całym 5-letnim okresie pobytu w RP nie przekroczyły łącznie 10 miesięcy,
• nie była dłuższa niż 12 miesięcy i wszystkie przerwy w okresie pobytu na terytorium UE na podstawie Niebieskiej Karty UE nie przekroczyły łącznie 18 miesięcy w przypadku pobytu na terytorium innego państwa członkowskiego UE cudzoziemca posiadającego Niebieską Kartę UE.

Należy pamiętać, że nie wszystkie legalne pobyty wlicza się lub wlicza w całości do pięcioletniego okresu pobytu. Przykładowo, pobyt na podstawie wizy wydanej w celu odbycia studiów wlicza się tylko w połowie, a okresu pobytu jako pracownika delegowanego w celu świadczenia usług, nie zalicza się do okresu pobytu w ogóle.

Jak potwierdzić znajomość języka polskiego?

Przewidziano dwie możliwości potwierdzenia znajomości języka polskiego:

1) zdając certyfikowany egzamin językowy przynajmniej na poziomie biegłości B1. Tzw. egzaminy certyfikatowe organizuje w Polsce i za granicą Państwowa Komisja Poświadczania Znajomości Języka Polskiego jako Obcego;

2) przedkładając dokumenty potwierdzające ukończenie polskiej szkoły lub uczelni z wykładowym językiem polskim.

Czy rezydent długoterminowy UE może pracować w Polsce bez zezwolenia?

Status rezydenta długoterminowego UE daje dostęp do polskiego rynku pracy. Zgodnie z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, osoby posiadające zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej w Polsce są uprawnione do wykonywania pracy w Polsce.

Rezydent długoterminowy UE w Rzeczpospolitej Polskiej

Status rezydenta długoterminowego UE w sposób ramowy normowany jest przepisami prawa Unii Europejskiej (Dyrektywa Rady 2003/109/WE z dnia 25 listopada 2003 r. dotycząca statusu obywateli państw trzecich będących rezydentami długoterminowymi). Wprowadzono go, chcąc zapewnić minimalny, wspólnotowy  standard ochrony praw obywateli państw trzecich, zamieszkujących przez dłuższy czas na terenie państw członkowskich. Państwa członkowskie, dokonując transpozycji przepisów dyrektywy do swoich porządków prawnych, zachowały pewną swobodę kształtowania relacji i uprawnień obywateli państw trzecich, w związku z czym należy pamiętać, iż status prawny rezydentów poszczególnych państw członkowskich może być różny w różnych państwach. Innymi słowy, osoby posiadające status rezydenta długoterminowego jednego państwa, mogą być traktowane w innych państwie inaczej, niż osoby posiadające status rezydenta długoterminowego UE nadany przez te państwa. Przykładowo, osoby posiadające status rezydenta długoterminowego nadany przez inne państwa członkowskie, nie są uprawnione do wykonywania pracy w Polsce.

Masz pytania? Napisz do autora: biuro@lawberry.pl

• W wyroku z dnia 08 maja 2019r. TS UE (sprawa nr C-194/18) uznał, że przeniesienie portfela klientów i zmiana podmiotu ich obsługującego też może prowadzić do przejścia pracowników i nie można z góry wykluczyć takiej ewentualności. Przejście choćby części klientów do nabywcy może doprowadzić również do transferu pracowników zajmujących się ich obsługą.

W polskiej praktyce wiele firm, które nabywają portfel klientów i zamierzają ich obsługiwać własnymi pracownikami, w ogóle nie zajmuje się tematem przejęcia pracowników. W świetle omawianego orzeczenia jest to działanie ryzykowne. Powszechnie pokutuje przeświadczenie, że przejście pracowników jest skutkiem tylko przeniesienia składników majątkowych – np. fabryki, części przedsiębiorstwa itp. Coraz więcej biznesów jest oderwanych od materialnych i namacalnych składników przedsiębiorstwa. Trzeba brać to pod uwagę, zwłaszcza w przypadku działalności organizacji typu Centra Usług Wspólnych (CUW, SSC).

• Sąd Najwyższy w składzie siedmiu sędziów w uchwale z dnia 11 grudnia 2019r. (sygn. akt III UZP 7/19) uznał, że organ rentowy może wybrać płatnika składek jako podmiot zobowiązany do zwrotu świadczenia pobranego nienależnie przez świadczeniobiorcę. Zdaniem sądu, w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300) nie ma żadnej kolejności, według której organ rentowy musi dochodzić zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. W szczególności nie jest to uzależnione od tego, czy ZUS uprzednio wyczerpał wszelkie dostępne możliwości wyegzekwowania ich od ubezpieczonego.

W orzecznictwie często dotychczas podnoszono, że płatnik pozostaje poza stosunkiem ubezpieczenia społecznego, który jest podstawą odpowiedzialności za nienależnie pobrane świadczenia. Sąd Najwyższy nie zgodził się z tym poglądem.

Przepisy związane z praktycznym stosowaniem Ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) przysparzają czasem problemów interpretacyjnych. Nie inaczej jest w kwestii zasad dotyczących ustalenia przeciętnego zatrudnienia dla potrzeb ZFŚS za rok 2019.

MRPiPS w stanowisku z dnia 09 grudnia 2019r. wskazało, że „sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do celów socjalnych nie uległ zmianie”.
Nie jest więc prawdziwą opinia (z jaką można się było spotkać), że ze względu na dwie różne kwoty bazowe obowiązujące w 2019 r. do naliczania odpisu faktyczne przeciętne zatrudnienie należy także wyliczyć odrębnie dla dwóch okresów: od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r., a także od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r.

Często przychodzi się zmierzyć z tym pytaniem organizacjom, które przejmują innych pracowników lub same są przejmowane przez innego pracodawcę.

Na ten temat wypowiedziało się również MRPiPS w stanowisku z dnia 05 listopada 2019r. wydanym dla DGP, gdzie wskazano, że „w przypadku, o którym mowa w art. 23.1 k.p., albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 powołanego wyżej rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). W takim przypadku dokumentacja przejmowanych pracowników przekazywana nowemu pracodawcy powinna być przekazana w takiej samej postaci, w jakiej była ona prowadzona i przechowywana w dniu transferu u pracodawcy przejmowanego(…).Należy zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy oraz ww. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników, należy do pracodawcy (…).Uwzględniając powyższe, dopuszczalne wydaje się, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych, dla określonej grupy pracowników w postaci papierowej (może to dotyczyć np. papierowej dokumentacji urlopowej pracowników przejętych przez nowego pracodawcę w trybie art. 23.1 k.p.), a dla innej, określonej grupy pracowników (np. dotychczasowych pracowników pracodawcy przejmującego) w postaci elektronicznej lub odwrotnie”. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że dokumentacja nie może być prowadzona do pewnej daty w jednej postaci, a później w innej postaci, gdyż musi spełniać wymagania m.in. integralności. Jeśli zatem pracodawca chciałby po przejęciu pracowników z innego zakładu pracy prowadzić ich dokumentację w innej formie niż jego poprzednik, to konieczne jest przekształcenie postaci wszystkich dokumentów nią objętych.

Jak wiadomo, temat RODO w praktyce biznesowej budzi wiele pytań. Jednym z często zadawanych jest to: „Czy RODO wymaga aktualizacji danych gromadzonych w ramach ZFŚS?”

Do kiedy trzeba zrobić przegląd zbioru danych?

Przepisy RODO zostały wdrożone do krajowej praktyki w zakresie ZFŚS za pomocą nowelizacji przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, które weszły w życie 04.05.2019 roku. Zgodnie z nowym art. 8 ust. 1d, pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych zebranych w toku przyznawania świadczeń i ulgowych usług dla osób uprawnionych, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane. Oznacza to, że pierwszy taki przegląd powinien być wykonany do końca 2019 roku.

Jaki jest zakres weryfikacji?

Kwestią otwartą pozostaje zakres takiej weryfikacji; przepis nie wskazuje bowiem, czy chodzi tu o cały zebrany przez pracodawcę materiał, często obejmujący wiele lat funkcjonowania Funduszu, czy jedynie dane pobrane w 2019 roku?

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) stoi na stanowisku, że 1) przeglądy takie należy realizować corocznie, począwszy od 2019 roku, oraz że 2) to pracodawca ma ustalić zakres przeglądu biorąc pod uwagę cele gromadzenia tych danych, wynikające z ustawy o ZFŚS. Te cele to reguły dotyczące zasad udostępnienia pracodawcy danych osobowych przez osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS (w tym zakresie przewidziano formę oświadczenia z możliwością pobierania dodatkowych zaświadczeń lub oświadczeń o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego). UODO stwierdził również, że analizie powinna być poddana cała zgromadzona przez pracodawcę dokumentacja (stanowisko UODO z 6 grudnia 2019 r. wydane w odpowiedzi na zapytanie DGP).

Jak długo przechowywać dane ZFŚS podlegające ochronie RODO?

Dodatkowo, pod uwagę brać trzeba okres przez który dane takie mogą lub nawet powinny być przez pracodawcę przechowywane (retencja danych).

Chodzi tu przede wszystkim o czas konieczny do przyznania świadczeń z ZFŚS, ale dodatkowo, o okres uzasadniony dochodzeniem praw lub roszczeń. Dla przypomnienia: przyjmuje się, że okres przedawnienia roszczeń z tytułu świadczeń socjalnych wynosi 3 (trzy) lata od ich wymagalności (art. 291 kp). Do tego dochodzi kwestia podatków i ZUS. Świadczenia socjalne są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS, a część z nich jest także nieopodatkowana, co uzasadnia przechowywanie dokumentów z nimi związanych do czasu przedawnienia zobowiązań publicznoprawnych z wymienionych tytułów, czyli do upływu 5 (pięć) lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności PIT.

Podsumowanie

Jak zatem wszystkie związane z tym obowiązki wyglądają w skrócie?

a) minimalizujemy pobierane dane osobowe, ograniczając je do tych naprawdę niezbędnych (art. 5 RODO),

b) przeglądamy archiwa ZFŚS i sprawdzamy, które z posiadanych danych są nam potrzebne dla obrony przed roszczeniami osób uprawnionych         (do 3 lat) a których potrzebujemy dla celów ewentualnej kontroli zobowiązań publicznoprawnych (5 lat); dane nie-potrzebne usuwamy,

 c) zmieniamy na przyszłość praktykę Komisji Socjalnych; to znaczy: zaprzestajemy przyznawania świadczeń w oparciu o samo „zatwierdzenie   wniosku” podpartego plikiem dokumentów otrzymanych od pracownika, a w miejsce tego zwyczaju, zaczynamy opisywać motywy przyznania     świadczenia w uzasadnieniu decyzji o przyznaniu środków z ZFŚS; dokumenty źródłowe po wykorzystaniu zwracamy pracownikowi, bez   przechowywania kopii przez pracodawcę.

Liczba cudzoziemców osiedlających się w Polsce stale rośnie. Wielu z nich decyduje  się na zmianę pracy i samodzielne poszukiwanie zatrudnienia w Polsce. Z punktu widzenia pracodawcy, zatrudnienie osoby już przebywającej w Polsce może znacząco przyspieszyć procedury związane z pozyskaniem pracownika. Pozwala to na ominięcie długotrwałych  procedur wizowych oraz wyeliminować ryzyko związane z udzieleniem cudzoziemcowi odmowy wjazdu do Polski.

Poniżej, przedstawiamy kilka elementów, na które należy zwrócić uwagę, nawiązując współpracę z cudzoziemcem już zamieszkałym w Polsce.

Weryfikacja i przechowywanie dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce

Pracodawca przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca ma obowiązek zweryfikować legalność pobytu cudzoziemca w Polsce. W tym celu, żąda od cudzoziemca przed rozpoczęciem pracy przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w RP. Ponadto, pracodawca ma obowiązek przechowywana kopii tego dokumentu przez cały okres zatrudnienia.

Karta pobytu a dostęp do rynku pracy

Posiadanie przez cudzoziemca karty pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy”  nie oznacza co do zasady, iż cudzoziemiec ma prawo do swobodnego wykonywania pracy na terytorium Polski (bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę). Kartę pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy” wydaje się m.in. osobom, którym udzielono zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Cudzoziemiec posiada wtedy prawo do wykonywania pracy ale na warunkach wskazanych w treści decyzji – zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. W takiej sytuacji, przed rozpoczęciem wykonywania pracy na rzecz nowego pracodawcy, konieczne jest uprzednie uzyskanie dokumentu legalizującego pracę na rzecz tego podmiotu

Prawo do wykonywania pracy przez cudzoziemca należy weryfikować w oparciu o posiadaną przez niego decyzję pobytową. Istnieje katalog decyzji, których posiadacze mogą podejmować pracę w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę przewidziano np. dla  cudzoziemców będących małżonkami polskich obywateli i posiadających zezwolenia na pobyt czasowy udzielone w związku z zawarciem małżeństwa z obywatelem Polski, posiadających zezwolenie na pobyt czasowy wydane w celu połączenia się z rodziną, czy w celu kształcenia się na studiach.

Zmiana pracodawcy wymaga nowego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

Cudzoziemiec przebywający w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę ma obowiązek poinformować wojewodę, który wydał decyzję o utracie pracy na rzecz podmiotu, który wskazano w zezwoleniu na pobyt i pracę. Ma na to 15 dni roboczych. W dalszej kolejności powinien on złożyć nowy wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Dodatkowa umowa z cudzoziemcem

Cudzoziemiec co do zasady musi posiadać zezwolenie na pracę, jeśli wykonuje pracę w RP na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba znajduje się w Polsce. Tym samym, każda umowa zawierana z cudzoziemcem powinna być objęta stosownym zezwoleniem na pracę. Z punktu widzenia przepisów legalizujących pracę cudzoziemca, świadczenie usług w ramach umowy zlecenia traktowane jest na równi z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy. Dlatego wszelkie umowy przewidujące dodatkowe obowiązki po stronie cudzoziemca generują konieczność uzyskania dodatkowego zezwolenia na pracę lub zmiany posiadanego zezwolenia.

Cudzoziemcy w Polsce – statystyka

Według danych publikowanych przez Urząd do spraw Cudzoziemców, aktualnie w Polsce przebywa na podstawie dokumentów uprawniających do pobytu (nie licząc wiz) ponad trzysta osiemdziesiąt jeden tysięcy pełnoletnich cudzoziemców. Zdecydowaną większość z nich stanowią obywatele państw trzecich (pochodzący spoza UE, EOG i Szwajcarii), przebywający w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy (ponad dwieście dwadzieścia tysięcy). Na podstawie dokumentów legalizujących pobyt w sposób umożliwiający podjęcie wykonywania pracy bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę, takich jak zezwolenia na: pobyt stały, pobyt rezydenta długoterminowego UE czy pobyt członka rodziny obywatela UE przebywa w Polsce niemal sto tysięcy cudzoziemców.

Cudzoziemcy Ci przebywają już w Polsce z zamiarem dłuższego pobytu – dla uzyskania zezwoleń na pobyt musieli oni wykazać przed właściwym wojewodą, że mają zamiar i możliwość przebywania w Polsce przez okres przekraczający trzy miesiące. Tym samym, w powyższych danych nie uwzględniono osób przebywających w Polsce na podstawie wiz, w ramach ruchu bezwizowego, ani na tzw. stemplu potwierdzającym złożenie wniosku o udzielenie im zezwoleń na pobyt czasowy.

Globalny rynek pracy stara się nie zauważać istnienia granic. Coraz częściej rekrutujemy specjalistów spoza Unii Europejskiej do pracy w Polsce. Z uwagi na obowiązek posiadania przez cudzoziemca z państwa trzeciego zezwolenia na pracę, a także dokumentu legalizującego pobyt w Polsce, zatrudnienie obcokrajowca zawsze wymaga podjęcia przez pracodawcę dodatkowych działań. W przypadku specjalistów mających wykonywać pracę w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji, już na początku warto przeanalizować spełnienie przesłanek dla udzielenia im tzw. Niebieskiej Karty UE.

Europejski błękit

Niebieska Karta UE, Blue Card UE czy zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji to inne określenia tej samej formy legalizacji pobytu i pracy specjalisty pochodzącego z państw trzecich.

Dosyć niefortunnie pojęcie „Niebieska Karta”, polskojęzycznemu czytelnikowi kojarzyć się może z instytucją Niebieskiej karty, która funkcjonuje w Polsce jako policyjna procedura dedykowana ofiarom przemocy w rodzinie. Zbieżność nazw ma jednak w tym wypadku charakter zupełnie przypadkowy. Cudzoziemca którego karta pobytu posiada adnotację „NIEBIESKA KARTA UE” nie należy w żaden sposób łączyć z obywatelami Polski dla których prowadzi się Niebieskie karty.

W unijnej nomenklaturze ta forma zezwolenia na pobyt czasowy funkcjonuje jako BLUE CARD UE. Niebieski kolor w nazwie odnosi się do barwy unijnej flagi i podkreśla wspólnotowy charakter tej formy legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców. Ma on także nawiązywać do amerykańskiej green card -„zielonej karty”. Jednym z celów unijnej polityki, stojącym za wprowadzeniem instytucji Niebieskiej Karty UE, było zwiększenie migracji do Unii specjalistów z państw trzecich. W tym celu, postanowiono ułatwić wysoko wykwalifikowanym cudzoziemcom i ich najbliższym osiedlanie się i podejmowanie pracy w państwach członkowskich. Znalazło to odzwierciedlenie w treści Dyrektywy Rady 2009/50/WE z maja 2009 roku. Polska Ustawa o Cudzoziemcach z 2013 roku wdrożyła te przepisy. Zalety związane z posiadaniem Niebieskiej Karty UE to przede wszystkim znaczne uproszczenia procedur związanych ze zmianą pracodawcy, czy stanowiska pracy (po upływie dwóch lat zamieszkiwania na tej tej podstawie w Polsce) oraz ułatwienia dla członków rodziny posiadaczy Blue Card. Członkowie najbliższej rodziny cudzoziemca posiadającego Blue Card, którzy posiadają zezwolenia na pobyt czasowy wydane w celu połączenia z rodziną, mogą podejmować pracę bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę.

Kiedy wydaje się Blue Card?

Podstawowymi przesłankami dla udzielenia cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji są:

1. zawarcie z cudzoziemcem umowy minimum na 1 rok,

2. wykonywanie pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji jako cel pobytu w Polsce,

3. posiadanie przez cudzoziemca:

• wyższych kwalifikacji zawodowych,
• ubezpieczenia zdrowotnego lub potwierdzenia pokrycia kosztów leczenia w Polsce,
• formalnych kwalifikacji lub spełnienie innych warunków, jeśli są wymagane w razie wykonywania pracy w zawodzie regulowanym (dotyczy np. cudzoziemca – lekarza, architekta, tłumacza przysięgłego, inżynierów budownictwa posiadających uprawnienia budowlane)
• zgody właściwego organu na zajmowanie określonego stanowiska, wykonywanie zawodu, prowadzenie innej działalności, gdy obowiązek jej uzyskania przed zawarciem umowy wynika z odrębnych przepisów (np. w odniesieniu do członka zarządu podmiotu gospodarczego).
• Wynagrodzenie otrzymywane przez cudzoziemca w kwocie min. 150% kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej;
• Brak możliwości zaspokojenia potrzeb pracodawcy w oparciu o zasoby lokalnego rynku pracy.

Czy dla Niebieskiej Karty UE musi być zawarta umowa o pracę?

W przepisach ustawowych wprost wskazano możliwość wydania Niebieskiej Karty UE osobom wykonującym pracę, świadczącym usługi lub pozostającym w stosunku służbowym na podstawie: umowy o pracę, umowy o pracę nakładczą, umowy cywilnoprawnej.

Przy zawieraniu umowy z cudzoziemcem, pod kątem uzyskania BLUE CARD UE należy jednak pamiętać o zapewnieniu w umowie odpowiedniej wysokości wynagrodzenia. Przy wskazaniu w umowie miesięcznej stawki wynagrodzenia, musi ona stanowić podstawę dla ustalenia, iż roczne wynagrodzenie brutto będzie wynosiło przynajmniej 150 % kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzedzającym zawarcie umowy.

Blue Card UE to nie zezwolenie na pobyt stały!

Z dochodzących do nas informacji od pracodawców i samych posiadaczy Niebieskiej Karty UE wynika, iż bardzo często traktują oni Blue Card, zwłaszcza już po upływie dwóch lat od jej wydania,  niemal tak samo jak zezwolenie na pobyt stały, czy zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE. Przepisy Ustawy o cudzoziemcach, przewidują dla Blue Card szczególny reżim, dotyczący sposobu jego zmiany i przesłanek ustania, a także obowiązków informacyjnych spoczywających na cudzoziemcu.

Blue Card nie tylko dla programisty

Blue Card UE dedykowane jest dla specjalistów, pracujących w zawodach wymagających wysokich kwalifikacji. Cudzoziemiec musi posiadać wysokie kwalifikacje, a wykonywany przez niego zawód ich wymagać. Stąd też, Niebieska Karta UE może być wydana zarówno dla programisty, jak i wykładowcy akademickiego, inżyniera produkcji, prawnika lub managera o ile spełnione są pozostałe przesłanki wskazane powyżej.

Czym są wysokie kwalifikacje?

Pod pojęciem wysokich kwalifikacji należy rozumieć kwalifikacje uzyskane poprzez ukończenie studiów wyższych lub minimum pięcioletnie doświadczenie zawodowe na poziomie porównywalnym z ukończeniem studiów wyższych. Cudzoziemiec musi wykazać, dostarczając odpowiednie dokumenty, iż wypełnia te przesłanki.

Jak otrzymać Niebieską Kartę UE?

Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji składa się w urzędzie wojewódzkim właściwym dla miejsca zamieszkania cudzoziemca. Jak w przypadku jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, do wniosku załączyć należy pakiet dokumentów potwierdzających okoliczności związane z zatrudnieniem i zamieszkiwaniem w Polsce.

Pracodawca powinien przygotować dla pracownika w szczególności: załączniki z informacją dot. zatrudnienia na urzędowym formularzu oraz informację starosty (jeśli nie zachodzą okoliczności zwalniające z jej złożenia).

Masz pytania? Skontaktuj się z nami.

W stanowisku z dnia 31 października 2019r. MRPiPS wyjaśniło, że „katalog dokumentów składających się na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określa przepis § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym wymienia się m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy, oraz szereg innych dokumentów i wniosków dotyczących czasu pracy. Katalog ten ma charakter zamknięty i nie obejmuje rozkładów czasu pracy danego pracownika, które, jak wynika z art. 129 § 3 k.p., mogą być sporządzane w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc i są przekazywane pracownikowi co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który zostały sporządzone. Należy podkreślić, że rozkłady czasu pracy (w tym sporządzane w formie elektronicznej) nie stanowią części akt osobowych pracownika, jak również nie są zaliczane do pozostałej dokumentacji w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy. Nie są one zatem częścią dokumentacji pracowniczej i jako takie nie muszą, zdaniem resortu, spełniać wspomnianych wymagań przewidzianych w Kodeksie pracy oraz powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dla dokumentacji pracowniczej, w szczególności określonych w rozdziale 3 i 4 ww. rozporządzenia”. 

Oznacza to w praktyce, że tylko ewidencja czasu pracy i wymienione w par. 6 pkt 1 rozporządzenia dokumenty muszą spełniać wymagania dotyczące dokumentów w postaci elektronicznej. Harmonogramy czasu pracy mogą więc być nadal przechowywane w plikach Excel lub w różnych aplikacjach, których nie trzeba dostosowywać do wymagań w zakresie elektronizacji wprowadzonych 1 stycznia 2019 r. 

Wysokość świadczenia urlopowego po zmianach 

W stanowisku z dnia 26 listopada 2019r. MRPiPS wyjaśniło, że „przepisy zawarte w art. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. (tj. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019,… przyp.aut.), które weszły w życie od dnia 23 października 2019 r., stanowią o przyjęciu z dniem 1 sierpnia br. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2014 r. jako podstawy przy naliczaniu odpisu na zfśs w 2019 r. za okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r. 

Uwzględniając powyższe, w 2019 r. wysokość świadczenia urlopowego byłaby uzależniona od daty ustalania uprawnienia pracownika do tego świadczenia i odnoszona do wysokości odpisu podstawowego na zfśs ustalanego na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, obowiązującego w tej dacie. 

Dodać jednocześnie należy, iż ustawa nowelizująca nie zawiera regulacji odnośnie do dokonywania wyrównania wysokości świadczeń urlopowych wypłacanych pracownikom przed 1 sierpnia 2019 r., którzy uprawnienie do tych świadczeń nabyli przed ww. datą”. 

• W wyroku z dnia 08 maja 2019r. TS UE (sprawa nr C-24/17) stwierdził, że pracodawca, który usuwa dostrzeżone nierówności, winien dążyć do stałego wyeliminowania skutków poprzedniego nierównego traktowania. Jeżeli dotychczasowa praktyka prowadziła do nierówności, to pracodawca powinien wprowadzić specyficzne, przejściowe rozwiązania, aby te nierówności usunąć. 

• W wyroku z dnia 17 października 2019r. w sprawie López Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii Wielka Izba Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu w Strasburgu w składzie 17 sędziów (głosami 14 sędziów przy trzech zdaniach odrębnych) uznała, że zastosowanie ukrytego monitoringu byłoby niedopuszczalne w razie wątpliwych twierdzeń pracodawcy i niezbyt istotnych wykroczeń pracowniczych. Ale można go zastosować w razie uzasadnionych podejrzeń ważnych naruszeń (zwłaszcza dokonywanych wspólnie przez zatrudnionych). 

Uwaga: UODO w stanowisku z dnia 22 października 2019r. komentując powyższe orzeczenie zaznaczył m.in., że „Urząd Ochrony Danych Osobowych stoi na dotychczasowym stanowisku, że kwestie monitoringu w Polsce reguluje kodeks pracy. W przywołanej sprawie, czyli w wyroku López Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii, stan faktyczny odnosi się do ukrytego monitoringu wizyjnego zastosowanego przez pracodawcę. Niemniej wyrok ten nie ma charakteru ogólnego, a odnosi się do konkretnych przepisów przyjętych przez ustawodawcę hiszpańskiego, których to zgodność ocenia z art. 8 Konwencji Praw Człowieka. Przywołany wyrok w sposób bezpośredni i jednoznaczny wskazuje w paragrafie 118, że to ustawodawca krajowy decyduje o sposobie, w jaki godzi się interesy stron, takie jak prawo do ochrony prywatności jednostki oraz prawo do ochrony mienia przez pracodawcę”. 

• W wyroku z dnia 14 listopada 2019r. (sygn. akt III PK 150/18) SN potwierdził wcześniejszą linię orzecznictwa, że jeżeli strony ustalą w umowie o pracę dłuższy niż kodeksowy okres wypowiedzenia, nie oznacza to automatycznie, że pracownikowi należy się wyższe odszkodowanie niż przewidziane w kodeksie pracy. W jego ocenie art. 47.1 k.p. dotyczy terminów ustawowych, na co wskazuje wykładnia tak językowa, jak i logiczna tego przepisu. Nawet gdy strony ustalą w umowie o pracę dłuższy niż kodeksowy okres wypowiedzenia, nie oznacza to automatycznie, że pracownikowi należy się wyższe odszkodowanie niż przewidziane w kodeksie. Zapis o wyższych odszkodowaniach musiałby znaleźć się w umowie o pracę.

W stanowiskach z dnia 10 października 2019r. oraz 23 października 2019r. UODO wyjaśnił, że „w przypadku, gdy pracodawca zdecydował się zatrudnić osobę, to na podstawie art. 22.1 par. 3 k.p., ma prawo żądać podania, niezależnie od danych osobowych, które mógł od niego pozyskać w toku rekrutacji, także m.in. jego adresu zamieszkania (…).Częstą praktyką jest przekazywanie rozliczenia podatkowego bezpośrednio w miejscu pracy. Jednak w sytuacji, gdy pracownik chce otrzymywać taką korespondencję na adres inny niż miejsce zamieszkania, to powinien taki adres wskazać pracodawcy. Podanie adresu do korespondencji, innego niż adres zamieszkania, jest wówczas w interesie pracownika. I takie działanie ze strony pracownika jest zgodą na przetwarzanie tej danej. Zgodą jest bowiem także wyraźne działanie osoby, której dane dotyczą, na co wskazuje art. 4 pkt 11 RODO. W sytuacji, gdy pracodawca pozyskał adres korespondencyjny w toku rekrutacji, która miała miejsce przed 4 maja 2019 r., a więc przed zmianą przepisów Kodeksu pracy, w dalszym ciągu jest on uprawiony do przetwarzania takiej danej. Może zatem na ten adres wysłać pracownikowi korespondencję”. 

Oznacza to, że w przypadku osób zatrudnionych po 3 maja 2019 r. korespondencja z informacją podatkową powinna co do zasady trafić do ich miejsca zamieszkania. Natomiast tym, których angaż rozpoczął się już wcześniej, dokument niezbędny do rozliczenia rocznego można przesłać na adres do korespondencji. 

• W wyroku z dnia 08 maja 2019r. TS UE (sprawa nr C-24/17) stwierdził, że pracodawca, który usuwa dostrzeżone nierówności, winien dążyć do stałego wyeliminowania skutków poprzedniego nierównego traktowania. Jeżeli dotychczasowa praktyka prowadziła do nierówności, to pracodawca powinien wprowadzić specyficzne, przejściowe rozwiązania, aby te nierówności usunąć.

• W wyroku z dnia 17 października 2019r. w sprawie López Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii Wielka Izba Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu w Strasburgu w składzie 17 sędziów (głosami 14 sędziów przy trzech zdaniach odrębnych) uznała, że zastosowanie ukrytego monitoringu byłoby niedopuszczalne w razie wątpliwych twierdzeń pracodawcy i niezbyt istotnych wykroczeń pracowniczych. Ale można go zastosować w razie uzasadnionych podejrzeń ważnych naruszeń (zwłaszcza dokonywanych wspólnie przez zatrudnionych).  

Uwaga: UODO w stanowisku z dnia 22 października 2019r. komentując powyższe orzeczenie zaznaczył m.in., że „Urząd Ochrony Danych Osobowych stoi na dotychczasowym stanowisku, że kwestie monitoringu w Polsce reguluje kodeks pracy. W przywołanej sprawie, czyli w wyroku López Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii, stan faktyczny odnosi się do ukrytego monitoringu wizyjnego zastosowanego przez pracodawcę. Niemniej wyrok ten nie ma charakteru ogólnego, a odnosi się do konkretnych przepisów przyjętych przez ustawodawcę hiszpańskiego, których to zgodność ocenia z art. 8 Konwencji Praw Człowieka. Przywołany wyrok w sposób bezpośredni i jednoznaczny wskazuje w paragrafie 118, że to ustawodawca krajowy decyduje o sposobie, w jaki godzi się interesy stron, takie jak prawo do ochrony prywatności jednostki oraz prawo do ochrony mienia przez pracodawcę”. 

• W wyroku z dnia 14 listopada 2019r. (sygn. akt III PK 150/18) SN potwierdził wcześniejszą linię orzecznictwa, że jeżeli strony ustalą w umowie o pracę dłuższy niż kodeksowy okres wypowiedzenia, nie oznacza to automatycznie, że pracownikowi należy się wyższe odszkodowanie niż przewidziane w kodeksie pracy. W jego ocenie art. 47.1 k.p. dotyczy terminów ustawowych, na co wskazuje wykładnia tak językowa, jak i logiczna tego przepisu. Nawet gdy strony ustalą w umowie o pracę dłuższy niż kodeksowy okres wypowiedzenia, nie oznacza to automatycznie, że pracownikowi należy się wyższe odszkodowanie niż przewidziane w kodeksie. Zapis o wyższych odszkodowaniach musiałby znaleźć się w umowie o pracę. 

W stanowisku z dnia 15 października 2019r. MRPiPS wyjaśniło, że „w części B akt osobowych powinny być przechowywane wszelkiego rodzaju dokumenty związane z wykonywaniem przez danego pracownika, w określonym okresie, jakiegokolwiek rodzaju pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ww. ustawy. 

Przykładowo, mogą to być dokumenty związane z kwalifikowaniem określonej pracy, jako pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (dokument potwierdzający, że pracownik znalazł się w prowadzonej przez płatnika składek ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek odprowadzania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych – art. 41 ust. 4 pkt 2 ww. ustawy), czy też dokumenty potwierdzające wykonanie nałożonych na płatnika składek obowiązków w zakresie przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych określonych danych, związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, np. kopia zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za danego pracownika (art. 38 ww. ustawy) lub kopia zgłoszenia korygującego takie dane (art. 39 ww. ustawy)”. 

W Wyroku TSUE z dn. 12 września 2019 roku ( C-64/18) w sprawach połączonych, uznano austriackie przepisy dot. delegowania pracowników za zbyt restrykcyjne. Zdaniem Trybunału, surowość sankcji za niedopełnienie obowiązków związanych z delegowaniem pracowników, takich jak: nieuzyskanie zezwoleń na pracę, czy nieprzechowywanie dokumentacji płacowej, nie odpowiada wadze tych naruszeń.

Austriackie przepisy nie tylko nie określają maksymalnego wymiaru kary za naruszenie ww. obowiązków, ale również, w razie nieuiszczenia nałożonej grzywny, przewidują możliwość zastępczego odbycia kary pozbawienia wolności. Skutkowało to nakładaniem na przedsiębiorców, u których wykryto naruszenia przepisów, milionowych grzywien!

Trybunał orzekł, iż przestrzeganie tych obowiązków możliwe jest w sposób zdecydowanie mniej restrykcyjny, a przepisy te naruszają swobodę umów. Poniżej, fragment wyroku:  art. 56 TFUE należy interpretować w ten sposób, że stoi on na przeszkodzie uregulowaniu krajowemu takiemu jak uregulowanie rozpatrywane w postępowaniu głównym, w którym w odniesieniu do sytuacji braku przestrzegania obowiązków w dziedzinie prawa pracy dotyczących uzyskania zezwoleń administracyjnych
i przechowywania dokumentów płacowych przewidziano nałożenie grzywien:

• które nie mogą być niższe od z góry określonej kwoty;
• które są nakładane w sposób kumulatywny
  w odniesieniu do każdego pracownika, którego dotyczy naruszenie, i bez maksymalnego wymiaru;
• do których dodaje się, w wypadku oddalenia skargi na decyzję, w której je nałożono, udział
  w kosztach postępowania w wysokości 20% ich kwoty; i
• które w wypadku braku zapłaty są zamieniane na kary pozbawienia wolności.

Powyższe orzeczenie powinno skutkować zmianą przepisów, jak również złagodzeniem praktyki działania austriackich służb kontrolujących przestrzeganie przepisów.

Rozliczenie obcokrajowców będzie łatwiejsze! Ministerstwo Finansów wydało komunikat, w którym dopuszcza możliwość wysyłania zeznań podatkowych pracowników – cudzoziemców nieposiadających PESEL.

W sytuacji, w której pracownik nie przedstawi pracodawcy numeru PESEL, pracodawca wypełniając PIT-11, będzie mógł wskazać zamiast PESEL szereg 999 99 99 99.

Zgodnie z wyjaśnieniami KE zawartymi w Praktycznym Poradniku o Delegowaniu, nie wszystkie wyjazdy pracowników na terytorium UE mają charakter delegowania. Wskazano wprost, iż wyjazdy nie mające na celu świadczenia usługi poza granicami państwa członkowskiego, w którym na co dzień pracuje pracownik, nie mają charakteru delegowania w rozmienieniu przepisów Dyrektywy o delegowaniu pracowników w celu świadczenia usług. Co za tym idzie, nie mogą być do nich stosowane i egzekwowane wymagania i obowiązki przewidziane przez przepisy prawa pracy w związku z delegowaniem. Chodzi przede wszystkim o udziały w konferencjach, spotkaniach, targach, kongresach, czy szkoleniach.

Co istotne, nie oznacza to, bynajmniej, iż pracownicy wyjeżdżający w celu innym niż świadczenie usług mogą zupełnie swobodnie podróżować i wykonywać pracę na terytorium UE!

Komisja zwraca uwagę na różnorodność i złożoność tzw. business trips i sygnalizuje, że poszczególne wyjazdy mogą być różnie interpretowane na podstawie przepisów państw członkowskich, do których kierowani są pracownicy. W sytuacji, w której nie będziemy mieć do czynienia z delegowaniem w rozumieniu przepisów dyrektywy, będzie zachodziła konieczność ustalenia, które z przepisów obowiązują w danym przypadku.

Z punktu widzenia interesu pracodawcy, bardzo ważne jest właściwe przygotowanie umowy zawieranej
z pracownikiem wyjeżdżającym, tak by mieć pewność,
iż w danym wypadku, zastosowanie znajdą korzystniejsze przepisy.

Równocześnie, KE sygnalizuje jednak, iż inaczej wygląda sytuacja na gruncie przepisów dot. zabezpieczenia społecznego. Na ich podstawie każdy wyjeżdżający
w celach służbowych, powinien posiadać dokument poświadczający podleganie przepisom dotyczącym zabezpieczenia społecznego, którego z państw podlega podróżujący,  czyli tzw. A1.

Komisja Europejska opublikowała Praktyczny Poradnik o Delegowaniu („Practical Guide on Posting”), stanowiący zbiór wytycznych w zakresie delegowania pracowników. Poradnik, mimo że nie ma charakteru wiążącego, odgrywa duże znaczenie w praktyce funkcjonowania instytucji UE
i stanowi podstawę, na którą powołuje się w swoich orzeczeniach Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Poradnik, od strony prawa pracy, wyjaśnia szereg dotychczas niejednoznacznych kwestii dotyczących mobilności pracowników, wskazując wprost m.in.

• możliwość delegowania pracowników, pochodzących spoza UE do innych państw członkowskich w celu świadczenia usług, o ile posiadają prawo pobytu i pracy w państwie członkowskim z którego są delegowani;
• wyłączenie części podróży służbowych z definicji delegowania; [czytaj więcej tutaj]
• sposób definiowania wynagrodzenia pracowników delegowanych,
• dopuszczalność zatrudniania pracowników w celu ich delegowania.

Zdaniem komentatorów, publikacja Poradnika odegra duże znaczenie w obronie interesów polskich pracodawców delegujących pracowników do innych państw UE, zmagających się z nieprzechylnymi im służbami niektórych państw członkowskich.

W wyroku z dnia 28 lutego 2019r. (sygn.. akt I PK 50/18) SN uznał, że postanowienia aktu zakładowego przewidujące, że pracownik, który ma inne źródła utrzymania, nie ma prawa do określonych świadczeń ze stosunku pracy, np. odprawy, mają charakter pośrednio dyskryminujący. Jako takie są więc sprzeczne z kodeksem pracy.

W stanowisku z dnia 18 lutego 2019r. MRPiPS wyjaśniło, że Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej określa wyłącznie obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika wymienionej w nim dokumentacji, natomiast nie określa, jak technicznie należy zorganizować. Zdaniem ministerstwa,  „decyzja w tym zakresie (np. czy jest to imienna teczka, zawierająca całość dokumentów dotyczących jednego pracownika, czy też dokumentację tego pracownika przechowuje się w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie) należy (…) do pracodawcy”.

W wyroku z dnia 22 stycznia 2019r. (sprawa łączona nr C-193/17) TSUE uznał, że pracodawca musi równo traktować wszystkich pracowników: jeżeli na podstawie przepisów krajowych gwarantuje jakiejś grupie pracowników szczególne uprawnienia (np. związane z dodatkowymi dniami wolnymi od pracy z tytułu świąt religijnych), powinien podobnie traktować pozostałych pracowników.

W świetle powyższego wyroku przykładowo polska  ustawa o stosunku Państwa do Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego umożliwia prawosławnym możliwość niepracowania w święta prawosławne bez prawa do pobierania wynagrodzenia, ale też bez konieczności ich odpracowania. Nie wszystkim religiom przyznano takie prawo. Ogólna zasada mówi, że jeśli święto religijne wypada w dzień roboczy, to pracownik może poprosić o zwolnienie od pracodawcy, ale dzień wolny powinien odpracować.

W stanowisku z dnia 04 lutego 2019r. GIP odniósł się do sposobu wykonania dyspozycji par. 8 rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą przechowywaną w postaci papierowej, m.in. przed zniszczeniem i uszkodzeniem, w szczególności poprzez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym dokumentacja ta jest przechowywana, odpowiedniej wilgotności i temperatury.

W przedstawionym stanowisku GIP uznał, że należy w tym przypadku zastosować wytyczne zawarte w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284).

Zgodnie z par. 6 ust. 1 tego rozporządzenia w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia. Wynoszą one: dla wilgotności względnej – od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/‒ 5%, dla temperatury ‒ od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni.

Powyższe parametry powinny być brane pod uwagę przez pracodawców przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, a ich weryfikacja będzie następowała w ramach postępowania kontrolnego prowadzonego przez inspektora pracy.

Uwaga: podobną interpretację przedstawiło  MRPiPS
w stanowisku z dnia 01 lutego  2019r.

W wyroku z dnia 21 listopada 2018r. (sygn. akt i PK 154/17) SN uznał, że nie można przechodzić do porządku dziennego nad okolicznościami złożonego wniosku przez pracownika o redukcję jego etatu. Zgoda taka może zostać uznana za prawnie bezskuteczną, jeżeli np. okaże się, że została wydana pod presją utraty pracy, a także czy kryteria doboru osób do ewentualnego zwolnienia lub ograniczenia zatrudnienia były prawidłowe.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369). Powołany akt prawny zastąpił dotychczas obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w tej samej sprawie (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Nowe rozporządzenie nie określa już pomocniczych wzorów dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem, zmianą oraz ustaniem stosunku pracy.

W dniu 2 stycznia 2019 r. resort pracy poinformował o przygotowanych przez siebie wzorach:

• kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• kwestionariusza osobowego dla pracownika,
• umowy o pracę,
• wypowiedzenia warunków umowy o pracę,
• rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem,
• rozwiązania umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia,
• rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Wzory ww. dokumentów znajdują się m.in. w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce „Pomocnicze wzory dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem, zmianą oraz ustaniem stosunku pracy”.

Uwagi:

1. wobec planowanych zmian w Kodeksie pracy dot. m.in. danych osobowych pozyskiwanych przez pracodawcę, kwestionariusze osobowe z pewnością wymagać będą kolejnych modyfikacji.
2. wobec nowego obowiązku przechowywania skierowań na badania profilaktyczne, pomimo iż § 4 ust. 1a rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników dotychczas nie został znowelizowany, zaleca się przygotowywanie trzech egzemplarzy skierowania, po jednym dla lekarza, pracownika i do akt osobowych.

W Dz.U. z dnia 19 września 2019r. (poz. 1794) opublikowano Rozporządzenie RM z dnia 11 września 2018r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2019r. Od dnia 1 stycznia 2019r. ustalono:

• Minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 2250 zł.
• Minimalną stawkę godzinową w wysokości 14,70 zł.

W wyroku z dnia 19 września 2018r. (sprawa C-41/17) Trybunał Sprawiedliwości UE uznał, że „praca nocna” może obejmować zarówno pracę wykonywaną w całości w porze nocnej, jak i tę świadczoną tylko przez część godzin przypadających w takiej porze (np. w przypadku stosowania systemu zmianowego).

W dniu 2 listopada 2018r. po raz pierwszy upłynie maksymalny, 33-miesięczny okres obowiązywania umów na czas określony. W związku z tym MPiPS w dniu 31 lipca 2018r. wyjaśniło m.in., że:

„Jak wynika z treści przepisu art. 30 par. 4 k.p., wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony nie wymaga wskazania przyczyny uzasadniającej to wypowiedzenie. Dopóki, więc wypowiadana jest umowa o pracę na czas określony, nie ma, zdaniem MPiPS, podstaw prawnych do wymagania od pracodawcy wskazania przyczyny wypowiedzenia ani konieczności zawiadamiania na piśmie reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej o zamiarze jej wypowiedzenia.

Innymi słowy, w opinii resortu, dla istnienia obowiązku wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie, jak również obowiązku konsultowania zamiaru dokonania tego wypowiedzenia z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową istotny jest dzień wypowiedzenia – jeżeli wówczas umowa jest umową na czas określony, to nie jest konieczne wskazywanie przyczyny wypowiedzenia, jak również przeprowadzania konsultacji, o których mowa w art. 38 k.p. Natomiast w przypadku przyjęcia, że przekształcenie się z mocy prawa umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony w okresie wypowiedzenia skutkowałoby obowiązkiem wskazania przyczyny wypowiedzenia po dokonaniu przekształcenia umowy – dochodziłoby do automatycznego naruszenia art. 30 par. 4 k.p. […]”.

W wyroku z dnia 07 sierpnia 2018r. Trybunał Sprawiedliwości UE (sprawa C 472/16) uznał, że pracownik zwolniony na kilka miesięcy przed przejęciem pracodawcy może być uznany za zatrudnionego u pracodawcy przejmującego. Przeszkodą nie jest nawet czasowe zawieszenie działalności przedsiębiorstwa. Trybunał przypomniał, że decydujące znaczenie dla przejścia zakładu pracy ma ustalenie, czy po przejęciu dana jednostka kontynuuje faktyczną działalność lub ponownie ją podejmuje).

ZUS w stanowisku z dnia 10 sierpnia 2018r. uznał, że przepis wliczania do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego składnika wynagrodzenia przysługującego za okres roczny stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy.

W szczególności, jeżeli pracownikowi przyznawana jest nagroda lojalnościowa przysługująca za przepracowany w zakładzie pracy okres 3 lat, zmniejszana za okres nieobecności chorobowej, to „należy przyznaną pracownikowi kwotę nagrody lojalnościowej podzielić na 3,  a następnie uwzględnić ją w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 1/12”.

W wyroku z dnia 13 lipca 2018r. (sprawa T-274/17) Trybunał Sprawiedliwości UE uznał, że przełożony może być posądzony o mobbing, nawet gdy na swoją obronę wskaże, że ma stresującą pracę i jest niezadowolony z pracy podwładnego, z którym ma bliskie prywatne relacje pozasłużbowe. Ponadto TS wskazał, że procedury antymobbingowe powinny być szybkie i sprawne, gdyż długotrwałe procedury nie spełniają prewencji antymobbingowej i są jedynie działaniem pozornym

W Dz. U. z dnia 27 sierpnia 2018r. (poz. 1637) opublikowano Ustawę z dnia 05 lipca 2018r. o zmianie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz niektórych innych ustaw. M.in. nadano nową treść art. 11 w Ustawie z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w wyniku czego z treści artykułu usunięto dotychczasowy zapis ujęty w ust. 2. (który co do zasady stanowił, że czyn nieuczciwej konkurencji może popełnić osoba, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego – przez okres trzech lat od jego ustania). Tym samym po wejściu w życie ustawy (co nastąpi po 7 dniach od jej opublikowania), pracownik będzie zobowiązany do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa na takich samych zasadach, jak inne podmioty (czyli bezterminowo).  Może to pociągnąć konieczność zmian w regulaminach wewnętrznych funkcjonujących u pracodawcy lub nawet w indywidualnych umowach o pracę, o ile powoływano się w nich na zmieniane przepisy.

W wyroku z dnia 11 lipca 2018r. (sygn.. akt II PK 175/17) SN uznał, że art. 57 par. 2 Kodeksu pracy przyznający wynagrodzenie za cały okres pozostawania bez pracy pracownicy w ciąży lub przebywającej na urlopie macierzyńskim (w przypadku przywrócenia do pracy) nie ma zastosowania w przypadku pracownicy przebywającemu na urlopie wychowawczym. W takim przypadku maksymalny okres wynosi 3 miesiące.

W związku z wejściem w życie z dniem 1 września 2018r. nowelizacji art. 190 Kodeksu pracy, MPiPS w dniu 31 lipca 2018r. wydało komunikat, w którym czytamy m.in.:

„Zgodnie z przepisem art. 190 par. 1 Kodeksu pracy w brzmieniu ustalonym przez art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 19 marca 2009 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz o zmianie niektórych innych ustaw – z dniem 1 września 2018 r. młodocianym w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy będzie osoba, która ukończyła 15 lat, a nie ukończyła 18 roku życia. Powołaną ustawą z dnia 19 marca 2009 r. nadano także nowe brzmienie przepisom art. 191 par. 5 pkt 3 i 4 Kodeksu pracy, które upoważniają Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w porozumieniu z Ministrem Edukacji Narodowej do określenia, w drodze rozporządzenia, przypadków, w których wyjątkowo jest dopuszczalne zatrudnianie osób niemających 15 lat, które ukończyły ośmioletnią szkołę podstawową, a także osób niemających 15 lat, które nie ukończyły ośmioletniej szkoły podstawowej. Należy podkreślić, że jest to upoważnienie fakultatywne. Obecnie nie przewiduje się wydania na jego podstawie aktu wykonawczego do kodeksu pracy”.

Ponieważ ministerstwo nie zakłada uchylenia rozporządzenia z 2002 r., można przyjąć, że będzie ono nadal obowiązywać mimo rozbieżności, co do definicji młodocianego i zmienionej delegacji do jego wydania. To wersja optymistyczna. Pesymistyczna jest taka, że nie będzie żadnego aktu wykonawczego, w związku z czym zakaz zatrudniania młodzieży poniżej 15 lat nabierze charakteru bezwzględności.

W wyroku z dnia 06 marca 2018r. (sygn.. akt II PK 86/17) SN wskazał, że w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron i jednoczesnego zwolnienia pracownika z obowiązku wykonywania pracy do dnia rozwiązania umowy, pracodawca może wypłacać za ten okres wynagrodzenie ustalone jak za gotowość do pracy. Zawsze jednak należy rozważyć wszystkie okoliczności danego przypadku. Rekomendowanym rozwiązaniem jest uregulowanie tej kwestii w wewnątrzzakładowych regulacjach pracodawcy lub wprost w porozumieniu stron o rozwiązaniu stosunku pracy.

Jednocześnie SN podkreślił, że przepis art. 36[2] Kodeksu pracy ma zastosowanie wyłącznie przy zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy po wypowiedzenia umowy, a nie wskutek zgodnego porozumienia stron o rozwiązaniu stosunku pracy.

MPiPS w interpretacji z dnia 23 lipca 2018r. wskazało, że „(…) okres niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby trwającej dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy, w opinii resortu, obejmuje nieprzerwany okres nieobecności pracownika w pracy. Okres ten nie musi jednak obejmować jednego okresu niezdolności do pracy spowodowanego chorobą. Może to być kilka okresów spowodowanych tą samą chorobą a także kilka okresów spowodowanych różnymi chorobami. Istotne jest natomiast, aby między tymi okresami nie występowała żadna przerwa. Każda, bowiem przerwa pomiędzy kolejnymi okresami niezdolności do pracy sprawia, że okres ochronny biegnie od początku.

Zgodnie z art. 53 § 1 pkt 1 lit. a z pracownikiem zatrudnionym u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy, niezdolnym do pracy wskutek choroby, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli niezdolność ta trwa dłużej niż 3 miesiące

NSA w wyroku z dnia 10 lipca 2018r. (sygn. akt II FSK 1185/16) uznał, że wartość przychodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych, (czyli odpowiednio 250 zł
lub 400 zł miesięcznie) obejmuje też udostepnienie pracownikowi paliwa, które nie stanowi odrębnego świadczenia.

Tym samym wydaje się, że ostatecznie został zakończony trwający ponad trzy lata spór pomiędzy organami skarbowymi a pracodawcami w tym temacie.

Trybunał Sprawiedliwości UE (sprawa: Stefan Czerwiński C-517/16) w orzeczeniu z dnia 30 maja 2018r. uznał, że osoby starające się o przyznanie emerytury pomostowej będą mogły zaliczyć do wymaganego przez ustawę stażu również okresy zatrudnienia za granicą. Do tej pory ZUS przy ustalaniu prawa do emerytury pomostowej, zgodnie z wytycznymi MPiPS uwzględniał tylko krajowy staż pracy.

W stanowisku z dnia 25 czerwca 2018 r. MRPiPS wyjaśniło, że: „(…) Zdaniem MRPiPS takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących
w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. Taki sam pogląd prezentują przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych podczas prac legislacyjnych prowadzonych nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679.”

Powyższe wyjaśnienie znajdzie zastosowanie do wszelkich dokumentów „historycznych” znajdujących się w aktach osobowych. Analogiczne stanowisko w tej sprawie prezentował Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w piśmie z dnia 16 lipca 2015 r. rozstrzygającym omawianą kwestię w poprzednim stanie prawnym. Jak wówczas wyjaśnił:  „(…) Ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można, bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach, w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. Jak zostało zresztą zauważone w pytaniu, dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków.

SN w wyroku z dnia 08 marca 2018r. (sygn. akt IIPK 8/17) uznał, że nie można ignorować ujawnienia okoliczności, które wywołują wątpliwości, co do prawidłowego wykonywania przez pracownika obowiązków pracowniczych, gdyby doszło do przywrócenia go do pracy, jeśli wskazują na to w sposób pewny okoliczności ujawnione przez pracodawcę. Gdyby te okoliczności okazały się uzasadnione, przywrócenie do pracy należałoby uznać za sprzeczne ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa, a prawo pracownika musiałoby ustąpić przed innym prawnie chronionym dobrem – prawem pracodawcy do niezatrudniania pracownika, który może zagrażać jego istotnym interesom (w sprawie chodziło o przywrócenie do pracy pracownicy, przeciwko której toczyło się postępowanie karne).

W Dz.U. z dnia 12 czerwca 2018r. (poz. 1130) opublikowano Ustawę z dnia 12 kwietnia 2018r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie
i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego.

Na mocy tej ustawy podmiot sektora finansowego (m.in. podmioty świadczące usługi na rzecz podmiotów sektora finansowego lub którym powierzono czynności właściwe dla podmiotów z sektora finansowego) może żądać od kandydatów do pracy lub pracowników informacji
o ewentualnych skazaniach prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa, które wymienia zamknięty katalog przestępstw, zawarty w ustawie.

W stanowisku z dnia 17 maja 2018r. MRPiPS wskazało, że względem: „(…) pracownika, który już kiedykolwiek nabył prawo do tego urlopu i po przerwie w posiadaniu orzeczenia uprawniającego do korzystania z niego, ponownie legitymuje się takim orzeczeniem (tzn. orzeczeniem o znacznym bądź umiarkowanym stopniu niepełnosprawności), nie będzie miała zastosowania zasada proporcjonalności, wynikająca z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (…).”. Innymi słowy, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu od początku roku, to nawet, jeśli zaliczenie go do osób niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym nastąpiło w trakcie tego roku, a w międzyczasie legitymował się lekką niepełnosprawnością, nabywa prawo do dodatkowego urlopu w pełnym wymiarze 10 dni.

W stanowisku z dnia 14 maja 2018r. MRPiPS wyjaśniło, że:

• Stosownie do art. 151(5) par. 2 kodeksu pracy, czasu dyżuru (także pełnionego przez pracownika w domu) nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy. Innymi słowy, jeżeli podczas dyżuru (np. pełnionego w domu) pracownik otrzymał polecenie wykonywania pracy, to jedynie czas faktycznego jej wykonywania podlega zaliczeniu do jego czasu pracy. Przy czym korzystniejsze dla pracowników rozwiązania w tym zakresie mogą przewidywać obowiązujące w danym zakładzie pracy przepisy wewnętrzne (postanowienia układów zbiorowych pracy czy regulaminów pracy). Oznacza to m.in., że czas dojazdu do zakładu pracy (podczas dyżuru) nie zalicza się do czasu pracy.
• W opinii resortu nie ma przeszkód prawnych do ustalenia przez pracodawcę (np. w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie pracy) innych niż określone w art. 151(9) par. 2 kodeksu pracy godzin (ram czasowych), różnych dla niedzieli i święta.

Z dniem 06 czerwca 2018r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy, które mają ułatwić rodzicom łączenie obowiązków zawodowych i opiekę nad niepełnosprawnymi dziećmi. Wynikają one z ustawy z dnia 10 maja 2018r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z dnia 05 czerwca 2018r. poz. 1076). W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy oraz ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa, wprowadzono ułatwienia:

a) w korzystaniu z elastycznych form zatrudnienia (telepracy, ruchomy rozkład czasu pracy, indywidualny rozkład czasu pracy, przerywany system czasu pracy), m.in. dla pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (dodanie art. 67.6 par. 5-7 oraz art. 142.1 w Kodeksie pracy);

b) wprowadzenie dłuższego – 30 dniowego w roku kalendarzowym (w miejsce 14 dni) – okresu pobierania zasiłku opiekuńczego, jeżeli opieka sprawowana jest m.in. nad dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie z dodatkowymi wskazaniami (dodanie w ustawie o świadczeniach pieniężnych … w art. 32 w ust. 1 po pkt 2 pkt 2a oraz 2b oraz m.in. w art. 33 w ust. 1 po pkt 1 pkt 1a).

Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z dnia 28 lutego 2018r. (sprawa Hubertus John przeciwko Frele Hansestadt BremenC-46/17) uznał, że strony umowy o pracę zawartej na czas określony mogą bez ograniczenia w czasie i wielokrotnie przesuwać ustalony termin rozwiązania tej umowy, jeżeli pracownik na skutek osiągnięcia wieku emerytalnego nabył prawo do emerytury.

Wyrok ten wydaje się kontrowersyjny z punktu widzenia polskich przepisów, gdyż polskie prawo w stosunku do umów terminowych wprowadziło tzw. zasadę „3/33”, przy czym przepisy krajowe nie przewidują odstępstw od tej zasady związanych z osiągnięciem przez pracownika wieku emerytalnego. Omawiany wyrok nie oznacza jednak, że polskie prawo jest niezgodne z unijnym. Polskie przepisy należy, bowiem uznać za dopuszczalne, jako zapewniające wyższy poziom ochrony.

Przypominamy, że z dniem 21 listopada 2018r. upływa okres 33 miesięczny obowiązywania umów na czas określony, które trwały w dniu 22 lutego 2016r. W dniu 22 listopada 2018r. takie umowy z mocy prawa przekształcą się w umowy zawarte na czas nieokreślony.

Dlatego pracodawcy, którzy chcieliby rozwiązać takie umowy przed upływem tego okresu, winni w lipcu złożyć wypowiedzenia swoim pracownikom (jeżeli obowiązuje ich trzymiesięczny okres wypowiedzenia; jeżeli okres wypowiedzenia wynosi miesiąc, wypowiedzenie może być złożone we wrześniu).

SN w wyroku z dnia 06 marca 2018r. (sygn. akt II PK 75/17) uznał, że utrata zaufania, jeżeli sprecyzowano, na czym polegała, jest uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, zwłaszcza w odniesieniu do pracowników zajmujących kierownicze stanowiska. Jednocześnie SN zaznaczył, że pracownik ma prawo negocjować podwyżkę wynagrodzenia i zgłaszać do zarządu stosowne wnioski w tej sprawie. Nie jest to przekroczenie dopuszczalnej krytyki.

Sąd Apelacyjny w Suwałkach w wyroku z dnia 07 lutego 2018r. (sygn. akt III Pa 42/17) uznał, że brak podwyżki wynagrodzenia nie uzasadnia rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia. Co więcej, takie postępowanie naraża pracownika na konieczność zapłaty stosownego odszkodowania pracodawcy.

TS UE w wyroku z dnia 21 lutego 2018r. (sprawa C-518/15) przypomniał, że przy kwalifikowaniu danego okresu jako czasu pracy decydujące znaczenie ma to, czy pracownik jest zobowiązany do fizycznej obecności w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę i pozostawania w jego dyspozycji, aby w razie potrzeby niezwłocznie przystąpić do świadczenia obowiązków. Dlatego – zdaniem Trybunału – dyżur pełniony w domu (na wyraźne życzenie pracodawcy) połączony z obowiązkiem niezwłocznego stawienia się w zakładzie pracy na wezwanie pracodawcy należy traktować jako czas pracy (nawet, jeżeli praca podczas takiego dyżuru nie była świadczona).

Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych w wydanym stanowisku (opublikowanym w GP w dniu 26 lutego 2018r.) oświadczyło, że w przypadku, gdy data zawarcia umowy o pracę różni się od daty rozpoczęcia pracy, niepełnosprawny powinien być wliczony do stanu pracowników z dysfunkcjami od dnia podjęcia pracy, a nie od dnia zawarcia umowy o pracę. Podobnie należy postąpić w przypadku ustalania tzw. efektu zachęty, którego wykazanie jest niezbędne, aby pracodawca mógł otrzymać na taką osobę dofinansowanie do wynagrodzenia.

ETPC w Strasburgu w wyroku z dnia 09 stycznia 2018r. (skarga nr 1874/13) wskazał, że ukryty monitoring pracowników w miejscu pracy stanowi ingerencję w ich prawo do prywatności. Pracodawca przede wszystkim nie dopełnił obowiązku informacyjnego, gdyż pracownicy powinni być uprzednio poinformowani o monitoringu w sposób wyraźny i jednoznaczny.

Uwaga: To kolejny wyrok, w którym, Trybunał sprzeciwia się dopuszczalności nieograniczonego monitoringu pracowników w miejscu pracy i kwalifikuje je jako naruszające prywatność. Tymczasem w Polsce wciąż brak odpowiednich przepisów, które kompleksowo regulowałyby te kwestię.

MRPiPS w interpretacji z dnia 12 stycznia 2018r. (uzupełnionej stanowiskiem z dnia 31 stycznia 2018r.) uznało, że pracownik podlega obowiązkowym badaniom okresowym, gdy pozostaje w stosunku pracy. Obowiązujące przepisy prawa nie uwzględniają odstępstw w tym zakresie. A zatem, jeżeli pracownik i pracodawca pozostają ze sobą w stosunku pracy, wymagania prawne dotyczące konieczności posiadania przez pracownika aktualnego orzeczenia lekarskiego i o braku przeciwwskazań do podjęcia pracy, powinny zostać spełnione.

Dotyczy to także przypadku, gdy orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy utraci moc w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, np. w czasie trwania kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej (art. 31 ust. 2 ustawy z dnia 23 maja 1991r. o związkach zawodowych) bądź też w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (art. 36.2 Kodeksu pracy).

W wyroku z dnia 12 marca 2018r. (sygn. akt VIII Pz 13/18) SO w Gliwicach uznał, że zabezpieczenie powództwa o przywrócenie do pracy poprzez zobowiązanie pracodawcy do zatrudnienia byłego pracownika na dotychczasowym stanowisku jest niedopuszczalne.

W wyroku z dnia 06 marca 2018r. (sygn. akt II PK 86/17) SN orzekł, że w przypadku zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie od dnia zawarcia porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę do daty jej rozwiązania, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia nie tylko w stawce zasadniczej, ale i w zakresie pozostałych ruchomych lub okresowych składników płacowych – zwłaszcza, jeżeli taka była niepisana praktyka obowiązująca w zakładzie pracy.

W wyroku z dnia 11 stycznia 2018r. (sygn. akt II PK 234/17) SN uznał, że pracownik zwolniony z przyczyn ekonomicznych, którego pracodawca nie zatrudnił ponownie, mimo takiego obowiązku (art. 9 Ustawy o zwolnieniach grupowych), ma prawo do odszkodowania w wysokości ustalonej na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Nie zawsze jednak nabywa do niego prawo za cały okres pozostawania bez pracy. Na każdym etapie sporu aktualne jest, bowiem zagadnienie weryfikacji okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi pracodawca w granicach normalnego związku przyczynowego. Możliwe jest także ograniczenie wysokości odszkodowania w razie przyczynienia się pracownika do powstania lub zwiększenia szkody. Na poczet odszkodowania nie można jednak zaliczyć odprawy.

W dniu 20 kwietnia br. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na stronie internetowej www.mpips.gov.pl zamieściło komunikat w sprawie e-zwolnień, które miały wejść w życie 1 lipca br. Termin ten ma zostać jednak przesunięty na 1 grudnia br. Jak czytamy w komunikacie resortu pracy:  ”Proponujemy przesunięcie terminu wejścia w życie e-zwolnień na 1 grudnia 2018 roku (…) przesunięcie terminu wprowadzenia rozwiązania znajdzie się w projekcie ustawy o identyfikacji cyfrowej, który prowadzi ministerstwo cyfryzacji. (…)”.

W wyroku z dnia 03 stycznia 2018r. (sygn. akt X P 212/16) SR we Wrocławiu orzekł, że nie sposób przyjąć, aby korzystanie z usług detektywistycznych w celu kontroli prawidłowości wykonywania przez pracownika umowy o pracę stanowiło typowe i oczekiwane w zwykłej kolejności RZECZY postępowanie pracodawcy (w sprawie: kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego).

W stanowisku z dnia 29 marca 2018r. GIP (stanowisko to podziela MRPiPS) uznał, że w stosunku do pracowników administracyjno-biurowych podmiotów prowadzących działalność handlową (…) definicja zawarta w art. 3 pkt 7 ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta nie powinna mieć zastosowania. Do wykonywania przez takich pracowników pracy w niedziele i święta powinny mieć zastosowanie przepisy Kodeksu pracy o pracy w niedziele i święta (art. 151.9-151.12)..

Kontrolowanie poczty pracowników, stanowiło dotąd kontrowersyjne zagadnienie. Nowy przepisy w Kodeksie pracy rozstrzygają część spornych kwestii.

Na mocy nowelizacji pracodawca może kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy

Pracodawca musi jednak uważać, aby nie naruszyć tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Tak jak w przypadku rejestracji obrazu, odpowiednie uregulowania powinny zostać zawarte w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Informacje te powinny zostać przekazane pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.

Również w tym przypadku na pracodawcy ciążą obowiązki informacyjne – analogiczne do przewidzianych w przypadku rejestrowania obrazu.

Pracodawca może wprowadzić monitoring, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Ustawodawca przewidział jednak kilka wyłączeń.  Co do zasady, rejestracją obrazu nie można obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Warto zaznaczyć, że nagrania obrazu mogą być przetwarzane jedynie do celów, dla których zostały zebrane. Okres ich przechowywania wynosi 3 miesiące od dnia nagrania. Wyjątkowo okres przechowywania może zostać wydłużony, jeśli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. Po upływie okresu przechowywania, nagrania powinny zostać zniszczone.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Każdy pracownik powinien zostać o nich poinformowany na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.

Na pracodawcy ciążą obowiązki informacyjne związane z rejestracją obrazu. Ma on obowiązek uprzedniego poinformowania pracowników o zastosowaniu monitoringu – nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto, powinien nie później niż jeden dzień przed rozpoczęciem prowadzenia monitoringu, oznaczyć pomieszczenia monitorowane w sposób jasny i czytelny.

Od 1 października 2018 roku wejdzie w życie obowiązek nie tylko składania, ale również sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie w postaci elektronicznej.

Zgodnie z art. 19 e ust 1 znowelizowanej ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, roczne sprawozdania finansowe, ale także już wcześniej powołane dokumenty takie jak sprawozdania z badania (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu), odpisy uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i o podziale zysku lub pokryciu straty (zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, Dz.U. z 2018 r. poz. 395) będzie trzeba przesyłać za pośrednictwem ministerialnego systemu teleinformatycznego.

Zgłoszenie wyżej wskazanych dokumentów opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na wymóg, aby zgłoszenie opatrzyła podpisem osoba, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze. W związku z tym, w razie, gdy żadna z wyżej wskazanych osób nie posiada numeru PESEL, trzeba będzie rozważyć złożenie wniosku o nadanie numeru PESEL lub dokonanie zmiany składu zarządu. Co ważne, wprowadzone rozwiązania wyłączają możliwość zgłoszenia sprawozdania finansowego do KRS za pośrednictwem pełnomocnika procesowego.

Elektroniczne poświadczenie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty następuje z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego.

Zgłoszenie podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Po pozytywnej weryfikacji złożonego wniosku oraz zakończeniu postępowania rejestrowego, wszystkie sprawozdania finansowe zamieszczone zostaną  w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), skąd następnie będą przesyłane za pośrednictwem tego samego systemu do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa (Sekretarza Stanu) Krajowej Administracji Skarbowej

W wyroku z dnia 07 grudnia 2017r. (sygn. akt II PK 323/16) SN uznał, że w sytuacji, gdy pracownik jest przywracany do pracy, a następnie jest czasowo przesuwany do innej pracy w trybie art. 42 par. 4 Kodeksu pracy, to można mówić o wykonaniu prawomocnego orzeczenia sadu. Pracodawca – zdaniem SN – ma do tego prawo i przyjęcie przywróconego pracownika, a następnie przesunięcie go do innej pracy jest wykonaniem wyroku. Jeżeli jednak pracodawca będzie ponawiał takie powierzanie innych prac, to może to wskazywać na inne cele, niż wykonanie wyroku; być może nawet na obejście prawomocnego orzeczenia w zamiarze pozbycia się przywróconego pracownika.

W wyroku z dnia 29 listopada 2017r. (sygn. akt I PK 358/16) SN uznał, że zawarcie umowy ubezpieczenia OC, zwalniającej potencjalnego pracodawcę z odpowiedzialności za skutki czynności wykonywanych przez zatrudnionego, wskazuje na cywilnoprawną podstawę zatrudnienia, a nie stosunek pracy – gdyż eliminuje element ryzyka pracodawcy. W normalnych warunkach to pracodawca odpowiada za czynności wykonywane przez podwładnego.

Sąd Okręgowy w Płocku w wyroku z dnia 19 października 2017r. (sygn. akt VI U 1144/16) uznał, że różnicowanie sytuacji pracowników w zależności od tego, czy posiadają dzieci w wieku od 1 do 14 lat stanowi kryterium socjalne będące wystarczającą i realną przesłanką wydatkowania środków z ZFŚS.

TSUE w wyroku z dnia 29 listopada 2017r. (C-201/15) uznał, że pracownik, któremu pracodawca odmawia wypłaty wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, (czyli w praktyce: nie udziela urlopu wypoczynkowego) może przenosić prawo do corocznego urlopu na kolejne okresy rozliczeniowe, aż do rozwiązania umowy o pracę. Takie stanowisko stoi w sprzeczności z polskimi przepisami dotyczącymi okresu przedawnienia (aktualnie urlop wypoczynkowy pracownika przedawnia się z upływem 3 lat).

W stanowisku z dnia 07 grudnia 2017r. MRPiPS uznało, że w przypadku rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy, pracownik nie może otrzymać wynagrodzenia w kwocie niższej niż minimalne wynagrodzenie przysługujące w danym roku. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik wynagradzany jest stawką minimalną, a czas wolny oddawany jest w innym miesiącu, niż miesiąc wystąpienia godzin nadliczbowych. Pomimo, że w takiej sytuacji za czas nieprzepracowany, co do zasady nie należy się wynagrodzenie, to pracownik powinien otrzymać wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia.

W wyroku z dnia 07 lutego 2018r. (sygn. akt II PK 22/17) Sąd Najwyższy uznał, że kryterium stażu pracy może być przyczyną różnicowania wynagrodzenia, ale nie we wszystkich zawodach i nie dla każdego stanowiska. W stanowisku Sądu czytamy, że „nie można kategorycznie twierdzić, że jeżeli u pracodawcy istnieje już składnik płacy, uzależniony od długości zatrudnienia (w sprawie: dodatek stażowy), to eliminuje on całkowicie możliwość kształtowania wysokości wynagrodzenia zasadniczego wg kryterium doświadczenia zawodowego. Ale powinno to być uzależnione od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika. Nie zawsze bowiem kryterium stażu pracy czy doświadczenia zawodowego powinno mieć tak duże znaczenie przy ustalaniu wysokości płac”.

W stanowisku z dnia 07 grudnia 2017r. MRPiPS wyjaśniło, że przerwa, o której mowa w art. 141 Kodeksu pracy – stosownie do przyjętych np. w prawie zakładowym postanowień, może przysługiwać pracownikom „we wszystkie dni, w które wykonują oni/będą wykonywać umówioną pracę (wówczas obowiązuje ona także w przypadku wykonywania poleconej pracownikowi przez pracodawcę pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy lub w niedzielę), albo tylko w dni, w które pracownik wykonuje pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy np. dni od poniedziałku do piątku lub nawet tylko w niektóre, określone dni tygodnia (np. środy i piątki)”.

W wyroku z dnia 30 listopada 2017r. Sąd Okręgowy w Suwałkach uznał, że w przypadku obowiązku wysłuchania pracownika przy nakładaniu kary porządkowej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby formą wysłuchania była rozmowa telefoniczna.

W Dzienniku Ustaw z dnia 13 lutego 2018r. poz. 357 opublikowano Ustawę z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawą zmieniono m.in. Ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy [wejście w życie: 01 stycznia 2019r.], poprzez m.in.:

– zastąpienie zapisu art. 86 par. 3 nową treścią jak następuje:

„Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych”

– dodano nowe zapisy dot. prowadzenia i okresów przechowywania akt osobowych (art. 94.4-94.12), przy równoczesnej zmianie treści art. 94 pkt 9a oraz 9b.

Jak wyjaśnił resort rozwoju (na stronie internetowej www.mr.gov.pl): „(…) Ustawa ma dwa założenia. Po pierwsze, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Po drugie, będą mogli prowadzić taką dokumentację w postaci elektronicznej (…)”.

W wyroku z dnia 10 stycznia 2018r. (skarga nr 1874/13) ETPC uznał, że zamaskowany monitoring jako środek ochrony uprawnień pracodawcy, to zbyt inwazyjne narzędzie, które narusza prawa pracowników do ochrony życia prywatnego (art. 8 konwencji).

W Dzienniku Ustaw z dnia 05 lutego 2018r. poz. 305 opublikowano Ustawę z dnia 10 stycznia 2018r. o ograniczeniu handlu z niedziele i święta oraz w niektóre inne dni. Ustawą zmieniono m.in. Ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy [wejście w życie: 01 marca 2018r.], poprzez m.in.:

– nadano nową treść art. 151.9 par. 2 jak następuje:

„Za pracę w niedzielę i święto, w przypadkach, o których mowa w art. 151.10, uważa się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została określona inna godzina”.

– dodano art. 151.9b o treści:

„Ograniczenia w wykonywaniu pracy w placówkach handlowych w niedziele i święta oraz w dniu 24 grudnia i w sobotę bezpośrednio poprzedzającą pierwszy dzień Wielkiej Nocy określają przepisy ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (Dz.U. poz. 305)”.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

• Tak jak dotychczas, dla obywateli Armenii, Białorusi, Federacji Rosyjskiej, Mołdawii oraz Ukrainy istnieje możliwość zarejestrowania oświadczenia o powierzeniu pracy we właściwym Powiatowym Urzędzie Pracy, które uprawnia do podjęcia i wykonywania pracy maksymalnie przez 180 dni w okresie kolejnych 12 miesięcy niezależnie od liczby pracodawców. Od 1 stycznia 2018 r. wprowadzono opłatę za rejestrację oświadczenia w wysokości 30 zł. Opłata ta jest bezzwrotna. Oświadczenia będą rejestrowane w specjalnej ewidencji. Powiatowy Urząd Pracy zarejestruje oświadczenie w terminie do 7 dni (roboczych). Odmowa rejestracji oświadczenia przybierze formę decyzji administracyjnej.
• Wprowadzono osobne wzory oświadczeń dla tzw. pracodawców bezpośrednich oraz agencji pracy tymczasowej. Pracodawca ma obowiązek poinformować Powiatowy Urząd Pracy o podjęciu przez cudzoziemca pracy, a najpóźniej 7 dni od daty wpisanej jako data rozpoczęcia pracy ma obowiązek poinformować o niepodjęciu pracy. Niedopełnienie tego obowiązku grozi karą grzywny.
• Do składanego oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy należy dołączyć następujące dokumenty:
• kopię pierwszej strony paszportu (jeżeli cudzoziemiec przebywa za granicą) lub kopie wszystkich wypełnionych stron (jeżeli cudzoziemiec znajduje się w Polsce);
• aktualny odpis KRS lub CEIDG;
• dowód uiszczenia opłaty od oświadczenia;
• oświadczenie o niekaralności pracodawcy za wymienione w oświadczeniu przestępstwa, które składa się pod groźbą odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.
• Wymóg składania oświadczeń pod groźbą odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania skomplikował proces legalizacji zatrudnienia, ponieważ stawia pod znakiem zapytania możliwość podpisywania ich przez pełnomocnika. Poglądy w orzecznictwie w kwestii podpisywania jakichkolwiek oświadczeń pod groźbą odpowiedzialności karnej są rozbieżne, ale przyjmuje się, że te okoliczności dotyczą bezpośrednio pracodawcy, więc winne być podpisane przez organ uprawniony do reprezentacji pracodawcy (wg KRS). Ostatnio w niektórych Powiatowych Urzędach Pracy przyjęła się następująca praktyka: przedkłada się oświadczenie podpisane przez pracodawcę według reprezentacji, a jeżeli dokumenty rejestracyjne są składane przez pełnomocnika, to oświadczenie pobiera się również od niego (urzędy pobierają dwa oświadczenia równolegle).

Zezwolenie na pracę

• Tak jak w przypadku rejestracji oświadczeń, przy zezwoleniach na pracę zostały nieco zmodyfikowane i wprowadzone osobne wzory wniosków dla tzw. pracodawców bezpośrednich oraz agencji pracy tymczasowej, a także został wprowadzony wymóg dołączenia oświadczenia o niekaralności pracodawcy za określone w oświadczeniu przestępstwa, które składa się pod groźbą odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Jego brzmienie jest identyczne, jak w przypadku oświadczeń o powierzeniu pracy. Analogiczna jest również kwestia związana z wymogiem podpisywania tychże dokumentów przez osoby upoważnione do reprezentacji pracodawcy (wg KRS).

Zezwolenie na pracę sezonową

• Został wprowadzony nowy typ zezwolenia na pracę sezonową typu „S”. Zezwolenie na pracę sezonową wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy sezonowej. Zezwolenie takie dotyczy cudzoziemca, który wykonuje pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie następujących działalności: ROLNICTWO, LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO I RYBACTWO oraz DZIAŁALNOŚĆ ZWIĄZANA Z ZAKWATEROWANIEM I USŁUGAMI GASTRONOMICZNYMI (szczegółowy wykaz zawiera rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca) na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
• Jeżeli cudzoziemiec zamierza ubiegać się o wizę, starosta wpisuje wniosek o wydanie zezwolenia typu S do specjalnej ewidencji i wydaje pracodawcy zaświadczenie o wpisie, które ten przekazuje cudzoziemcowi. To zaświadczenie przedkładane jest do wniosku o wizę.
• Po wjeździe cudzoziemca do Polski pracodawca przedkłada staroście, który wydał wniosek, oświadczenie o zgłoszeniu się cudzoziemca do pracy sezonowej oraz kopię dokumentu podróży z ważną wizą w celu wykonywania pracy sezonowej lub potwierdzeniem wjazdu w ramach ruchu bezwizowego. W oświadczeniu pracodawca zamieszcza informację o adresie zakwaterowania cudzoziemca w okresie jego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
• Do wniosku o zezwolenie typu S dołączane jest również oświadczenie pracodawcy o niekaralności za określone przestępstwa, zgodnie z uwagami przedstawionymi powyżej.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę

• Zasadniczo w tej kwestii nic się nie zmieniło, oprócz tego, że obecnie stroną postępowania o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę jest wyłącznie cudzoziemiec. Modyfikacji uległ wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy oraz załącznik nr 1 dotyczący rodzaju powierzonej pracy. W przypadku tego ostatniego, do formularza wprowadzono wspomniane już wyżej oświadczenie o niekaralności pracodawcy za określone przestępstwa oraz rygor odpowiedzialności karnej za fałszywe informacje podane w załączniku.

Terminy załatwiania spraw w urzędach

• Sygnalizujemy, że w ostatnim czasie znacząco wydłużył się czas załatwiania spraw związanych z legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców. Częściowo ma to związek z wdrażaniem nowych przepisów, a częściowo z ilością wniosków obsługiwanych przez urzędy.
• Przykładowo, sprawy związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę typu „A” które trwały jeszcze na początku 2018 roku ok. 4 – 5 tygodni, obecnie są awizowane do załatwienia po 2 miesiącach; sprawy związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę i pobyt są awizowane jako trwające nawet od 4 do 5 miesięcy, w zależności od sprawy, a następnie ok. 2 miesięcy na uzyskanie samej karty pobytu.

NSA w wyroku z dnia 28 listopada 2017r. (sygn. akt  I OSK 805/17) uznał, że zła sytuacja finansowa nie ochroni pracodawcę przed grzywną w celu przymuszenia go do uregulowania zaległych wynagrodzeń dla pracowników. Umorzenie takiej grzywny jest możliwe jedynie w przypadku wykonania w pełni nałożonego obowiązku.

W wyroku z dnia 16 listopada 2017r. (sygn. akt I PK 323/16) SN uznał, że w przypadku likwidacji jednej, konkretnej komórki organizacyjnej i jednego stanowiska kierownika tej komórki, pracodawca nie ma obowiązku porównywania zwalnianego z innymi kierownikami komórek, których się nie likwiduje – o ile  mają inny zakres czynności. Taki obowiązek może mieć miejsce w przypadku stanowisk, na których obowiązki są porównywalne (por. wyrok SN z dnia 12 listopada 2014r. sygn. akt I PK 73/14).

W wyroku z dnia 15 listopada 2017r. (sygn. akt III PK 161/16) SN uznał, że pracodawcy nie wolno stosować wobec pracowników policyjnych metod weryfikacji ich uczciwości i lojalności oraz prowokowania niezgodnych z prawem zachowań. W sprawie chodziło o wręczenie przez pracodawcę pracownikowi łapówki kontrolowanej (pracownik ją przyjął), co zdaniem pracodawcy stanowiło podstawę do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z dnia 09 listopada 2017r. (w sprawie C-306/16) uznał, że minimalnego nieprzerwanego tygodniowego okresu odpoczynku nie trzeba udzielać w dniu następującym po sześciu kolejnych dniach pracy – wystarczy udzielić go w ramach każdego siedmiodniowego okresu. Stanowisko to wpisuje się w polskie ustawodawstwo (art. 133 Kodeksu pracy), które nakazuje pracodawcy udzielenie odpoczynku tygodniowego w każdym tygodniu (w dowolnym dniu tego tygodnia, a nie po sześciu dniach pracy).

W dniu 19 grudnia 2017r. opublikowano Ustawę z dnia 08 grudnia 2017r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018 (tzw. ustawę okołobudżetową, DzU z dnia 19 grudnia 2018r. poz. 2371). Na mocy art. 30 ustawy, w  ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191) po art. 5f dodaje się art. 5g w brzmieniu:

„Art. 5g. W 2018 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.”

Jest to ta sama kwota, która była podstawą odpisów na zfśs w 2017 r. Oznacza to zamrożenie wysokości odpisów na 2018 r

W wyroku z dnia 02 listopada 2017r. (sygn. akt I CSK 634/16) SN uznał, że kara umowna jako forma zabezpieczenia interesów pracodawcy w umowach o zakazie konkurencji musi być adekwatna do wysokości potencjalnej szkody wyrządzonej pracodawcy. Zdaniem SN, przyjęcie odmiennego stanowiska nie mieści się w granicach swobody umów.

Uwaga: W dotychczasowym orzecznictwie dominował pogląd, że punktem odniesienia w ocenie wysokości zastrzeżonej kary jest wysokość odszkodowania przewidzianego dla pracownika (por. np. wyrok SN z dnia 15 września 2015r. sygn. akt II PK 242/14).

W wyroku z dnia 18 października 2017r. Sąd Okręgowy w Łodzi (sygn. akt VIII Ua 99/17) uznał, że pogorszenie stanu zdrowia pracownika, bez związku z wykonywanymi zadaniami, i będące skutkiem rozwoju samoistnego schorzenia nie będzie uznane za wypadek przy pracy, choćby nastąpiło nagle.

W wyroku z dnia 12.10.2017r. (sygn. akt I PK 300/16) SN uznał, że w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę, przez analogię ma zastosowanie art. 113 Kodeksu pracy, który mówi, że po upływie roku kary porządkowe nakładane na pracownika ulegają zatarciu.  Oznacza to, że pracodawca uzasadniając wypowiedzenie, nie może powoływać się na przyczyny, jakie miały miejsce po upływie roku.

W wyroku z dnia 06 września 2017r. (sygn. akt IV ka 433/17) Sąd Okręgowy w Świdnicy uznał, że pismo pracodawcy skierowane do pracownika, które zawiera sformułowania wskazujące na karę inną niż przewidziano w przepisach prawa pracy (w sprawie: „Pouczenie dyscyplinujące”) stanowi wykroczenie (naruszenie art. 281 pkt 4 Kodeksu pracy).

W wyroku z dnia 02 sierpnia 2017r. (sygn. akt II PK 153/16) SN uznał, że odszkodowanie przewidziane w art. 58 kodeksu pracy (w razie niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia) przysługuje w wysokości wynagrodzenia za ustawowy (kodeksowy) okres wypowiedzenia, chyba że strony przewidziały przyznanie odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za umownie wydłużony okres wypowiedzenia.

Uwaga: orzeczenie SN  jest więc w swej treści analogiczne do wyroku SN w sprawie odszkodowania za wadliwe rozwiązanie umowy o pracę na czas nieokreślony za wypowiedzeniem (por. wyrok SN z dnia 22 kwietnia 2015r. sygn. akt II PK 176/14).

W wyroku z dnia 09 maja 2017r. (sygn. akt II PK 68/16) SN uznał, że określenie „wynagrodzenie za cały okres pozostawania bez pracy” oznacza przyznanie prawa do pełnego wynagrodzenia za taki okres, w którym pracownik miałby prawo do wynagrodzenia, gdyby pozostawał w rozwiązanym stosunku pracy. Chodzi przy tym tylko o taki okres, w którym pracownik mógł wykonywać pracę, tzn. był gotów do podjęcia jej świadczenia, a nie świadczył, gdyż został jej pozbawiony wyłącznie wskutek bezprawnej odmowy dopuszczenia go do pracy. W konsekwencji, wyłączeniu z okresu, za który przysługuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy podlegają okresy niezdolności pracownika do świadczenia pracy, takie jak okres pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, w tym zasiłku chorobowego.

W stanowisku z dnia 22 września 2017r. MRPiPS uznało, że „jeżeli pracownik – w okresie od rozpoczęcia danego, obowiązującego go okresu rozliczeniowego czasu pracy do ustania stosunku pracy, które nastąpiło przed upływem tego okresu rozliczeniowego – nie przepracował ani jednej godziny, ponieważ przez cały ww. okres korzystał ze zwolnienia lekarskiego, to zdaniem ministerstwa, za ten okres (bez względu na obowiązujący pracownika system i rozkład czasu pracy) nie przysługuje mu wynagrodzenie za pracę. Stosownie bowiem do art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa tak stanowią”.

Uwaga: w przypadku rozwiązania umowy o pracę przed upływem okresu rozliczeniowego, czas pracy pracownika rozliczany jest proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. A to może spowodować powstanie nadgodzin średniotygodniowych, gdy w tym okresie zaplanowano więcej pracy, niż wynosił wymiar czasu pracy. Wg ministerstwa, skutek taki nie nastąpi, gdy pracownik będzie chorował przez cały ten okres.

W wyroku z dnia 12 lipca 2017r. (sygn. akt III PK 115/16) SN  orzekł, że nie można z góry przyjmować, że niezłożenie przez pracownika odrębnego wniosku urlopowego wypełnia przesłanki do zwolnienia dyscyplinarnego, zwłaszcza gdy pracodawca miał wiedzę  co do przyczyn nieobecności pracownika (w sprawie: ujął w jego grafiku przewidywany urlop pracownika).

W wyroku z dnia 05 lipca 20-17r. (sygn. akt II PK 202/16) SN uznał, że nie można  co do zasady rozwiązać umowy o pracę bez wypowiedzenia z pracownikiem, który danego dnia był nieobecny w zakładzie pracy, jeżeli świadczył on pracę w zadaniowym systemie czasu pracy. Zdaniem SN, objęcie pracownika zadaniowym systemem czasu pracy oznacza, że pracodawca nie wyznacza pracownikowi godzin pracy, ale zadania, które mają być wykonane w określonym czasie. W takim przypadku pracownik może sam decydować o długości dnia pracy czy liczbie dni pracy. Dlatego musi budzić wątpliwości, czy jednodniowa nieobecność w pracy stanowi naruszenie obowiązku pracowniczego.

W wyroku z dnia 24 stycznia 2017r. (sygn. akt II PK 306/15) SN uznał, że aby prawidłowo powierzyć pracownikowi mienie, nie jest konieczne zachowanie formy pisemnej. Istotne jest, że pracownik wyraził zgodę na przyjęcie odpowiedzialności za mienie, przy czym zgoda może być wyrażona w dowolnej formie. Ważne jest natomiast, aby powierzenie mienia nastąpiło w sposób umożliwiający pracownikowi wejście w jego rzeczywiste posiadanie oraz aby zapewnić mu warunki dające możliwość kontrolowania stanu i ilości mienia.

W DzU z dnia 15 września 2017r. poz. 1747 opublikowano Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2017r.w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2018r. Odpowiednio, ustalono minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 2100 zł. oraz minimalną stawkę godzinową w wysokości 13.70 zł.

MRPiPS w stanowisku z dnia 04 sierpnia 2017r. (opublikowane w GP z dnia 07 sierpnia 2017r.) uznało, godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy powstają w konkretnym dniu, w którym z przyczyn określonych w art. 151 par. 1 k.p. pracownik świadczy pracę w wymiarze przekraczającym tę normę. Zatem także wynagrodzenie pracownika za wykonaną w danym dniu pracę nadliczbową powinno być, w opinii ministerstwa, obliczane z uwzględnieniem stawki osobistego zaszeregowania obowiązującej w tym konkretnym dniu.